一、文件資料管理制度

1、總則

為保證項目施工現場使用的文件和資料得到有效管理,特制定本制度

2、適用范圍

本制度適用于對公司實施項目管理體系要求所形成的全部文件和資料,包括適當范圍的外來文件和資料的管理

3、職責

⑴經理辦公室負責組織貫徹實施本制度

⑵經理辦公室綜合檔案室負責公司項目掛你文件的收發,文件和資料的貯存和管理

⑶各職能部門負責職責范圍內支持性文件和資料以及作業指導書的編制、發放、更改的控制和管理

⑷項目經理部負責對接收的文件、資料和施工過程中形成記錄的控制和管理

4、文件資料的編制與審批

⑴各職能部門按項目管理職責編制相應文件

⑵文件擬稿要求一律使用碳素墨水或藍黑墨水,字跡清楚

⑶文件底稿應保留,并附在一份印制的文件后面由經理辦公室綜合檔案室存檔備查

⑷項目管理職能部門編制的支持性文件,由職能部門領導審批,必要時,由公司主管領導審批。納入公司項目管理體系支持性文件范圍的國家法律以及上級部門頒發的有關管理辦法、文件等,唷各職能部門領導確定

⑸文件和資料內容需進行更改,由制定該文件的部門負責實施。文件和資料經多次或大面積內容更改后,要重新印制

⑹文件和資料更改的審批由原審批部門或人員進行。若指定其他部門或人員審批時,該部門或人員要獲得原審批部門或人員所依據的有關背景資料。禁止未經授權和批準的任意更改

⑺文件更改時,與更改文件有關的其他文件的相關內容必須同時修改,以保證相關文件的有效性

⑻各職能部門編制〈文件修改記錄〉,記錄文件的修改情況

⑼對項目管理體系有效運行起重要作用的各個工作場所,都得使用相應文件的有效版本,及時撤出作廢文件

5、文件資料登記、發放和回收

1)文件和資料登記

項目管理職能部門、項目經理部的資料員按文件編號、文件名稱等項目,填寫〈受控文件清單〉。項目經理部與業主、設計單位、監理單位之間涉及工程項目的來往函件也要進行登記,按本單位實際情況對文件、資料分門別類進行登記

2)文件的收發

⑴文件餓發放范圍,由該文件的批準人決定。資料員按規定發放,收文人員必須在〈發放回收登記表〉上簽字,以便備查

⑵項目經理部需要分發的文件和資料,如目標、指標及管理方案等,由主管領導確定發放范圍,資料員負責發放,并填寫〈發放回收登記表〉

⑶各職能部門下發的支持性文件應及時通知公司經理辦公室綜合檔案室

3)文件資料的回收

⑴資料員對被替代或作廢、失效文件和資料,按發放范圍及時回收,并在〈發放回收登記表〉上注明回收日期

⑵資料員對調離本單位人員領取的文件和資料予以回收

⑶項目經理部解體時,各職能部門對其領用的文件和資料予以回收

6、文件和資料的存檔

⑴項目管理職能部門和項目經理部的資料員每半年檢查一次在用文件和資料的有效性,并將檢查結果報送公司經理辦公室綜合檔案室

⑵作為資料留存的作廢文件和資料,由資料員將其及時交回公司經理辦公室綜合檔案室,并在登記此文件的相關表格上標識出“該文件作廢”字樣。該文件由發放部門銷毀

⑶經理辦公室綜合檔案室保管體系管理文件和職能部門移交的全部文件和資料

⑷綜合檔案室于次年一季度前收回替代或作廢、失效的管理文件。填寫〈文件銷毀(留用)申請表〉,報部門領導批準后統一銷毀。

附表:

?受控文件清單?附表11-12

序號

文件編號

文件名稱

份數

備注

注:文件作廢或換版時,在備注欄中注明。

?資料管理清單附表11-13

類別

目錄

資料盒設立

備注

?

文

件

收文

規范性文件

項目部發文

部門聯系單(函)

外來文件

發文

對外報告

對內報告申請

部門事項聯系單

資??

料

ISO9002宣傳資料

宣傳資料

采購資料

采購資料

合同資料

合同資料

供應商資料

供應商資料

對供應商的選擇、評價

質量資料

材質書

各類質量記錄表

往來帳戶

往來帳戶

報表

報表

其他資料

其他資料

發放回收登記表附表11-14

序號

文件編號

文件名稱

接收人簽字

接收日期

回收日期

備注

文件和資料現行狀態清單附表11-15

序號

文件名稱

修訂次數

生效日期

現行狀態

文件修改記錄附表11-16

序號

文件編號

文件名稱

修改時間

修改性質

備注

文件銷毀(留用)審批表附表11-17

序號

文件編號

文件名稱

批準人

批準時間

原因

份數

備注

?文件和資料借閱登記表?附表11-18

序號

名稱及編號

領導簽批

借閱者

借閱日期

歸還時間

備注

?外來文件管制表附表11-19

序號

文件名稱

文件編號

份數

版本

持有部門

登記日期

二、文印管理制度

⑴文件資料的復印、打印須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理。部門經理不在時,可經總經理辦公室主任同意后辦理(機密件除外)

⑵私人資料不得在公司打印、復印

⑶文印室工作人員應認真做好本職工作,按時完成任務。對收到的文件資料,文印室工作人員應及時給有關部門、人員送發,或及時通知有關人員到文印室取回,不得延誤

⑷文印室工作人員應樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業秘密或企業管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件

⑸對送來打印、復印、傳真的文件資料,文印室工作人員應做好登記,并在月終統計核算。涉密文件的復印廢件應及時銷毀

⑹不得擅自復印絕密文件和個人資料。復印機密文件需經公司領導批準

⑺復印機由專人保管使用,其他人員非經允許不得自行開機

⑻文印室工作人員應按規程操作文印設備,定期對設備進行維護、檢測、保養,下班時注意檢查設備電源的關閉情況,斷開電源

三、辦公用品管理制度

為規范辦公用品的管理,提高工作效率,特制定本制度

⑴公司辦公用品采用定額預算管理制

⑵公司各部門必須將所需辦公用品提前半個月報至行政辦公室,行政辦公室根據實際用量和庫存情況制定購置計劃,經總經理批準后購置

⑶每月月底前,物資部統計各部門的辦公用品清單報行政辦公室

⑷對于預算限額內的辦公用品領用,職員須填寫〈辦公用品申領單〉,經部門經理根據預算審核簽字后,直接到物資采購中心領取

⑸備品發放采取定期發放制度,每月的1日和15日辦理,其他時間不予辦理

⑹備品倉庫設專人負責。備品入庫需根據〈入庫單〉嚴格檢查品種、數量、質量、規格、單價是否與〈進貨單〉相符,按手續驗收入庫,登記入帳。為辦入庫手續,財務一律不予報銷

⑺備品保管要材料清、帳目清、數量清,擺放整齊、庫房整齊,帳、卡、物一致,做到日清月結。

⑻做好出庫管理。在日清月結的條件下,倉庫負責人月末必須對所有單據按部門統計,及時轉到財務部結算

⑼各部門設立耐用辦公用品檔案卡,由行政辦公室定期檢查使用情況,如非正常損壞或丟失,由當事人賠償

⑽公司員工離職時,須如數退還辦公用品(易耗品除外)。如有遺失按公司規定賠償,否則,不予辦理離職手續

附表:

辦公用品采購計劃表附表11-20

?填表日期:?年月?日

?采購辦公用品明細

辦公用品名稱

規格

使用目的

備注

領導意見

簽字:

?辦公用品領用申請附表11-21

?填表日期:?年?月?日

申請人姓名

工作崗位

職稱

?領用辦公用品明細

辦公用品名稱

規格

領用目的

備注

領導意見

簽字:

辦公用品耗用統計表??附表11-22

?部門

上月耗用金額(元)

本月耗用金額(元)

差異額(元)

差異率%

人數

說明

代號

名稱

總務部經理:?經辦人:

注:差異額為本月耗用金額減去上月耗用金額的代數差。

?重要辦公用品登記表?附表:11-23

管理部門:總經理辦公室

?使用部門:?

名稱

編號

規范

廠名或牌名

構造

附屬設備

存放地點

耐用年限

原價

增加價值

日期

憑證號數

單位

數量

增加

減損

結存

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

辦公用品管理檢查表附表11-24

類別

品名

常備數

因故損壞

修理中

無法修理

丟失

不明

須補充

四、車輛管理制度

為規范公司車輛使用管理,特制定本制度

⑴單位和個人因公使用車輛,要首先綜合辦公室提出申請,經批準后方可用車

⑵派車人派車須填寫〈派車單〉,使用車輛人員僅限于在所申請的地點使用車輛

⑶駕駛員要定期檢查車輛情況,確保車輛始終保持良好狀態

⑷嚴禁酒后駕駛車輛,違者一次罰款500元,并處停止其在單位6個月的駕駛資格,造成后果由本人承擔責任

⑸車輛使用中發生的費用,按規定審批報銷。

附表:

?車輛使用申請表附表11-25

使用車輛預定起止時間

自月日時

使用車輛實際起止時間

自?月?日時

至?月?日時

到達地點

達到地點

任務

任務

備注

備注

?年?月?日申請部門:?申請人:

派車單?附表11-26

填單日期:?年月日

申請單位

需車時間

年?月日時分

車號

預計返回

年?月日時分

需車理由

到達地點

用車人

?簽字:

派車人

?簽字:

?車輛使用記錄表附表11-27

月-日

事由

地點

時間

里程(表數)

車輛使用單位

核準

起時

止時

起/㎞

止/㎞

合計/㎞

五、辦公管理制度

為規范本項目部的辦公管理,特制定本制度

⑴準時上下班,不遲到、不早退,有事外出要提前請假

⑵為提高辦公效率,辦公室內禁止大聲喧嘩,商討問題以不影響他人工作為原則,盡量不在辦公室會客

⑶經常保持辦公室整潔,無關物品不準放在辦公室內。辦公室桌上的圖紙或資料的放置要整齊,看完報紙要隨時即把報夾掛回報架上,不準隨便亂扔紙屑和果皮

⑷職工一般不能進辦公室玩耍,更不得任意翻閱圖紙和資料或開翻抽屜

⑸本項目部決定工作每月召開一次本月工作總結及保證下月工作進度和質量安全等工作會議,任何應參加會議人員不得缺席,若有特殊情況,應提前向工地主管說明,否則將處50-100元的罰款。

篇2:油品調運分公司綜合辦公室后勤管理專員職責說明書

油品調運分公司綜合辦公室后勤管理專員職責說明書

3、后勤管理專員

基本信息

崗位名稱:后勤管理專員所在部門:綜合管理室

匯報關系:

直接上級:綜合辦公室主任直接下級:/

崗位目的:

負責分公司的物資采購相關工作

崗位職責:

序號職能領域主要職責

1、低值易耗品管理

"負責公司本部低值易耗品計劃的申報、發放工作,建立相關物資管理臺賬

2、信件、報刊、圖書雜志管理

"信件接收及分發

"報紙、圖書、刊物的征訂及分發

3、會議后勤

"負責公司各種會議的時間、場所協調管理及后勤保障工作

4、其他后勤事務

"負責來公司訪問人員的接待、食宿安排

"負責本部門各類辦公設備的日常維護和保養

"負責公司其他后勤事務的管理

5、非經營性固定資產管理

"負責組織機關各部門編制年度非經營性固定資產購置計劃

"負責機關固定資產、設備設施的采購,并組織財務室、固定資產請購部門及其他相關部門進行入庫驗收

"負責建立公司本部非經營性固定資產實物臺賬,并按要求定期編制有關統計報表

"負責監督、檢查公司非經營性固定資產的使用狀況,負責提出公司非經營性固定資產的調撥、更新、維修和報廢鑒定等計劃,經批準后,組織實施及時辦理驗收

"參與公司非經營性固定資產盤點工作,定期與財務部門、資產使用機構進行賬實核對

"負責收集整理公司非經營性固定資產的有關資料,及時歸檔

6、其他

"完成領導交辦的其他工作

任職資格:

學歷及專業:大專及以上學歷

經驗行業經驗:

"2年及以上相關經驗

專業經驗

管理經驗

知識行業知識

"具備物料管理、后勤管理、財務知識等方面的知識

專業知識

公司知識

技能素質能力

"人品端正,愛崗敬業,工作態度細致、踏實,能吃苦耐勞

"具有較強的溝通能力、統籌安排能力

"熟練掌握常用辦公軟件的應用

外語能力

IT能力

特殊工作環境

/

簽字確認

任職者日期

直接上級:日期

聲明:本崗位說明書是員工勞動合同的一部分,旨在說明崗位目前的職責及對任職者的要求(對于條件優秀者,可適當放寬要求)。公司保留變更崗位工作內容或要求在職人員履行其他職責的權利。

篇3:鄉（鎮）農村道路交通安全管理辦公室工作職責

在鄉鎮人民政府的領導和公安交警部門的指導下,負責本行政區域的道路交通安全管理工作,主要職責如下:

一、制定本行政區內縣道以下(不含縣道)道路、場鎮和公安交警部門指定道路的交通安全管理規劃,并組織實施。

二、組織開展道路交通安全宣傳教育,提高農村道路交通安全宣傳教育覆蓋面和普及率。

三、在鄉鎮人民政府授權下與村、企業、學校等單位簽訂交通安全責任書,定期督促檢查工作落實情況。

四、深入分析本行政區內道路交通安全狀況,定期組織開展道路交通安全大檢查和整治工作。

五、建立本行政區內機動車及駕駛人員信息臺賬,實現對車輛、駕駛人戶籍化管理。

六、定期組織開展本行政區內農村道路安全隱患排查,督促相關部門及時治理。

七、組織交通安全管理員開展道路交通違法查糾工作,收集固定交通違法證據,及時向公安交警部門舉報。

八、協助公安交警部門辦理機動車、駕駛證車管業務。

九、協助公安交警部門做好交通事故現場維護、善后調解處理工作。

十、完成鄉鎮人民政府和公安交警部門交辦的其他工作任務。