檢驗檢疫集團公司文件管理制度

第一章總則

第一條為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高收發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,結(jié)合集團實際,特制定本制度。

第二條本制度適用范圍:各級政府、機關(guān)、企事業(yè)單位來文,集團上報、下發(fā)的各種文件、資料,子公司上報的文件。

第三條文件由辦公室統(tǒng)一管理。

第二章收文的管理

第四條公文的簽收。

簽收文件須檢查收文單位或收件人姓名。

簽收文件須核對文件的份數(shù)、標(biāo)題等內(nèi)容,發(fā)現(xiàn)問題及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。

簽收文件須簽寫姓名并注明時間。

第五條收到的文件須分類登記。登記內(nèi)容包括:收文日期、編號、來文單位、文件主題。

第六條各類會議帶回的文件和材料,在傳達(dá)和匯報后交辦公室保管,個人不得存放。

第七條文件須附“文件處理傳閱單”,由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì),在當(dāng)天或第二天分送領(lǐng)導(dǎo)閱簽或送承辦部門閱辦;涉及到兩個以上部門,按批示次序依次傳閱。

第八條文件的傳閱。傳閱文件嚴(yán)格遵守傳閱范圍和詳細(xì)規(guī)定,不得將保密范圍內(nèi)的文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場所,不得將文件轉(zhuǎn)借他人閱看。閱批文件一般不得超過兩天,閱批后及時交給辦公室,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé);有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見的,辦公室應(yīng)責(zé)成相關(guān)部門和人員辦理有關(guān)事宜。

第三章發(fā)文的管理

第九條發(fā)文范圍:以集團名義上報、下發(fā)的各類文件。

第十條辦公室負(fù)責(zé)文件的上報下發(fā),其它部門不得擅自向上、向下發(fā)送文件。

第十一條發(fā)文的程序。各職能部門發(fā)文須事先向辦公室提出申請。辦公室同意發(fā)文后,職能部門草擬文稿,且須在文稿紙首頁詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位和擬稿人。擬稿部門負(fù)責(zé)人核稿并簽字。辦公室調(diào)整文稿內(nèi)容與格式,確定分發(fā)或報送份數(shù),并報集團領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可發(fā)文。

第四章文件的借閱和清退

第十二條留用文件須辦理借閱手續(xù),明確責(zé)任人、借閱和歸還時間。

第十三條借閱人不得翻印和復(fù)印文件,不允許拆卷和在文件上勾劃,不得轉(zhuǎn)借他人,絕密文件在指定地點閱讀。

第十四條辦公室定期收繳已處理的和限期清退的文件;文件丟失須及時查明原因和責(zé)任人,并向領(lǐng)導(dǎo)報告。

第五章文件的歸檔與銷毀

第十五條文件原稿由辦公室存檔,并保持完好。

第十六條不具備存查價值的文件,經(jīng)辦公室主任審批后,方可銷毀。銷毀秘密文件應(yīng)到指定場所,由兩人以上監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。下發(fā)到各部門的無密級文件由其自行銷毀,并向辦公室上報銷毀清單。

第十七條違反文件管理制度的,視情節(jié)輕重,由辦公室提出對責(zé)任人的處理意見,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后處罰。無污物、污水、浮土;四周墻壁及其附屬物、裝飾品無蜘蛛網(wǎng)、浮塵;照明燈、電風(fēng)扇、空調(diào)上無浮塵;衣柜、鏡子上無浮塵、污跡,檔案櫥內(nèi)各類書籍資料排列整齊,無灰塵,櫥頂無亂堆亂放現(xiàn)象;辦公桌上無浮塵,物品擺放整齊;桌椅擺放端正,各類座套干凈整潔;計算機、打印機等設(shè)備保養(yǎng)良好,無灰塵、浮土;廁所墻面、地面、便池清潔干凈,無雜物、無異味;花壇、綠地內(nèi)無雜草、雜物。

第二十七條衛(wèi)生清理實行部門責(zé)任制,部門負(fù)責(zé)人為責(zé)任人。各部門辦公室的衛(wèi)生,由各部門負(fù)責(zé)日常保潔,公共衛(wèi)生清理實行部門區(qū)域負(fù)責(zé)制。

第二十八條責(zé)任區(qū)衛(wèi)生應(yīng)定期清掃,集團辦公室定期進(jìn)行衛(wèi)生檢查。

第二十九條衛(wèi)生工作,列入年終部門評比考核項目。

第三十條吸煙須在指定場所。工作場所內(nèi)嚴(yán)禁隨地吐痰,亂丟垃圾等。

第三十一條垃圾、污物、廢物的清除,須合乎衛(wèi)生要求。垃圾處理物須放置在規(guī)定場所或垃圾桶內(nèi)。

第三十二條工作場所使用的器具、用品,須依規(guī)定放置。

第三十三條對違反本管理辦法者及其所在部門,根據(jù)情節(jié)輕重,進(jìn)行批評教育或處罰。

篇2:安全文件管理制度

一、編制目的

通過對項目部制定的、與安全生產(chǎn)、安全標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)的管理文件、技術(shù)文件的控制,保證文件的適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、完整性和有效性。

二、適用范圍

本制度適用于對項目部安全標(biāo)準(zhǔn)化實施、安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全技術(shù)規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案、危險性較大的分部分項工程專項方案的管理。

三、工作職責(zé)

1.項目經(jīng)理負(fù)責(zé)本項目安全生產(chǎn)方針、安全生產(chǎn)目標(biāo)、安全標(biāo)準(zhǔn)化文件、應(yīng)急預(yù)案、危險性較大的分部分項工程專項方案的批準(zhǔn)和發(fā)布。

2.分管安全副經(jīng)理負(fù)責(zé)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的審核。

3.安全科負(fù)責(zé)組織編寫安全標(biāo)準(zhǔn)化文件。

4.各職能部門負(fù)責(zé)組織本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全操作規(guī)程的編寫與審核。

5.安全科負(fù)責(zé)組織標(biāo)準(zhǔn)化文件、安全生產(chǎn)管理制度的修改、修訂。

四、工作程序

(一)文件的制定

1.安全科根據(jù)《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》要求,結(jié)合本項目實際,組織制定項目的安全生產(chǎn)方針和安全生產(chǎn)目標(biāo)及安全標(biāo)準(zhǔn)化文件,經(jīng)分管安全副經(jīng)理審核、項目經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布、實施。

2.各職能部門根據(jù)《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》要求,根據(jù)本公司實際,制定符合法律、法規(guī)的、本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審批后發(fā)布、實施。

(二)發(fā)放管理

1.文件在發(fā)放前,安全科確定發(fā)放范圍。

2.安全科按確定的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放,填寫《文件發(fā)放(回收)登記表》,領(lǐng)取人簽字。

3.當(dāng)文件破損或字跡不清影響使用時,領(lǐng)取科室、施工隊?wèi)?yīng)寫明原因,經(jīng)科室、施工隊負(fù)責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審批后,到安全科辦理更換手續(xù),交舊領(lǐng)新,文件使用原發(fā)放號。

4.文件丟失,當(dāng)事人應(yīng)寫明原因,經(jīng)科室、施工隊負(fù)責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審核批準(zhǔn)后,到安全科辦理補發(fā)手續(xù),新文件給予新發(fā)放號,并注明原號作廢。必要時,安全科將作廢文件發(fā)放號通知各相關(guān)部門,防止誤用。

(三)文件的修改與修訂

1.文件出現(xiàn)下列情況時,需進(jìn)行修改或修訂:

1.1文件編制本身重大失誤;

1.2安全標(biāo)準(zhǔn)化運行過程中出現(xiàn)變動;

1.3與上級有關(guān)規(guī)定、法令、法規(guī)相悖;

1.4其它情況。

2.安全生產(chǎn)管理文件需修改或修訂時,必須向分管安全副經(jīng)理提出書面申請,項目經(jīng)理批準(zhǔn)后,才能進(jìn)行修改或修訂。

3.安全生產(chǎn)管理文件的修改均采用換頁的方式進(jìn)行修改或修訂。

4.安全科將需修改或修訂的安全生產(chǎn)管理文件收回。

5.安全科對修改或修訂后的文件進(jìn)行文件狀態(tài)登記。

(四)文件的評審

1.安全科每年組織一次文件的評審工作,對文件的符合性進(jìn)行評價。

2.任何人不得在文件上亂涂亂畫,確保文件的清晰、易于識別和檢索。

(五)文件的借閱

1.文件屬于保密級的,不可私自向外來單位提供、借閱。

2.外來人員需借閱時,必須經(jīng)項目經(jīng)理審批后方可向用戶提供。

(六)廢止和回收

新版本文件發(fā)布時,舊版本文件同時廢止或失效,安全科文件按發(fā)放臺賬全部收回并銷毀。

篇3:公司文件管理制度范本

公司文件管理制度范本(5)

1目的

為了加強對文件的控制,樹立文件的嚴(yán)肅性,特制定本制度。

2適用范圍

適用于公司管理體系文件(含管理類文件、技術(shù)類文件、圖紙資料、記錄表式)的控制。

3職責(zé)

3.1公司辦負(fù)責(zé)本制度的監(jiān)督執(zhí)行。

3.2各文件使用部門負(fù)責(zé)按本制度要求對所使用的文件進(jìn)行管理。

3.3文件領(lǐng)取人負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行妥善保管。

3.4公司辦文件管理員負(fù)責(zé)管理體系電子文件的管理。

4管理體系文件管理

4.1本制度是依據(jù)《文件控制程序》制訂的,是《文件控制程序》的進(jìn)一步細(xì)化。

4.2文件編寫

4.2.1文件編號、編制、審批規(guī)定按《文件控制程序》執(zhí)行。

4.2.2文件格式

4.2.2.1頁邊距規(guī)定:上2.2cm,下2.2cm,左3cm,右2.2cm。

4.2.2.2頁眉、頁腳規(guī)定:頁眉1.6cm,頁腳1.6cm。

4.2.2.3標(biāo)題規(guī)定:標(biāo)題為三號字,字體為黑體。

4.2.2.4正文規(guī)定:正文為小四號、宋體字,正文條款號及一級條款內(nèi)容為黑體,條款號與其后內(nèi)容之間空兩格,正文行間距為22磅,同時一級條款段前0.5行、段后0.5行;如最后一頁內(nèi)容較少,可適當(dāng)縮小行間距,以減少一頁;文字居左對齊;無條款號的段落段前空兩格。

4.2.2.5頁碼規(guī)定:頁碼為五號字,居中。

4.2.2.6文件編號及版次格式:文件編號為五號黑體字。

4.2.2.7內(nèi)容格式及要求

a)一般情況文件分為6個一級條款,“1目的”描述本文件的目的,“2適用范圍”描述本文件適用的控制范圍,“3職責(zé)”描述本文件中各相關(guān)部門各自承擔(dān)的職責(zé),“4管理內(nèi)容”描述文件控制的要求,標(biāo)題“管理內(nèi)容”可根據(jù)文件主題更改為其他標(biāo)題,“5相關(guān)文件”列出本文件編制過程中引用的文件名稱,“6記錄”列出本文件所涉及的記錄表式。一級條款數(shù)量可根據(jù)文件內(nèi)容具體情況確定。

b)二級條款,如一級條款有若干下一層次內(nèi)容,應(yīng)采用二級條款,如:4.2、4.3、…;

c)三級條款,如二級條款有若干下一層次內(nèi)容,應(yīng)采用三級條款,如:4.2.1、4.2.2、…;

d)四級條款,如三級條款有若干下一層次內(nèi)容,應(yīng)采用四級條款,如:4.2.2.1、4.2.2.2、…,也可以a)、b)、…、表示;條款號最多為四位。

e)文件頭(含標(biāo)題、文件編號)可采用程序文件格式,也可采用本文件格式,采用本文件格式時,文件應(yīng)有“編制、校對、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布日期、實施日期”。

4.2.3文件封面的要求

a)文件可采用封面,也可不采用,如采用封面文件封面應(yīng)統(tǒng)一;

b)文件封面應(yīng)有文件名稱、文件編號、編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布日期、實施日期等信息;

c)文件封面應(yīng)有受控狀態(tài)標(biāo)識,發(fā)放時應(yīng)有發(fā)放編號;

d)文件封面應(yīng)有公司辦統(tǒng)一編制。

4.2.4文件類型

所有編寫的文件(含記錄表式)應(yīng)采用“WORD”或“E*CEL”類型。

4.2.5各部門在編寫文件時,文件格式應(yīng)符合要求,文件審核人在審核時,應(yīng)對文件格式進(jìn)行審查。

4.3文件發(fā)放

4.3.1所有文件由公司辦統(tǒng)一發(fā)放,發(fā)放管理應(yīng)符合《文件控制程序》要求。

4.3.2發(fā)放前,由公司辦確定文件發(fā)放范圍,經(jīng)管理者代表確認(rèn)后,實施發(fā)放。

4.3.3文件下發(fā)時,應(yīng)收回作廢文件,作廢文件管理按4.9條款執(zhí)行。

4.3.4《管理手冊》、《程序文件》發(fā)放至部門級,相關(guān)作業(yè)文件發(fā)放至作業(yè)現(xiàn)場,發(fā)放時應(yīng)在文件封面加蓋“受控”章、注明發(fā)放編號、標(biāo)明使用部門,如文件無封面,則在文件首頁上加蓋“受控”章、注明發(fā)放編號、標(biāo)明使用部門。

4.4現(xiàn)場文件管理

4.4.1現(xiàn)場使用的管理體系文件必須是現(xiàn)行有效版本,不得使用無效版本文件,以下情況之一可視為無效版本文件:

a)無批準(zhǔn);

b)無文件編號;

c)無受控狀態(tài);

d)無實施日期。

4.4.2文件領(lǐng)取人不得在非工作時間持有文件,不得將文件帶出公司外,不得復(fù)印。

4.4.3文件領(lǐng)取人應(yīng)妥善保管領(lǐng)用文件,因保管不善導(dǎo)致文件丟失,其責(zé)任由文件領(lǐng)取人負(fù)責(zé)。

4.4.4公司所有下發(fā)的文件,應(yīng)保持清晰,不得亂涂亂畫。

4.5文件評審

4.5.1文件在執(zhí)行過程中或新文件發(fā)布前,如需進(jìn)行評審,由公司辦組織相關(guān)部門、確定組織評審人員對文件進(jìn)行評審。

4.5.2文件評審過程中,評審人員對評審后文件的充分性和適宜性負(fù)責(zé),評審后應(yīng)對所評審文件存在的主要問題及隨后應(yīng)采取的措施進(jìn)行記錄。

4.5.3評審時,由原文件編制部門記錄評審意見,并執(zhí)行評審意見的更改。

4.6文件更改

4.6.1本公司文件采取換頁或換版方式更改。

4.6.2文件在執(zhí)行過程中,如需更改,應(yīng)明確更改的文件名稱、編號、更改的條款及更改后條款內(nèi)容。

4.6.3更改應(yīng)詳細(xì)說明更改理由,涉及工藝更改的,應(yīng)有更改后工藝驗證的記錄。