公司物資管理制度(三)

1目的

1.1規范采購部直接分管的物資采購、檢驗、入庫、出庫及庫存管理流程。

1.2加強物資管理程序控制,明確相關部門及采購人員的責任。

2適用范圍

公司一切物資的采購、檢驗、入庫、出庫及庫存管理。

3職責

3.1本制度由采購部負責編制、完善并實施;

3.2公司物資管理相關環節執行本辦法;

3.3相關驗收部門負責采購物資的檢驗驗入工作;

3.4財務部、辦公室負責監督、檢查本辦法的實施及對違規行為進行查處和處理。

4物資申報與審批

4.1物資申報

4.1.1常規作業日常用物資,由倉儲科根據各部門物資消耗情況對庫存數據進行平衡,填寫《物資申購單》;常規作業停止時,各作業單位必須提前通知倉庫。

4.1.2非常規用料,由需求單位提出需求并填寫《物資申購單》。

4.2物資審批

4.2.1各單位《物資申購單》在報送前,必須嚴格履行審批手續,對無經辦人簽名無審批手續的《物資申購單》,采購部門一律不予受理。

4.2.2各單位申報的《物資申購單》一律由公司總經理審批。

4.3物資申購單的報送與撤消

4.3.1各單位申報《物資申購單》一式兩份,經總經理批準后,一份自留,一份于當日報采購部。

4.3.2物資申購單需撤消時,原申報單位應立即書面通知采購部,并注明撤消原因。

4.3.3原申報單因已定貨未能撤消時,采購部應函復原申報單位的撤消通知。

5物資采購的原則

5.1物資采購統一由采購部門采購,非采購人員一律不得私自采購物資,否則倉庫不予驗收入庫,財務不予結算。

5.2采購部嚴格按照《采購計劃單》組織采購,貨比三家,優中選優,做到同種物資比質量、同種質量比價格、同種價格比服務,以確保采購物資的最佳性能價格比。

5.3對首次采購的物資,條件允許的情況下,應盡量爭取先試用后付款。價格難以確定的,也應根據同類物資市場行情和以往的經驗,確定參考價格。

5.4常用物料以《采購訂單》的形式與供方進行訂購,非常規大宗物料采用購銷合同方式進行訂購。

6物資的采購

6.1屬現款結算的物資采購,采購員根據采購計劃單預估當日購物所需貨款,經總經理簽字批準后,到現金出納員處辦理借款手續。

6.2需要根據樣品采購的物資,采購員要到倉庫拿取樣品,并辦理登記手續,訂完貨后把樣品返回倉庫。

6.3在臨沂能購買到的物資在叁天內必須到位,急用的物資當天盡量購回,經多方面了解確實無法訂購的,要在計劃單上報后的三天內,列出清單報至采購經理解決。

6.4有特殊要求或型號不確切的,可要求申報單位派人協助采購。

6.5因供貨周期、規格制定不合理或其它不清楚項,采購員要及時與申報單位落實,達成一致后實施采購。

6.6訂單確認后按訂單流水號存檔管理。

6.7當日物資采購完畢后采購員要填報《物資采購清單》,一式三份,一份上報采購部經理,一份報送倉儲科,一份自存備查。

7采購物資的結算

7.1增值稅發票開列要求:

7.1.1對供貨單位為一般納稅人的,采購的物資一律要求提供增值稅專用發票,對初次提供發票的供貨單位要求提供“三證”(即營業執照、稅務登記證、一般納稅人資格證書),(目的是規范取得專用發票,防止取得虛開發票給公司造成不必要的損失。)并保持發票的完整性、平整,不得涂改、模糊不清,特別對密碼區內及金額、稅額、價稅合計處不準有壓痕或其他雜跡。

7.1.2收款人、復核人、開票人、必須打印齊全或蓋私章,開票人和復核人不能是同一個人。

7.1.3發票專用章上的單位名稱、稅號必須與供貨單位及發票上的名稱、稅號完全一致;公司購貨單位的相關名稱、稅號等相關信息要準確無誤。

7.1.4發票專用章要清晰、位置正確,不能蓋有現金收訖章。

7.2普通發票開列要求:

7.2.1取得的普通發票要正規、合法,所填項目要齊全、大小寫必須一致、填票人、收款人要寫全稱、內容一致、字跡規范、不能涂改。

7.2.2加蓋發票專用章或財務專用章,同時蓋章要清晰,必須一次性復寫不能蓋有現金收訖章。

7.2.3發票通過郵寄的,凡是增值稅發票的采購員必須要求供應單位以特快專遞的

形式郵寄,并在中間夾張紙以免復寫。

7.2.4采購員接收到發票后,需妥善保管以免丟失。

7.3物資款結算:

7.3.1現金結算:采購員于采購業務結束后持所購物資的申購單、發票、入庫單到財務辦理結算,并抽借據。

7.3.2銀行存款結算:采購員于采購業務結束后,持所購物資申購單、發票、入庫單、供方客戶賬號到財務部,財務部報經總經理批準后安排付款。

7.3.2所報發票必須符合發票開列要求中的各項規定,否則退回采購經辦人員重新開列,造成損失的由采購經辦人員承擔。

7.3.3辦理結算時,如由于采購人員疏忽大意將產品規格、數量開錯及其它無法結算時,要及時退回采購經辦人,采購員接到發票后無待殊情況外,于24小時內落實完畢后報帳。

8采購物資驗收入庫

8.1倉庫對采購人員購入的日常用物資,一律憑“物資申購單”、“物資采購清單”和隨貨發票進行驗收。凡品名、規格、數量、價格相符的給予入庫,并開具驗收入庫單。

8.2非常規用物資由倉庫通知相關部門人員任“物資申購單”、“物資采購清單”和隨貨發票進行驗收。凡品名、規格、數量、價格相符的給予入庫,并開具驗收入庫單。

8.3物資檢驗合格,檢驗人員填報《物資檢驗報告》以明確責任。

8.4對以下幾類情況,倉儲科不予入庫:

8.4.1對采購人員所采購的物資因名稱、規格、數量與原申報單內容不符的不予入庫。

8.4.2對部分特殊物資(數量不確定的)的數量與申報單不相符時,可以驗收入庫,但因少購影響了作業或多購造成了庫存積壓時,責任人(采購者)應承擔相應的經濟責任。

8.4.3采購人員根據所采購的物資填寫《物資采購清單》,物資名稱、規格、單價、數量、供應商名稱、票據類別等內容必須填寫完整、清楚、準確,同時與物資發票必須相符,否則

倉庫不予入庫。

8.4.4對采購人員所采購的物資價格超過市場行情的,由采購部負責查清原因:凡因采購人員不負責任造成采購價格不正常的,由相關采購人賠償超出的價格差;凡因使用單位急用或特殊指定造成采購價格不正常的,須注明原因并由采購部經理簽署“屬實”意見后,轉倉儲科驗收入庫。

9物資貯存保管

9.1倉儲物資的貯存條件

9.1.1庫房環境要求通風、干燥、清潔、貨架排列整齊。

9.1.2倉儲保管員應經過系統的業務培訓,掌握產品標準對貯存的詳細要求和必要的消防常識,經試用合格后上崗。

9.2倉儲物資保管與存放要求

9.2.1倉儲保管人員是物資管理的直接責任人,由其對庫存物資出現的數量和質量問題承擔經濟責任。保管人員更換時,必須辦理交接手續。

9.2.2嚴禁帶火種進入倉庫,庫房要有明顯禁煙和防火標志,所有倉儲人員是本部門的義務消防員,要掌握消防安全知識,正確使用消防器材,搞好消防安全工作,過道要保持暢通,嚴禁閑雜人員入庫。

9.2.3物資驗收完畢,入庫時要采用適當的搬運工具和正確的搬運方法,防止因振動、磕碰、摔砸等造成損壞。有外包裝的確保物資包裝完好,以利于貯存。

9.2.4庫房應按規定留有必要的走道,如貯存物資較多時,可臨時占用一下走道,但必須留有60公分寬的中間走道,以保證能及時、迅速出入庫。

9.2.5倉儲管理要做到“二齊”(擺放齊、庫容齊),“三清”(數量清、規格清、標識清),“四防”(防火、防鼠、防潮、防霉變),“五不”(不銹、不潮、不霉、不混、不漏)。

9.2.6所有倉庫保管員,都必須每月對庫存物資進行一次盤點、核對,以便檢查和掌握庫存物資的數量和質量。

9.2.7堅持先進先出原則,逐步使倉儲管理科學化、規范化、標準化。

9.2.8倉儲物資原則上不準外借,特殊情況須經主管領導審批,辦妥手續后方可外借。

9.2.9對于退庫物資,凡屬供方造成質量問題的,倉儲科保管人員要將其嚴格隔離、單獨存放,并通知采購部及時處理。

9.2.10定期或不定期的對物資管理情況進行抽查,查對核實帳帳及帳物相符情況,查明存貨長短原因后要及時上報其直接上級部門,根據不同情況進行分別處理。

9.3物資返庫

9.3.1質量問題返庫的物資由使用人、部門負責人簽名注明原因以書面形式反映,否則倉儲科不予受理。

9.3.2各單位暫不使用需返庫的物資,須對退庫物資進行質量鑒定,確定退庫物資的原因后,再書面通知倉儲科辦理入庫手續。

9.3.3所有返庫物資必須專帳詳細記錄時間、品名、規格、數量、單位、原因、負責人,并在退回物品上作好標識,以便分清責任,同時將有關部門的批準意見進行存檔。

10物資的領用發放

10.1各單位領用常規作業或日常用物資時,都必須認真填寫《物資領用(更換)審批單》,有經辦人簽名,單位負責人批準后,一式兩份,一份自留,一份交倉儲科,倉儲科予以辦理出庫手續。

10.2各單位、部門專門申報的物資,物資采購入庫后,倉儲科應做出標識、單獨存放,并及時通知申報單位依據《物資申購單》存根聯辦理出庫手續。

10.3非直接消耗掉的物品的領用實行以舊換新

10.3.2各單位認真填寫《物資領用(更換)審批單》,由經辦人簽名,單位負責人審批后連同更換掉的舊配件一同送倉儲科,倉儲科再予以發放。

10.4領料人到倉儲科辦理出庫手續進行領料時,因有以下幾種情形之一,而被倉儲科拒辦者,責任自負:

10.4.1領料單簽字不全或者代批準人簽批者。

10.4.2需其他職能部門(如人事部)簽批的而缺少該部門簽批手續者。

10.4.3所領物料只要不是本單位或部門自身耗用,而是服務與其他單位、部門或項目工程,但領料單沒填具該被服務對象,并且沒有被服務單位或部門負責人簽署意見者。

10.4.4《物資領用(更換)審批單》中所開列物料沒標明其“用途”者。

10.5行政后勤單位因其主管領導出差時,物資領用人應設法聯系征得其領導同意后,可在“批準人”欄注明“××部長(經理)出差,已批準”。

11賬務處理

11.1入庫:各種物資根據《物資申購單》和《物資采購清單》驗收合格物資入庫后,按物資名稱、規格、型號、數量、金額,認真填開入庫單。并將相關聯次交客戶、公司財務部。

11.2出庫:倉庫保管員審核《物資領用(更換)審批單》符合手續,符合手續的填開出庫單,保管員根據出庫單內容并認真審核一遍再發貨,并將各類物資的出庫單于次日早8:00前上報財務部。

11.3退庫:發生退庫時,認真清點數量,根據退庫物資的名稱、規格、型號、數量填開退庫單。并將各類物資的退庫單于次日早8:00前上報財務部。

11.4記賬:將當日出、入、退庫單和與財務進行核,如有差錯務必找出原因。核對無誤后,根據物資的分類記錄當日所發生的出、入、退庫等物資的明細賬。

11.5結賬:根據工作需要定期結賬,并與庫存實物進行盤點,做到賬實相符。

11.6月報表:月末結出各種物資庫存量并與月底盤點數據核對無誤后上報財務部及相關部門、單位。

11.7借條:所有外借物資經主管領導同意后,由經辦人打借條,注明交還日期,保管員負責按時催收。如未按日期交回的物資,視情節輕重對倉庫保管員罰款20~50元,造成損壞和丟失的,按原價賠償。

11.8以上所有賬務記錄都必須存檔(包括有關采購及倉儲質量記錄),沒有總經理的允許,任何人員不得私自銷毀或丟失,否則由責任人自負。

12附則:

12.1違反本制度規定給公司造成經濟損失的,由責任人承擔相應的經濟損失;未造成經濟損失的,視情節給予10-1000元罰款。

12.2本規定自下發之日起執行。

篇2:車用物資采購管理制度

車用物資采購管理制度

1、目的和范圍

——通過加強對車用物資采購的管理,以高品質、高速度的采購來保證車輛的維修質量和維修進度,達到提高資金周轉效益,降低采購成本,為運輸服務的目的。

——本制度適用于車用物資采購管理。

2、職責

(1)綜合部是負責車用物資采購、領用、管理的歸口部門。

(2)部門主管負責采購計劃的審核及落實。

(3)總經理負責大額采購的審批。

(4)倉庫保管員負責車用物資的入庫、發放、管理。

3、程序

(1)物資采購采取計劃采購和臨時采購相結合的原則,以計劃采購為主,對需要量少的配件,采取臨時采購方式,以減少庫存積壓。并根據車輛的更新換代,及時調整庫存結構。汽車管理員根據汽車需用配件品種多、規格多等特點,按儲備定額規定,提出汽車配件和輔助材料的月度采購數量,由綜合部主管進行平?,擬定采購計劃。采購計劃需經綜合管理部主管定采購金額,嚴格按計劃開支。

(2)物資采購要嚴格遵循“比質比價,擇優進貨”的原則,減少流通環節,節約采購成本。

(3)采購的配件和輔料必須保證質量,用途不明不購,質量不符合標準不購。副廠件的采購需經部門主管同意,以免影響生產造成配件和物資積壓。

(4)批量采購物資在5000元以上,要經主管負責人審批,對價值高的總成件或單件物品在價值2000元以上,需經本企業主管領導批準。

(5)物資采購渠道原則上在已確定的供應渠道采購,新開拓的物資批量采購渠道要經過部門負責人審核,向上申報經批準后方可確定。

(6)對于需要量大的配件,應盡量選擇定點供應直達供貨的方式,選擇資信程度好、質量保證的供方。

(7)配件的質量管理

(8)配件質量好壞關系到的車輛維保的質量、企業的信譽。??件質量重點抓好三個環節:A采購環節;B入庫檢驗環節;C裝配檢驗環節。以確保不合格配件不裝配使用。

(9)提高采購人員,倉庫人員的配件業務素質,嚴把物資采購質量關,要杜絕采購假貨和偽劣配件。

(10)對物資出現的質量問題,從發現問題的三日內采購員必須與供方進行交涉,要求退賠。

(11)采購時間的管理

(12)在衢州范圍內采購物資須在2小時內采購到位,如說明是急件的必須急事急辦。

(13)在浙江省范圍內采購物資不得超過3天,在省外采購的物資視距離而定。

(14)如有特殊原因不能按期采購的物資,必須向部門主管作出令人信服的解釋與答復,必要時以書面形式。

(15)汽車用油的采購執行《油料管理制度》

篇3:CB國際酒店物資報損制度

某國際酒店物資報損管理制度

為了加強酒店對物資的統一管理,維護酒店的利益,現對各部門報廢、報損物品管理及降低物資報損管理做出如下規定:

正常經營過程中報損管理

1、客房與餐飲在日常經營過程中的報損按照以下比例執行:

(1)客房部:

1)報損核銷比例:

布草:營業收入0.3%;

一次性消耗品(主要包括客用一次消耗品)營業收入0.2%;

瓷器、玻璃器皿營業收入0.1%

2)核銷采用直接核銷法:

當月核銷數=當月營業收入*核銷率

3)超過正常報損比例的人為損壞,由房務部落實個人責任并賠償損失;

4)住店客人人為損壞客房內用品,按照房務部的物品賠償價格進行賠償。

(2)餐飲部:

1)報損核銷比例:

布草營業收入0.4%

瓷器、玻璃器皿營業收入0.5%

銀器、不銹鋼器具營業收入0.02%

2)核銷采用直接核銷法:

當月核銷數=當月營業收入*核銷率;

3)超過正常報損比例的人為損壞,由餐飲部落實個人責任并賠償損失;

4)用餐客人人為損壞餐飲用品,按照餐飲部的物品賠償價格進行賠償。

(3)康樂部:

1)報損核銷比例:

布草營業收入0.4%

瓷器、玻璃器皿營業收入0.5%

不銹鋼器具營業收入0.02%

2)核銷采用直接核銷法:

當月核銷數=當月營業收入*核銷率;

3)超過正常報損比例的人為損壞,由康樂部落實個人責任并賠償損失;

4)用餐客人人為損壞餐飲用品,按照餐飲部的物品賠償價格進行賠償。

2、定額內損耗,由部門填“報損申請單”,報財務部審批后并最終報總經理審批執行。

原材料及物料途中損耗的管理

1、途中損耗原材料及物料在購進和其他因素而造成的損耗責任,屬供貨單位因包裝不符合規定而造成破損或數量不足,應向供貨單位追索損失,在供貨單位未償付損失金額前,所損耗原材料不能進入庫存管理。

2、自然損耗物品:物品在運輸途中所發生的損耗,如鮮活商品、易碎物品等經核定非人為造成的損耗,在驗收時應向供貨單位追償損失。

3、人為損耗:原材料在運輸途中,由于裝卸不負責任,造成破損或失所產生的損耗,應查明原因,根據當時的實際情況,由經辦人員負經濟責任或部門負經濟責任。

物品殘損、霉壞的管理

各種物品出現殘損霉變,需要銷價處理或報損、報廢,必須填制“報損申請單”,嚴格審查原因,經有關領導審批處理。

報損、報廢的規定:

原材料發生霉壞、變質,失去使用價值,需要作報損、報廢處理時,由保管人員填寫“報損申請單”,據實說明變壞原因,并經業務部門審查提出處理意見,報部門總監、財務部審批。對核實并獲準報損、報廢的商品、原材料的殘骸,由報廢部門送交房務部進行集中清理。倉庫管理員在日常倉庫上班過程中,由于缺乏專業知識、操作技能及缺乏工作責任心造成原材料的霉壞、變質,將追究倉庫管理員個人責任,要求賠償。

報損物資處理及降低物資報損的管理

1、物品類:

(1)酒店所有的報損設備、家具、軟片、各種殘損品的處理,全部統一由財務部負責;

(2)各部門破損的設備、家具、軟片等,本著修舊的原則,由各部門統一放在工程部指定的位置內,由工程部負責維修。如經過鑒定不能維修的,由財務部統一處理(有關部門配合);

(3)保安部必須嚴格把關,決不允許沒有任何正當手續的人自行出門處理報損物品,任何個人不得私自處理殘損品。

2、食品類(倉庫):

保管員對庫原材料要經常檢查,本著“先進先出,,定期翻垛”的原則,檢查食品保質期,在保質期前兩月通知供貨商調換食品,發現霉變,破損等情況時,及時填寫“物資報損單”。具體管理規定:

(1)要隨時記錄并反映庫存食品的報損數量,金額和原因,如實填寫,字跡工整,不準用鉛筆填寫;

(2)成本控制部根據此表反映報損食品情況進行實地檢查,確定該食品是否屬于報損的食品之列;

(3)報損表格一式三聯,要有倉庫領班、成本控制主管及財務總監簽字批準然后將“物資報損單”交由成控部備檔;

(4)倉庫應與廚房一起建立庫存標準量,以便定時補倉,可隨時與行政總廚、廚師長到庫房協同檢查食品庫存情況及質量,以便做出調整或安排使用。對于庫存時間過長的調料或食品,應及時向有關部門提出建議和意見,特別是對于廚師更換后調味的補貨需更慎重,應及時將庫存的信息反饋,以便能掌握庫存情況,更好做出采購判斷;

3、食品類(后廚部):廚房的報損是隱性報損,原材料的損壞不輕易被發現,應加以控制,報損主要原因為:

(1)原材料存放在冰庫里,層層積壓,極少清倉,導致里面貨物積壓過多、過久而變質變味,將追究餐飲部廚房責任;

(2)廚房調料過期變質,特別是在更換廚師后原采購的調味被閑置不用,而導致積壓變質,將追究餐飲部廚房責任;

(3)貴重食品如:干鮑、燕窩、魚翅、遼參的調配、泡發或出品時因制作人員技術,而發生變質的,將追究制作人員責任。廚房應提供干貨泡發后的標準份量,以備檢查;

(4)采購質量不過關,驗收時未把好關,讓低劣產品進入使用,而導致失效、過期或變質、變味,將追究采購部責任。

對以上現象廚房應加強管理,定期清理冰庫食品,做到先進先出先用;高檔貨品應專人保管和調制;嚴把驗收關,不合格食品不允許進入;邊角料充分利用,減少損壞率,財務部需加強此方面的監查力度。