為了規(guī)范物業(yè)集團(tuán)"總經(jīng)理信箱"服務(wù)工作,提高各樓盤物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量,及時(shí)、高效地解決重點(diǎn)難點(diǎn)問題,特制定本制度。

第一章總則

第一條物業(yè)集團(tuán)"總經(jīng)理信箱"信件由物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人親自督辦。

第二條物業(yè)集團(tuán)全面質(zhì)量管理辦公室(以下簡(jiǎn)稱全質(zhì)辦)為"總經(jīng)理信箱"管理的主要責(zé)任部門。

第三條全質(zhì)辦負(fù)責(zé)本制度執(zhí)行情況的考核,并在每月初將上月考核結(jié)果報(bào)物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人審批,并將審批結(jié)果交財(cái)務(wù)部門實(shí)施。

附則:全質(zhì)辦在考核中如有不堅(jiān)持原則,出現(xiàn)錯(cuò)報(bào)、漏報(bào)、瞞報(bào)現(xiàn)象的,每查實(shí)一處,扣罰全質(zhì)辦主任5元。

第四條信件處理必須達(dá)到"一個(gè)結(jié)果",即業(yè)主滿意的結(jié)果;"兩種標(biāo)準(zhǔn)",即物業(yè)管理業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的,處理結(jié)果讓業(yè)主滿意;非物業(yè)管理處業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的,處理過程讓業(yè)主感動(dòng)直至滿意。

第五條各樓盤"廣州**實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司總裁信箱"的管理和信件的處理按照本制度執(zhí)行。

第二章組織管理

第六條物業(yè)集團(tuán)"總經(jīng)理信箱"的組織管理工作由全質(zhì)辦全面負(fù)責(zé)。

第七條物業(yè)集團(tuán)"總經(jīng)理信箱"鑰匙由全質(zhì)辦負(fù)責(zé)保管,嚴(yán)禁復(fù)制和外借,不得遺失。

附則:信箱鑰匙若遺失,即報(bào)物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人;每遺失一把,扣罰責(zé)任人5元,且必須于當(dāng)天更換,每延遲一天扣罰責(zé)任人3元;如出現(xiàn)信箱鑰匙被復(fù)制或未經(jīng)全質(zhì)辦主任批準(zhǔn)外借,每次扣罰責(zé)任人5元。

第八條質(zhì)量督導(dǎo)員負(fù)責(zé)對(duì)物業(yè)集團(tuán)總經(jīng)理信箱的日常巡查和維護(hù)工作,如發(fā)現(xiàn)信箱損壞要立即報(bào)樓盤的工程維護(hù)部,工程維護(hù)部接報(bào)后必須在24小時(shí)內(nèi)修復(fù);信箱損壞嚴(yán)重需要更換的,質(zhì)量督導(dǎo)員立即報(bào)全質(zhì)辦主任,由全質(zhì)辦負(fù)責(zé)安排更換;新接管樓宇的物業(yè)集團(tuán)總經(jīng)理信箱安裝工作由全質(zhì)辦負(fù)責(zé)安排,每個(gè)樓盤至少2個(gè),由該樓盤工程維護(hù)部負(fù)責(zé)安裝,且須在新樓盤交接日當(dāng)天8:00前完成。

附則:物業(yè)集團(tuán)總經(jīng)理信箱的維修未能在24小時(shí)內(nèi)完成但不影響正常使用和公司形象的,每延遲一天,扣罰該樓盤負(fù)責(zé)人3元;新接管樓宇的物業(yè)集團(tuán)總經(jīng)理信箱每少裝一個(gè)、每延遲一天扣罰全質(zhì)辦主任3元,扣罰樓盤負(fù)責(zé)人3元。

第九條每個(gè)工作日下午16:00為開箱時(shí)間,全質(zhì)辦質(zhì)量督導(dǎo)員必須在收到信件當(dāng)天將信件建檔,并于當(dāng)日17:30前將信件和檔案表一齊報(bào)全質(zhì)辦主任助理,全質(zhì)辦主任助理于次日9:00前呈報(bào)物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人。

附則:質(zhì)量督導(dǎo)員未在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)開啟物業(yè)集團(tuán)總經(jīng)理信箱的,每個(gè)箱每次扣罰責(zé)任人5元;未按規(guī)定時(shí)間上報(bào)信件建檔的,每延遲24小時(shí)扣罰責(zé)任人3元。

第十條全質(zhì)辦主任助理接到物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人審閱批復(fù)后的信件和檔案,必須在24小時(shí)內(nèi)送達(dá)相關(guān)樓盤的質(zhì)量督導(dǎo)員,質(zhì)量督導(dǎo)員收到信件當(dāng)天必須報(bào)樓盤負(fù)責(zé)人。

附則:物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人批示后的信件,全質(zhì)辦未能在24小時(shí)內(nèi)送達(dá)的,每延遲一天扣罰責(zé)任人3元;質(zhì)量督導(dǎo)員接到信件和檔案未按時(shí)報(bào)樓盤負(fù)責(zé)人的,每延遲一天扣罰3元。

第十一條全質(zhì)辦主任助理負(fù)責(zé)保管物業(yè)集團(tuán)"總經(jīng)理信箱"信件原件及相關(guān)檔案;平時(shí)由質(zhì)量督導(dǎo)員負(fù)責(zé)保存,每月28日匯總交全質(zhì)辦歸檔,::所有相關(guān)人員必須妥善保管信件及相關(guān)資料,無關(guān)人員不得傳閱。

附則:物業(yè)集團(tuán)總經(jīng)理信箱信件及相關(guān)檔案遺失的,每遺失一封,扣罰責(zé)任人5元。

第十二條全質(zhì)辦主任負(fù)責(zé)于每季度最后一周組織物業(yè)集團(tuán)所屬各單位負(fù)責(zé)人召開一次總經(jīng)理信箱服務(wù)工作總結(jié)會(huì)。(注:會(huì)議可結(jié)合兩周例會(huì)舉行。

附則:全質(zhì)辦未按規(guī)定組織召開總經(jīng)理信箱服務(wù)工作總結(jié)會(huì)的,每次扣罰全質(zhì)辦主任5元;物業(yè)集團(tuán)所屬各單位負(fù)責(zé)人未按要求參加總結(jié)會(huì)的,扣罰該單位負(fù)責(zé)人5元。

第十三條全質(zhì)辦主任負(fù)責(zé)在物業(yè)集團(tuán)"總經(jīng)理信箱"服務(wù)工作總結(jié)會(huì)召開后三日內(nèi)完成總結(jié)報(bào)告,并呈物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人審閱,物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人審閱。

附則:全質(zhì)辦未按時(shí)完成總結(jié)報(bào)告或未呈物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人審閱的,每延遲一天扣罰全質(zhì)辦主任3元。

第三章工作程序

第十四條樓盤負(fù)責(zé)人接到物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人批示意見的《物業(yè)集團(tuán)"總經(jīng)理信箱"信件處理檔案》及信件復(fù)印件,于24小時(shí)內(nèi)安排責(zé)任部門負(fù)責(zé)人對(duì)來信人進(jìn)行第一次回訪,并擬定處理措施開始處理。

附則:樓盤負(fù)責(zé)人收到處理檔案及來信于24小時(shí)內(nèi)未按要求完成第一次回訪的,每延遲一天扣罰3元,當(dāng)天未開始處理的,每延遲一天扣罰3元。

第十五條各樓盤責(zé)任部門負(fù)責(zé)人以上人員在接到信件24小時(shí)內(nèi)負(fù)責(zé)對(duì)有詳細(xì)地址或聯(lián)系電話的業(yè)主或住戶進(jìn)行第一次回訪,在信件處理完成后24小時(shí)內(nèi)進(jìn)

行第二次回訪(首次回訪即可解決問題并讓業(yè)主或住戶滿意的,可不進(jìn)行第二次回訪),并向全質(zhì)辦反饋《物業(yè)集團(tuán)"總經(jīng)理信箱"來信處理回訪表》。

附則:各樓盤責(zé)任部門負(fù)責(zé)人未按規(guī)定在24小時(shí)內(nèi)進(jìn)行回訪的,每延遲一天扣罰樓盤負(fù)責(zé)人3元;責(zé)任部門敷衍回訪工作,填寫《回訪表》時(shí)弄虛作假或回訪工作非部門負(fù)責(zé)人以上人員進(jìn)行的,每查實(shí)一處,扣罰樓盤負(fù)責(zé)人5元。

第十六條各樓盤負(fù)責(zé)人必須在簽收信件的7天內(nèi)完成信件處理,對(duì)7天內(nèi)不能完成處理的信件必須專題上報(bào)物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人并反饋全質(zhì)辦。

附則:不能按時(shí)完成信件處理也未專題上報(bào)并反饋全質(zhì)辦的,每延遲一天扣罰該樓盤負(fù)責(zé)人3元。

第十七條對(duì)于惡意投訴的來信(如損害公司品牌形象及公司利益,顛倒黑白、搬弄是非、誣告等),由樓盤負(fù)責(zé)人核實(shí)后,親自書面向全質(zhì)辦說明情況,經(jīng)物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人審批后,按審批精神執(zhí)行,不納入考核。

第十八條沒有留下電話號(hào)碼及具體房號(hào)的來信由物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人核定是否公告,須回復(fù)業(yè)主的公告由相關(guān)樓盤以物業(yè)集團(tuán)名義及時(shí)公告回復(fù)內(nèi)容。

附則:須回復(fù)業(yè)主的公告相關(guān)樓盤未在48小時(shí)內(nèi)完成的,每延遲一天扣罰樓盤負(fù)責(zé)人3元。

第十九條樓盤負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)物業(yè)集團(tuán)"總經(jīng)理信箱"信件處理完畢24小時(shí)內(nèi),由全質(zhì)辦質(zhì)量督導(dǎo)員負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)核查或直接回訪來信人,并在《處理檔案》填寫驗(yàn)證情況,如驗(yàn)證情況屬實(shí)(完成且回訪來信人滿意),當(dāng)天報(bào)全質(zhì)辦主任助理審核、簽署考核意見,再報(bào)物業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)人批示結(jié)案意見。

附則:質(zhì)量督導(dǎo)員未按規(guī)定進(jìn)行核查的,或虛報(bào)、錯(cuò)報(bào)的,每次扣罰質(zhì)量督導(dǎo)5元;全質(zhì)辦在驗(yàn)證中發(fā)現(xiàn)樓盤負(fù)責(zé)人反饋的處理情況,::有錯(cuò)報(bào)、漏報(bào)、瞞報(bào)現(xiàn)象的,每次扣罰該樓盤負(fù)責(zé)人5元。質(zhì)量督導(dǎo)員未按時(shí)將驗(yàn)證后的《處理檔案》、《回訪表》報(bào)全質(zhì)辦主任助理審核的,每延遲一天扣罰責(zé)任人3元;按時(shí)驗(yàn)證或回訪來信人的發(fā)現(xiàn)情況不屬實(shí)或業(yè)主不滿意的,24小時(shí)內(nèi)未將不屬實(shí)情況反饋全質(zhì)辦及樓盤負(fù)責(zé)人的,每延遲一天扣罰責(zé)任人3元。

第四章附則

第二十條以上扣罰款均從責(zé)任人當(dāng)月獎(jiǎng)金中扣除,直至扣完當(dāng)月獎(jiǎng)金為止。

第二十一條本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第二十二條本制度由物業(yè)集團(tuán)全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)解釋。

篇2:公司總經(jīng)理信箱管理規(guī)定

公司總經(jīng)理信箱使用管理規(guī)定

一、目的

1、建立員工與高層主管溝通渠道

2、規(guī)范各規(guī)章制度執(zhí)行人員在執(zhí)法過程中的行為

3、促進(jìn)公司的管理更公開化、人性化、合理化

二、使用范圍

員工合理化建議、申訴、投訴及舉報(bào)等

三、具體內(nèi)容

(一)實(shí)施原則

1、公司倡導(dǎo)員工不分職務(wù)人格平等,均參與公司管理之義務(wù)。

2、原則上要求申訴、投訴或舉報(bào)時(shí)簽署姓名和日期,匿名信將有可能不予受理。

3、處理申訴、投訴或舉報(bào)的部門應(yīng)秉公執(zhí)法,對(duì)以權(quán)謀私者一律嚴(yán)懲。

4、員工不得捏造事實(shí)申訴、投訴或舉報(bào)進(jìn)行打擊報(bào)復(fù),一經(jīng)查明,從嚴(yán)處分。

(二)申訴、投訴或舉報(bào)

篇3:總經(jīng)理信箱管理規(guī)定制度

深圳*******有限公司

總經(jīng)理信箱管理規(guī)定

文件編號(hào):DZHR

版次:A

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實(shí)施日期:

1.目的為鼓勵(lì)公司全體員工對(duì)公司管理工作提出合理的建議及反映工作過程中的意見,提高公司管理水平,建立員工心聲的所應(yīng)渠道,特制定本規(guī)定。

2.范圍

公司全體員工

3.權(quán)責(zé)

人力資源部負(fù)責(zé)告示總經(jīng)理信箱管理說明,總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)信箱之開啟并將所有投之於信箱內(nèi)之書面材料整理并呈報(bào)總經(jīng)理。

4.定義

無

5.內(nèi)容

5.1公司全體員工可針對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)、管理提出合理的建議,反映不良問題,提出人意見。

5.2提出合理建議必須署名,以便公司查詢并進(jìn)一步了解建議人的方案、評(píng)估可行性,獎(jiǎng)勵(lì)等。

5.3提出個(gè)人意見及反映問題可署名亦可不署名。

5.4本公司總經(jīng)理信箱用于反應(yīng)員工意見、心聲之用,不得借以對(duì)公司同仁、上司進(jìn)行個(gè)人人身攻擊,誣陷、報(bào)復(fù)等,一經(jīng)查實(shí)對(duì)具有上述行為人員作嚴(yán)肅處理。

5.5合理的有益于公司經(jīng)營(yíng)、管理的建議、意見,經(jīng)公司內(nèi)部管理小組評(píng)定等級(jí),將會(huì)對(duì)提出者作一定的獎(jiǎng)勵(lì)(見下表)。

等級(jí)

內(nèi)容說明

獎(jiǎng)勵(lì)金額

一

具有一定的創(chuàng)新性,完全可以實(shí)施并且具有重大回報(bào)價(jià)值

1000元

二

具有一定科學(xué)性、可行性,但公司短期內(nèi)不于實(shí)施

800元

三

對(duì)不良管理、管理者進(jìn)行揭發(fā)經(jīng)查屬實(shí)

200元

四

其他有價(jià)值的建議

10元

5.6意見、建議等提出者在交遞資料時(shí)必須字跡清晰、事實(shí)求是,以便追溯。

5.7每周六由總經(jīng)理或其授權(quán)委托人收集,匯總具體內(nèi)容由總經(jīng)理裁定處理。人力資源部將上述工作進(jìn)度結(jié)果作公開、透明之公告。

5.8以上建議或意見除采用總經(jīng)理信箱外也可以通過網(wǎng)站發(fā)給總經(jīng)理信箱反映。

5.9公司相關(guān)人員對(duì)員工之揭發(fā)、檢舉等事項(xiàng)作嚴(yán)格保密。

擬文

審核

核準(zhǔn)