小區(qū)報刊信函收發(fā)管理制度

一.目的

為規(guī)范物件收發(fā)制度,確保物件準確快捷收發(fā)到業(yè)主,并合理控制成本節(jié)約人力資源,特制定本辦法.

二.范圍

本公司員工、本轄區(qū)的業(yè)主、租客的信件、包裹、貨品等所有物件.

三、管理部門

安全業(yè)務(wù)部為本辦法的管理部門,主門崗為本辦法的執(zhí)行部門,安全領(lǐng)班為本辦法執(zhí)行負責(zé)人。

四、管理內(nèi)容

收件管理

1.門衛(wèi)室收到公司信函和報刊等物件后,應(yīng)檢查郵件的完好性,若有破損需及時通知收件人當(dāng)面予以確認,否則不予簽收.(注:特快專遞、包裹須讓郵遞員送到業(yè)主本人簽收)

2.檢查完好的物件簽收后應(yīng)登記到(附件一)上,并在物件到達的一個工作小時內(nèi)登記好送到客服部確認后在分發(fā),晨報在一小時內(nèi)分發(fā)下去,晚報在到達后登記一小時分發(fā)到業(yè)主信箱。

3.各部門的急件,可直接通客服部查找,優(yōu)先給予辦理簽收手續(xù).

4.所有報刊信函由收件人簽收后,安全員負責(zé)將此物品準確送到業(yè)主的信箱

5.如有到付件,需結(jié)清款項的應(yīng)由快遞員登記后直接送達本人簽收。

6.員工私人物件收件后放在快件收發(fā)處,并按《收件登記表》登記,員工憑工牌領(lǐng)取。

7.未指明部門或收件人的快件/掛號信/托運到的貨品等物件,由物業(yè)部處理.

8.如有退件,按收件程序處理。

篇2:企業(yè)報刊郵件函電收發(fā)制度文本

企業(yè)報刊、郵件、函電收發(fā)制度文本

第一條全廠公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由廠收發(fā)室負責(zé)收發(fā).

第二條外發(fā)函、電要求

1.各部門因公需外發(fā)函、電,經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午**點以前將函件、電報底稿送到收發(fā)室,分別填寫掛號、平信、電報外發(fā)登記表.

2.每天下午**點以前,廠收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)月外發(fā)函、電清點,累計送交郵局寄發(fā).

第三條外來郵件管理

1.外來郵件一律經(jīng)廠收發(fā)室簽收分發(fā).

2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收.

3.一般公啟函、電和廠內(nèi)職工私人信件,由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報箱內(nèi).

4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內(nèi),由個人自取.

5.不論公私郵件收發(fā)室應(yīng)隨到隨清,及時分發(fā),不得丟失損壞,擱置延誤,對國外來函應(yīng)檢封口、郵戳,如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收,并向郵局反映,查明原因.

6.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人,在收發(fā)室通知發(fā)出后,應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單,并及時去郵局取款取件.超期罰款,收發(fā)室概不負責(zé).

第四條報刊訂購與收發(fā).

1.報刊訂購

(1)訂購時間:上半年

下半年

(2)訂購手續(xù):不論單位和個人,均需先到收發(fā)室查閱報刊目錄,再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算價,確認無誤后,當(dāng)面繳款開票.公費訂購報刊由收發(fā)員持訂單到財務(wù)部門辦理付款托收手續(xù).歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外,尚須填寫報刊分發(fā)清單,詳細寫明各種報刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo).

2.報刊收發(fā)

(1)收發(fā)員每天對郵局送來的報刊應(yīng)對照郵局分送清單分類清點,發(fā)現(xiàn)有差錯應(yīng)及時登記并要求補缺退余.

(2)收發(fā)員收到郵局送來的報刊后應(yīng)及時分發(fā),不得耽擱延誤.收發(fā)員清點分發(fā)報刊時間為**小時,任何人不得進入收發(fā)室.

(3)每天分發(fā)到各單位信報箱的報刊應(yīng)隨附分發(fā)清單.

(4)各單位應(yīng)固定專人按時領(lǐng)取報刊和公啟函電、領(lǐng)取時,要對照分發(fā)清單點檢實簽名,發(fā)現(xiàn)差錯,應(yīng)當(dāng)面向收發(fā)員提出增補退換要求,并進行差錯登記.當(dāng)面未提出,則視為分發(fā)無差錯.

第五條收發(fā)員應(yīng)堅守工作崗位,節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班,休星期日應(yīng)采取換休形式.

第六條收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔.

第七條收發(fā)室由**部門負責(zé)管理,其工作質(zhì)量由**部門進行檢查、考核、并承擔(dān)責(zé)任.

篇3:公司報刊郵件函電收發(fā)制度(7)

公司報刊、郵件、函電收發(fā)制度(七)

(一)全公司公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由公司收發(fā)室負責(zé)收發(fā)。

(二)外發(fā)函、電要求。

1.各部門因公需外發(fā)函、電,經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午6點以前將函件、電報底稿送到收發(fā)室,另填寫掛號、平信、電報外發(fā)登記表。

2.每天下午6點以前,全公司收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)月外發(fā)函、電清點,累計送交郵局寄發(fā)。

(三)外來郵件管理

1.外來郵件一律經(jīng)公司收發(fā)室簽收分發(fā)。

2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。

3.一般公啟函、電和公司內(nèi)職工私人信件,由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報箱內(nèi)。

4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內(nèi),由個人自取。

5.不論公私郵件收發(fā)室應(yīng)隨到隨清,及時分發(fā),不得丟失損壞,擱置延誤,對國外來函應(yīng)檢封口、郵戳,如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收,并向郵局反映,查明原由。

6.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人,在收發(fā)室通知發(fā)出后,應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單,并及時去郵局取款取件。超期罰款,收發(fā)室概不負責(zé)。

(四)報刊訂購與收發(fā)。

1.報刊訂購。

(1)訂購時間:上半年、下半年

(2)訂購手續(xù):不論單位和個人,均需先到收發(fā)室查閱報刊目錄,再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算價,確認無誤后,當(dāng)面繳款開票。公費訂購報刊由收發(fā)員持訂單到財務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外,尚須填寫報刊分發(fā)清單,詳細寫明各種報刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。

2.報刊收發(fā)。

(1)收發(fā)員每天對郵局送來的報刊應(yīng)對照郵局分送清單分類清點,發(fā)現(xiàn)有差錯應(yīng)及時登記并要求補缺退余。

(2)收發(fā)員收到郵局送來的報刊后應(yīng)及時分發(fā),不得耽擱延誤。收發(fā)員清點分發(fā)報刊時間2小時,任何人不得進入收發(fā)室。

(3)每天分發(fā)到各單位信報箱的報刊應(yīng)隨附分發(fā)清單。

(4)各單位應(yīng)固定專人按時領(lǐng)取報刊和公啟函電。領(lǐng)取時,要對照分發(fā)清單清點檢實簽名,發(fā)現(xiàn)差錯,應(yīng)當(dāng)面向收發(fā)員提出增補退換要求,并進行差錯登記。當(dāng)面未提出,則視為分發(fā)無差錯。

(五)收發(fā)員應(yīng)堅守工作崗位,節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班,休星期日應(yīng)采取換休形式。

(六)收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。

(七)收發(fā)室由辦公室負責(zé)管理,其工作質(zhì)量由辦公室進行檢查、考核,并承擔(dān)責(zé)任。