物業(yè)分公司采購與分包管理程序

1總則

1.1嚴(yán)格規(guī)范物業(yè)服務(wù)過程中的采購及業(yè)務(wù)分包,不僅是保證物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、維護(hù)EE物業(yè)服務(wù)品牌的基本要求,也是有效控制物業(yè)服務(wù)成本,倡導(dǎo)廉潔自律的重要舉措,各物業(yè)分公司必須遵照管理公司制度規(guī)定,確保采購及業(yè)務(wù)分包活動(dòng)公開、有序地進(jìn)行。

1.2根據(jù)管理公司《EE地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》規(guī)定,結(jié)合物業(yè)管理企業(yè)的實(shí)際情況,各物業(yè)分公司凡單項(xiàng)合同額2萬元(含)以上的采購(分包)業(yè)務(wù),必須納入招標(biāo)系統(tǒng)進(jìn)行控制,包括但不限于:

a)物料、設(shè)備采購;

b)一次性工程分包(維修、更新改造、新增);

c)服務(wù)分包等。

2相關(guān)職責(zé)界定

2.1物業(yè)分公司負(fù)責(zé)供方管理、物料采購及服務(wù)分包的計(jì)劃制訂和具體實(shí)施,以及

20萬元以下的招標(biāo)工作。

2.2項(xiàng)目所在公司負(fù)責(zé)組織20萬元(含)以上、50萬元以下的招標(biāo)工作。

2.350萬元(含)以上的招標(biāo)項(xiàng)目按《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.4管理公司物業(yè)管理部負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督項(xiàng)目所在公司物業(yè)管理方面的采購及分包過程。

3供方管理

3.1供方合格評(píng)定準(zhǔn)則

3.1.1為確保供方提供的物料或服務(wù)滿足規(guī)定要求,所有物料采購和服務(wù)分包必須首先進(jìn)行供方合格評(píng)定。

3.1.2產(chǎn)品供方合格評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)包括(但不限于):

a)工商局頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照,合法經(jīng)營;

b)有資質(zhì)證書;

c)固定的營業(yè)地點(diǎn);

d)充足的供貨資源;

e)提供明確有效的合格產(chǎn)品質(zhì)量證明憑據(jù);

f)合理的產(chǎn)品價(jià)位;

g)以及在合作期間產(chǎn)品使用合格率達(dá)到98%以上;

h)供貨及時(shí)性達(dá)到95%以上;

i)對不合格品能及時(shí)退換的良好售后服務(wù)等。

3.1.3公用事業(yè)(包括供電、供水、環(huán)衛(wèi)以及地域性極強(qiáng)的供暖等)服務(wù)部門沒有可供選擇的余地,但對其單位架構(gòu)、相關(guān)人員情況、服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)特殊規(guī)定等亦應(yīng)進(jìn)行了解,以便與其配合達(dá)到滿足服務(wù)的需求。

3.1.4可供選擇的服務(wù)(工程)供方,其合格評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)包括(但不限于):

a)具備合法的營業(yè)執(zhí)照、固定的營業(yè)地點(diǎn);

b)滿足服務(wù)項(xiàng)目的能力;

c)良好的社會(huì)信譽(yù);

d)合理的承包價(jià)格;

e)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量,及跟蹤服務(wù)的有效性和及時(shí)性。

3.2供方合格評(píng)定方法

3.2.1業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)收集供方基本信息,根據(jù)供方的資質(zhì)等級(jí)、技術(shù)力量、設(shè)備條件等方面進(jìn)行供方初評(píng),至少應(yīng)評(píng)審供方以下幾個(gè)方面的優(yōu)勢:

a)質(zhì)量、性能及其穩(wěn)定性;

b)價(jià)格;

c)信譽(yù)--履約信譽(yù)與社會(huì)信譽(yù)度;

d)售后服務(wù);

e)付款方式;

f)交貨方式、交貨周期;

g)公共關(guān)系;

h)品牌;

i)供方內(nèi)部運(yùn)作狀況;

3.2.2業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)填寫《供方合格評(píng)定審批表》,記錄對上述評(píng)審結(jié)論。品

質(zhì)部負(fù)責(zé)復(fù)核,并重點(diǎn)對供方的營業(yè)執(zhí)照、特殊行業(yè)的資質(zhì)證明等進(jìn)行驗(yàn)證,其營業(yè)執(zhí)照的項(xiàng)目范圍和特殊行業(yè)資質(zhì)證明必須合法有效。

3.2.3經(jīng)初評(píng)合格的供方,在可行時(shí)應(yīng)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門組織相關(guān)部門人員進(jìn)行現(xiàn)場考察,現(xiàn)場考察人員中必須包括品質(zhì)部派出的人員。

3.2.4現(xiàn)場考察主要內(nèi)容是考察供方的營業(yè)地點(diǎn)、公司規(guī)模等,必要時(shí)對其所承包的項(xiàng)目進(jìn)行考察核實(shí),以確定其承包業(yè)務(wù)能力和社會(huì)的信譽(yù)程度。

3.2.5現(xiàn)場考察評(píng)估通過后,業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)擬訂現(xiàn)場考察報(bào)告,并由考察人員會(huì)簽。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)將現(xiàn)場考察報(bào)告,連同《供方合格評(píng)定審批表》一起提交總經(jīng)理審批。

3.2.6經(jīng)審批后的供方由品質(zhì)部負(fù)責(zé)列入《合格供方名錄》,并分發(fā)至業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門執(zhí)行。

3.3合格供方的監(jiān)督評(píng)估

3.3.1物業(yè)分公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)建立合格供方檔案,并適時(shí)更新。合格供方檔案的內(nèi)容包括(不限于)以下信息:

a)供方的名稱、注冊地址;

b)評(píng)審結(jié)果和記錄;

c)供方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;

d)資質(zhì)等級(jí)證書;

e)質(zhì)量保證書;

f)其他證明材料。

3.3.2物業(yè)分公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)組織業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門對合格供方的履約表現(xiàn)進(jìn)行監(jiān)督評(píng)估,根據(jù)不同類型供方采用適當(dāng)?shù)脑u(píng)估周期和方式,包括:

a)對常用物料的合格供方每半年進(jìn)行一次綜合的監(jiān)督評(píng)估;

b)對提供長期連續(xù)服務(wù)的供方應(yīng)每季度進(jìn)行一次綜合評(píng)估;

c)對提供一次性服務(wù)或一次性工程的供方,應(yīng)在合同執(zhí)行完后一個(gè)月內(nèi)完成供方監(jiān)督評(píng)估。

3.3.3物業(yè)分公司在進(jìn)行合格供方監(jiān)督評(píng)估時(shí),可參照管理公司《供方合格評(píng)定與

監(jiān)督評(píng)估指引》的規(guī)定執(zhí)行,并形成《合格供方監(jiān)督評(píng)估表》。

3.3.4合格供方監(jiān)督評(píng)估依據(jù)包括上述3.1.2至3.1.4條規(guī)定、合同執(zhí)行情況等,尤其應(yīng)注意對以下內(nèi)容的評(píng)估:

a)掌握供方內(nèi)部管理的狀況;

b)供方產(chǎn)品價(jià)格的變化;

c)社會(huì)信譽(yù)的變化;

d)同物業(yè)公司合作的情況跟蹤;

e)其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素。

3.3.5合格監(jiān)督評(píng)估所引起的任何必要措施由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)實(shí)施,品質(zhì)部對措施實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證,并形成跟蹤記錄。

4招標(biāo)工作程序

4.1招標(biāo)項(xiàng)目立項(xiàng)

4.1.1招標(biāo)項(xiàng)目由物業(yè)分公司各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門根據(jù)年度工作計(jì)劃提出,計(jì)劃內(nèi)的招標(biāo)項(xiàng)目可直接編制招標(biāo)文件。非計(jì)劃內(nèi)的招標(biāo)項(xiàng)目由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門擬定招標(biāo)計(jì)劃,必須按上述第2條規(guī)定的權(quán)限履行報(bào)批手續(xù)。

4.1.2招標(biāo)計(jì)劃的內(nèi)容應(yīng)包括(但不限于):招標(biāo)內(nèi)容、成本估算額、招標(biāo)方式、招標(biāo)文件編制時(shí)間、資格評(píng)審時(shí)間、發(fā)標(biāo)日期、進(jìn)場時(shí)間等。

4.1.3物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)擬訂招標(biāo)文件,招標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)包括(但不限于):

a)招標(biāo)人(公司)簡介,包括公司的名稱、地址、聯(lián)系方式、基本情況等;

b)招標(biāo)項(xiàng)目簡介,包括項(xiàng)目內(nèi)容、項(xiàng)目要求等;

c)對投標(biāo)人及投標(biāo)書的要求,包括投標(biāo)人的資格、投標(biāo)書的格式、主要內(nèi)容等;

d)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及方法;

e)評(píng)標(biāo)活動(dòng)方案,包括招標(biāo)組織機(jī)構(gòu),開標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)等;

f)其他事項(xiàng)的說明。

4.1.4擬訂招標(biāo)文件的其它具體要求按管理公司《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.1.5招標(biāo)文件的審批權(quán)限按上述第2條的規(guī)定執(zhí)行。實(shí)際操作中招標(biāo)計(jì)劃、招標(biāo)

小組、招標(biāo)文件及擬邀請投標(biāo)單位的資格審查可同步報(bào)批。

4.2成立招標(biāo)小組

4.2.1每個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目均必須根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目的特點(diǎn)成立招標(biāo)小組,負(fù)責(zé)整個(gè)招標(biāo)工作。原則上與投標(biāo)單位有利害關(guān)系的人員不得作為招標(biāo)小組成員。

4.2.2招標(biāo)小組人數(shù)必須為奇數(shù),且不少于3人。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、品質(zhì)部經(jīng)理及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)為招標(biāo)小組成員,全過程參與招標(biāo)工作。

4.2.3在整個(gè)招標(biāo)過程中,每次評(píng)審招標(biāo)小組成員出席人數(shù)不得少于總?cè)藬?shù)的2/3。

4.3投標(biāo)單位確定

4.3.1物業(yè)分公司招標(biāo)一般宜采用邀請招標(biāo)方式,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)供方信息,由招標(biāo)小組審查確定擬邀請投標(biāo)單位。

4.3.2各類招標(biāo)項(xiàng)目預(yù)選投標(biāo)單位應(yīng)不少于三家。投標(biāo)單位應(yīng)優(yōu)先從《合格供方名錄》中選擇,合格供方名錄中沒有或數(shù)量不夠時(shí),才可從其它推薦途徑選擇投標(biāo)單位。投標(biāo)單位的資格預(yù)審應(yīng)遵循以下規(guī)定:

a)已列入公司《合格供方名錄》的單位直接具備投標(biāo)資格;

b)未列入公司《合格供方名錄》的單位,應(yīng)按上述第3條的規(guī)定經(jīng)評(píng)定合格后才能作為擬邀請的投標(biāo)單位;

c)已從公司《合格供方名錄》取消的單位,兩年內(nèi)不得參與投標(biāo)。

4.4發(fā)標(biāo)

4.4.1招標(biāo)文件的發(fā)放、現(xiàn)場踏勘和答疑由招標(biāo)小組負(fù)責(zé)組織,公司各部門視實(shí)際需要指派人員配合,但至少應(yīng)保證同時(shí)有來自不同部門的二人參加。

4.4.2招標(biāo)文件發(fā)放、現(xiàn)場踏勘、招標(biāo)答疑均應(yīng)形成書面記錄,其中招標(biāo)答疑記錄應(yīng)作為招標(biāo)文件的補(bǔ)充附件一并發(fā)給投標(biāo)單位。

4.5開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)

4.5.1招標(biāo)小組主持開標(biāo)工作,現(xiàn)場拆封,該過程應(yīng)形成書面記錄,參加開標(biāo)的全體人員簽字確認(rèn)。

4.5.2開標(biāo)后招標(biāo)小組組織相關(guān)人員進(jìn)行標(biāo)書的分析,以便進(jìn)一步的評(píng)標(biāo)定標(biāo)工作。

4.5.3招標(biāo)小組組長主持招標(biāo)項(xiàng)目的評(píng)標(biāo)工作,招標(biāo)小組全體人員參加,實(shí)際人數(shù)

不少于3人。

4.5.4各類專業(yè)的評(píng)標(biāo)工作均必須遵循管理公司《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,經(jīng)招標(biāo)小組評(píng)標(biāo),并將評(píng)標(biāo)結(jié)果按規(guī)定權(quán)限(上述第2條)報(bào)批后確定中標(biāo)單位。

4.5.5確定中標(biāo)單位后3日內(nèi),招標(biāo)小組向中標(biāo)單位發(fā)出中標(biāo)通知書,并將中標(biāo)結(jié)果以書面形式通知其他投標(biāo)單位。

4.6合同簽訂及招標(biāo)文檔管理

4.6.1物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)按本手冊第6.3節(jié)的規(guī)定,組織內(nèi)部的合同評(píng)審過程,并與中標(biāo)單位進(jìn)行合同洽談,簽訂正式采購或分包合同。

4.6.2招標(biāo)過程中形成所有文件和記錄由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)整理成冊,并在正式合同簽訂后一個(gè)月內(nèi)移交行政人事部統(tǒng)一存檔保管。

5物料采購

5.1物料定額標(biāo)準(zhǔn)

5.1.1各物業(yè)分公司應(yīng)根據(jù)物業(yè)服務(wù)實(shí)際需要,明確各類材料、部件、工具、用品及小型設(shè)備的基本庫存量,包括工程設(shè)備維護(hù)所需的備品備件,建立物料庫存量標(biāo)準(zhǔn)及部門或個(gè)人使用工具的配備標(biāo)準(zhǔn),編制《物業(yè)采購分類明細(xì)表》,經(jīng)本公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

5.1.2《物料采購分類明細(xì)表》是物業(yè)分公司提出采購需求、制訂采購計(jì)劃的依據(jù)之一,物業(yè)分公司行政人事部部應(yīng)每半年一次組織各部門對《物業(yè)采購分類明細(xì)表》進(jìn)行評(píng)審更新,并報(bào)本公司總經(jīng)理審批。

5.2年度采購計(jì)劃

5.2.1物業(yè)分公司行政人事部根據(jù)工裝管理規(guī)定、物料定額標(biāo)準(zhǔn)、各類工作人員數(shù)量,及各單位自然狀況等信息,制定年度物料采購計(jì)劃,報(bào)總經(jīng)理審批。

5.2.2年度物料采購計(jì)劃是制訂年度收支預(yù)算的依據(jù)之一,在年度采購計(jì)劃執(zhí)行過程中,因業(yè)務(wù)變化或其它因素導(dǎo)致年度采購計(jì)劃調(diào)整時(shí),必須相應(yīng)調(diào)整公司年度收支預(yù)算計(jì)劃,并報(bào)項(xiàng)目所在公司審批。

5.3月度采購計(jì)劃

5.3.1每月固定消耗的常用物料,例如勞保用品、清潔用品、易損備件(燈管、鎮(zhèn)

流器、窗把手、水龍頭、電話線)等的月度補(bǔ)充計(jì)劃,由行政人事部倉管員根據(jù)庫存量于每月25日前提出。

5.3.2物業(yè)分公司各部門(管理處)根據(jù)下月工作需要,結(jié)合年度物料計(jì)劃制定下月的物料采購計(jì)劃,說明物料名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量(如有特殊要求,須說明),經(jīng)本公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后,于每月25日前報(bào)行政人事部。

5.3.3行政人事部根據(jù)倉管員的月度補(bǔ)充計(jì)劃及各部門(管理處)月度物料采購計(jì)劃,于每月28日前擬定下月《物料采購計(jì)劃》。

5.4計(jì)劃采購實(shí)施

5.4.1經(jīng)總經(jīng)理審批后的《物料采購計(jì)劃》交行政人事部采購員實(shí)施采購。凡屬于招標(biāo)范圍的采購必須按上述第4條的規(guī)定,通過招標(biāo)選擇采購供方。不屬于招標(biāo)范圍的采購必須從經(jīng)批準(zhǔn)的《合格供方名錄》選擇,未列入《合格供方名錄》的供方必須按上述第3條規(guī)定經(jīng)評(píng)定合格后方可選擇。

5.4.2各類物料采購必須按管理公司合同管理的規(guī)定執(zhí)行,凡采購金額在5000元(含)以上的采購項(xiàng)目必須簽訂正式的書面合同。采購金額在5000元以下沒有簽訂正式書面合同的采購項(xiàng)目均必須在進(jìn)貨驗(yàn)收合格后付款。

5.4.3對簽訂長期供貨合同,分批供貨的采購項(xiàng)目,行政人事部采購人員應(yīng)以書面形成發(fā)出采購訂單,特殊情況下口頭提出的采購訂單應(yīng)予以記錄。

5.4.4采購大宗物料或采購數(shù)量在10個(gè)以上的物料時(shí),一般應(yīng)通知合格供應(yīng)商送貨上門。

5.4.5行政人事部采購人員應(yīng)及時(shí)組織進(jìn)貨的驗(yàn)收入庫手續(xù),具體按物業(yè)分公司制訂的物料管理程序執(zhí)行。

5.5零星、應(yīng)急物料的申購

5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需數(shù)量較少,且沒有庫存的物料。應(yīng)急物料是指突發(fā)性急用,且沒有庫存的物料。

5.5.2各物業(yè)分公司的零星、緊急采購必須按以下程序執(zhí)行:

a)物料使用部門(人員)填寫《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》,說明物料名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量,并交部門經(jīng)理(管

理處主任)審核;

b)《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》交財(cái)務(wù)部經(jīng)理及總經(jīng)理審批;

c)經(jīng)審批的《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》交行政人事部采購員實(shí)施采購。

5.5.3緊急情況下的非常用物料采購,可以采取緊急措施在供方處對實(shí)物質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)證后自行購買,但在購買后須按上述要求補(bǔ)辦緊急采購手續(xù)。

5.6物料采購時(shí)效

5.6.1常用物料采購原則上應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)完成,特殊情況報(bào)行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

5.6.2特殊物料的采購原則上應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)完成,特殊情況報(bào)行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

5.6.3零星物料的采購原則上應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成,特殊情況報(bào)行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

5.6.4緊急物料的采購原則上應(yīng)在3個(gè)小時(shí)內(nèi)完成,特殊情況報(bào)行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

6物料保管

6.1各物業(yè)分公司應(yīng)建立物料管理程序,明確規(guī)定物料進(jìn)貨驗(yàn)收、入庫、儲(chǔ)存保管及領(lǐng)用出庫的管理責(zé)任、方法和控制要求。

6.2所有外購物料均必須執(zhí)行進(jìn)貨驗(yàn)收,確認(rèn)符合采購合同要求后方可收貨、入庫。物業(yè)分公司應(yīng)設(shè)置物料貯存?zhèn)}庫,將各類物料分區(qū)存放,做到擺放整齊、標(biāo)識(shí)明確,防止物料損壞、變質(zhì)或丟失。其中,有毒有害化學(xué)物資必須隔離存放,并做好防護(hù)措施。

6.3物料進(jìn)、出庫必須按規(guī)定辦理手續(xù),入庫物料應(yīng)經(jīng)驗(yàn)收合格,出庫物料應(yīng)辦理領(lǐng)用審批和簽收手續(xù)。

6.4各類物料應(yīng)按種類、規(guī)格分別列賬,逐次記錄進(jìn)、出明細(xì),并每月盤點(diǎn)一次,確保各項(xiàng)物料賬物相符。

6.5物業(yè)分公司各管理處作業(yè)班組集中領(lǐng)用的物料,在班組內(nèi)的領(lǐng)用也應(yīng)建立相應(yīng)的記錄,并由領(lǐng)用人簽收。

7服務(wù)(工程)分包

7.1物業(yè)分公司的服務(wù)分包應(yīng)在《物業(yè)管理方案》中予以明確,經(jīng)項(xiàng)目所在公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。物業(yè)分公司臨時(shí)決定的服務(wù)分包,按本手冊第6.3節(jié)規(guī)定的合同審批權(quán)限,2萬元(含)以下的由本公司總經(jīng)理審批,超過2萬元的報(bào)項(xiàng)目所在公司總經(jīng)理審批。

7.2物業(yè)分公司所有對外分包服務(wù)應(yīng)明確質(zhì)量要求,包括服務(wù)范圍、作業(yè)方式與內(nèi)容、服務(wù)過程及效果評(píng)價(jià)方法等,并作為分包合同必需附件。

7.3物業(yè)分公司應(yīng)根據(jù)本手冊的規(guī)定,明確分包服務(wù)監(jiān)管責(zé)任部門(人員)對分包服務(wù)執(zhí)行過程監(jiān)視和效果評(píng)估,并針對不同類型的分包服務(wù)采用適當(dāng)?shù)目刂品椒?包括(不限于):

a)針對長期連續(xù)分包業(yè)務(wù)(如清潔、綠化等),應(yīng)根據(jù)分包合同要求制定相應(yīng)的管理規(guī)定,對供方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行連續(xù)監(jiān)控;

b)針對周期性的分包業(yè)務(wù)(如:消殺、電梯保養(yǎng)等),由監(jiān)管責(zé)任部門負(fù)責(zé)指派專責(zé)人員進(jìn)行監(jiān)理,并要求服務(wù)供方提供每次業(yè)務(wù)執(zhí)行報(bào)告,監(jiān)管人員跟蹤確認(rèn);

c)針對一次性的分包服務(wù)或一次性維修工程,根據(jù)實(shí)際需要要求供方提交書面執(zhí)行方案,并由監(jiān)管責(zé)任部門負(fù)責(zé)指派專人進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督檢查。

7.4物業(yè)分公司所有分包服務(wù)監(jiān)視和評(píng)估均應(yīng)形成書面記錄,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)要求服務(wù)供方進(jìn)行整改,相關(guān)整改過程和結(jié)果確認(rèn)均應(yīng)形成書面記錄。

8相關(guān)文件與記錄

8.1管理公司《EE地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》6.3節(jié)《招投標(biāo)管理》

8.2WDWY-FR-MM6201供方合格評(píng)定表

8.3WDWY-FR-MM6202合格供方名錄

8.4WDWY-FR-MM6203合格供方監(jiān)督評(píng)估表

8.5WDWY-FR-MM6204招標(biāo)工作計(jì)劃

8.6WDWY-FR-MM6205招標(biāo)文件審批表

8.7WDWY-FR-MM6206評(píng)標(biāo)、定標(biāo)審批表

8.8WDWY-FR-MM6207物料采購計(jì)劃

8.9WDWY-FR-MM6208零星(應(yīng)急)物料采購申請單

篇2:工程項(xiàng)目外加工采購分包控制工作程序

工程項(xiàng)目外加工、采購、分包控制程序

通過嚴(yán)格的管理,對外加工、分包進(jìn)行考核,建立供方信譽(yù)紀(jì)錄,使工程中所用人、機(jī)、物均為品質(zhì)優(yōu)良,從而保證工程質(zhì)量。

1物資部根據(jù)公司《物資采購程序》的規(guī)定做好物資采購管理;經(jīng)營部根據(jù)《工程分承包方控制程序》的規(guī)定做好工程分承包的管理;物資部根據(jù)《外協(xié)件分承包方控制程序》的規(guī)定做好外協(xié)件分承包的管理,保證錄用合格的分承包方,采購的物資或服務(wù)符合有關(guān)質(zhì)量要求。

2職責(zé)

1、項(xiàng)目部負(fù)責(zé)提出詳細(xì)、準(zhǔn)確的《工程材料計(jì)劃表》,包括原材料或施工設(shè)備,以及提出檢驗(yàn)/試驗(yàn)和測量計(jì)量設(shè)備的需用計(jì)劃。

2、項(xiàng)目部對材料變更及采購物資的質(zhì)量情況須及時(shí)和相關(guān)部門聯(lián)系。

3、項(xiàng)目部負(fù)責(zé)與甲方之間的材料聯(lián)系;項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)參與采購合同的簽訂,以及和主管工長對采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)。

4、公司經(jīng)營部負(fù)責(zé)復(fù)核工程主要材料的價(jià)格和用量。

5、公司主管生產(chǎn)的副總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批《工程材料計(jì)劃表》。

6、公司總經(jīng)理或主管生產(chǎn)的副總經(jīng)理參與采購合同的審批簽訂。

7、設(shè)計(jì)部參與材料的選樣、定樣工作;

8、物資部負(fù)責(zé)物資分承包和外協(xié)件分承包,經(jīng)營部負(fù)責(zé)工程分承包。

3采購分承包方的評(píng)價(jià)

1、應(yīng)根據(jù)審批的采購計(jì)劃在合格分供商名冊內(nèi)進(jìn)行物資采購,物資進(jìn)場后應(yīng)向庫管員辦理移交手續(xù)。

2、物資部負(fù)責(zé)對物資分承包方進(jìn)行評(píng)價(jià)和對外協(xié)件分承包方進(jìn)行評(píng)價(jià),項(xiàng)目部在采購期間應(yīng)及時(shí)將分承包方供貨的異常情況報(bào)告公司物資部。

3、項(xiàng)目部自行確定的分承包方須報(bào)公司相關(guān)部門審批,其評(píng)價(jià)應(yīng)由公司相關(guān)部門按分承包方評(píng)價(jià)程序進(jìn)行,只有評(píng)價(jià)為合格并進(jìn)入合格分承包方名錄的分承包方才能與我公司合作。

4采購程序

1、應(yīng)根據(jù)審批的采購計(jì)劃在合格分供商名冊內(nèi)進(jìn)行物資采購,物資進(jìn)場后應(yīng)向庫管員辦理移交手續(xù)。

2、物資部采購的物資應(yīng)向項(xiàng)目部提供質(zhì)量證明書,經(jīng)項(xiàng)目部驗(yàn)證為不合格的物資,經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理和質(zhì)安員確認(rèn)后應(yīng)按《不合格品控制程序》執(zhí)行。

3、物資部應(yīng)審核采購物資的采購計(jì)劃;對物資分承包方的控制,物資部應(yīng)規(guī)定分承包方提供物資樣品,或到其貨源處對采購的物資進(jìn)行確認(rèn)。

4、物資部應(yīng)建立合格物資分承包方的名錄。

5、外協(xié)件分承包由物資部進(jìn)行評(píng)價(jià)并從合格外協(xié)件分承包方名錄中選擇分承包方,經(jīng)審批后確定分承包方,與項(xiàng)目部共同對該分承包方提供的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和控制。

6、工程分承包由經(jīng)營部門進(jìn)行評(píng)價(jià)并從合格工程分承包方名錄中選擇分承包方,經(jīng)審批后確定分承包方,同時(shí)委派專人與項(xiàng)目部一起對該分承包方提供的服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和控制。

篇3:物業(yè)公司采購與分包合同協(xié)議簽定程序規(guī)定

物業(yè)公司采購與分包合同、協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定

1.0目的

為了保證公司正常經(jīng)營活動(dòng)的開展,杜絕合同、協(xié)議簽署過程中漏洞,最大限度維護(hù)公司利益,使公司合同、協(xié)議管理規(guī)范。

2.0適用范圍

物業(yè)公司所屬各部門和管理處。

3.0規(guī)定

3.1本公司規(guī)定,凡單項(xiàng)付款金額在2000元人民幣以上的項(xiàng)目,都須簽相關(guān)合同或協(xié)議。

3.2公司簽合同、協(xié)議時(shí),若該項(xiàng)目是由物業(yè)公司承辦,而相關(guān)費(fèi)用由"龍湖置業(yè)"承擔(dān),則合同、協(xié)議的簽定程序按渝中建科行字[20**]18號(hào)文執(zhí)行,合同、協(xié)議原件存龍湖置業(yè)物業(yè)公司留復(fù)印件;若該項(xiàng)目費(fèi)用由物業(yè)公司承擔(dān)程序按以下規(guī)定進(jìn)行

3.2.1該項(xiàng)目的主辦單位應(yīng)指定一名主辦人,由主辦人牽頭組織相關(guān)人員按照《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價(jià)制度》,進(jìn)行該項(xiàng)目的合同洽談,主辦人草擬合同書面文本,該項(xiàng)合同所涉及的各職能部門負(fù)責(zé)該項(xiàng)合同、協(xié)議的執(zhí)行工作。

3.2.2合同書面文本草擬完畢后,提交行政部,按照《合同的文本管理流程》進(jìn)行會(huì)簽。

3.2.3合同審核人員必須嚴(yán)格審核合同中每一條款,防止漏洞出現(xiàn),如發(fā)現(xiàn)合同審核不嚴(yán)密,出現(xiàn)失誤,將視其情節(jié)輕重處罰各審核人員。

3.2.4若該審核程序中人員出差在外,經(jīng)物業(yè)公司經(jīng)理同意后,可免去該審核人員審核。

3.2.5公司經(jīng)理出差在外,由主辦人用電傳或電子郵件方式給公司經(jīng)理審閱,再將審閱意見傳回公司后,方可蓋章生效。

3.2.6行政部應(yīng)留存相關(guān)的合同、協(xié)議原件歸檔填寫《合同、協(xié)議收文登記目錄》,并統(tǒng)一復(fù)印該合同分發(fā)相關(guān)部門,造冊登記執(zhí)行情況。

4.0相關(guān)文件

4.1《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價(jià)制度》

4.2《合同的文本管理流程》

5.0相關(guān)記錄

5.1《合同、協(xié)議收文登記目錄》

編寫:zz審批:zz