物業(yè)部合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序

一、目的

規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進(jìn)、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽(yù)得到保障。

二、適用范圍

適用于物業(yè)部所有合同的管理工作。

三、職責(zé)

1、總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有合同的簽署及重要合同的評審。

2、行政部負(fù)責(zé)公司所有合同的審核、監(jiān)管及歸檔(員工勞動(dòng)合同除外)。

3、人事部負(fù)責(zé)公司員工勞動(dòng)合同的審核、監(jiān)管及歸檔。

四、程序要點(diǎn)

1、合同管理的范圍:包括對外提供服務(wù)的合同和對外委托服務(wù)的合同。

(1)對外提供服務(wù)的合同,包括以下幾類:

①開發(fā)/建設(shè)單位或業(yè)主委員會(huì)委托進(jìn)行物業(yè)管理的合同;

②投標(biāo)書;

③對外租賃合同;

④公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理;

⑤顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進(jìn)行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)及其他有償服務(wù)的合同;

⑥公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;

⑦其他對外提供服務(wù)的合同。

(2)對外委托服務(wù)的合同,包括以下幾類:

①采購合同;

②招標(biāo)合同;

③勞動(dòng)合同;

④公司委托顧客(供應(yīng)商或其他受委托單位)進(jìn)行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)等合同;

⑤其他須進(jìn)行對外委托服務(wù)的合同。

2、合同的形式包括以下幾種形式

(1)書面的和非書面的。

(2)協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。

(3)規(guī)范合同和格式合同。

(4)口頭承諾。

(5)招、投標(biāo)書。

3、合同的制定

(1)一般情況下由合同的執(zhí)行部門負(fù)責(zé)制定,其內(nèi)容包括以下條款:

①標(biāo)的;

②數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);

③價(jià)款或酬金;

④履約期限、地點(diǎn)方式及其他履約條件;

⑤合同終止條件;

⑥違約責(zé)任;

⑦專用合同約定的其他必要條款。

(2)各種合同若有合同范本,可依照全同范本填寫或修改各項(xiàng)條款。

4、合同的評審

(1)評審權(quán)限:

①標(biāo)的在10萬元以下的合同,由總經(jīng)理委托分管副總經(jīng)理組織合同執(zhí)行部門及及行政部經(jīng)理進(jìn)行評審;

②標(biāo)的在10~50萬元的合同,由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進(jìn)行評審;

③標(biāo)的50萬元以上的合同,由董事會(huì)進(jìn)行評審。

(2)評審內(nèi)容:

①對外提供服務(wù)合同的評審內(nèi)容:

--公司的履約能力;

--顧客提供的價(jià)格;

--合同的風(fēng)險(xiǎn);

--合同的條款是否明確;

--合同是否合法;

--合同的社會(huì)效益;

--其他需要評審的內(nèi)容。

②對外委托服務(wù)合同的評審內(nèi)容:

--分供方的履約能力;

--分供方提供的價(jià)格;

--分供方的信譽(yù);

--分供方提供服務(wù)的售后服務(wù);

--合同的條款是否明確;

--合同是否違法;

--合同的風(fēng)險(xiǎn);

--合同履約監(jiān)控能力;

--其他需要評審的內(nèi)容。

5、合同的簽署與生效

(1)合同經(jīng)評審合格,由總經(jīng)理簽署。非書面的合同除外。

(2)經(jīng)總經(jīng)理簽署的合同按《印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》辦理蓋章審批手續(xù)。

(3)所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)一頁以上的必須加蓋騎縫章。

(4)經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,需公證的合同,經(jīng)公證后生效。

(5)公司承諾提供常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條塊的限制。

(6)生效的合同原則上一式肆份,公司與顧客各兩份,需進(jìn)行公證的報(bào)公證機(jī)關(guān)一份備案。

6、合同的編號與歸檔

(1)書面合同統(tǒng)一進(jìn)行編號,編號的方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》辦理。

(2)一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》辦理。

(3)行政部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報(bào)財(cái)務(wù)部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》辦理復(fù)印審批程序后,由部門負(fù)責(zé)人保管一份復(fù)印件。合同執(zhí)行完畢后,須將合同反還行政部歸檔。

(4)合同條款涉及保密事項(xiàng)的,有關(guān)部門均承擔(dān)保密責(zé)任。

7、合同的履約

(1)對外提供服務(wù)的合同,由提供合同服務(wù)的部門負(fù)責(zé)履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。

(2)對外委托服務(wù)的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。

(3)合同執(zhí)行部門需將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報(bào),重要合同須以書面形式匯報(bào)。

(4)行政部監(jiān)控所有書面合同(員工勞動(dòng)合同除外)的履約進(jìn)度,對違反合同進(jìn)度的及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。

(5)合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進(jìn)行評審。

8、合同的變更與廢止

合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中需變更廢止情況出現(xiàn)需進(jìn)行合同條款變更或廢止時(shí),由合同執(zhí)行部門向行政部提出合同變更申請,行政部按合同評審程序跟進(jìn)評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。

9、合同的續(xù)約

合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知行政部,由行政部經(jīng)理按合同評審程序跟進(jìn)評審,重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評審。

10、合同的統(tǒng)計(jì)

每年12月31日前,由行政部對書面合同進(jìn)行清查統(tǒng)計(jì),寫出專題報(bào)告。專題報(bào)告內(nèi)容包括:合同清單,履約完成情況,存在或需跟進(jìn)的問題等報(bào)總經(jīng)理審閱。總經(jīng)理給出批示意見,由行政部按總經(jīng)理批示意見辦理。

11、記錄:書面合同必須有書面的評審記錄,與合同一起歸檔保

管。

五、記錄

1、《合同評審記錄》

2、《合同更改通知單》

六、相關(guān)支持文件

1、《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》

2、《對外委托服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》

3、《有償便民服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》

4、《對外投資管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》

篇2:工程項(xiàng)目合同管理程序5

工程項(xiàng)目合同管理程序5

針對項(xiàng)目管理,我公司的合同管理程序?yàn)?

1合同評審

工程承包合同在合同簽訂前要進(jìn)行合同評審。合同評審是通過職能部門對合同中涉及各專業(yè)的內(nèi)容進(jìn)行評議,發(fā)現(xiàn)合同草案中的問題,將風(fēng)險(xiǎn)降低到最小化。合同評審由公司經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)組織。公司對外訂的所有工程承包、發(fā)包合同均進(jìn)行合同評審。

2合同簽訂

合同評審結(jié)束后,公司經(jīng)營管理部將各部門的評審意見反饋合同承辦部門,待合同承辦部門根據(jù)評審意見與對方磋商后,將修改后的合同文本依據(jù)《山西電建三公司合同管理暫行辦法》接受合同審查,合同審查包括合同條款審查、對方資質(zhì)情況審查。

3合同交底

在合同簽訂后,組織項(xiàng)目管理負(fù)責(zé)人員和技術(shù)人員學(xué)習(xí)合同和合同總體分析結(jié)果,對合同的主要內(nèi)容作出解釋和說明,使大家熟悉合同中的主要內(nèi)容、各種規(guī)定、管理程序,了解承包商的合同責(zé)任和工程范圍,各種行為的法律后果。工程技術(shù)人員由十分牢固的"按圖施工"的觀念,但在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)中必須轉(zhuǎn)變到"按合同施工"中來,按照合同將各種合同事件的責(zé)任落實(shí)分解到分包商。

4合同履行情況管理

公司在合同管理中要實(shí)行"合同履行"匯報(bào)制度。合同履行情況并不是單純的結(jié)算、付款情況,它包括工期、質(zhì)量、安全、結(jié)算、付款以及成本控制、物資供應(yīng)、勞動(dòng)力調(diào)配等多方面的情況。了解合同履行情況,我們能夠及時(shí)得到合同中出現(xiàn)的不利因素在現(xiàn)實(shí)中執(zhí)行的反饋情況,從而修正措施。真正作到"事先計(jì)劃、事中控制、事后總結(jié)"。

5工程索賠的管理

由于建設(shè)單位或受建設(shè)單位委托的有關(guān)單位、人員過失,未能按合同約定履行自己的各項(xiàng)義務(wù),致使工期拖延,工程質(zhì)量受到影響,待滯停工等情況,造成項(xiàng)目施工經(jīng)濟(jì)損失時(shí),應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位進(jìn)行索賠。索賠由項(xiàng)目經(jīng)理牽頭,項(xiàng)目部經(jīng)營科負(fù)責(zé)組織實(shí)施。索賠主要依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī),按雙方簽訂的工程合同文件、施工協(xié)議。其證據(jù)是指用來支持其索賠成立或索賠有關(guān)的證明文件和資料。

包括:各種合同文件、施工日志、工程照片及聲象資料、來往信函、會(huì)議紀(jì)要、氣象報(bào)告和資料、工程進(jìn)度計(jì)劃、投標(biāo)前業(yè)主提供的參考資料和現(xiàn)場資料、工程備忘錄和各種簽證、工程結(jié)算資料和有關(guān)報(bào)告、各種檢查驗(yàn)收報(bào)告和技術(shù)鑒定報(bào)告等資料。項(xiàng)目經(jīng)理部各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)人員在發(fā)生索賠時(shí)向預(yù)算人員提供。項(xiàng)目經(jīng)理部每月25日將索賠資料報(bào)公司經(jīng)營管理部存檔。

6運(yùn)用P3、E*P、MIS等先進(jìn)軟件提高公司管理水平

先進(jìn)的合同應(yīng)用軟件可以提高工作效率并合理利用資源,通過運(yùn)用工具可以在分析合同實(shí)施與預(yù)定目標(biāo)上找出偏離,通過不斷調(diào)整合同實(shí)施,使目標(biāo)相一致。

篇3:監(jiān)理合同管理措施程序

項(xiàng)目監(jiān)理合同管理措施及程序

1、合同管理的方法及要點(diǎn)

為確保工程項(xiàng)目的順利實(shí)施,提供法律保證和保證工程項(xiàng)目實(shí)施過程中依法全面履行,以保證工程項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此這是一個(gè)融法律、經(jīng)濟(jì)技術(shù)于一體的綜合性工作。

在招投標(biāo)階段,合同管理任務(wù)是訂立一個(gè)詳盡完善的承包合同,為保證工程項(xiàng)目的實(shí)施提供法律保證。在項(xiàng)目實(shí)施過程中,合同管理的任務(wù)是依據(jù)合同條款,全面履行合同條款,協(xié)調(diào)合同雙方的糾紛、爭議,對合同的履行、變更和解除等進(jìn)行監(jiān)督檢查。處理變更、索賠、分包、違約責(zé)任等履行合同條款的事宜。

為保證合同的全面履行,監(jiān)理應(yīng)建立健全項(xiàng)目合同的管理制度,要做好合同分析,仔細(xì)分析合同條款的內(nèi)涵,以求對合同作出正確的解釋,明確合同的法律依據(jù)。要熟悉合同,建立完整的合同數(shù)據(jù)檔案和合同網(wǎng)絡(luò),收集資料,憑數(shù)據(jù)說話,隨時(shí)掌握各項(xiàng)合同條款實(shí)施的情況和存在的問題,要加強(qiáng)對合同實(shí)施的監(jiān)督、檢查。承包人、業(yè)主、監(jiān)理各方履約情況,糾正各種不符合合同條款內(nèi)容的各種做法、文字、文件等,以保證合同的全面履行。

2、合同管理的內(nèi)容

對于合同條款中規(guī)定的業(yè)主、承包人各自風(fēng)險(xiǎn),必須正確作出評估,及時(shí)地提醒承包人及業(yè)主,以確保工程的順利進(jìn)行。

⑴工程變更

監(jiān)理工程師對工程上任何形式、質(zhì)量、數(shù)量和內(nèi)容上的變動(dòng),根據(jù)合同有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核,并報(bào)業(yè)主審批后發(fā)布工程變更令,在與業(yè)主和承包人協(xié)調(diào)商量后,確定變更工程的單價(jià)和費(fèi)率。

在合同執(zhí)行期間,由于價(jià)格漲跌(含因此發(fā)生的材料調(diào)差工作)、政策性調(diào)整等因素對項(xiàng)目成本的影響,對合同價(jià)格不予調(diào)整。

⑵工程索賠

監(jiān)理工程師對承包人提出的延期和費(fèi)用索賠申請,將依據(jù)合同規(guī)定的程序進(jìn)行審查,確認(rèn)承包人所提出的申請是否符合規(guī)定,證據(jù)是否充足,計(jì)算方法和合同依據(jù)是否正確,并通知有關(guān)監(jiān)理人員做好資料收集、記錄工作。同時(shí)要檢查索賠事件的時(shí)效性,對承包人如未能按合同要求及時(shí)提出索賠意向的,應(yīng)對其實(shí)際損失及自身的失職造成的損失進(jìn)行分析,各自承擔(dān),對業(yè)主方逾期未答復(fù),而承包人采取措施減少損失所發(fā)生的費(fèi)用應(yīng)由業(yè)主承擔(dān)。

⑶工程延期

總監(jiān)理工程師在確認(rèn)下述條件滿足并報(bào)總監(jiān)(辦)批準(zhǔn)后方能工程延期:

①工程由于非承包人的責(zé)任,不能按原定工期完工;

②承包人在影響延期情況發(fā)生一個(gè)月向總監(jiān)理工程師提交工程延期報(bào)告;

③承包人在影響延期事件終止后的一個(gè)月內(nèi),正式提交延期申請資料。

⑷工程分包

對承包人提出的分包申請,監(jiān)理工程師需進(jìn)行嚴(yán)格的審查,審查的主要內(nèi)容包括:分包人的資格證明及情況、工程項(xiàng)目及內(nèi)容,工程數(shù)量及金額、工程工期、承包人與分包人的合同責(zé)任。在執(zhí)行過程中,監(jiān)理工程師通過承包人對分包工程進(jìn)行管理。只有經(jīng)業(yè)主同意,承包人才能進(jìn)行合同轉(zhuǎn)記。

對于嚴(yán)格限制分包的主體結(jié)構(gòu)及工程超過合同價(jià)款規(guī)定比例的將不予分包。

⑸保險(xiǎn)

對承包人的保險(xiǎn)種類、范圍、數(shù)額、時(shí)間、有效期、保險(xiǎn)單及保險(xiǎn)收據(jù)進(jìn)行檢查,以確保各種保險(xiǎn)的落實(shí)。

⑹爭端與仲裁

當(dāng)工程發(fā)生爭議時(shí),監(jiān)理工程師根據(jù)合同規(guī)定的期限,進(jìn)行爭議事件的全面調(diào)查、取證,并對爭議做出書面決定,通知業(yè)主和承包人。若業(yè)主和承包人不同意監(jiān)理工程師作出的決定,可提交有關(guān)部門進(jìn)行仲裁。

⑺違約

監(jiān)理工程師對業(yè)主違約進(jìn)行確認(rèn)并按合同規(guī)定進(jìn)行處理,依據(jù)的事實(shí)主要為:

①宣告破產(chǎn),或作為一個(gè)公司宣告停業(yè)整頓,但清理不是為了改組或合并;

②由于不可預(yù)見的理由,而不可能繼續(xù)履行其合同義務(wù);

③沒有在規(guī)定的合理時(shí)間內(nèi)根據(jù)監(jiān)理工程師的支付證書向承包人付款,或干涉、阻撓、拒絕支付證書的頒發(fā)。

⑻違約處理

監(jiān)理工程師對承包人違約,將依據(jù)下列事實(shí)進(jìn)行確認(rèn),并根據(jù)合同規(guī)定進(jìn)行處理:

①無力償還債務(wù)或陷入破產(chǎn),或主要財(cái)產(chǎn)被接管或主要資產(chǎn)被抵押或停業(yè)整頓等,因而放棄合同;

②無正當(dāng)理由不開工或拖延工期;

③無視監(jiān)理工程師的警告,一貫公然忽視履行合同規(guī)定的責(zé)任和義務(wù);

④未經(jīng)監(jiān)理工程師同意,隨意分包工程、或?qū)⒄麄€(gè)工程分包出去。

3、嚴(yán)格控制和管理好分包

對分包管理的目的是防止出現(xiàn)合同糾紛和帶來質(zhì)量、進(jìn)度上的混亂,致力于發(fā)揚(yáng)專業(yè)分包隊(duì)伍的優(yōu)勢,有效地促進(jìn)工程質(zhì)量。對分包的管理,監(jiān)理工程師要做到履行批準(zhǔn)和開工申請手續(xù),利用檢查和工地會(huì)議了解情況;杜絕分包過多;核實(shí)分包人的隊(duì)伍組成和技術(shù)管理人員情況;對較大的分包項(xiàng)目,應(yīng)指定專門的監(jiān)理工程師監(jiān)管;跨越時(shí)間較長的分包合同,應(yīng)對其進(jìn)行中期審查;經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問題嚴(yán)格處理。

4、合同管理的工作程序

工程變更程序框圖

延期申報(bào)、審批程序框圖

索賠申報(bào)、審批程序框圖