物業(yè)部接待客戶投訴規(guī)章制度

接待、處理好客戶的投訴可以使物業(yè)公司更好在客戶心目當(dāng)中樹立良好形象,為更好的指導(dǎo)員工接待、處理客戶投訴,特制定如下工作程序:

物業(yè)部接獲客人親自、電話或書面投訴后應(yīng):

1、親自投訴

1)客戶親自到客服做出投訴,接待人員應(yīng)以親切態(tài)度招待客戶,使客人的怨氣平息(可奉上茶水);

2)用真誠友好謙和的態(tài)度耐心的聽取客人問題,絕不允許表現(xiàn)出不耐煩的態(tài)度,更不要打斷客人的陳述,禁止使用"不、不懂、不行、不對、不會(huì)、不知道、不是我管的、不過、不可能、真的嗎、可是、但是、等詞匯"與客人交談;

3)準(zhǔn)備好紙、筆,將客人投訴內(nèi)容詳細(xì)記錄下來;

4)如可立即解決,應(yīng)馬上派人處理,并于記錄冊內(nèi)記載有關(guān)內(nèi)容;

5)如不能馬上解決,應(yīng)馬上告知客戶有關(guān)解決辦法,或馬上向主管請示,并通知客戶有關(guān)結(jié)果;

6)如物業(yè)部經(jīng)理或主管未能做出決定或處理,應(yīng)盡快以書面形式向部門上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并盡快將結(jié)果通知客戶。并將辦理過程及時(shí)通知客戶,使客戶覺得受到重視。

2、電話投訴

1)接聽電話人員禮貌地記錄客戶單位及姓名、時(shí)間、接投訴人姓名;

2)細(xì)心聽取客戶投訴內(nèi)容,做出記錄;

3)如有需要,馬上派人員到有關(guān)單位做出了解及調(diào)查;

4)如屬嚴(yán)重事故,應(yīng)馬上通知主管做出處理。

3、書面投訴

1)所有客戶書面投訴,應(yīng)全部交主管解決,并根據(jù)情況回復(fù),并將回復(fù)內(nèi)容交主管批準(zhǔn)后發(fā)送給客人。

2)如屬嚴(yán)重或未能處理投訴,應(yīng)連同事故報(bào)告及客戶書面投訴交上級(jí)管理部門處理。

所有客戶投訴,應(yīng)于24小時(shí)內(nèi)給予回應(yīng)并跟進(jìn),并定期通知住戶有關(guān)進(jìn)展。每一位員工對客人的投訴都有著不可推卸的責(zé)任,記住客人永遠(yuǎn)是正確的,要用你的行動(dòng)和言語告訴客人我們在竭力為他服務(wù)。

篇2:園荔物業(yè)客戶投訴處理工作規(guī)程

　　園荔物業(yè)客戶投訴處理工作規(guī)程

　　1 目的

　　保證客戶的投訴能及時(shí)、準(zhǔn)確、合理地得到解決。

　　2 適用范圍

　　適用于公司對各類客戶投訴(包括報(bào)修等有償服務(wù)需求)的處理。

3 職責(zé)

　　3.1 客服部負(fù)責(zé)受理、傳達(dá)、跟催和反饋客戶投訴。

　　3.2 工程部負(fù)責(zé)具體處理有關(guān)設(shè)備設(shè)施故障與報(bào)修方面的投訴。

　　3.3 護(hù)管部負(fù)責(zé)具體處理有關(guān)小區(qū)安全保衛(wèi)工作的投訴。

　　3.4 環(huán)境部負(fù)責(zé)具體處理有關(guān)小區(qū)清潔、綠化工作的投訴。

　　3.5 公司員工均有責(zé)任受理客戶各類投訴并負(fù)責(zé)及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)責(zé)任部處理。

4 工作程序

　　4.1 接待與接受投訴:

　　1)接待客戶來訪或接到客戶來電投訴時(shí),必須講究禮儀禮貌,將所投訴事件清楚記錄在“登記表”內(nèi)。

　　2)客服部接到客戶來電或來訪投訴時(shí),接待者還應(yīng)按“四清楚,一報(bào)告”的原則辦理,即“聽清楚、問清楚、復(fù)清楚、記清楚,報(bào)告部門主管或負(fù)責(zé)人。

　　4.2 處理程序:客服部明確投訴內(nèi)容后,應(yīng)立即分析投訴所涉及的部門,并派單到相應(yīng)部門去處理。

　　1)客戶投訴室內(nèi)維修或公共區(qū)域的設(shè)備設(shè)施維修。此時(shí)客服部對室內(nèi)維修需了解是有償?shù)倪€是無償?shù)摹Ｈ缡怯袃數(shù)?則根據(jù)工程部《有償服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)》價(jià)格報(bào)告客戶,經(jīng)認(rèn)可后,在“維修單”上加以注明,派發(fā)至工程部。工程部應(yīng)在客戶預(yù)約時(shí)間內(nèi)完成,并請客戶確認(rèn)服務(wù)質(zhì)量、態(tài)度滿意率。產(chǎn)生的費(fèi)用將反映在“管理費(fèi)收費(fèi)單”上,一并收取,派單流轉(zhuǎn)程序如下:

　　a、客服部直接從前臺(tái)發(fā)單至工程部,工程部接單后立即將維修單上的工作分配至班組。工作完成后,將有客戶確認(rèn)簽名的維修單一份留存工程部,一份返回客服部。

　　b、客服部根據(jù)預(yù)約完成時(shí)間,查詢維修單的完成情況,并對未完成的維修單進(jìn)行跟蹤、催辦。

　　c、客服部一方面要跟蹤維修單的完成情況,同時(shí)應(yīng)與報(bào)修客戶保持聯(lián)系,及時(shí)反饋。

　　2)客戶提出室內(nèi)清潔及綠化服務(wù)需求時(shí),由客服部派員與住戶洽談處理,并納入有償服務(wù)類。

　　3)客戶提出公共區(qū)域清潔、綠化問題及小區(qū)設(shè)施受到損壞等公共環(huán)境管理方面的投訴,小區(qū)內(nèi)裝修產(chǎn)生的噪音、異味、粉塵滋擾他人的投訴,外來(推銷)人員進(jìn)入小區(qū)滋擾的投訴等等,統(tǒng)一由客服部受理,并及時(shí)傳達(dá)至責(zé)任部門按服務(wù)承諾的時(shí)間負(fù)責(zé)完成。

　　4)客戶對郵件報(bào)紙遺失、欠收、投遞不及時(shí)等,由護(hù)管部負(fù)責(zé)人督促信報(bào)管理人員查驗(yàn)有關(guān)信報(bào)收發(fā)記錄,并及時(shí)給客戶反饋情況,作出滿意的答復(fù)。

　　4.3 如投訴問題嚴(yán)重,客服部應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)并聯(lián)系有關(guān)部門負(fù)責(zé)人,由公司領(lǐng)導(dǎo)組織人員一起查看現(xiàn)場和記錄,及時(shí)處理。

　　4.4 如投訴涉及其他單位,無法及時(shí)解決,應(yīng)與投訴人聯(lián)系,做好解釋工作,同時(shí)盡快與有關(guān)部門取得聯(lián)系解決問題,并及時(shí)將處理結(jié)果反饋投訴人。

　　4.5 投訴處理的統(tǒng)計(jì)分析:

　　1)投訴處理應(yīng)按照公司對客戶的服務(wù)承諾及時(shí)完成,該服務(wù)承諾應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)予以調(diào)整。投訴處理的內(nèi)部評(píng)價(jià)也以該承諾為依據(jù)。

　　2)投訴處理完畢后,處理人須請客戶在“維修單”上簽名確認(rèn)并評(píng)價(jià),其他類型的投訴處理完畢后,也應(yīng)有相應(yīng)評(píng)價(jià)。

　　3)客服部每月應(yīng)對投訴處理情況進(jìn)行分析,其中投訴處理及時(shí)率以“維修單”為依據(jù)來進(jìn)行計(jì)算,計(jì)算公式為:投訴處理及時(shí)率=(及時(shí)處理件數(shù)/投訴總件數(shù))×100%。

　　4)客服部應(yīng)將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)告公司經(jīng)理,對投訴反應(yīng)突出的問題或有關(guān)質(zhì)量指標(biāo)的波動(dòng),應(yīng)采取措施限期整改。

　　5 客戶投訴控制流程圖(略)

　　6 投訴處理工作流程(略)

　　7 附表

　　7.1 《客戶投訴登記表》

　　7.2 《客戶來電記錄表》

篇3:物業(yè)安全員培訓(xùn)客戶投訴處理

物業(yè)安全員培訓(xùn):客戶投訴處理

1、安全員在工作期間接到顧客投訴,在處理時(shí)應(yīng)作到熱情大方,舉止得體,文明禮貌。應(yīng)認(rèn)真聽取顧客投訴的內(nèi)容,必要時(shí)進(jìn)行記錄。在自己能正確解決或回答的情況下,自己予以解決或回答。并將處理情況反映給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門客戶服務(wù)人員。

2、遇到重大投訴應(yīng)首先對顧客進(jìn)行安撫,并立即通知客戶服務(wù)人員到場處理。

3、遇到自己不能解決的顧客投訴如:環(huán)境、設(shè)施維修問題,應(yīng)認(rèn)真記錄,并及時(shí)反饋控制中心或相關(guān)人員進(jìn)行處理。

4、特殊情況下顧客的投訴

A類:業(yè)主沒有預(yù)約且非常不理性的投訴到訪;

B類:被辭退或被批評(píng)的員工沒有預(yù)約且非常不理性的投訴到訪;

C類:未經(jīng)預(yù)約的媒體采訪;公檢法、工商、稅務(wù)等政府部門人員的突然到訪檢查。

1)、安全員發(fā)現(xiàn)以上顧客投訴時(shí),應(yīng)首先報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和客戶服務(wù)人員,并積極協(xié)助維持現(xiàn)場秩序。

2)、現(xiàn)場應(yīng)作到禮貌、得體,不得表現(xiàn)出反感和敵對情緒,不能對顧客的言行進(jìn)行討論和指點(diǎn),以免引起顧客的誤會(huì),激化矛盾。

3)、同時(shí)在接待過程中,還應(yīng)對外圍的情況應(yīng)保持警惕,特別關(guān)注是否存在媒體現(xiàn)場采訪、攝影攝像等活動(dòng),一經(jīng)發(fā)現(xiàn),及時(shí)通知上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)人員,由其負(fù)責(zé)處理。