建設集團公司公文及事務性文件管理制度

1.目的

為了規范行政管理流程,使公司公文規范化,強化公司與部門之間、部門之間、上下級之間、公司與員工之間的聯系,減少工作糾紛,為指令的傳達、需求的溝通提供順暢的渠道,特制定本制度。

2.適用范圍

適用于公司全體員工。

3.術語和定義

3.1.公文:指與各部門、辦事處、分公司、項目部間傳送的紅頭文件。

3.2.公文的種類中要有:

3.2.1.決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排,變更或者撤銷不適當的決定事項、人事任免。公文的種類中要有:

3.2.2.公告:適用于向公司外宣布重要事項或者決定事項。

3.2.3.通告:適用于公布各有關方面應當遵守或者周知的事項。

3.2.4.通知:適用于批轉下級單位的公文,轉發上級單位和不相隸屬單位的公文,傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執行的事項、人事任免。

3.2.5.通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者反映重要情況。

3.2.6.報告:適用于向上級單位匯報工作,反映情況,答復上級單位的詢問(包括審計報告)。

3.2.7.請示:適用于向上級單位請求指示、批準。

3.2.8.批復:適用于答復下級單位的請示事項。

3.2.9.會議紀要:適用于公司月度總裁會議的記載、傳達會議情況和議定事項。

3.3.事務性文件:從事公司各項活動中編制的除公司紅頭公文以外的所有文件。

4.制度內容

4.1.公文相關工作要求

4.1.1.擬稿:按照專業化擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關部門會簽;

4.1.2.編號:編號由發文代字、年份和序號組成。

代字:發文單位,由"浙中建"表示;

年份應標全稱,用小括號"[]"括入;

序號即當年發文流水號,從1起編,序號前加"第"字;

編號示例:"浙中建[2015]第1號";(即浙江**建設集團有限公司2015年所發的第一份公文);

公文編號由行政人事部指定專人進行記錄;

4.1.3.公文具體格式詳見附件《公司對外公文模板》;

4.1.4.簽發權限:對外發文,由總裁負責簽發,行政人事部備案;

4.1.5.蓋章:簽發后,由印章管理人員蓋章,印章管理人員要進行用印登記;

4.1.6.分發:公文的分發由行政人事部及時分發到各部門、辦事處、分公司、項目部并做好分發登記工作;

4.1.7.歸檔:公文發文辦理完畢后,行政人事部要將公文原件和收文人的簽收單原件及時存檔。

4.2.事務性文件工作要求

4.2.1.文件編制格式

4.2.1.1.正式發布的文件必須編制"文件編號"、"文件主題(或文件名稱)"和"頁碼",以便于檢索;文件主題應簡要準確概括出文件的主要內容;頁碼標識用"第頁共頁"的形式標識;

4.2.1.2.一般文件按公司統一模版編制,詳見附件《公司事務性文件模板》,同一類文件的編制格式應保持一致;

4.2.2.文件編號規則一般采用字母和數字混合,連續編號:

?一般性事務文件編號為:ZJZQ-部門名稱縮寫-文件種類代碼-年份-流水號;

?公司制度、流程、指引編號為:ZJZQ-部門名稱縮寫-文件種類代碼-流水號;

?部門名稱縮寫為每個字漢語拼音的第一個字母,并用大寫表示,一經確定不得修改;

?文件種類代碼要能代表某一類的文件,且這一類的文件數量較多,對于文件數量極少的文件用"QT"表示"其他"類;文件種類代碼可隨著公司的文件產生情況增設,文件種類代碼詳見附件《文件種類及代碼》;

?年度編號以4位阿拉伯數字表示;

?每份文件正式發布后,文件編號不得變更,如此文件日后內容有修改,要更新此份文件的,只升級文件版本(文件版本用阿拉伯數字1、2、3、4……表示,第一次發布時用"1"表示,當有修改第二次發布時用"2"表示,版本標識時數字要連續,不得斷開使用);

編號舉例:ZJZQ-CW-TZ-2015-2,表示2015年2月財務部發出的通知,且該通知為財務部今年發出的第2份通知;

4.2.3.本規則發布之前已經發布的各類文件其文件編號保持原來的編號不變,本規則發布之后,如果要修改以前已經發布的文件內容,按本規則重新編定文件編號。

5.文件種類及代碼

文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼

章程ZC決議JY方案FA計劃JH

議案YA制度ZD批復PF申請SQ

流程LC合同HT通告TG報表BB

工作聯系單L*D通知TZ總結ZJ日報RB

備忘錄BWL會議紀要HYJY信函*H周報ZB1

傳真CZ報告BG決定JD月報YB

指示ZS請示QS招標ZB其他QT

說明:不在上述范疇的文件統一歸入"QT"其他類中,隨著此類文件實際數量增加可增設新的文件代碼,需要增設時由行政人事部制定。

6.公司目前以表單式管理為主,簡單、明了、易懂,增設的表單詳見附件。

附件1:表22對外傳真表

附件2:表23公司事務性文件模板表

附件3:表24工作聯系表

附件4:表25市場營銷人員工作月報表

浙江**建設集團有限公司

二零一五年二月十二日

篇2:安全文件管理制度

一、編制目的

通過對項目部制定的、與安全生產、安全標準化有關的管理文件、技術文件的控制,保證文件的適用性、系統性、協調性、完整性和有效性。

二、適用范圍

本制度適用于對項目部安全標準化實施、安全生產管理制度、崗位安全技術規程、應急預案、危險性較大的分部分項工程專項方案的管理。

三、工作職責

1.項目經理負責本項目安全生產方針、安全生產目標、安全標準化文件、應急預案、危險性較大的分部分項工程專項方案的批準和發布。

2.分管安全副經理負責管理制度和崗位安全操作規程的審核。

3.安全科負責組織編寫安全標準化文件。

4.各職能部門負責組織本部門歸口的安全生產管理制度、崗位安全操作規程的編寫與審核。

5.安全科負責組織標準化文件、安全生產管理制度的修改、修訂。

四、工作程序

(一)文件的制定

1.安全科根據《企業安全生產標準化基本規范》要求,結合本項目實際,組織制定項目的安全生產方針和安全生產目標及安全標準化文件,經分管安全副經理審核、項目經理批準后發布、實施。

2.各職能部門根據《企業安全生產標準化基本規范》要求,根據本公司實際,制定符合法律、法規的、本部門歸口的安全生產管理制度,經部門負責人審核、分管安全副經理審批后發布、實施。

(二)發放管理

1.文件在發放前,安全科確定發放范圍。

2.安全科按確定的發放范圍進行發放,填寫《文件發放(回收)登記表》,領取人簽字。

3.當文件破損或字跡不清影響使用時,領取科室、施工隊應寫明原因,經科室、施工隊負責人審核、分管安全副經理審批后,到安全科辦理更換手續,交舊領新,文件使用原發放號。

4.文件丟失,當事人應寫明原因,經科室、施工隊負責人審核、分管安全副經理審核批準后,到安全科辦理補發手續,新文件給予新發放號,并注明原號作廢。必要時,安全科將作廢文件發放號通知各相關部門,防止誤用。

(三)文件的修改與修訂

1.文件出現下列情況時,需進行修改或修訂:

1.1文件編制本身重大失誤;

1.2安全標準化運行過程中出現變動;

1.3與上級有關規定、法令、法規相悖;

1.4其它情況。

2.安全生產管理文件需修改或修訂時,必須向分管安全副經理提出書面申請,項目經理批準后,才能進行修改或修訂。

3.安全生產管理文件的修改均采用換頁的方式進行修改或修訂。

4.安全科將需修改或修訂的安全生產管理文件收回。

5.安全科對修改或修訂后的文件進行文件狀態登記。

(四)文件的評審

1.安全科每年組織一次文件的評審工作,對文件的符合性進行評價。

2.任何人不得在文件上亂涂亂畫,確保文件的清晰、易于識別和檢索。

(五)文件的借閱

1.文件屬于保密級的,不可私自向外來單位提供、借閱。

2.外來人員需借閱時,必須經項目經理審批后方可向用戶提供。

(六)廢止和回收

新版本文件發布時,舊版本文件同時廢止或失效,安全科文件按發放臺賬全部收回并銷毀。

篇3:公司文件管理制度范本

公司文件管理制度范本(5)

1目的

為了加強對文件的控制,樹立文件的嚴肅性,特制定本制度。

2適用范圍

適用于公司管理體系文件(含管理類文件、技術類文件、圖紙資料、記錄表式)的控制。

3職責

3.1公司辦負責本制度的監督執行。

3.2各文件使用部門負責按本制度要求對所使用的文件進行管理。

3.3文件領取人負責對文件進行妥善保管。

3.4公司辦文件管理員負責管理體系電子文件的管理。

4管理體系文件管理

4.1本制度是依據《文件控制程序》制訂的,是《文件控制程序》的進一步細化。

4.2文件編寫

4.2.1文件編號、編制、審批規定按《文件控制程序》執行。

4.2.2文件格式

4.2.2.1頁邊距規定:上2.2cm,下2.2cm,左3cm,右2.2cm。

4.2.2.2頁眉、頁腳規定:頁眉1.6cm,頁腳1.6cm。

4.2.2.3標題規定:標題為三號字,字體為黑體。

4.2.2.4正文規定:正文為小四號、宋體字,正文條款號及一級條款內容為黑體,條款號與其后內容之間空兩格,正文行間距為22磅,同時一級條款段前0.5行、段后0.5行;如最后一頁內容較少,可適當縮小行間距,以減少一頁;文字居左對齊;無條款號的段落段前空兩格。

4.2.2.5頁碼規定:頁碼為五號字,居中。

4.2.2.6文件編號及版次格式:文件編號為五號黑體字。

4.2.2.7內容格式及要求

a)一般情況文件分為6個一級條款,“1目的”描述本文件的目的,“2適用范圍”描述本文件適用的控制范圍,“3職責”描述本文件中各相關部門各自承擔的職責,“4管理內容”描述文件控制的要求,標題“管理內容”可根據文件主題更改為其他標題,“5相關文件”列出本文件編制過程中引用的文件名稱,“6記錄”列出本文件所涉及的記錄表式。一級條款數量可根據文件內容具體情況確定。

b)二級條款,如一級條款有若干下一層次內容,應采用二級條款,如:4.2、4.3、…;

c)三級條款,如二級條款有若干下一層次內容,應采用三級條款,如:4.2.1、4.2.2、…;

d)四級條款,如三級條款有若干下一層次內容,應采用四級條款,如:4.2.2.1、4.2.2.2、…,也可以a)、b)、…、表示;條款號最多為四位。

e)文件頭(含標題、文件編號)可采用程序文件格式,也可采用本文件格式,采用本文件格式時,文件應有“編制、校對、審核、批準、發布日期、實施日期”。

4.2.3文件封面的要求

a)文件可采用封面,也可不采用,如采用封面文件封面應統一;

b)文件封面應有文件名稱、文件編號、編制、審核、批準、發布日期、實施日期等信息;

c)文件封面應有受控狀態標識,發放時應有發放編號;

d)文件封面應有公司辦統一編制。

4.2.4文件類型

所有編寫的文件(含記錄表式)應采用“WORD”或“E*CEL”類型。

4.2.5各部門在編寫文件時,文件格式應符合要求,文件審核人在審核時,應對文件格式進行審查。

4.3文件發放

4.3.1所有文件由公司辦統一發放,發放管理應符合《文件控制程序》要求。

4.3.2發放前,由公司辦確定文件發放范圍,經管理者代表確認后,實施發放。

4.3.3文件下發時,應收回作廢文件,作廢文件管理按4.9條款執行。

4.3.4《管理手冊》、《程序文件》發放至部門級,相關作業文件發放至作業現場,發放時應在文件封面加蓋“受控”章、注明發放編號、標明使用部門,如文件無封面,則在文件首頁上加蓋“受控”章、注明發放編號、標明使用部門。

4.4現場文件管理

4.4.1現場使用的管理體系文件必須是現行有效版本,不得使用無效版本文件,以下情況之一可視為無效版本文件:

a)無批準;

b)無文件編號;

c)無受控狀態;

d)無實施日期。

4.4.2文件領取人不得在非工作時間持有文件,不得將文件帶出公司外,不得復印。

4.4.3文件領取人應妥善保管領用文件,因保管不善導致文件丟失,其責任由文件領取人負責。

4.4.4公司所有下發的文件,應保持清晰,不得亂涂亂畫。

4.5文件評審

4.5.1文件在執行過程中或新文件發布前,如需進行評審,由公司辦組織相關部門、確定組織評審人員對文件進行評審。

4.5.2文件評審過程中,評審人員對評審后文件的充分性和適宜性負責,評審后應對所評審文件存在的主要問題及隨后應采取的措施進行記錄。

4.5.3評審時,由原文件編制部門記錄評審意見,并執行評審意見的更改。

4.6文件更改

4.6.1本公司文件采取換頁或換版方式更改。

4.6.2文件在執行過程中,如需更改,應明確更改的文件名稱、編號、更改的條款及更改后條款內容。

4.6.3更改應詳細說明更改理由,涉及工藝更改的,應有更改后工藝驗證的記錄。