物業(yè)檔案室管理制度

　　一、總則

　　1.1 本制度是為了規(guī)范物業(yè)檔案室的管理，保證檔案的安全、完整、有效利用，提高檔案管理效率，滿(mǎn)足業(yè)主、員工和相關(guān)部門(mén)的需求。

　　1.2 本制度適用于物業(yè)管理公司及其下屬的所有物業(yè)項(xiàng)目。

　　二、檔案室的設(shè)立和管理

　　2.1 物業(yè)檔案室應(yīng)設(shè)在安全、干燥、通風(fēng)、防火的地方，距離易燃、易爆物品有一定的安全距離。

　　2.2 物業(yè)檔案室的設(shè)立應(yīng)由物業(yè)管理公司提出申請(qǐng)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。

　　2.3 物業(yè)檔案室的日常管理工作由物業(yè)管理公司負(fù)責(zé)，包括檔案的收集、整理、保存、利用等。

　　2.4 物業(yè)檔案室的人員應(yīng)具備一定的檔案管理和計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，定期進(jìn)行培訓(xùn)和考核。

　　三、檔案的收集和整理

　　3.1 物業(yè)檔案室應(yīng)及時(shí)收集各類(lèi)檔案，包括業(yè)主信息、物業(yè)服務(wù)記錄、維修記錄、安全記錄等。

　　3.2 物業(yè)檔案室應(yīng)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，建立檔案目錄。

　　3.3 物業(yè)檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。

　　四、檔案的保存和利用

　　4.1 物業(yè)檔案室應(yīng)采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，保證檔案的安全保存。

　　4.2 物業(yè)檔案室應(yīng)建立檔案借閱制度，對(duì)于需要借閱的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。

　　4.3 物業(yè)檔案室應(yīng)積極為業(yè)主提供查詢(xún)服務(wù)，滿(mǎn)足其了解和使用物業(yè)信息的需求。

　　五、檔案的銷(xiāo)毀

　　5.1 物業(yè)檔案室應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定，定期對(duì)過(guò)期或無(wú)用的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。

　　5.2 物業(yè)檔案室在銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，并采取相應(yīng)措施，確保銷(xiāo)毀的安全和徹底。

　　六、附則

　　6.1 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。

　　6.2 對(duì)本制度的修改和解釋權(quán)歸物業(yè)管理公司所有。

篇2:南灣物業(yè)文印檔案室管理制度

藍(lán)灣物業(yè)文印、檔案室管理制度

一、打字、復(fù)印管理

文印室屬保密部門(mén)、未經(jīng)辦公室允許,非工作人員不得隨意進(jìn)入或逗留;經(jīng)允許進(jìn)入文印室人員,不得隨意翻閱與己無(wú)關(guān)的文件和資料,否則,管理人員有權(quán)制止或請(qǐng)出。

1、打印、油印和復(fù)印10張以上者,需申請(qǐng)辦公室批準(zhǔn)后進(jìn)行;10張以下者,經(jīng)文印管理員同意后方可。凡打印、油印、復(fù)印者,均應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行登記、記錄。

2、文印員負(fù)責(zé)文印室內(nèi)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、油印機(jī)等設(shè)備和配件的管理,其它人員不得擅自動(dòng)用。

3、集團(tuán)以外的打印、復(fù)印、油印業(yè)務(wù),根據(jù)打印的規(guī)格數(shù)量按規(guī)定到財(cái)務(wù)室交納費(fèi)用,憑收款單據(jù)辦理打印業(yè)務(wù)。

4、按照規(guī)定,文印用品由文印室工作人員統(tǒng)一向集團(tuán)文印室申請(qǐng),并附出上期領(lǐng)用材料的使用說(shuō)明,批復(fù)后辦理領(lǐng)用。嚴(yán)禁浪費(fèi)和私用文印用品,特別是紙張的使用必須嚴(yán)格把關(guān),文印員對(duì)領(lǐng)取文印紙張數(shù)量應(yīng)與使用登記數(shù)量、對(duì)外業(yè)務(wù)量、發(fā)放數(shù)量和結(jié)存數(shù)量基本持平并定期匯總,防止丟失和浪費(fèi)。一經(jīng)查出浪費(fèi)和私用,對(duì)相關(guān)人員予以追究。

5、文印打字管理人員必須嚴(yán)守機(jī)密,如發(fā)現(xiàn)泄密行為,視情節(jié)程度,除賠償造成的損失外,還將給予行政處罰。

二、檔案資料管理:

1.檔案管理員在接受檔案室移交的檔案時(shí),要按檔案內(nèi)容目錄及檔案材料逐件逐項(xiàng)核實(shí)清楚,在檔案收件簿上,接收人一檔中簽字后收入柜中存檔。

2.按小區(qū)住宅編號(hào)和銷(xiāo)售,房管建立對(duì)應(yīng)的檔案帳目,做到帳帳相符,帳物相符,擺放整齊、調(diào)用迅速。

3.對(duì)房屋產(chǎn)權(quán)人發(fā)生變更時(shí),要及時(shí)做出檔案相應(yīng)的變更,做好變更登記,確保檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤。

4.檔案室內(nèi)做好防火、防潮、防霉、防盜等工作,要經(jīng)常查驗(yàn),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取有效措施。

5.調(diào)閱檔案時(shí),要認(rèn)真填寫(xiě)調(diào)檔紀(jì)錄,詳細(xì)記錄調(diào)閱,檔案名稱(chēng)、借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間。

6.對(duì)借閱的檔案必須有經(jīng)理或上級(jí)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽定批準(zhǔn)的依據(jù)方可調(diào)閱,并及時(shí)在調(diào)入和調(diào)出、回收的記錄簿上詳細(xì)登記。對(duì)已調(diào)出的檔案超期者必須進(jìn)行催收。

7.檔案管理員要做好保密工作,非檔案工作人員不得入內(nèi)。如發(fā)現(xiàn)泄密行為,視情節(jié)程度給予經(jīng)濟(jì)或行政處罰。

救助站制度

篇3:S物業(yè)檔案室管理規(guī)定

檔案室管理規(guī)定

一、歸檔制度

1、歸檔范圍

公司在物業(yè)管理服務(wù)、內(nèi)部各項(xiàng)管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊(cè)、模型、樣品、實(shí)物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤(pán),光盤(pán)等材料。

2、歸檔要求

歸檔文件應(yīng)原件(特別情況下可用復(fù)印件代替),要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備,字跡清晰。

3、歸檔時(shí)間:輸完畢后,應(yīng)立即歸檔。

4、歸檔份數(shù):各類(lèi)文件材料一般歸檔一式一份。

5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續(xù),由檔案室填寫(xiě)一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點(diǎn)材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。

二、保管制度

1、歸檔的文件材料,應(yīng)保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編目、編號(hào)。

2、存放檔案要有專(zhuān)用柜架。檔案上架時(shí),應(yīng)按照類(lèi)別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。

3、定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清進(jìn)核對(duì),做到帳物相符。

4、檔案室應(yīng)有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護(hù)措施。

5、檔案室保持適當(dāng)?shù)臏囟取穸?一般溫度保持在14~24攝氏度,相對(duì)濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內(nèi)。

6、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù),借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應(yīng)放原處。

7、公司對(duì)檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象,可視情況分別對(duì)管理人員處以批評(píng)、罰款、直至辭退處理。

三、檔案借閱、復(fù)印程序

提出申請(qǐng)-->有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)-->檔案室辦理手續(xù)-->使用檔案-->歸還檔案室

具體要求:

1、借閱、復(fù)印檔案應(yīng)先批準(zhǔn),再辦理登記手續(xù);

2、要愛(ài)護(hù)檔案,::不得丟失;

3、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案;

4、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;

5、辦理完畢,應(yīng)立即歸還,如有差錯(cuò),應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任;

6、調(diào)離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調(diào)離手續(xù)。