物業公司行政管理制度(九)

第一章總則

第一條為完善公司的行政管理機制,建立規范化的行政管理體系,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。

第二章公文處理規定

第二條為進一步做好公司公文處理工作,使公文處理規范化、制度化,提高工作效率,參照上級有關公文處理規定,結合公司實際,特制定本規定。

第三條公文由辦公室統一簽收。公司的收文包括辦公管理信息系統的電子收文和紙質收文。文書處理人員應每天定時瀏覽局內網信息并進行電子收文,范圍包括上級機關和同級機關制發的本公司主管業務的文件材料、上級機關和同級機關制發的本公司非主管業務但要貫徹執行的文件材料。

第四條領導辦文閱文原則實行"一日一畢"制,承辦部門辦文時間按領導批示辦理,承辦人應在處理單上注明處理結果,并及時送回辦公室文書處理人員。

第五條為確保文件在辦理過程中流向清晰、責任明確,辦公室負責公司文件的傳遞、交辦,嚴格杜絕文件橫傳。

第六條辦公室要對承辦公文情況進行檢查、催辦,掌握公文的運轉和處理情況。緊急公文,應隨收隨批隨送,并提出辦理時限,必要時,辦公室應催辦,以防延誤或漏辦。

第七條簽收的文件,一律登記編號存入微機管理,次年初統一交檔案室編檔入庫。

第八條由部門起草的文件,經部門負責人認真審核后交辦公室核稿后送分管領導會簽,最后由總經理簽發。經簽發后的文件需登記編號,不得隨意更改,確需改動,須經簽發人批準。

第九條公文用紙采用國際標準A4型。發文底稿一律使用公司印制的發文紙,各部門必須同時送打印稿(附磁盤或內網共享),不得使用圓珠筆、鉛筆書寫。

第十條付印的文稿由起草部門指定專人校對。校對要認真負責,重要文件要"二校"后才能付印。

第十一條文件蓋印完畢,辦公室即留存一份,然后由主辦部門自行裝封、寄送,有特殊要求的由辦公室裝封、寄送。

第三章檔案管理辦法

第一節總則

第十二條為了加強公司檔案工作,使檔案工作制度化、規范化,不斷提高檔案工作的科學管理水平,更好地為公司發展服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《浙江省錢塘江管理局檔案管理制度》,結合公司檔案工作實際,特制定本辦法。

第十三條本辦法所指的檔案,主要包括公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有查考利用價值,并按照有關規定立卷歸檔、集中保管的文件材料、視聽資料及其它各種載體材料。它包括文書、會計、科技、聲像、實物、電子等各類檔案。

第十四條公司檔案實行集中、統一管理,各部門應把檔案工作納入本部門職責范圍,定期向檔案室移交部門檔案,任何部門和個人不得據為己有或拒絕歸檔。

第二節檔案室工作職責

第十五條檔案室工作職責:

(一)貫徹執行黨和國家關于檔案工作的方針、政策、法規和規定,在局信息中心業務指導下制定公司檔案工作計劃、管理辦法和業務性規范。

(二)監督、指導各職能部門做好各種文件材料的收集、整理、歸檔工作。

(三)負責管理公司各種門類和載體的檔案,不斷提高科學管理水平,以維護檔案的完整與安全,積極提供利用,為公司各項工作服務。

(四)定期接收各部門的各類檔案資料,并做好檔案的立卷、保管、借閱工作。

(五)依法負責檔案材料保管期限的確定、核查和檔案的定期鑒定。

第三節檔案的歸檔

第十六條文書檔案按年度一年歸檔一次,在次年六月底前移交歸檔。

第十七條臺帳由各部門按要求整理,經局年終考核后,于次年第一季度歸檔。

第十八條會計文件材料在會計部門保管一年,于次年六月底前移交檔案室歸檔。

第十九條技術檔案由相關部門在次年第一季度按要求整理移交檔案室,各相關部門在提交紙質檔案的同時,有電子稿的一并歸檔。

第二十條聲像資料(包括工作照片等),由形成部門在工作結束后及時整理,于年中、年底各交檔案室一次。

第二十一條實物檔案是指單位榮獲上級機關授予的獎章、獎杯、獎狀、錦旗、證書,舊公章、名人字畫、題詞等物品,在收到榮譽實物后一周內及時歸檔。

第二十二條各種辦公、動力、汽車等大型設備儀器的使用說明書、安裝說明書、系統圖、線路圖等資料在驗收后兩周內及時收集歸檔。

第二十三條歸檔要求:

(一)歸檔的文件材料必須完整、準確、系統,符合其形成規律。

(二)歸檔的文件材料,一般一式一份,重要或利用頻繁的文件材料,要適當增加歸檔份數。

(三)科技檔案、會計檔案由職能部門按有關規定整理、立卷后,以案卷形式歸檔。

(四)聲像資料歸檔應是原版、原件,且用文字標出材料反映的事由、時間、地點、人物、背景及責任者等。

(五)科技檔案形成的電子文件,歸檔時應使用不可擦除型光盤,須一式兩份。

(六)紙質文件歸檔必須紙質優良,字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,不得用圓珠筆、鉛筆、復寫紙、純藍墨水、紅墨水、涂改液等,且盡可能歸原件,不歸入復印件。

(七)文件材料向檔案室移交時,應編制移交清單,移交清單一式兩份,移交時按清單交點清楚,交接雙方簽名,各留一份,以便查考。

第四節檔案的利用

第二十四條本公司人員因工作需要查、借閱本職工作范圍內的有關檔案,必須按規定辦理登記手續,非本職范圍內的檔案不得借閱或查閱。

第二十五條檔案的查閱必須在檔案室內進行,同時需有檔案管理人員陪同,不得獨自進入。會計檔案除財務人員外原則上不得查閱。

第二十六條借閱檔案者超過一天或外借應填寫《檔案借閱申請表》,經公司總經理批準。外單位人員查借閱檔案要寫明查借閱檔案的用途和具體內容,并經公司總經理批準。

第二十七條借閱期限不得超過7天,到期歸還;如需再借,應辦理續借手續。歸還時嚴格檢查,并予以借閱登記注銷。

第二十八條借閱檔案者必須遵守《檔案法》和檔案保密制度,自覺愛護檔案,妥善保管檔案,不得隨意轉借、勾劃、裁剪、抽出,未經許可,不得擅自摘抄、復印。歸還時保證檔案材料完整無損。

第五節檔案的保管

第二十九條公司設立專用庫房保存檔案,由檔案工作人員負責管理,無關人員不得進入檔案庫房。

第三十條庫房內保持清潔,嚴禁存放易燃、易爆物品和雜物,嚴禁吸煙,電源設備保持完好,設置消防滅火器材,做好防火工作。

第三十一條庫房內

柜架排列合理,檔案排列整齊、科學,對破損和變質的文件、檔案,及時進行修復。

第三十二條定期檢查庫房檔案的數量及"八防"(即防溫、防潮、防盜、防火、防蟲、防塵、防光、防有害氣體)措施的落實情況。及時發現問題,防患于未然。

第三十三條做好聲像檔案的安全保護工作,配備相應的專用裝具,發現有盤片變形、斷裂,照片發黃、發霉、變質等現象,應及時進行處理。

第三十四條做好檔案的保密工作,不得泄露庫房檔案內容,若檔案人員有調動,必須辦妥交接手續。

第六節檔案的保管期限

第三十五條根據國家檔案局和有關部門的規定,結合我公司實際,認真編制各類檔案歸檔范圍及保管期限表。詳見《浙江錢塘江海塘物業管理有限公司文書檔案歸檔范圍及保管期限表》、《浙江錢塘江海塘物業管理有限公司科技檔案歸檔范圍及保管期限表》、《浙江錢塘江海塘物業管理有限公司會計檔案保管期限表》

第三十六條根據國家有關檔案保管期限的規定,定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定,提出保存或銷毀意見,報公司總經理批準后實施。銷毀檔案時,應到國家指定場所進行監銷,并由2名監銷人員在銷毀清冊上簽名。銷毀清冊應當歸檔保存。情況特殊的專門檔案另有銷毀規定的按有關規定執行。

附件:

物業公司文書檔案歸檔范圍及保管期限表

篇2:石油公司行政管理制度

石油公司行政管理

第一條行政管理是公司重要的基礎管理職能,擔負著公司綜合協調、文秘服務、會務管理、督察督辦、信訪、接待與交流合作、檔案管理、印章管理、后勤服務等工作,通過建立和完善公司行政后勤體系并推動實施,全面負責公司行政后勤管理工作,支持公司高效有序的運轉。

隨著時代的進步和經濟的發展,在公司的日常運轉中,行政管理的工作內容也越來越豐富,要想保障整個公司工作的順利開展,就需要保障行政管理的功能和作用得到良好發揮,這對整個公司日常運作效率的提高都有很大的作用。

第二條公司辦公室是產品經銷公司機關行政管理的歸口部門,負責各項行政管理管理活動的組織實施,行政活動(收發文、車輛、后勤、會務),產品經銷公司機關按照內部需求自行安排行政活動。

(一)收發文活動包括承接集團公司辦公室業務,收發、傳閱各類文件及指令的上傳下達工作;負責公司所有下發制度、文件的編號與審閱;公司重要文件的起草編制或審核工作;

(二)會務活動包括負責收*議議題、文件和有關材料,做好會議準備工作;做好公司黨政聯席會、總經理辦公會、行政會議和專題會議(如:年度工作會等)的安排、記錄;公司會議記錄的保管;監督并及時反饋有關會議決議的落實情況等。

(三)車輛管理方面,主要職責有:負責公司公務車輛的日常管理、維護、保養、修理、油料管理等事宜;公司機關駕駛員的日常管理和安全教育;根據領導及各部門的要求合理調配司機及車輛等。

(四)后勤管理活動包括負責公司機關低值易耗品計劃的申報、采購、發放,建立物資臺賬;公司機關庫房管理工作;公司各種會議的時間、場所協調管理及后勤保障工作;來信、來件接收及分發,報刊、圖書和雜志的征訂及分發;其他后勤事務等。

第三條在行政活動中,所屬各單位按照各公司內部需求自行安排行政活動。

篇3:行政管理制度

行政管理制度

第一條行政管理是公司重要的基礎管理職能,擔負著公司綜合協調、文秘服務、會務管理、督察督辦、信訪、接待與交流合作、檔案管理、印章管理、后勤服務等工作,通過建立和完善公司行政后勤體系并推動實施,全面負責公司行政后勤管理工作,支持公司高效有序的運轉。

隨著時代的進步和經濟的發展,在公司的日常運轉中,行政管理的工作內容也越來越豐富,要想保障整個公司工作的順利開展,就需要保障行政管理的功能和作用得到良好發揮,這對整個公司日常運作效率的提高都有很大的作用。

第二條公司辦公室是產品經銷公司機關行政管理的歸口部門,負責各項行政管理管理活動的組織實施,行政活動(收發文、車輛、后勤、會務),產品經銷公司機關按照內部需求自行安排行政活動。

(一)收發文活動包括承接集團公司辦公室業務,收發、傳閱各類文件及指令的上傳下達工作;負責公司所有下發制度、文件的編號與審閱;公司重要文件的起草編制或審核工作;

(二)會務活動包括負責收*議議題、文件和有關材料,做好會議準備工作;做好公司黨政聯席會、總經理辦公會、行政會議和專題會議(如:年度工作會等)的安排、記錄;公司會議記錄的保管;監督并及時反饋有關會議決議的落實情況等。

(三)車輛管理方面,主要職責有:負責公司公務車輛的日常管理、維護、保養、修理、油料管理等事宜;公司機關駕駛員的日常管理和安全教育;根據領導及各部門的要求合理調配司機及車輛等。

(四)后勤管理活動包括負責公司機關低值易耗品計劃的申報、采購、發放,建立物資臺賬;公司機關庫房管理工作;公司各種會議的時間、場所協調管理及后勤保障工作;來信、來件接收及分發,報刊、圖書和雜志的征訂及分發;其他后勤事務等。

第三條在行政活動中,所屬各單位按照各公司內部需求自行安排行政活動。