供應商檔案管理制度

供應商檔案管理是公司采購管理的重要內容,而不能把它僅僅理解為是供應商資料的收集、整理、

存檔。建立完善的供應商檔案管理系統和供應商管理制度,有利于更好的了解供應商之制程能力、品管

功能,更清楚地確認其是否有提供符合成本、交期、品質之產品的能力,是建立長期供需合作關系決策

的重要依據。

第一條供應商檔案管理對象:

1、從時間序列來劃分:老供應商、新供應商、未來供應商。新供應商和未來供應商為重點管理對象。

2、從交易過程來劃分:包括曾經有過交易業務的供應商、正在進行交易的供應商和即將進行交易的供應商。對于第一類供應商,不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理;對于第二類的供應商,需逐步充實和完善其檔案管理內容;對于第三類供應商,檔案管理的重點是全面搜集和整理資料,為即將展開的交易業務準備資料。

3.從供應商性質來劃分:特殊公司(與本公司有特殊業務等)、普通公司等。這類供應商因其性質、供應特點、供應方式、供應量等不同,對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。

4.從供應數量和市場地位來劃分:包括主力供應商(供貨時間長、供應量大等),一般供應商。不言而喻,供應商檔案管理的重點應放在主力供應商上。

第二條供應商管理內容

1.供應商基礎資料,即公司所掌握的供應商最基本的原始資料,是檔案管理應最先獲取的第一手資料。這些資料,是供應商檔案管理的起點和基礎。供應商基礎資料主要包括公司名稱、地址、電話、傳真、E-mail、網址、負責人、聯系人;公司概況、設備狀況、人力資源狀況、主要產品及原材料等。

2.供應商特征:供應能力、發展潛力、企業規模和知名度等。

3.業務狀況:主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關系、與本公司的業務聯系及合作態度等。

4、交易活動現狀:主要包括供應商的交貨狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策;企業信譽與形象、信用狀況、財務狀況等。

第三條供應商檔案管理方法

1、建立供應商檔案卡。作為供應商檔案管理的基礎工作,是建立供應商檔案卡(又稱供應商管理卡、供應商資料卡等)。采用卡的形式,主要是為了填寫、保管和查閱方便。

供應商檔案卡主要記載各供應商的基礎資料,這種資料的取得,主要有三種形式:

①提供供應商資料卡,由供應商填寫。

②由采購員通過平常的業務活動或其他各種渠道了解、收集供應商的相關資料。

③通過本公司和供應商已發生的采購情況(包括產品性能、產品質量、售后服務等實際情況)。

然后根據這三種渠道反饋的信息,對供應商的相關資料進行整理、核實匯總,填入供應商檔案卡。

2、通過采購員與供應商溝通建立供應商檔案卡的主要做法是:編制供應商信息周報,由

匯總整理,周會時上報總經理,據此建立綜合的供應商檔案。

第四條供應商檔案管理應注意問題

1.供應商檔案管理應保持動態性。供應商檔案管理不同于一般的檔案管理。如果一經建立,即置之不顧,就失去了其意義。需要根據供應商情況的變化,不斷地加以調整,消除過舊資料;及時補充新資料,不斷地供應商的變化,進行跟蹤記錄。

2.供應商檔案管理的重點不僅應放在現有供應商上,而且還應更多地關注意向供應商,為公司選擇新

應商,開拓新市場提供資料。

3.供應商檔案管理應“用重于管”,提高檔案的質量和效率。不能將供應商檔案束之高閣,應以靈活的方式及時全面地提供給業務人員和有關人員。同時,應利用供應商檔案,作更多的分析,使死檔案變成活資料。

4、借閱供應商檔案時,必須辦理借閱手續。請借閱人員注明借閱期限。

篇2:供應商管理制度

1.目的

為了確保原材料,設備及售后服務的質量,規范供應商管理特制訂本制度。

2.資格預審

企業供應部門和相關部門在供應市場充分調查的基礎上根據生產需要和供戶基本情況,編制招標文件。招標文件應當包括招標項目的技術要求,對投標人資格審查標準、投標報價要求、評價標準和擬簽定合同的主要條款,并擬定標底,供應商根據所需材料設備的安全技術要求制作標書,進行投標,接受資格預審。

3.選用

企業供應部門根據供應商提供的產品,從質量、性能、使用說明、價格、售后服務、安全特點、相關資歷證明文件、投標單位企業信譽、長期合作承諾、經濟實力及承擔風險能量資格進行確認,選擇供應商,簽訂供應合同。合同內應有安全管理條款。

中標供應商拒絕接受《中標通知書》或接受《中標通知書》后不按時簽定者,供應商三年內不準進入公司物資資源市場。

4.續用

企業供應部門應對合格供應商進行評價,對產品質量高、誠實守信、信譽高、售后服務等符合安全生產要求給予續用。

企業供應部門應經常識別與采購有關的風險,及時反饋給供應商,以便降低采購風險,確保所采購的產品符合要求。

5.檔案

將確定合格的供應商進行造冊,形成供應商名錄,建立檔案,包括供應商的資質證書復印件、產品規格、價格、安全特點以及管理情況的有關資料。

篇3:化工廠供應商制度

1目的和范圍

通過制定該管理制度,確保我公司所選定的供應商提供的產品符合《危險化學品從業單位安全標準化規范》要求。

本制度適用于我公司的供應商以及與此相關的各部門。

2編制依據

《安全生產法》、《危險化學品安全管理條例》、《危險化學品從業單位安全標準化規范》。

3職責

3.1調達部人員負責對供應商資質的初步考核,對所提供產品的初步檢驗,發生問題后與供應商協商解決問題的聯系工作。

3.2調達部負責人負責對業務人員提供的各個供應商的相關資料進行審核,落實,確定。

3.3最后匯總所有相關資料報總經理代表審批。

3.4調達部負責供應商的文件資料歸檔管理。

4工作程序

4.1新供應商的選擇

4.1.1根據公司生產的要求,確定需要采購的原輔料、設備、勞動防護用品等是否符合危險品目錄中的危險品,對這些危險品進行學習,了解產品的特性。

4.1.2對供應商的資質進行考核,要求各供應商根據實際情況提供相關的資料,如:危險品生產許可證、危險品經營許可證、危險品技術指導說明書、危險品標簽等證明材料。

4.1.3匯總后,報總經理審批,對該供應商所供產品進行試用(不需試用的由質檢處化驗,直接由車間使用),根據該產品的質量、性能,使用情況,安全特點、相關資質證明、價格和售后服務等方面進行確認,選定合格供應商。

4.1.4把確定好的各供應商分門別類的歸檔管理,建立合格供應商檔案,納入《供應商管理臺帳》,報總經理審批。

4.2合格供應商的續用

4.2.1從該單位確定為合格供應商開始,每年年底匯總后進行一次綜合評價,填寫《年采購一覽表》,由生產部、調達部聯合對該供應商進行評價,進行動態管理。

4.2.2不符合標準的,取消其合格供應商的資格;能符合我公司要求的,給予續用;最后報總經理批準,確定下一年的《供應商管理臺帳》。

4.2.3根據公司生產的要求,報總經理批準,可以隨時增加合格供應商或取消不符合條件的供應商。

5采購程序

5.1采購各產品時,接到生產部下達的采購計劃,可以根據實際情況(必要時)要求供應商提供相關危險品的生產許可證、經營許可證、危險品技術指導說明書、危險品標簽等資料以及合格證,以確保產品符合安全要求。

5.2進行初步檢驗以后,不符合條件的可要求供應商提供資料或選擇退貨;符合條件的才可以進廠、入庫,辦理相關的手續。

5.3調達部如發現問題,應及時與供應商聯系,把信息及時反饋給供應商,以最大限度地降低采購風險,確保采購的產品符合要求。

6相關記錄

6.1年采購一覽表。

6.2供應商管理臺帳。

6.3合格供應商檔案。