物業(yè)公司及項目管理處辦公室日常管理規(guī)程

1.0目的

規(guī)范物業(yè)管理公司與所轄各物業(yè)管理處辦公區(qū)域的管理工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司及各管理處各部門辦公區(qū)域的日常管理工作。

3.0職責

3.1.物業(yè)公司辦公室行政人事部經(jīng)理與管理處客戶服務(wù)中心主管負責各部門辦公區(qū)域的日常管理監(jiān)督工作。

3.2.辦公區(qū)域文員負責維護好各部門辦公區(qū)域與公共區(qū)域的日常秩序。

3.3.辦公區(qū)域內(nèi)各崗位工作人員負責本崗位的日常管理工作。

4.0程序要點

4.1物品擺放

4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調(diào)整。

4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時向部門負責人報告,并采取相應(yīng)的補救措施,須申領(lǐng)或修理的,按《辦公用品管理作業(yè)規(guī)程》或《報修管理作業(yè)規(guī)程》辦理。

4.1.3上班時應(yīng)保持桌面基本整潔、有序,不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。

4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌前的恰當位置。

4.1.5辦公區(qū)域文員及物業(yè)服務(wù)中心接待人員應(yīng)在上班前10分鐘打開辦公區(qū)內(nèi)的照明設(shè)備、空調(diào)通風設(shè)備,檢查公共區(qū)域物品擺放是否整齊、有序。

4.1.6遇到雨天,物業(yè)服務(wù)中心接待人員應(yīng)當在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)恪⒎阑O(shè)施及標識。

4.2常用辦公設(shè)備的使用

常用辦公設(shè)備包括:電腦、打印機、復印機、傳真機、電話及其他設(shè)備。

4.2.1電腦:

A.經(jīng)公司指定的電腦操作員即電腦責任人單獨使用電腦,其他員工使用電腦須在征得電腦責任人同意方可使用。

B.啟動與關(guān)閉的一般程序:

--啟動電源插座開關(guān);

--啟動穩(wěn)壓器開關(guān);

--啟動電腦主機開關(guān);

--啟動顯示器開關(guān)(電腦開始正常操作);

--關(guān)閉電腦程序:首先在"開始"欄選擇"關(guān)閉計算機"對話框,用鼠標點擊"關(guān)閉計算機",然后按開啟程序的反方向操作。

C.電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序,暫時不用時,可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài);

D.正確使用電腦的詳細程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導進行操作。

4.2.2打印機:

A.聯(lián)機。一般情況下,打印機與電腦連通之后,無須再進行聯(lián)機;

B.打印機啟動與關(guān)閉的一般程序:

--啟動打印機開關(guān);

--放好所需打印的紙張;

--在電腦對話框進行打印操作;

--關(guān)閉程序按啟動程序的反方向操作。

C.打印機應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機操作;

D.正確使用打印機的詳細程序按有關(guān)打印機操作說明書的指導進行操作;

E.打印文稿須經(jīng)部門負責人、行政人事部經(jīng)理或物業(yè)服務(wù)中心主管批準,在文稿上簽字后方可予以打印。

F.打印出的文稿應(yīng)進行校對。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對,然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進行打印;

G.為節(jié)約紙張,文稿未進行校對之前,打印時應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。

4.2.3復印機:

A.復印機管理人員應(yīng)在開始上班時接通復印機插座電源;

--開啟復印機開關(guān),復印機需自動預熱;

--檢查復印紙是否放好(可以開始工作);

--復印機管理人員下午下班時關(guān)閉復印機開關(guān);

--關(guān)閉復印機電源插座;

--正確使用復印機的程序按復印機有關(guān)操作說明書進行操作。

B.復印程序:

--所有須復印的文件、資料必須先在《復印記錄本》上登記,然后再復印;

--復印頁數(shù)在3份(含)以上或10頁以上的,須部門負責人在《打印復印審批表》上批準簽字后,方可復印;

--復印人員做好登記以后,調(diào)定復印紙規(guī)格及復印的深淺度后,選定復印份數(shù)按"開始"鍵復印;

--復印機管理員檢查復印數(shù)量及登記記錄是否屬實,屬實的,在《復印記錄本》上簽名確認;不屬實的,將情況匯報辦公區(qū)域主管人員處理:一般情況下,第一次違規(guī)給予口頭警告;第二次或以上違規(guī)給予書面警告處分;

--如果復印機出錯,應(yīng)將報廢紙張數(shù)量予以登記。

C.復印機一般情況下每天開機、關(guān)機各一次,盡量避免頻繁開關(guān);

D.為節(jié)約紙張,不重要的復印件應(yīng)使用可以復印的廢紙張背面復印。

4.2.4傳真機:

傳真機一般情況下保持24小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。

A.接收傳真:

--辦公區(qū)域文員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定;

--收到傳真件后,由辦公區(qū)域文員及時將傳真件取下,并將傳真的有關(guān)內(nèi)容(發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內(nèi);

--10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時間。

B.發(fā)送傳真:

發(fā)送傳真實行一級審批制度:即部門傳真件由部門負責人審批;公司的傳真件由公司行政人事部經(jīng)理審批,內(nèi)容包括:

--辦公區(qū)域文員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內(nèi)容包括:發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等;

--辦公區(qū)域文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去;

--辦公區(qū)域文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對方確認是否收到傳真件,直至對方收到為止,然后將實際發(fā)送的時間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。

C.傳真機的正確使用程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。

4.2.5電話:

正確使用電話機的程序按電話機有關(guān)操作說明書進行操作。

A.為有效控制電話費,一般情況下,電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能;

B.除總經(jīng)理批準的電話外,其他電話均須取消長途直拔功能,須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù),并在辦公室登記后,方可操作;

C.公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能;

D.上班時間原則上禁止打私

人長途電話,特殊情況須經(jīng)部門經(jīng)理審批,到辦公室登記后,方可操作,電話費從工資中扣除;

E.個別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)總經(jīng)理特批后,可開通長途直拔功能,部門經(jīng)理需指定人員做好登記記錄,次月1日報辦公室備案;

F.辦公室/物業(yè)服務(wù)中心每季度至少進行一次所轄范疇的電話費查詢:

--到電信局打印電話費清單;

--逐項核對登記記錄;

--將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內(nèi),報行政人事部經(jīng)理審核,內(nèi)容包括:日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、偷打長途電話的,除雙倍扣罰電話費外,還將給予警告處分;

--每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標之一。

G.電話接打技巧詳見《公司員工服務(wù)規(guī)范》。

4.2.6.辦公室每月10日前將各部門的打印費、復印費、傳真費、電話費登記在《月份辦公費用統(tǒng)計表》內(nèi),予以通報。

4.2.7.常用辦公設(shè)備應(yīng)進行以下日常維護保養(yǎng)與維修:

A.常用辦公設(shè)備應(yīng)進行以下日常維護,維護辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護操作說明書:

--防塵;

--防曬;

--防潮;

--防腐蝕;

--其他需要預防的事項。

B.保養(yǎng)與維修:常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng),一般情況下需要委托專業(yè)公司進行,詳見《對外委托服務(wù)標準作業(yè)規(guī)程》:

4.3環(huán)境管理

4.3.1.衛(wèi)生:

辦公區(qū)衛(wèi)生由環(huán)境部負責,辦公區(qū)各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由辦公室進行處理,詳見《室內(nèi)保潔標準作業(yè)規(guī)程》。

A.辦公室文員每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味;

B.各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。

4.3.2綠化:

辦公區(qū)綠化由環(huán)境管理部負責,各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由辦公室進行處理,詳見《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標準作業(yè)規(guī)程》。

A.辦公室文員于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況,檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象;

B.各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)綠化狀況,檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象。

4.4安全管理

4.4.1工程部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運轉(zhuǎn)是否正常。

4.4.2安保部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當,滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。

4.4.3各崗位員工應(yīng)加強安全防患意識,下班時應(yīng)將重要資料放入安全地點,鎖好抽屜,關(guān)好電閘及門窗。

4.4.4公司辦公區(qū)晚間的安全管理由安保部負責,值班安保人員應(yīng)定時巡查以下重要部位,并做好相應(yīng)的記錄,詳見《治安巡邏作業(yè)規(guī)程》:

A.消防設(shè)施、配電房;

B.領(lǐng)導辦公室、電腦室、檔案室、財務(wù)室;

C.水源、空調(diào)的關(guān)閉情況;

D.加班情況等。

篇2:油品調(diào)運分公司綜合辦公室后勤管理專員職責說明書

油品調(diào)運分公司綜合辦公室后勤管理專員職責說明書

3、后勤管理專員

基本信息

崗位名稱:后勤管理專員所在部門:綜合管理室

匯報關(guān)系:

直接上級:綜合辦公室主任直接下級:/

崗位目的:

負責分公司的物資采購相關(guān)工作

崗位職責:

序號職能領(lǐng)域主要職責

1、低值易耗品管理

"負責公司本部低值易耗品計劃的申報、發(fā)放工作,建立相關(guān)物資管理臺賬

2、信件、報刊、圖書雜志管理

"信件接收及分發(fā)

"報紙、圖書、刊物的征訂及分發(fā)

3、會議后勤

"負責公司各種會議的時間、場所協(xié)調(diào)管理及后勤保障工作

4、其他后勤事務(wù)

"負責來公司訪問人員的接待、食宿安排

"負責本部門各類辦公設(shè)備的日常維護和保養(yǎng)

"負責公司其他后勤事務(wù)的管理

5、非經(jīng)營性固定資產(chǎn)管理

"負責組織機關(guān)各部門編制年度非經(jīng)營性固定資產(chǎn)購置計劃

"負責機關(guān)固定資產(chǎn)、設(shè)備設(shè)施的采購,并組織財務(wù)室、固定資產(chǎn)請購部門及其他相關(guān)部門進行入庫驗收

"負責建立公司本部非經(jīng)營性固定資產(chǎn)實物臺賬,并按要求定期編制有關(guān)統(tǒng)計報表

"負責監(jiān)督、檢查公司非經(jīng)營性固定資產(chǎn)的使用狀況,負責提出公司非經(jīng)營性固定資產(chǎn)的調(diào)撥、更新、維修和報廢鑒定等計劃,經(jīng)批準后,組織實施及時辦理驗收

"參與公司非經(jīng)營性固定資產(chǎn)盤點工作,定期與財務(wù)部門、資產(chǎn)使用機構(gòu)進行賬實核對

"負責收集整理公司非經(jīng)營性固定資產(chǎn)的有關(guān)資料,及時歸檔

6、其他

"完成領(lǐng)導交辦的其他工作

任職資格:

學歷及專業(yè):大專及以上學歷

經(jīng)驗行業(yè)經(jīng)驗:

"2年及以上相關(guān)經(jīng)驗

專業(yè)經(jīng)驗

管理經(jīng)驗

知識行業(yè)知識

"具備物料管理、后勤管理、財務(wù)知識等方面的知識

專業(yè)知識

公司知識

技能素質(zhì)能力

"人品端正,愛崗敬業(yè),工作態(tài)度細致、踏實,能吃苦耐勞

"具有較強的溝通能力、統(tǒng)籌安排能力

"熟練掌握常用辦公軟件的應(yīng)用

外語能力

IT能力

特殊工作環(huán)境

/

簽字確認

任職者日期

直接上級:日期

聲明:本崗位說明書是員工勞動合同的一部分,旨在說明崗位目前的職責及對任職者的要求(對于條件優(yōu)秀者,可適當放寬要求)。公司保留變更崗位工作內(nèi)容或要求在職人員履行其他職責的權(quán)利。

篇3:鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）農(nóng)村道路交通安全管理辦公室工作職責

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府的領(lǐng)導和公安交警部門的指導下,負責本行政區(qū)域的道路交通安全管理工作,主要職責如下:

一、制定本行政區(qū)內(nèi)縣道以下(不含縣道)道路、場鎮(zhèn)和公安交警部門指定道路的交通安全管理規(guī)劃,并組織實施。

二、組織開展道路交通安全宣傳教育,提高農(nóng)村道路交通安全宣傳教育覆蓋面和普及率。

三、在鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府授權(quán)下與村、企業(yè)、學校等單位簽訂交通安全責任書,定期督促檢查工作落實情況。

四、深入分析本行政區(qū)內(nèi)道路交通安全狀況,定期組織開展道路交通安全大檢查和整治工作。

五、建立本行政區(qū)內(nèi)機動車及駕駛?cè)藛T信息臺賬,實現(xiàn)對車輛、駕駛?cè)藨艏芾怼?/p>

六、定期組織開展本行政區(qū)內(nèi)農(nóng)村道路安全隱患排查,督促相關(guān)部門及時治理。

七、組織交通安全管理員開展道路交通違法查糾工作,收集固定交通違法證據(jù),及時向公安交警部門舉報。

八、協(xié)助公安交警部門辦理機動車、駕駛證車管業(yè)務(wù)。

九、協(xié)助公安交警部門做好交通事故現(xiàn)場維護、善后調(diào)解處理工作。

十、完成鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和公安交警部門交辦的其他工作任務(wù)。