會計(jì)電算化管理細(xì)則WI/CW-10

一.為加強(qiáng)公司會計(jì)電算化管理,提高財(cái)會工作效率,特制定本管理細(xì)則。

二.公司財(cái)務(wù)部配備電算化管理員和電算化操作人員。電算化管理人員必須熟悉微機(jī)原理,了解財(cái)務(wù)管理,能獨(dú)立排除常見的微機(jī)故障,負(fù)責(zé)電算化的全面管理和維護(hù),指導(dǎo)電算化操作人員正確操作,電算化管理人員應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人,給每位操作人員賦予相應(yīng)的操作權(quán)限。電算化操作人員必須熟悉財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)和懂得微機(jī)操作,電算化操作人員可由主辦會計(jì)兼任。

三.操作人員必須經(jīng)過相應(yīng)的培訓(xùn)、取得由財(cái)政局頒發(fā)的"會計(jì)電算化知識培訓(xùn)合格證",持證上崗,并根據(jù)其所在崗位所賦予相應(yīng)權(quán)限內(nèi)工作。

四.操作人員應(yīng)嚴(yán)格按微機(jī)操作程序上機(jī),并保持微機(jī)整潔和安全。

五.操作人員必須注意各自所授密碼的保密,一旦泄密,應(yīng)及時(shí)更換密碼并向財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人報(bào)告。

六.禁止使用未經(jīng)許可的外來磁盤、光盤等軟件,杜絕病毒入侵,以確保財(cái)務(wù)資料的安全,如確定需要使用外來軟盤,要進(jìn)行必要的檢測和消毒處理。

七.所有涉及與財(cái)務(wù)有關(guān)的磁盤等軟件,必須在專用登記簿里進(jìn)行登記,并注明路徑、文件名、主要內(nèi)容等。

八.會計(jì)電算化資料包括書面資料和磁介質(zhì)資料,它是會計(jì)資料主要部分。因此兩種資料必須同時(shí)存在且保持一致。在每月結(jié)帳之前,用軟盤作一次數(shù)據(jù)備份,備份盤兩套,隔月輪流使用,還應(yīng)備有臨時(shí)資料備份盤。

九.年末更換備份盤,更換出來的備份盤,視作歷史檔案資料,妥善保管,并進(jìn)行造冊,一式兩份,一份財(cái)務(wù)部保管,另一份公司檔案室保管。

十.記帳憑證要根據(jù)原始單據(jù)直接在微機(jī)上填制,會計(jì)主管應(yīng)及時(shí)將憑證存盤、登帳、打印、簽章后定期裝訂成冊。::為了便于查閱,裝訂成冊的會計(jì)憑證應(yīng)加上封面,并注明單位名稱、憑證所屬時(shí)期、種類、張數(shù)和起始數(shù)等。為了防止拆毀,應(yīng)在裝訂處加貼封簽,并由會計(jì)主管及裝訂人員蓋章后,作為資料保管。

十一.出納人員在電腦或打印機(jī)輸出現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳后,要與庫存現(xiàn)金、銀行對帳單進(jìn)行核對,如不符應(yīng)及時(shí)查明、調(diào)整并與會計(jì)核算人員共同編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

十二.各種會計(jì)報(bào)表應(yīng)按月、季、年度分別整理裝訂成冊,并專門留一份歸會計(jì)檔案。

十三.每年度末,將一年的明細(xì)帳、總帳分別打印整理裝訂成冊,加上封面歸檔,特殊情況則另行處理。

十四.所有核算資料整理及歸檔按會計(jì)檔案管理辦法執(zhí)行。

篇2:（公司）企業(yè)會計(jì)電算化管理制度

企業(yè)(公司)會計(jì)電算化管理制度

第一章總則

第一條為了指導(dǎo)和規(guī)范公司會計(jì)電算化工作,保證會計(jì)電算化工作的順利開展,根據(jù)財(cái)政部《會計(jì)電算化管理辦法》和《會計(jì)電算化工作規(guī)范》,結(jié)合公司財(cái)務(wù)管理和會計(jì)核算的有關(guān)規(guī)定制定本制度。

[注釋:制訂該制度的目的、意義和法令依據(jù)]

第二條本制度適用于公司各財(cái)務(wù)核算單位。[注釋:適用范圍]

第三條本制度包括會計(jì)電算化崗位責(zé)任制度、會計(jì)電算化操作管理制度、計(jì)算機(jī)硬軟件和會計(jì)數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計(jì)檔案管理制度。[注釋:制度的內(nèi)容]

第四條本制度所指的計(jì)算機(jī)硬件是指支撐財(cái)務(wù)軟件正常運(yùn)行的計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備,計(jì)算機(jī)軟件是指用友財(cái)務(wù)軟件及其他相關(guān)軟件。

第五條公司應(yīng)指定專人對財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)及對數(shù)據(jù)庫的管理。各分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)系統(tǒng)技術(shù)服務(wù)由本單位系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)。

[注釋:以上是總則部分;接下來是分則部分。]

第二章會計(jì)電算化崗位責(zé)任制

第六條公司各財(cái)務(wù)核算單位必須使用公司指定的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行本單位的財(cái)務(wù)核算,并建立本單位的會計(jì)電算化崗位責(zé)任制,明確各電算化崗位的職責(zé)范圍。

第七條電算化會計(jì)崗位和工作職責(zé)劃分如下:

(一)電算主管崗

由財(cái)務(wù)管理總部設(shè)立,負(fù)責(zé)公司會計(jì)電算化的規(guī)劃和管理,協(xié)調(diào)公司財(cái)務(wù)用計(jì)算機(jī)的使用及財(cái)務(wù)軟件的運(yùn)行;對電算化操作人員的權(quán)限進(jìn)行分配及管理;負(fù)責(zé)開、關(guān)服務(wù)器,管理服務(wù)器數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)備份工作;協(xié)調(diào)、督促財(cái)會人員的電算化工作,完善公司的電算化制度。

(二)電算維護(hù)崗

由信息技術(shù)中心指派專人兼任,負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)硬件、軟件系統(tǒng)管理及維護(hù);維護(hù)財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)的安全、正常運(yùn)行;協(xié)助電算主管規(guī)劃和推進(jìn)公司會計(jì)電算化工作;會同電算主管負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的升級工作等。

(三)軟件操作崗

由各財(cái)務(wù)核算單位設(shè)立,負(fù)責(zé)對本單位的會計(jì)事項(xiàng)進(jìn)行會計(jì)處理并及時(shí)輸入記賬憑證等會計(jì)數(shù)據(jù),輸出記賬憑證、會計(jì)賬簿、報(bào)表,進(jìn)行部分會計(jì)數(shù)據(jù)處理工作;負(fù)責(zé)會計(jì)資料的整理、登記、保管、保密工作。

(四)審核記賬崗

負(fù)責(zé)對輸入計(jì)算機(jī)的會計(jì)數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證)的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核;操作會計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿,沒有審核的憑證不能記賬;對打印輸出的賬簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)審核。

此崗位人員應(yīng)具備會計(jì)和計(jì)算機(jī)知識。各財(cái)務(wù)核算單位均應(yīng)設(shè)立專職或兼職崗。

第三章會計(jì)電算化操作管理制度

第八條本章所稱會計(jì)電算化操作人員,是指按照會計(jì)電算化崗位設(shè)置,行使崗位職責(zé)的會計(jì)電算化人員或經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人(總部為財(cái)務(wù)管理總部負(fù)責(zé)人,分支機(jī)構(gòu)為財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人)批準(zhǔn)賦予臨時(shí)操作、查詢權(quán)的其他人員。

[注釋:會計(jì)電算化人員是依照會計(jì)電算化崗位進(jìn)行設(shè)置的。]

第九條操作人員必須以“命名用戶方式”登錄財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng),操作人員的密碼由操作人員自己擬定。操作人員對自己的密碼必須嚴(yán)格保密,泄漏密碼產(chǎn)生嚴(yán)重后果的應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)登錄密碼先由電算主管在賬套管理中統(tǒng)一設(shè)定初始密碼,并通知會計(jì)電算化操作人員,再由會計(jì)電算化操作人員在客戶端自行更改。

第十條會計(jì)電算化人員在財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中均應(yīng)以實(shí)名進(jìn)行用戶登記,并由電算主管根據(jù)內(nèi)部控制制度規(guī)定的原則賦予相應(yīng)操作權(quán)限。

財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的集團(tuán)用戶由電算主管及財(cái)務(wù)管理總部指定人員管理與使用,其他人員未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。

[注釋:第八條至第十條是針對電算主管崗、電算維護(hù)崗、軟件操作崗、審核記賬崗。]

第十一條日常操作程序

(一)電算維護(hù)員每天到崗后,首先檢查服務(wù)器是否正常開啟,檢查計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)是否正常運(yùn)行,為其他工作做好準(zhǔn)備;[電算維護(hù)崗]

(二)會計(jì)人員根據(jù)原始憑證運(yùn)用正確的會計(jì)科目填制記賬憑證,并打印機(jī)制記賬憑證,同時(shí)簽名或蓋章確認(rèn);[軟件操作人員]

(三)審核人員審核記賬憑證及所附原始憑證,審核無誤后在打印出的記賬憑證上簽名或蓋章確認(rèn),并立即對機(jī)內(nèi)對應(yīng)記賬憑證執(zhí)行“審核”操作。如未即時(shí)核對機(jī)內(nèi)記賬憑證,應(yīng)將原打印出的記賬憑證與機(jī)內(nèi)憑證核對無誤后,才能對機(jī)內(nèi)記賬憑證執(zhí)行“審核”操作。[審核記賬崗]

(四)每天工作結(jié)束后,電算維護(hù)員可依據(jù)工作情況選擇是否關(guān)閉服務(wù)器,如要關(guān)機(jī)應(yīng)提前通知電算主管,由電算主管通知各在線操作人員,各在線操作人員退出后方能關(guān)閉服務(wù)器。[電算維護(hù)崗]

(五)操作人員離開操作使用計(jì)算機(jī)的工作現(xiàn)場,應(yīng)立即退出財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng),否則應(yīng)承擔(dān)被人利用本人登錄名進(jìn)行操作的全部責(zé)任。[電算維護(hù)崗]

第四章計(jì)算機(jī)硬件、軟件和會計(jì)數(shù)據(jù)管理制度

第十二條各核算單位應(yīng)為開展會計(jì)電算化配備必要的計(jì)算機(jī),硬件設(shè)備和軟件。

第十三條計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的維護(hù)主要包括以下內(nèi)容:

(一)電算維護(hù)員應(yīng)經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng),保持機(jī)房和設(shè)備的整潔,防止意外事故的發(fā)生;

(二)電算維護(hù)員應(yīng)定期對計(jì)算機(jī)存放場所的安全措施進(jìn)行檢查,包括對消防和報(bào)警設(shè)備、地線和接地、防靜電、防雷擊、防鼠害、防電磁波等設(shè)備和措施進(jìn)行檢查,保證這些措施的有效性;

(三)電算維護(hù)員應(yīng)對硬件運(yùn)行過程中出現(xiàn)的故障及時(shí)排除,由于本身?xiàng)l件沒有能力解決的或不能解決的應(yīng)及時(shí)與硬件生產(chǎn)或銷售商聯(lián)系解決,并對故障情況和處理措施及結(jié)果等予以記錄;

第十四條計(jì)算機(jī)軟件的維護(hù)分為系統(tǒng)軟件維護(hù)和財(cái)務(wù)軟件維護(hù),包括以下內(nèi)容:

(一)系統(tǒng)軟件維護(hù)包括檢查系統(tǒng)文件的完整性,系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改,以保證系統(tǒng)軟件的正常運(yùn)行。

(二)財(cái)務(wù)軟件維護(hù)包括操作維護(hù)與程序維護(hù):

對財(cái)務(wù)軟件日常操作維護(hù)工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題,電算維護(hù)員應(yīng)及時(shí)解決。如不能排除,應(yīng)立即報(bào)告電算主管并聯(lián)系財(cái)務(wù)軟件供應(yīng)商予以指導(dǎo)或現(xiàn)場處理。

對財(cái)務(wù)軟件的修改、版本升級等程序維護(hù)由財(cái)務(wù)軟件供應(yīng)商負(fù)責(zé),電算主管及電算維護(hù)員應(yīng)與軟件供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系,及時(shí)得到新版財(cái)務(wù)軟件。

對正在使用的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行升級,應(yīng)報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)管理總部和信息技術(shù)中心負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行,并記錄升級時(shí)間及模塊。[電算維護(hù)崗和電算主管崗]

第十五條會計(jì)數(shù)據(jù)的備份

會計(jì)數(shù)據(jù)的備份由電算維護(hù)員負(fù)責(zé),包括至少每天進(jìn)行一次硬盤備份或啟用自動備份系統(tǒng),對重要會計(jì)數(shù)據(jù)更新或修改后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份,會計(jì)年度結(jié)束后及時(shí)進(jìn)行刻錄備份。

第十六條

各核算單位應(yīng)健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施,確保財(cái)務(wù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

各單位財(cái)務(wù)用計(jì)算機(jī)應(yīng)配備優(yōu)良的正版殺毒軟件,以預(yù)防、檢測、清除計(jì)算機(jī)病毒,并定期進(jìn)行病毒庫的升級及版本的更新。

第五章電算化會計(jì)檔案管理制度

第十七條電算化會計(jì)檔案管理是公司重要的會計(jì)基礎(chǔ)工作,要嚴(yán)格按照財(cái)政部《會計(jì)檔案管理辦法》及相關(guān)要求,對電算化會計(jì)檔案進(jìn)行管理。

第十八條電算化會計(jì)檔案管理的內(nèi)容和范圍:

電算化會計(jì)檔案包括存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印的書面等形式的會計(jì)數(shù)據(jù)。

會計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表(包括報(bào)表格式和計(jì)算公式)等數(shù)據(jù),以及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會計(jì)資料。

第十九條電算化會計(jì)檔案的日常管理

(一)各核算單位使用計(jì)算機(jī)打印的書面形式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表,由本單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或會計(jì)主管負(fù)責(zé)保管。

(二)會計(jì)電算化記賬憑證制單完成后應(yīng)立即打印輸出,打印的記賬憑證上應(yīng)有制單人員的簽名或蓋章、審核人員簽名或蓋章、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應(yīng)有出納人員簽名或蓋章。

(三)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬可采用計(jì)算機(jī)打印的活頁賬頁裝訂成冊,應(yīng)每天登記并打印,做到日清月結(jié)。對每天業(yè)務(wù)較少、不能滿頁打印的,也可按旬打印。一般賬簿按年打印,遇稅務(wù)、審計(jì)等管理部門檢查時(shí),應(yīng)按其要求,及時(shí)打印有關(guān)賬簿、報(bào)表等。

(四)各類賬簿在每一會計(jì)年度結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)必須完整打印,裝訂成冊存檔。發(fā)現(xiàn)已打印的紙質(zhì)會計(jì)檔案有缺損時(shí),必須補(bǔ)充打印。

(五)每月結(jié)束后10日內(nèi)、年度結(jié)束后30日內(nèi),財(cái)務(wù)人員應(yīng)將打印的記賬憑證分月、按憑證序號整齊裝訂成冊,由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或財(cái)務(wù)主管、審核人員和裝訂人員簽名或蓋章,存檔妥善保管。

(六)每月結(jié)束后15日內(nèi)、年度結(jié)束后45日內(nèi),財(cái)務(wù)人員應(yīng)將打印的會計(jì)報(bào)表和有關(guān)會計(jì)資料整齊裝訂成冊,并加蓋單位公章由單位負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或財(cái)務(wù)主管簽名或蓋章并加蓋單位公章,存檔妥善保管。

(七)存儲在磁盤、光盤等存儲介質(zhì)上的會計(jì)電子文檔由電算維護(hù)員保管。

第二十條電算化會計(jì)檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,會計(jì)檔案不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

各種會計(jì)資料(包括紙質(zhì)和用存貯介質(zhì)保存的會計(jì)數(shù)據(jù)),未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意,不得外借和帶出單位。經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意借閱會計(jì)資料,應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù)。存放在存貯介質(zhì)上的會計(jì)資料借閱歸還時(shí),還應(yīng)該認(rèn)真檢查其安全性和完整性,防止感染病毒和數(shù)據(jù)丟失。

第二十一條電算化會計(jì)檔案保管期滿后,按財(cái)政部《會計(jì)檔案管理辦法》的要求進(jìn)行銷毀。

第六章附則

第二十二條本制度由財(cái)務(wù)管理總部會同信息技術(shù)中心負(fù)責(zé)解釋。[解釋權(quán)限]

第二十三條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。[生效日期]

[注釋:以上是附則部分。]

篇3:第1人民醫(yī)院會計(jì)電算化管理制度

第一人民醫(yī)院會計(jì)電算化管理制度

1、會計(jì)電算化崗位責(zé)任制

實(shí)施會計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會計(jì)崗位和電算會計(jì)崗位,基本會計(jì)崗位一般可分為會計(jì)主管、出納、會計(jì)核算崗位、稽核、檔案管理等工作崗位。電算會計(jì)崗位一般可分為電算主管、操作、審核記帳、電算維護(hù)、電算數(shù)據(jù)管理等工作崗位。基本會計(jì)崗位和電算化會計(jì)崗位在不違反內(nèi)部牽制制度的情況下可以交叉設(shè)置。

2、會計(jì)電算化操作管理

(1)所有上機(jī)操作人員需經(jīng)過培訓(xùn),經(jīng)電算主管認(rèn)可后方可上機(jī)操作。

(2)明確各操作人員的上機(jī)操作工作內(nèi)容和權(quán)限,電算維護(hù)人員一般應(yīng)由軟件操作崗位以外的人員擔(dān)任,憑證輸入人員不得兼任稽核、數(shù)據(jù)維護(hù)或出納工作,出納人員不得兼任憑證輸入、報(bào)表操作及數(shù)據(jù)維護(hù)等工作;預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)帳簿。

(3)上機(jī)操作人員應(yīng)設(shè)置操作密碼,定期更換密碼,并注意安全保密,操作人員離開工作站時(shí)應(yīng)退出會計(jì)軟件,杜絕未經(jīng)授權(quán)人操作會計(jì)軟件。

(4)專人保存操作記錄,記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容和故障情況等內(nèi)容。

3、硬件、軟件、數(shù)據(jù)管理

(1)保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行是進(jìn)行會計(jì)電算化的前提條件,要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng),保持機(jī)房和設(shè)備的整潔,防止意外事故的發(fā)生。

(2)確保會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件的安全保密,防止數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除,對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙份。

(3)對正在使用的會計(jì)核算軟件進(jìn)行修改,對通過會計(jì)軟件進(jìn)行升版和計(jì)算機(jī)硬件進(jìn)行更換等工作,要有一定的審核手續(xù);在軟件修改、升版和硬件更換過程中,要保證實(shí)際會計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)性和安全,并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。

(4)健全計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行排除的管理措施,保證會計(jì)數(shù)據(jù)的完整性。

(5)定期檢查計(jì)算機(jī)病毒,各工作站應(yīng)安裝防病毒軟件,在讀取外來磁盤數(shù)據(jù)時(shí),必須在清查病毒確保安全后方可進(jìn)行,各工作站不得安裝游戲軟件。凡裝有會計(jì)軟件的計(jì)算機(jī),除工作必需并征得電算主管同意外,不得上網(wǎng),上網(wǎng)后除指定內(nèi)容外不得下載任何信息。

4、電算化檔案管理

(1)存在硬盤、磁盤、光盤等介質(zhì)中的會計(jì)數(shù)據(jù)和打印輸出的會計(jì)數(shù)據(jù)作為電算化會計(jì)檔案管理。

(2)計(jì)算機(jī)輸出的會計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表等紙質(zhì)會計(jì)檔案的管理按《會計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。

(3)對電算化會計(jì)檔案要保存在防磁、防塵、防火、防潮的場所,重要數(shù)據(jù)應(yīng)保存雙份并存放在不同的地點(diǎn)。

(4)對磁性介質(zhì)存放的會計(jì)檔案要定期檢查并復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞,而使會計(jì)檔案丟失。

(5)整套會計(jì)電算化文檔資料及會計(jì)軟件程序,視同會計(jì)檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。