公司印章管理制度(五)

第一章總則

第一條為了使公司印章管理規范化,保證印章的安全和正常使用,特制定本制度。

第二條公司行政人事部或總經理指定的人員負責印章的管理工作。

第三條本制度適用于公司各部門。

第二章印章的種類

第四條公司印章分為正式印章、專用印章、鋼印、名章、戳記五大類。

(一)正式印章是代表公司領導機構一定職責、權力的印信憑證,如:董事會章、公司公章等。

(二)專用印章代表某項專門業務內容和權力,適用于印章上標明的使用范圍,超過其限定范圍就失去法律效力,如財務專用章、合同專用章、審計專用章等。

(三)鋼印是用金屬材料制作的上下凹凸相對,可以直接在文件材料上壓出印跡的印章,多用于加蓋各種證件。

(四)名章是刻有某人姓名的圖章,加蓋個人名章可做為個人對某事負責的憑信。

(五)戳記是刻有一定字樣的,帶有標識性質的印章。如財務單據上的“現金收訖”,公文處理中所用的收文專用章等。

第三章印章的效用

第五條印章的效用有以下三點:

(一)權威性。代表一個公司、部門或個人的權利。

(二)憑信作用。代表本公司、本部門或本人對事務起證明作用。凡是以公司、部門名義發出的公文加蓋本公司、本部門印章才能生效。

(三)標志作用。代表一個公司或一個部門的合法標志。

第四章印章的刻制

第六條公司成立后或在工商登記機關完成名稱變更后,即可刻制董事會章、公司公章、財務專用章、合同專用章、法定代表人名章。刻制其他印章應填寫《刻制印章審批單》(格式見附表1),報經公司總經理審批。

第七條印章由公司行政人事部負責到公安機關指定的刻字單位刻制,嚴禁個人或部門私自刻制。

第五章印章的啟用

第八條公司印章刻制完成后,由公司行政人事部辦理印章備案手續,載明印章名稱、印模和保管人員姓名等事項(備案表格式見附表2),然后頒發正式文件,公布印章正式生效啟用時間。啟用印章的通知應附印模,新印章印在“□”內,用藍色印油,以表示第一次使用。印章保管人變更,應在備案表上登記備案。

第九條啟用印章的通知應抄報上級公司,通知發放范圍應視該印章使用范圍而定。

第六章印章的保管

第十條印章的保管指印章的妥善保存。

董事會章由董事會辦公室保管,未設董事會辦公室的,由董事會指定部門或專人代為保管。

公司公章、合同專用章、鋼印由公司行政人事部或總經理指定的專人保管。

財務專用章、法定代表人名章由資產財務部按照財務有關規定分別安排兩人保管。

第十一條印章應隨用隨鎖,假日加封。不能隨意放置在辦公桌上或敞開保管柜。

第十二條印章保管人員應明確責任,保證印章的正常使用,嚴防印章濫用或盜用,原則上不得委托他人代取代用。

第十三條保管人員要注意保養印章,進行必要的維護,以確保印跡清晰。

第七章印章的使用

第十四條印章的保管人員在使用印章時,要注意:

(一)審核。

用印前,由經辦人辦理審批手續。印章保管人員要檢查是否有公司總經理及相關領導批準用印的簽字,審閱、了解用印的內容,不能盲目蓋章,同時檢查留存材料是否齊全。

(二)登記。

每次用印進行登記,填寫《印章使用登記表》(格式見附表3)。

(三)蓋印。

1、蓋印時要精神集中,用力要均勻,使蓋出的印章端正、清晰、美觀,便于識別。

2、以公司或部門名義發出的公文、函件必須加蓋公司或部門的印章。

3、正式公文只在文末落款處蓋章。在落款處加蓋的印章,應加蓋在成文日期上,并做到上不壓正文,下壓成文日期年、月、日處。若在成文日期上方有發文單位落款,印章應壓在發文機關或成文日期上面。若沒有成文單位落款,只要印章下壓年、月、日即可。

4、帶有存根的介紹信、證明信或公函等,除在落款處蓋章外,還應在公函的騎縫線上蓋章。

5、對外簽定的合同、協議或提供的重要文字材料,除在落款處蓋章外,還應加蓋騎邊章(即將多頁材料沿邊取齊后均勻錯開,從首頁到末頁,騎各頁之邊,加蓋一完整公章),以證明材料各頁是同時形成的,防止刪改換頁。

合同、協議的簽字蓋章頁出現“此頁無正文”的同時,要注明文件的名稱,如“此頁無正文,為××××的簽字蓋章頁”。

6、密級文件要用公文封套封好,并在公文封套封口處加蓋彌封章(公章或部門印章)。

(四)整理留存材料。

把用印留存的材料進行整理,歸卷存檔。

第十五條使用印章應在保管部門內,由保管人員用印,原則上不能脫離印章保管人員的監督、不能將印章攜帶出公司以外使用,如遇特殊情況確需帶出公司的,應由印章保管部門指定人員隨行,并根據印章種類,填寫《印章外帶審批單》(見附表4),報請公司總經理審批。

印章交接要有文字記錄,交接時應由本人親自交接,不能交由其他人員代轉。

第十六條原則上不應在空白的介紹信或公文紙上蓋章,特殊情況應有公司總經理特批,并在空白的介紹信或公文紙上注明“僅限×××用”的字樣。

第十七條代章。有些公司或部門剛剛成立,或者因為改變名稱,或者因為改變隸屬關系,印章沒有刻制出來,而有些工作又急需使用印章,可以采取代章的方法,即用其他印章代替應使用的印章。代章要在落款的后面注明“代”字。另外,代章必須是同級或上級代下級,下級或沒有任何關系的單位不能代章,代章的使用手續和正式印章相同。

第八章印章的停用

第十八條因公司名稱改變,機構撤消、印章式樣改變或其他原因時,原印章停止使用。

第十九條印章停止使用后,應發文給有業務往來的單位,通知已停止印章的使用,并說明停用的原因,標明停用的印模和停用時間。

第二十條印章停用或作廢,要發印章停用或作廢的通知,印章印在“×”,用紅色印油。

第九章印章的存檔和銷毀

第二十一條舊印章停用后,應將清查結果報告公司總經理,請總經理審定舊印章的處理方法。

第二十二條重要單位、具有保存價值的印章要妥

善保存;臨時性單位、沒有保存價值或保存價值不大的印章,應報請公司總經理后集中銷毀;屬于領導個人的名章應退還給本人;一般戳記經批準可銷毀。

第二十三條銷毀廢舊印章,必須報經公司總經理批準,銷毀時應有印章保管人員監銷。

第十章有關業務要求

第二十四條使用公司證照復印件需加蓋公章時,必須寫明用途,且印章須騎壓公司名稱。

第二十五條復印件與原件相符的文件,只要注明用途(政府部門等有特別要求的除外),報公司總經理簽字確認即可用印。

第二十六條涉及合同類用印,須仔細核對合同文本五大關鍵要素:

1、甲乙雙方名稱是否與審批表內填寫內容完全一致;

2、合同文本金額是否與審批表內合同金額完全一致;

3、該合同審批是否符合最新管理權限要求;

4、合同審核流程是否完備,公司總經理是否都已經簽署明確的“同意”意見;

5、合同文本落款處必須由立項部門負責人或者公司總經理簽名,并核對簽訂日期是否填寫。

第十一章罰則

第二十七條對于印章管理人員。

一、印章保管和使用的安全是印章管理非常重要的部分,無論是在印章室內使用還是攜印章外出工作,如果是因人為保管不當、責任意識不強導致遺失印章,每次扣罰印章管理員或攜章外出的臨時印章保管員當月工資200-500元;

二、用印須嚴格執行公司各類管理文件的規定,未執行審批流程或者流程未執行完畢便用印,按公司失職問責處理;

三、堅持原則是印章管理工作的關鍵,任何因迫于壓力、原則性不強導致的錯誤用印,按公司失職問責處理;

四、明知相關手續不齊全卻仍然違規用印,造成工作失誤,每次扣罰當月工資1000元,情節嚴重的一律予以辭退;

五、公司下發的最新文件是印章管理的工作準繩,沒有及時、認真和深入學習,不了解審批權限又沒有積極求證便胡亂用印,導致出現工作失誤,按公司失職問責處理;

六、印章管理員在核準用印時,沒有仔細核對用印文書名稱、涉及金額與審批表是否完全一致,盲目用印導致用印失誤,按公司失職問責處理;

七、印章管理工作的各類原始審批記錄均須存檔保管,擅自涂改、篡改、損壞、撕毀印章工作各類用表,每次扣罰當月工資300-1000元,情節嚴重的給予降職降薪處理;

八、使用印章須謹慎嚴格規范,因粗心大意導致印章錯蓋,每次扣罰當月工資200元。

第二十八條對于公司其他員工。

凡本公司員工,均須嚴格遵守印章管理各項規定,如有違規,按公司規定進行失職問責:

一、利用職務或工作便利謀取私利而欺騙性用印,例如隱瞞真實用印意圖,故意漏登、錯登用印事項等,性質最為惡劣,按公司失職問責處理并進行行政處分。

二、以文件公司下發的規章制度是公司管理的核心,全體員工都必須認真學習文件,領會文件要求。對于相關事項如果文件已有明確規定,但經辦人遇到問題不積極溝通協調、不向上級領導匯報請示,卻因怕麻煩而試圖簡化審批手續,以投機取巧、強詞奪理等方式強行要求印章管理員用印,一經查實,扣罰當事人當月工資500-1000元。

三、部門印章使用必須登記填表作為原始憑據,如經檢查發現使用印章沒有履行登記審批手續或者不按要求登記的,每次扣罰各部門兼職印章管理員當月工資200元,扣罰該部門負責人當月工資300元。

第十二章附則

第二十九條本制度自印發之日起執行。

篇2:支付中心財務印章與預留簽字管理制度

國庫支付中心財務印章與預留簽字管理制度

一、財務專用章和財務負責人印章,由資金組會計主管負責管理,只能作為資金結算和業務專用,不得用作其它用途。

二、凡對外使用單位財務專用章,必須進行登記,并經分管主任同意;內部結算業務使用財務印章,由資金組主管會計復審并用印。

三、單位名稱變更,啟用新財務專用章,舊印章要登記造冊移交區檔案館;財務負責人變更,個人預留印章移交本人。

四、實行預留單位印章、簽字及審批權限備案,核算組預留《單位財務印章、簽字及審批權限表》,對單位報賬業務的真實性進行審核。

篇3:建工學院財務印章使用保管制度

建工學院財務印章使用與保管制度

為了加強財務處印章的管理,減少經濟交往中發生的風險,明確責任,根據財政部《會計基礎工作規范》的要求。現制定財務印章保管、使用制度,請認真執行。

一、開戶銀行備案預留的印鑒的使用與保管

財務專用章

財務專用章的使用范圍:主要用于在銀行開戶、辦理日常會計收、付款業務以及與資金有關的票據,包括繳款書、收款收據、現金支票、轉賬支票、資金匯兌業務等。在需要使用財務專用章時,主管會計應認真審核經濟業務內容,然后才能加蓋此章。

財務專用章由財務處長授權的主管會計來管理。因保管不善、用于非正常業務或隨意加蓋等原因,給學院造成損失的,由保管人員承擔相應的經濟責任。

其他印章(含個人名章)

在開戶銀行預留的財務處長名章、現金收訖章、現金付訖章均由出納員來保管。

現金收(付)訖章是用于現金收、付行為完成后在現金收(付)憑證上加蓋的專用章,以避免重收、重付或漏收、漏付。

轉訖章由財務處長授權主管會計來管理,主要用于辦理轉賬業務。

收費專用章由負責收費業務的人員來管理,主要用于辦理學生收費業務時在《收費繳款書》等收費票據上加蓋,以證明款項已收妥、交費過程已經完成、收費票據產生效力。

在開戶銀行預留的財務處長名章,主要是和財務專用章一起用于辦理銀行結算業務,另外在財務會計報告、賬簿等會計資料上也需要加蓋此章。因濫用此章造成不良后果的,由保管人員負責。

二、財務處行政章的使用與保管

財務處行政章主要用于財務處發文,以及代表財務處辦理一些不涉及資金的對外交往與聯系事宜,如辦理會計證、會計人員檔案、內部證明材料等。

該印章由財務處長保管,加蓋此章要進行登記,并承擔因保管不善、用于非正常業務或隨意加蓋等而給學院造成損失的責任。