物業程序文件:顧客投訴處理程序

投訴處理流程

管理處經理/部門負責人管理處接待人員責任部門品質管理部

1.目的

規范顧客投訴處理的流程,使投訴得到及時有效的處理,并通過科學、系統的投訴統計分析,有效減少和預防投訴,以最終實現提升顧客滿意度。

2.范圍

適用于外部顧客對公司的投訴處理。

3.定義

顧客投訴:指外部顧客認為由于物業管理工作中的失職、失誤、失度、失控傷害了他們的尊嚴或權益,或合理需要沒有得到滿足,從而通過口頭、書面和網絡等形式反映的意見/建議。

A定義的"合理需要"是指常規物業管理服務之外,但與物業管理業務相關聯的困難、問題需我們給予幫助解決,對于此類需要,如果經物業管理單位溝通、協調不到位或沒有盡到應盡的努力,容易導致投訴發生,并最終影響顧客滿意程度。

B這里所定義的"反映意見/建議"是指從顧客角度出發,所有不滿情緒、不滿行為,并表達出來的總和,通過物業管理單位努力可以改善的求助性、咨詢性、發泄性的抱怨,但不包括內部職員的投訴。

4.職責

部門/崗位工作職責頻次/時間

公司管理層對未能處理的投訴提出處理意見持續

品質管理部負責集團、政府、管理處投訴升級、及網上等的投訴的處理及跟蹤

監督、指導、協調各部門投訴處理

統計全公司投訴并做分析報告持續

持續

每季度一次

辦公室負責對書面投訴回復的法律風險、外發文格式的指導、審核

管理處處理、跟進、反饋業務范圍內所有投訴

統計分析部門內所有投訴并上報品質管理部持續

每月1日

5.方法及過程控制

5.1物業管理顧客投訴的處理流程

5.2.1投訴渠道

A管理處

B**物業公司

C**地產客戶關系中心

D**集團總部

E政府部門

F**網站

G業主委員會

5.2.1.1項目接管后,應及時公布受理顧客投訴的渠道,包括物業公司及管理處受理投訴的指定崗位、物業公司及管理處受理投訴電話,傳真,電子郵箱地址,郵件投遞地址和聯系人,設立顧客意見箱等,保證24小時均有崗位受理顧客投訴,使顧客投訴渠道便利、暢通。

5.2.2投訴的受理

5.2.2.1投訴的方式包括:電話投訴、來訪投訴、信函投訴(含投送顧客意見箱的信件)、傳真投訴、網上投訴,以及通過地產投訴窗口、政府信訪轉交物業公司的投訴。

5.2.2.2各管理處應指定崗位負責顧客投訴受理工作并填寫《顧客意見(投訴/建議)處理表》。

5.2.2.3接到顧客的投訴應及時記錄在《顧客意見(投訴/建議)處理表》中,受理顧客投訴時應收集的信息包括:顧客的姓氏、地址、電話、投訴事件等。受理顧客投訴時應注意表示對顧客的尊重和關心,了解事件的真相,顧客的感受和顧客想通過投訴達到的意愿,受理結束時,要對顧客致歉或感謝其對我們服務工作的支持。

5.2.2.4受理人員對于不了解的事情,忌猜測和主觀臆斷。受理人員能夠及時處理的投訴要及時處理,不能及時處理的,應與業主明確最快反饋信息的時間。然后立即將投訴信息轉交責任部門負責人(或指定崗位),由責任部門負責人(或指定崗位)負責處理顧客投訴。

5.2.2.5物業各類職員接到顧客投訴時均應準確記錄并及時反映至投訴指定崗位。

5.2.2.6公司品質管理部直接受理的投訴、管理處上報的投訴、集團、地產、政府、網站轉交的投訴,應及時記錄在《顧客意見(投訴/建議)處理表》中。投訴內容涉及管理處,首先與管理處核實后,提出相應處理意見予以反饋并跟進、驗證;投訴內容涉地產公司,將投訴代轉并跟進;接到從集團、政府轉來的投訴,根據投訴所涉責任部門予以核實并負責處理跟進。

5.2.2.7受理投訴的人員需對當日受理的投訴進行日盤點,以防止遺漏和信息傳遞上的失誤,延誤投訴處理的時機,導致投訴升級或矛盾激化。

5.2.2.8管理處應指定專人每天定時開啟"顧客意見箱",搜集匯總顧客投訴(建議/咨詢)并填寫在《工作信息記錄本》中,分別轉交責任部門負責人。

5.2.3投訴的處理

5.2.3.1責任部門負責人根據投訴內容,安排協調專業人員對顧客投訴信息進行現場了解。

5.2.3.2根據了解的情況擬定處理措施,在與業主約定的時間內進行回復。顧客當面、電話、口頭投訴應在當日內回復;郵件投訴應經過品質管理部審核后在投訴產生的二個工作日內回復;書面投訴應經品質管理部、辦公室審核后在投訴產生的二個工作日內回復。

5.2.3.3網上投訴的處理

5.2.3.3.1品質管理部信息管理員負責關注網上投訴,及時將網上投訴以郵件形式傳到部門負責人及管理處指定崗位,并立即以電話通知管理處經理或指定崗位。

5.2.3.3.2投訴涉及的管理處應立即著手調查了解投訴事件,并將事實情況及擬處理措施反饋至品質管理部。所有回復均應由品質管理部審批后才能在網上公布。嚴格禁止公司職員在網上回復不嚴肅和諷刺意味的貼子。

5.2.3.3.3投訴產生后4小時內須有回復,回復可以是禮節性的,但應向投訴者表明其投訴已被受理。原則上,工作時間內的網上投訴當天內應有具體措施的回復,非工作時間內的網上投訴應在上班后的當天內有具體措施回復。

5.2.3.3.4對網上投訴,在回復時要體現真誠,不推卸責任,回復內容要涵蓋所有的投訴問題;要體現專業,不能犯專業上的錯誤。防止出現因回復不當導致跟貼眾多的現象。

5.2.3.4如果顧客同意,則按雙方達成的一致意見處理。如果顧客不同意,則進一步與業主溝通和協商,直至雙方達成一致意見。

5.2.3.5管理處在努力后仍不能及時處理的投訴,應及時向品質管理部報告。品質管理部應及時跟進處理投訴,不能將上交到公司的投訴再轉至管理處處理。

5.2.3.6糾正措施的驗證:投訴處理完畢后,管理處經理或指定主管以上人員應對糾正措施落實情況進行驗證,并記錄在《顧客意見(投訴/建議)處理表》中。對措施落實不到位,不能達到糾正預期目的,管理處經理應立即責成相關部門落實措施或再次評審當時糾正措施的適宜性、充分性。對于上交到或直接投訴到公司、網上的投訴,管理處在驗證了處理情況后,應將結果記錄反饋至公司,以便于品質管理部

進行驗證。

5.2.3.7對于顧客的無理投訴,也應該給予合理、耐心的解釋,通過溝通技巧讓顧客接受。

5.2.3.8對于屬于顧客投訴范疇,但超出物業公司目前處理能力之外的投訴,物業公司應個案問題專項分析,盡可能地采取措施減緩顧客的不滿意程度,如果通過溝通、協調仍不能滿意,只能作未關閉投訴納入統計分析。

5.2.3.9涉及地產公司投訴應及時反饋至地產客戶關系中心,處理過程中物業公司相關責任部門應及時地跟進協調。

5.2.4賠償問題的處理

5.2.4.1當顧客提出索賠要求時,相應責任部門應嚴格把握原則,報公司相關領導。

5.2.4.2當賠償內容和金額超過物業公司權限時,或涉及工程問題和銷售問題的,及時上報地產客戶關系中心或按公司重大業務審批流程處理。

5.2.4.2房屋交付后顧客提出退(換)房問題的處理:房屋交付后當顧客提出退(換)房要求時,相關部門應及時將信息反饋給地產客戶關系中心。

5.2.5投訴回訪

5.2.5.1顧客投訴處理完畢經過驗證合格后,受理投訴的人員應及時回訪顧客,并對顧客意見進行記錄,但以下幾項情況無須回訪:

A現場能即時處理并得到顧客滿意確認的投訴;

B匿名投訴、無法確定聯絡方式的投訴;

C不便回訪的敏感投訴等。

5.2.5.2對于由物業公司受理的投訴,投訴處理完畢后,由品質管理部負責回訪和記錄。對非物業公司能力解決的投訴,應及時跟進,并及時向顧客通報進展狀況。

5.2.5.3回訪主要是征詢顧客對投訴受理過程、處理措施、結果的意見,回訪形式包括電話、上門訪談、網上回帖和調查問卷等。

5.2.6顧客投訴的整理和分析

5.2.6.1品質管理部和管理處應對顧客投訴典型案例(包括但不僅限于重大投訴、熱點投訴和重要投訴)進行整理,形成顧客投訴案例庫,并在公司內部共享。

5.2.6.2管理處應每月對產生的顧客投訴進行整理和分析,包括分析原因,總結經驗教訓,提出糾正措施,進行趨勢分析,以提升顧客投訴處理的水平。整理分析結果報品質管理部備案。

5.2.6.3品質管理部每季度對顧客投訴進行統計分析,總結經驗教訓,提出糾正措施,發現顧客投訴的規律性,進行趨勢分析,以提升顧客投訴處理的水平,同時防止出現重大投訴和群訴。

5.2.6.4對于地產遺留問題的投訴,管理處應至少每月一次統計,報品質管理部,并轉地產客戶關系中心。同時,對于該類投訴的統計、了解,有利于物業公司自身提升在物業管理前期介入階段對規劃設計、工程施工、接管驗收等方面的專業支持和監控能力。

5.3顧客投訴檔案

5.3.1顧客投訴處理過程中形成的記錄,均為該投訴的檔案。

5.3.2顧客投訴處理完畢后,將顧客投訴檔案統一保存,或輸入工作軟件中。

5.3.3網上投訴也應打印出來存檔

5.3.4重大投訴應單獨立卷保存。

5.4重大、熱點投訴

5.4.1重大投訴指已經引發法律訴訟、已經被媒體(報刊、外部網站等)曝光的投訴,10人以上的集體投訴及投訴發生一個月后由于我方原因仍未能得到有效解決的投訴。重大投訴應及時反饋至集團物業管理部,并定期反饋處理進展,出現重大轉變時以最快方式反饋至物業管理部。重大投訴處理完畢后由品質管理部整理詳細的專題報告。內容包括投訴內容、產生投訴的原因、處理過程和結果、事件惡化的原因,經驗教訓和糾正措施等。

5.4.2熱點投訴指可能引發法律訴訟和媒體曝光的投訴、一個月內累計三次以上不同投訴人的相同投訴或3人以上集體投訴、投訴一周以后由于我方原因仍未能解決的投訴。熱點投訴應在4小時內反饋至集團物業管理部,內容包括投訴內容、投訴產生原因分析、目前處理情況的簡要描述、投訴處理難點分析及需協助的事項等。處理完畢后,應及時將投訴的內容,產生原因,整個處理情況,經驗教訓等形成專題案例報告,反饋至集團物業管理部。

6.支持性文件

無

7.質量記錄表格

TJ**WY8.3-K01-F1顧客意見(投訴/建議)處理表

TJ**WY7.2.3-K01-F1工作信息記錄本

TJ**WY8.3-K01-F2顧客投訴分類及統計分析

篇2:營銷顧客投訴處理規范

如何處理營銷顧客投訴

營銷工作中經常遇到顧客投訴,面對顧客投訴有人從容處理,而有的人束手無策,怎么才能更好的處理顧客投訴呢

投訴分兩種,一種是善意投訴,也就是確實因為產品、服務、使用、價格等方面的實際原因而引起的顧客投訴;另一種是惡意投訴,也就是出于敲詐錢財、破壞聲譽、打擊銷售等為目的的所謂“投訴”。

對于善意的投訴可采取下列步驟來處理

第一步.:熱情凡顧客出現投訴情況,多數態度不友善,有些甚至罵罵咧咧怒氣沖天,不管顧客態度多么不好,作為企業都應該熱情周到,以禮相待,待如貴賓,如請到辦公室、讓到貴賓座、倒茶、敬煙等,如此一則體現了企業處理投訴的態度,二則體現了“顧客是上帝”的原則,三則可以舒緩顧客的憤怒情緒,減少雙方的對立態度。

第二步:傾聽面對顧客的投訴,作為企業首先是要以謙卑的態度認真傾聽,并詳實記錄《顧客投訴登記表》。對顧客要和顏悅色,無論顧客說的對與錯、多或少,甚至言辭激烈難聽,都不要責難、詰問,顧客言談間更不要插話,要讓顧客把想說的一口氣說出,顧客把想說的說出了,顧客內心的火氣也就消了一半,這樣就便于下一步解決具體問題。傾聽時,注意千萬不能跟顧客爭吵,也不能打斷顧客的口述,更要尊重顧客。

第三步:道歉聽完顧客的傾訴,要真誠的向顧客道歉,比如說:對您使用本產品(服務)帶來的不便,我代表公司向您表示歉意,或者大熱天讓您從大老遠跑來實在不好意思,等等。道歉要恰當合適,不是無原則的道歉,要在保持企業尊嚴的基礎上道歉,道歉的目的一則為了承擔責任,二則為了消弭顧客的“火氣”。

第四步:分析根據顧客的口述分析顧客投訴屬于哪一方面,比如是質量問題、服務問題、使用問題、價格問題等,更要從顧客口述中分析顧客投訴的要求,同時分析顧客的要求是否合理,以及具體問題屬于哪個部門,解決投訴前是否有必要跟歸口部門溝通或者跟有關上層請示。

第五步:解決根據顧客的投訴內容和投訴分析,依據本企業相關制度,參考《消費者權益保護法》等相關法律規定,決定是經濟賠償、以舊換新、產品賠償、更換配件、上門維修,還是培訓顧客指導使用等。把解決方案告知顧客,如顧客同意,則把處理意見登記在《顧客投訴登記表》上并讓顧客簽名確認。如果顧客不同意,看爭議在哪里,同顧客協商解決,不卑不亢,以“息事寧人,保護名譽”為最高原則,盡量滿足顧客要求。如果自己確實無法解決顧客投訴,則立即引薦給上層領導解決,以期圓滿解決顧客投訴。當然顧客要求確實“太離譜”的話,則走法律途徑,通過法律來解決顧客投訴。顧客投訴如當時無法立即解決,需要說明原因和確切解決時間,到時主動約見顧客。對于一些盲目投訴(本來不應該投訴)的顧客要詳細解釋,或操作示范,或專家答疑,或領導接待,動之以情曉之以理,使其口服心服,同時展示企業的良好形象。

對于顧客投訴的地點與層級,解決顧客投訴應盡量避免在公開場所,受理投訴以誰受理誰負責,實行“首訴負責制”,如因權力限制可向領導請求授權批準,嚴禁推諉扯皮,這一點對辦事處、分公司等分支機構尤其注意。當然當地如有售后服務等專門處理顧客投訴的部門,需直接把顧客投訴交由專職部門來處理。

對于惡意的投訴,則義正詞嚴,令其立即放棄惡意投訴。如果惡意投訴情節惡劣,或對本企業造成不良影響,或對本企業銷售造成損失,則直接拿起法律武器,通過法律渠道來解決。

對待顧客投訴切忌躲、拖、哄、嚇,“躲”躲不住,“拖”拖不掉,“哄”哄不好,“嚇”嚇不跑,只有認真負責、及時處理,才能讓顧客滿意,真正解決顧客投訴問題。

顧客投訴從一定意義上說并不是壞事,有投訴就說明有差距或不足,以此為方向,企業可以改進產品、提高技術、加強管理、完善服務,提高企業競爭力和效益,因此企業應以謙卑、負責、寬容、求進的態度,歡迎顧客的一切善意投訴!

篇3:酒店顧客投訴處理辦法（3）

酒店顧客投訴處理辦法(三)

1、兩位客人訂下同一個宴會廳,怎么辦

a)根據先來后到的原則,按訂宴會時間,先訂先安排;

b)按宴會訂單的聯絡電話號碼或房號迅速與對方取得聯系,向對方講明原因,誠懇的向客人道歉,以得到客人的諒解,并向客人介紹另一布局類似的宴會廳,爭得客人同意,確定下來;

c)客人到來時,可免費贈送一道菜或一份果盤。

2、如何接待年幼的客人

a)對年幼的小客人要耐心、愉快地照應,要搬一張兒童椅讓孩子入座,并盡量不要把他安排在過道邊上。

b)在不明顯的情況下,把料瓶等易碎的物品移到小孩夠不著的地方,更不應在小孩面前擺放刀叉、熱水,以防不測。

c)介紹給客人孩子愿意吃的小吃等,先讓小孩吃著,再進行常規服務。如有兒童菜單,請小孩的父母為他點菜。

d)不要把小朋友用的玻璃杯斟得太滿,最好用短小的甜食餐具,并配備吸管。

e)如果小朋友在過道上玩耍或者打擾其他客人,要向他的父母建議,讓他們坐在桌邊以免發生意外。

f)若非很熟,不要抱逗小孩或撫摸小孩的頭,沒征得其父母同意,不要隨便給小孩吃東西。

3、如何處理喝醉酒的客人

a)先要確定該客人是否確已喝醉,然后決定是否繼續供應含酒精飲料。

b)如果客人的確已喝醉,應禮貌地告訴客人不可以再向他提供含酒精飲料,同時要上點清口、醒酒的食品或飲品,更加耐心細致地做好服務。

c)如果客人嘔吐或帶來其它麻煩,服務員要及時送上漱口水、濕毛巾,并耐心地迅速清理污物,不可表示出厭惡地情緒。

d)如果該客人住在本酒店,而沒有人攙扶又不能夠回房間,通知保安部陪同客人回去;該客人不住在酒店時,也應交由保安部門陪同他離去。

e)如有損壞餐廳物品時,應對同桌的清醒者講明要求賠償。

f)事故處理結果應記錄在工作日記上。

4、如何處理突然停電事故

a)服務員要保持鎮靜,先向客人道歉,并立即開啟應急燈,或為客人餐桌點燃備用蠟燭,

創造浪漫氛圍(也可穿插典故講解,讓其享受燭光餐)。

b)了解停電原因,向客人做出解釋,并再次表示歉意;要盡可能地提供更優質的服務,加以彌補。

c)對強烈不滿的客人,通知領班、主管靈活解決;但不要離臺,以防止客人逃帳。

d)平時,餐廳的備用蠟燭,應該放在固定的位置,令取用時方便。

5、如何處理賓客損壞餐具事件

a)要馬上收拾干凈破損的餐具。

b)對客人的失誤表示同情,關切的詢問客人有無碰傷并采取相應措施。

c)不要指責或批評客人,使客人難堪。

d)要在合適的時機與用合適的方式告訴客人需要賠償,并通知吧臺結帳時一起計算收款。

6、對于著急用餐的客人怎樣接待

a)給客人介紹烹飪簡單、快捷的菜式品種,或多推薦套餐,少推薦點菜。此種情況下“快吃、吃飽”比“細吃、吃好”重要。

b)親自到廚房(或通知領班、主管)和廚師長聯系安排請廚師先做,同時在菜單上寫上“加快”字樣,要求傳菜的配合工作。

c)服務要快捷、靈敏,同時詢問客人是否還有事情需要幫助,盡量滿足客人的要求。

d)預先備好賬單,縮短客人結賬時間。

7、對較晚時間來就餐的客人應怎樣接待

a)要更加熱情,不得有任何不耐煩,不高興的表示。

b)先請客人入座,然后和廚房聯系,聯系后再為客人介紹簡單、快捷的菜品。

c)自始至終熱情服務,不得以關門,清潔衛生等方式催促客人。

8、發現未付款的客人離開餐廳時如何辦

a)服務員應馬上追上前有禮貌地告訴客人吧臺收因位置,如:“先生,您是要買單嗎這邊請”如客人仍不配合,可把他領離他的朋友小聲地把情況說明,請客人補付餐費。

c)要注意禮貌,不能粗聲粗氣地質問客人,以免使客人反感而不承認,給工作帶來更*煩。

9?客人要求點菜牌上沒有的菜式時應怎么辦

遇到客人要求點菜牌上沒有的菜式時,首先要向廚房師傅了解該菜能否馬上做,如廚房有原料能馬上做,應盡量滿足客人要求,如廚房暫時無原料不能馬上做的,要向客人解釋或請客人預定下次品嘗。

10、客人要向服務員敬酒怎么辦

a)表示致謝,并婉言謝絕,向客人說明工作時間不允許喝酒。

b)要主動地為其服務,如撤餐具、加茶水等避開客人的注意力,不至使其難堪,或借故為其他客人服務。

c)如確實難于推辭,應先接過來,告知客人工作結束后再飲,然后換個酒杯斟滿后給客人,同時表示謝意。

11、給客人上錯了菜,會引起客人極大不快,應怎么辦

a)應先表示歉意,若客人還沒動筷,應及時摔掉,端廚房核實,及時上客人點的菜;

b)若客人已開始吃,則不必再撤,同時不能收費,也可視情況,婉轉地說服客人買下,若客人執意不肯,上報主管后做為贈送菜。

12、在服務中,因操作不當,弄臟客人衣服(物),怎么辦

a)先誠懇地向客人道歉,并趕快用干凈毛巾幫客人擦掉(如果是女士,讓女服務員為其擦拭),服務中要多關注這位客人,提供滿意的服務,以彌補過失。

b)征詢客人的意見,幫助客人清洗,替客人干洗后按地址送回,并再次道歉,對客人的原諒表示謝意。

c)服務員應注意,決不可強詞奪理,推卸責任。應及時上報領班、主管,必要時也可讓領導出面道歉,以示對客人的尊重。

13、客人點的菜已售完,怎么辦

a)先向客人表示歉意,并耐心解釋此風味菜是根據原料的特點,當日進貨、加工,當日售完。

b)然后向客人推薦類似的菜肴,并歡迎客人改日光臨品嘗,(注意:推薦的菜一定要有,如果客人點的菜接二連三出現沒有,則由主管、領班出面,采取措施道歉。)

14、客人對菜肴質量不滿,怎么辦

a)重新加工:若客人提出的菜肴質量問題可以重新加工得以解決的情況,如口味偏淡、成熟度不夠等,服務員應對客人說:“請稍候,讓廚師再給您加工一下。”

b)換菜:若客人對菜肴原料的變質或烹飪的嚴重失誤提出責疑,服務員應向主管匯報,由主管出面表示關注與致歉,并應維護餐廳形象。主管應對客人說:“十分抱歉,這是我們的一個失誤,以后不會發生的,我

立即讓廚房給您換菜,一定令您滿意。”并指示服務員給客人加菜,以求誠心慰問。

c)價格折扣:若客人在結賬時,提出菜肴質量問題,又是情況屬實,加上客人是主顧,一般應給予菜價折扣,以九折或九五折為妥。

15、客人認為他所點的菜不是這樣的時候,怎么辦

а)細心聽取客人的看法,明確客人所要的是什么樣的菜;

b)若是因服務員在客人點菜時理解錯誤或未聽清而造成的,應馬上為客人重新做一道他滿意的,并向客人道歉;

c)若是因客人沒講清楚或對菜理解錯誤而造成的,服務員應該耐心地向客人解釋該菜是理解錯誤而造成的,服務員應該耐心地向客人解釋該菜的制作方法及菜名的由來,食品的原料、配料、制作過程和口味特征等。

16、客人結賬時,認為價格不合理,怎么辦

a)應耐心替客人對帳,向客人解釋單上的每項收費;

b)若是回頭客人,可請示上司給予適當的優惠;

c)待客人結賬后,有禮貌地向客人表示感謝。

17、在宴會開始前才知道個別客人是宗教教徒,怎么辦

а)立即征求宴會主辦單位負責人的意見,是否另外準備一些特別的菜式,避免冒犯客人的禁忌;

ь)征得同意后,盡快為客人做好安排。

18、宴會進行中,客人提出要增加菜肴,怎么辦

а)此時,做好客人的參謀,根據客人的要求,為客人介紹一些制作時間短的菜肴;

ь)征得客人同意,立刻與廚房聯系,菜肴的費用必須另加。

19、開餐時,兩桌客人同時需要服務怎么辦

1)服務既要熱情、迅速、周到,又要忙而不亂,更要面面俱到;

2)要做到一招呼、二示意、三服務;

3)給等待的客人以熱情、愉快的微笑,說一句“馬上就到”、“請稍等一會兒

20、如有外來的人員尋找正在餐廳就餐的客人怎么辦

a)先問清來人的姓名、單位,然后請其稍等;

b)到餐廳中詢問就餐客人是否接見,如要見來人把人引領到就餐客人的餐廳;

c)如不見,則婉轉地告知來人,要尋找的客人未在酒店就餐,請其到別處尋找。