**農貿市場物業資料管理計劃

科學的、規范化的檔案管理能有效地為**農貿市場及公共設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。**農貿市場作為高檔住宅項目,其檔案資料是十分繁雜的,我們擬采取系統化、科學化、信息化的科學管理手段,明確指定檔案管理人員,抓住檔案資料的收集、整理、歸檔、利用四個環節,對所有檔案資料進行嚴格、科學、集中的管理,達到提高物業管理水平、更好地服務業戶的目的。

1.物業資料管理流程:

收集:工程技術、維修、改造資料;

證件、裝修審批表;

歷次管理活動書面、音像記錄

整理分類:產權資料;

技術資料;

管理規章及內部管理制度;

歷次管理工作資料、記錄;

業委會文件、通知、資料、活動記錄;

財務帳表及分布方案

歸檔:按國家示范住宅小區標準及評分細則及ISO9001(2000版)質量體系標準建立雙檔制。

利用:按權限取用,領取時登記,使用后立即歸還。

2.檔案資料的分類檢索

(1)開發建設單位移交檔案資料

1)產權資料

項目批準文件

用地批準文件

建筑執照

拆遷安置資料

2)技術資料

**農貿市場規劃圖

建筑施工圖

竣工圖

a.總平面圖

b.單體建筑、結構、設備竣工圖

c.消防、附屬工程及地下管網竣工圖

地質勘測報告

工程合同

開、竣工報告

工程預決算

圖紙會審記錄

工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)

隱蔽工程驗收簽證

沉降觀察記錄

竣工驗收證明書

鋼材、水泥等主要材料的質量保證書

新材料、構配件的鑒定合格證書

水電、衛生器具等設備的檢驗合格證書

砂漿、混凝土試塊試壓報告

供水試壓報告

3)物業資料

**農貿市場基本資料

**農貿市場分項資料

商業配套資料

娛樂設施資料

(2)管理處自建檔案資料

1)業戶資料

A.業戶基本情況

B.產權證書復印件

C.各項簽約文件

2)日常管理資料

A.環境管理記錄

a.日常巡查記錄

b.垃圾清運記錄

c.消殺記錄

d.噪音檢測記錄

B.保安管理記錄

a.日常巡查記錄

b.交接班記錄

c.值班記錄

d.物資搬運放行記錄

e.緊急事件處理記錄

f.車輛進出記錄

g.夜間查崗記錄

C.車輛檔案

a.車輛詳細資料

b.車位使用協議

D.裝修管理資料檔案

E.維修服務檔案

a.維修委托單

b.維修服務回訪記錄

F收費管理檔案

a.管理費收支公布表

b.管理處與外單位簽訂的各類合同

c.其它

G.設備管理檔案

a.公用設施保養維修記錄

b.機電設備保養維修及運行記錄

c.設備分承包方維修保養記錄

d.設備設施巡視檢查記錄

e.設備臺帳

H.業戶意見調查、統計記錄

I.業戶訪問記錄

J.業戶投訴及處理記錄

K.員工管理檔案

a.員工個人詳細資料

b.員工培訓考核記錄

c.員工業績考核記錄

d.員工內務管理檢查記錄

L.培訓檔案

a.培訓計劃及實施記錄

b.培訓考核及跟查記錄

c.軍事訓練及消防演習記錄

M.行政文件

a.政府部門文件

b.公司規章制度、通知、通報等文件

c.公司榮譽資料

N.其它

3、檔案、資料使用流程:

4、檔案資料收、發管理程序

(1)公司重要資料(如開發建設單位提供的資料)接收必須經過管理處主任或其指定負責人驗收,完善交接手續后方能分卷歸檔。

(2)日常管理文件按照公司制定的文件管理程序進行發放及接收,并分卷歸檔。

5、秀嘉農貿市場檔案資料管理要求

(1)采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、光碟、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應的保管、儲存方法。

(2)盡可能把其它形式的檔案資料轉化為電子檔案儲存,便于查找和利用。

(3)電腦文件必須由專人按照規定設置子目錄進行分類管理,并定期按相關管理流程清除過期失效文件。

(4)原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關內容,以保證查閱者及時找到有效的文件。

(5)檔案的鑒定必須由管理處指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數以及保存期限、保存數量等做出決定,未經授權人士無權決定。

(6)檔案按不同業務性質分塊,以內容分類,統一編號,登記造冊,編輯目錄,分類保存。

(7)檔案保管必須有專人負責,以達到文檔管理要求,必須做到檔案標識清晰,分類明確,易查找;檔案出室必須由授權人員經過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任;檔案入室時必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重需追究借閱人員的責任。檔案管理人員應定期檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防

止因管理疏忽所導致的文件丟失和泄密。

(8)檔案保管環境要求達到防火、防潮、防變質等,配置有效的滅火器材和防潮物品及設施,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合管理處文檔管理要求。

篇2:萬科地產檔案資料管理細則

蔓科地產檔案資料管理細則

1、客戶資料管理要求

1.1準確:產權來源清楚,證件手續齊備,符合法律法規政策,記錄與實際相符。

1.2完整:各種表冊項目無缺項,各種證件、證明材料無遺漏。

1.3及時:客戶資料隨產權的轉移變更,房屋、產權情況要經常進行更新,隨時反映發生了的產權情況,使之符合現狀。

2、存放與歸檔操作原則

2.1客戶在銷售現場簽訂樓宇認購書后并將其裝入檔案袋,按房號順序存放。

2.2簽署《房屋買賣合同》及其按揭手續辦理完畢后,將其補充協議、客戶身份證復印件和首期房款收據復印件,按照房屋棟號順序存放。

2.3客戶合同(房地產買賣合同及按揭合同)在當地房產或國土局辦理登記完畢后,公司留一本買賣合同及按揭合同,連同上述資料一起正式歸檔。

3、文擋存放方式

為了使客戶資料更加便于查閱,防止丟失或破損;使出借,返還的管理變得容易;同時也便于保存、保密,營銷公司將整理好的檔案按照項目和房號的順序,存放于檔案室并建立資料庫。

4、檔案收存基本要素

一份完整的客戶文擋,必須具備以下資料(按順序裝袋存放或創建電腦儲存檔案):

①認購書或認購登記表

②房屋買賣合同及補充協議

③銀行按揭合同

④合同外的補充協議

⑤特殊折扣審批表

⑥客戶身份證明文件(復印件)

⑦其他(更名、退換房資料)

5、檔案管理制度

5.1建立查閱、借閱登記制度:公司專業管理人員調檔查閱,必須由管理員統一進行登記。外單位人員查閱文檔,必須出具公、檢、法工作人員證件及協助調查通知書。

5.2嚴格遵守保密制度,檔案資料非特殊批準,不允許外借和公開。

5.3確保檔案資料安全,檔案室除客戶文檔管理員外,禁止他人入內。

5.4客戶文檔由營銷公司設兼職客戶文檔管理員一名,實行專人負責制。

篇3:建筑立面整飾工程技術資料管理措施

建筑立面整飾工程技術資料管理

1.施工資料的管理實行總工程師負責制,項目配備專職資料員,負責施工資料的收集和整理工作。工程資料應與施工進度保持同步,按專業歸類,認真填寫,打印清楚,項目齊全、準確、真實,無未了事項。表格統一采用哈爾濱市地方性標準《建筑安裝工程資料管理規程》(DBJ01-51-2003)所附表格。總承包商對整個工程施工資料的真實性和完整性負責,完工時由總承包商向業主提交完整、準確的工程資料。

2、工程資料的填寫必須符合《中華人民共和國建筑法》、《建設工程質量管理條例》、《建設工程勘察設計管理條例》及國家有關規范、標準和哈爾濱市地方性標準《建筑安裝工程資料管理規程》(DBJ01-51-2003)。

3、本工程為重點工程,工程資料采用計算機進行管理。

4、項目質量檢查員嚴格執行國家質量驗評標準和施工規范,代表企業對工程質量行使監督檢查職能。負責檢查施工記錄和試驗結果的真實性

5、材料工作人員必須認真貫徹現行建筑工程法規、規程,應在材料進場一周內提供隨行質量文件(材質證明、合格證、準用證等),所有材質證明文件均應為原件,如是復印件的應加蓋原件存放單位紅章,并在材質上注明抄件人、日期、進場批量。

6、項目試驗人員必須嚴格按照材料檢驗標準有關取樣的規定取樣送檢,對出具的試驗報告的計算,審核及結論的正確性負責,一切原始資料不準涂改,資料不準抽撤,同時應有試驗、計算、審核和負責人簽字。尤其是有見證取樣,每個項目應抽取的比例為該項目試驗總次數的30%以上,試驗總次數在10次以下的不得少于2次。

7、各責任工長(含測量)對所負責分項分部工程形成的技術資料負責,按照資料員的要求填寫資料,保證其內容真實、完整。

8、音像資料的收集與管理工作,音像資料是工程資料中不可缺少的部分,它是從工程開工到工程交付使用的全過程中形成的,工程的音像資料也是優質工程的申報資料內容的組成分。項目經理部設專人負責音像資料的收集整理工作,配備必要的設備保證音像資料的安全。并嚴格按照國家《照片檔案管理規范》(GB/T11821-89)進行管理。