小區報刊信函收發管理制度

一.目的

為規范物件收發制度,確保物件準確快捷收發到業主,并合理控制成本節約人力資源,特制定本辦法.

二.范圍

本公司員工、本轄區的業主、租客的信件、包裹、貨品等所有物件.

三、管理部門

安全業務部為本辦法的管理部門,主門崗為本辦法的執行部門,安全領班為本辦法執行負責人。

四、管理內容

收件管理

1.門衛室收到公司信函和報刊等物件后,應檢查郵件的完好性,若有破損需及時通知收件人當面予以確認,否則不予簽收.(注:特快專遞、包裹須讓郵遞員送到業主本人簽收)

2.檢查完好的物件簽收后應登記到(附件一)上,并在物件到達的一個工作小時內登記好送到客服部確認后在分發,晨報在一小時內分發下去,晚報在到達后登記一小時分發到業主信箱。

3.各部門的急件,可直接通客服部查找,優先給予辦理簽收手續.

4.所有報刊信函由收件人簽收后,安全員負責將此物品準確送到業主的信箱

5.如有到付件,需結清款項的應由快遞員登記后直接送達本人簽收。

6.員工私人物件收件后放在快件收發處,并按《收件登記表》登記,員工憑工牌領取。

7.未指明部門或收件人的快件/掛號信/托運到的貨品等物件,由物業部處理.

8.如有退件,按收件程序處理。

篇2:企業報刊郵件函電收發制度文本

企業報刊、郵件、函電收發制度文本

第一條全廠公私報刊、外來郵件、外發公啟、函電由廠收發室負責收發.

第二條外發函、電要求

1.各部門因公需外發函、電,經辦人員應于每天下午**點以前將函件、電報底稿送到收發室,分別填寫掛號、平信、電報外發登記表.

2.每天下午**點以前,廠收發室應將當月外發函、電清點,累計送交郵局寄發.

第三條外來郵件管理

1.外來郵件一律經廠收發室簽收分發.

2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發室通知收件人到收發室當面簽收.

3.一般公啟函、電和廠內職工私人信件,由收發室開具清單分放到各單位信報箱內.

4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內,由個人自取.

5.不論公私郵件收發室應隨到隨清,及時分發,不得丟失損壞,擱置延誤,對國外來函應檢封口、郵戳,如發現拆封或郵票被撕應拒絕簽收,并向郵局反映,查明原因.

6.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人,在收發室通知發出后,應隨即到收發室領取郵單,并及時去郵局取款取件.超期罰款,收發室概不負責.

第四條報刊訂購與收發.

1.報刊訂購

(1)訂購時間:上半年

下半年

(2)訂購手續:不論單位和個人,均需先到收發室查閱報刊目錄,再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數、期數填寫清楚交收發員核對算價,確認無誤后,當面繳款開票.公費訂購報刊由收發員持訂單到財務部門辦理付款托收手續.歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預訂單外,尚須填寫報刊分發清單,詳細寫明各種報刊分發到哪些單位或領導.

2.報刊收發

(1)收發員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送清單分類清點,發現有差錯應及時登記并要求補缺退余.

(2)收發員收到郵局送來的報刊后應及時分發,不得耽擱延誤.收發員清點分發報刊時間為**小時,任何人不得進入收發室.

(3)每天分發到各單位信報箱的報刊應隨附分發清單.

(4)各單位應固定專人按時領取報刊和公啟函電、領取時,要對照分發清單點檢實簽名,發現差錯,應當面向收發員提出增補退換要求,并進行差錯登記.當面未提出,則視為分發無差錯.

第五條收發員應堅守工作崗位,節假日、星期日應有人值班,休星期日應采取換休形式.

第六條收發室內外應經常保持整齊清潔.

第七條收發室由**部門負責管理,其工作質量由**部門進行檢查、考核、并承擔責任.

篇3:公司報刊郵件函電收發制度(7)

公司報刊、郵件、函電收發制度(七)

(一)全公司公私報刊、外來郵件、外發公啟、函電由公司收發室負責收發。

(二)外發函、電要求。

1.各部門因公需外發函、電,經辦人員應于每天下午6點以前將函件、電報底稿送到收發室,另填寫掛號、平信、電報外發登記表。

2.每天下午6點以前,全公司收發室應將當月外發函、電清點,累計送交郵局寄發。

(三)外來郵件管理

1.外來郵件一律經公司收發室簽收分發。

2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發室通知收件人到收發室當面簽收。

3.一般公啟函、電和公司內職工私人信件,由收發室開具清單分放到各單位信報箱內。

4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內,由個人自取。

5.不論公私郵件收發室應隨到隨清,及時分發,不得丟失損壞,擱置延誤,對國外來函應檢封口、郵戳,如發現拆封或郵票被撕應拒絕簽收,并向郵局反映,查明原由。

6.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人,在收發室通知發出后,應隨即到收發室領取郵單,并及時去郵局取款取件。超期罰款,收發室概不負責。

(四)報刊訂購與收發。

1.報刊訂購。

(1)訂購時間:上半年、下半年

(2)訂購手續:不論單位和個人,均需先到收發室查閱報刊目錄,再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數、期數填寫清楚交收發員核對算價,確認無誤后,當面繳款開票。公費訂購報刊由收發員持訂單到財務部門辦理付款托收手續。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預訂單外,尚須填寫報刊分發清單,詳細寫明各種報刊分發到哪些單位或領導。

2.報刊收發。

(1)收發員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送清單分類清點,發現有差錯應及時登記并要求補缺退余。

(2)收發員收到郵局送來的報刊后應及時分發,不得耽擱延誤。收發員清點分發報刊時間2小時,任何人不得進入收發室。

(3)每天分發到各單位信報箱的報刊應隨附分發清單。

(4)各單位應固定專人按時領取報刊和公啟函電。領取時,要對照分發清單清點檢實簽名,發現差錯,應當面向收發員提出增補退換要求,并進行差錯登記。當面未提出,則視為分發無差錯。

(五)收發員應堅守工作崗位,節假日、星期日應有人值班,休星期日應采取換休形式。

(六)收發室內外應經常保持整齊清潔。

(七)收發室由辦公室負責管理,其工作質量由辦公室進行檢查、考核,并承擔責任。