公文秘書崗位職責(zé)

職責(zé)描述:

1、協(xié)助相關(guān)科室(科技、工信)部門公文撰寫、項(xiàng)目撰寫及其他文案的撰寫工作;

2、協(xié)助政府部門開展行業(yè)/產(chǎn)業(yè)調(diào)研工作;

3、協(xié)助開展政策研究、解讀及信息收集工作;

4、其他領(lǐng)導(dǎo)交代工作。

任職要求:

1、文學(xué)、漢語言學(xué)等相關(guān)專業(yè)碩士學(xué)歷,有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的可放寬至本科;

2、具有較強(qiáng)的文字撰寫能力;

3、具有政府、事業(yè)單位公文寫作經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)先考慮;

4、具有良好的溝通能力及協(xié)調(diào)能力。

公文秘書崗位

篇2:公文處理請(qǐng)示批辦制度

一、公文處理辦法

公文是貫徹黨和國家方針、政策、傳達(dá)上級(jí)指示,請(qǐng)示、批復(fù)問題,部署

工作,組織生產(chǎn)經(jīng)營和完成各項(xiàng)工作的重要工具。為做到準(zhǔn)確、迅速、提高公文處理工作的效率和質(zhì)量特制定本辦法:

(一)公司負(fù)責(zé)文書管理工作的部門是辦公室,分別負(fù)責(zé)對(duì)局機(jī)關(guān)、集團(tuán)等上級(jí)黨政公文的統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、立卷和存檔。

(二)來文處理

1、收文

凡發(fā)來公司的一切文件、函電、均由辦公室收發(fā)員接收,其中,人事檔案,掛號(hào)信函,在接受時(shí),必須檢查封志是否完整,發(fā)現(xiàn)密封受損應(yīng)拒絕接收。

外出開會(huì)人員帶回的文件資料,凡屬發(fā)給公司的或需公司有關(guān)部門貫徹落

實(shí)的,應(yīng)立即交收發(fā)員按正常收文手續(xù)辦理,不得自行保存,處理或傳遞。

各部門直接從上級(jí)機(jī)關(guān)取回的文件,必須進(jìn)行登記后按收文程序處理。

2、開啟

文件由辦公室人元負(fù)責(zé)開拆,人事檔案交經(jīng)營部檔案負(fù)責(zé)人開拆,開啟機(jī)密文件時(shí),應(yīng)檢查封志是否完整。

3、登記

凡上級(jí)下發(fā)的正式公文及有關(guān)部門抄送的文件,由辦公室逐一編號(hào)、逐一登記,并附“文件呈批單”。其它一般通知和函電有臨時(shí)存查必要的,可另行登記,不編號(hào)。

文件必須隨到、隨拆、隨登、隨送。辦公室收到的文件必須當(dāng)天登記。收文時(shí)應(yīng)先檢查有無急件,急件必須馬上處理。

4、分轉(zhuǎn)

文件登記完畢后,應(yīng)立即移送辦公室主任,依照職責(zé)分工簽注分辦意見,其中急件應(yīng)及時(shí)送領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門閱批。呈送領(lǐng)導(dǎo)傳閱的文件必須有明確記錄,傳閱卷要一人一卷,并設(shè)急件卷。

不編號(hào)登記的一般函件,由收發(fā)員依照職責(zé)范圍直接分轉(zhuǎn)。

5、處理

公文處理必須嚴(yán)肅認(rèn)真、注意質(zhì)量和效率,并遵守下列時(shí)限:

傳閱文件:每人(單位)一般不得超過一天,閱畢簽字后退還收發(fā)員。承辦文件屬于按明確規(guī)定履行手續(xù)或簡單易辦的,應(yīng)隨到隨辦,最多不超過二天處理完畢(施工期除外),文件中有明確規(guī)定完成時(shí)限的必須按要求時(shí)間最少提前一天完成,一般問題最多不超過一周處理完畢,個(gè)別情況復(fù)雜,工作量大或沒有時(shí)限要求的文件,如一周處理不完,必須向辦公室通報(bào)。公文處理完畢,主管負(fù)責(zé)人簽注承辦結(jié)果后,退回經(jīng)營部存檔。

6、催辦

公文處理超過規(guī)定的時(shí)限,由辦公室人員負(fù)責(zé)催辦,發(fā)現(xiàn)因疏忽大意,拖拉影響公文處理的,應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)提出報(bào)告,酌情處理。

7、存檔

上級(jí)業(yè)務(wù)部門所發(fā)的業(yè)務(wù)文件,需要辦公室長期保存執(zhí)行的,要把復(fù)印件留存科室保存,原件交回辦公室,其余文件處理完畢后全部交回辦公室,每月進(jìn)行檢查,清點(diǎn),年底交到集團(tuán)辦公室存檔。

(三)發(fā)文處理

1、擬稿

需要通過公文處理的事項(xiàng),按照職責(zé)分工,由有關(guān)部門擬稿。初稿形成后由主管領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé),特別是向上級(jí)呈報(bào)的重要請(qǐng)示、報(bào)告、單位發(fā)的重要決定、指令、主管經(jīng)理要親自核稿,并在核稿欄內(nèi)簽字。核稿后需要會(huì)簽的,由擬辦部門主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商會(huì)簽、然后交辦公室。

2、審稿

公文的審稿工作,由辦公室主任負(fù)責(zé)。審稿人可以建議擬辦單位撤消、補(bǔ)

充或修改文稿,擬辦和審稿人意見不能統(tǒng)一時(shí),由審稿人報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)決定。

3、簽發(fā)

以公司名義發(fā)出的公文,黨政重要文件,分別由總經(jīng)埋、書記簽發(fā),一般

文件由主管副經(jīng)理簽發(fā)。

4、打印

領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文,由辦公室登記、編號(hào)、確定發(fā)文單位和份數(shù)后送交印刷。印刷必須注意質(zhì)量和節(jié)約,做到版面端正、字跡清晰、數(shù)量準(zhǔn)確。裝訂公文一律在左右側(cè)裝訂,毛天齊地,毛左齊右,用訂兩枚。裝訂后下發(fā)的文件連同底稿一同交經(jīng)營部寄發(fā)處理。

5、發(fā)出

凡公司發(fā)出的文件,必須用發(fā)文簿逐一登記,由辦公室統(tǒng)一封發(fā),以掛號(hào)或機(jī)要發(fā)出的文件、信函、要嚴(yán)格履行規(guī)定手續(xù),并要妥善保管發(fā)文憑據(jù),以備查;直接送交的文件、信函,要有接收人簽字。

二、請(qǐng)示批辦制度

各部門向公司請(qǐng)示的問題,須先送辦公室登記后,送主管領(lǐng)導(dǎo)批辦,主管領(lǐng)導(dǎo)決定不了的,提交辦公會(huì)議研究,決定后由辦公室批復(fù)有關(guān)部門。

各主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)請(qǐng)示問題的簽注意見,要提出具體明確的批示意見,并有簽

字。

公司向董事會(huì)或上級(jí)其他部門請(qǐng)示的問題除公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外,

一律送公司辦公室,按文件報(bào)送審批程序辦理,未經(jīng)辦公室批轉(zhuǎn)的文件,均為無效文件。

篇3:公文管理辦法范本

第一章?總則

第1條為進(jìn)一步規(guī)范公司公文管理,促進(jìn)公文制訂、接收、發(fā)放及存檔工作的程序化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化,確保國家、地方行業(yè)法規(guī)及公司政策、制度、工作指示、工作匯報(bào)等及時(shí)上傳下達(dá)和跟進(jìn)落實(shí),提高行政工作效率和質(zhì)量,制訂本辦法。

第2條本辦法適用于公司所有公文的收發(fā)、閱批、分轉(zhuǎn)與歸檔等整個(gè)過程的辦理與控制。

第3條主要職責(zé)。

1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo):負(fù)責(zé)公文的審核、批示、簽發(fā)等。

2.集團(tuán)企業(yè)管理中心:負(fù)責(zé)重要公文的起草、公文的審核、有關(guān)公文規(guī)范的制定;

3.集團(tuán)行政管理中心:負(fù)責(zé)公文的收發(fā)實(shí)施、傳閱、督辦、歸檔等。

4.集團(tuán)各中心:負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)收文的批辦及本部門所發(fā)公文的起草與核稿等。

第二章?公文的類別

第4條按照公文來源,將公文分為外來公文與內(nèi)部公文兩類。

1.外來公文指政府部門、行業(yè)主管部門等外單位(轉(zhuǎn))發(fā)給公司的公文。

2.內(nèi)部公文指在公司內(nèi)部使用的公文,包括集團(tuán)下發(fā)的或下屬各單位下發(fā)的規(guī)章制度、通知、通告、通報(bào)、任命、決定、計(jì)劃總結(jié)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要和階段性規(guī)定等。

第5條按照公文收發(fā)的單位層級(jí)方向,將公文分為上行文、下行文、平行文三類。

1.上行文,指各單位向上級(jí)單位或公司職能管理部門請(qǐng)求指示、匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問所用的公文,文種有“請(qǐng)示、報(bào)告”。

2.下行文,指公司或公司職能管理部門向各單位下發(fā)的文件,文種有“指示、批復(fù)、通知、通報(bào)、決定、決議”等。

3.平行文,指沒有行政隸屬關(guān)系或職能管理關(guān)系的各單位用于聯(lián)系業(yè)務(wù)或往來活動(dòng)的知照性文件,文種有“函”。

第6條按照公文的文種,將公文分為正式公文與非正式公文。

1.正式公文包括:決定、通知、通報(bào)、管理辦法、條例、規(guī)定等。

2.非正式公文包括:會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)絡(luò)函、臨時(shí)授權(quán)委托書、請(qǐng)示、報(bào)告、申請(qǐng)等。

第7條按照公文的保密等級(jí)劃分,分為普通公文與保密公文。

第8條常見公文文種的選用。

1.指示:領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下級(jí)單位布置工作,闡明工作、活動(dòng)的指導(dǎo)原則。

2.決定:對(duì)某些重要事項(xiàng)做出決定和對(duì)重大行動(dòng)做出安排。

3.決議:經(jīng)過會(huì)議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。

4.通知:傳達(dá)上級(jí)的指示,要求下級(jí)辦理或者知悉的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不隸屬單位的公文,可帶附件;對(duì)內(nèi)部公布規(guī)章制度、人事任免以及其他需知照和共同執(zhí)行的事項(xiàng)、計(jì)劃、規(guī)劃、規(guī)定等。

5.通告:在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。

6.布告:對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。

7.公告:向國內(nèi)宣布重大事件。

8.通報(bào):表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)。

9.報(bào)告:向領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)單位匯報(bào)工作,反映情況;重要會(huì)議的發(fā)言稿。

10.會(huì)議紀(jì)要:經(jīng)營分析會(huì)、總結(jié)計(jì)劃會(huì)、工作例會(huì)、專題會(huì)議等重要會(huì)議的內(nèi)容綱要、規(guī)定事項(xiàng)和工作指示等。

11.請(qǐng)示:向領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)單位請(qǐng)示某項(xiàng)工作中的重要問題、明確某項(xiàng)政策界限、審核批準(zhǔn)某些重要事項(xiàng)。

12.申請(qǐng):向上級(jí)或同級(jí)別請(qǐng)求批準(zhǔn)一般事項(xiàng)。

13.批復(fù):答復(fù)下級(jí)部門(單位)的請(qǐng)求事項(xiàng)。

14.函:平行單位間聯(lián)系業(yè)務(wù)、洽談工作或知照相關(guān)方;向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門(單位)請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

第三章?收文管理

第9條收文主體及范圍。

1.公司外來公文的收文工作由行政管理中心負(fù)責(zé)。外來公文主要分為業(yè)務(wù)收文(含建設(shè)集團(tuán)業(yè)務(wù)及其他業(yè)務(wù))、黨委收文、工會(huì)收文三大類。

2.公司內(nèi)部公文的收文工作由相關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理,對(duì)重要公文應(yīng)轉(zhuǎn)交行政管理中心歸檔(參見《檔案管理辦法》)。

第10條外來公文的簽收。

1.凡外來公啟文件均由行政管理中心統(tǒng)一簽收,并填寫《外部收文登記表》。在簽收和拆封時(shí),要認(rèn)真核對(duì)封口與郵戳。發(fā)現(xiàn)函件有異常應(yīng)查明原因,做出相應(yīng)處理。

2.對(duì)于政府部門、行業(yè)主管部門等重要機(jī)構(gòu)發(fā)來的機(jī)要文件要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)密編號(hào)的檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)上報(bào),并作異常登記。

3.行政管理中心對(duì)各類收到的文件與資料進(jìn)行分類編號(hào),以利于統(tǒng)計(jì)和查閱。對(duì)政府來文、行業(yè)來文可作更細(xì)分類,并進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。

第11條收文批辦流程(走OA流程),相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)詳見《外部收文流程規(guī)范》。

1.建設(shè)集團(tuán)收文:集團(tuán)機(jī)要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結(jié)時(shí)間→總裁批示→機(jī)要秘書發(fā)送傳閱→各部門領(lǐng)導(dǎo)批辦→機(jī)要秘書歸檔。

2.黨委收文:集團(tuán)機(jī)要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結(jié)時(shí)間→行政副總裁審核→黨委書記批示→機(jī)要秘書發(fā)送傳閱→各部門領(lǐng)導(dǎo)批辦→機(jī)要秘書歸檔。

3.工會(huì)收文:集團(tuán)機(jī)要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結(jié)時(shí)間→工會(huì)主席審核→黨委書記批示→機(jī)要秘書發(fā)送傳閱→各部門領(lǐng)導(dǎo)批辦→機(jī)要秘書歸檔。

第12條收文批辦注意事項(xiàng)。

1.效率意識(shí)。為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),行政管理中心人員應(yīng)根據(jù)文件緊急程度與重要度,及時(shí)發(fā)起OA流程;在領(lǐng)導(dǎo)批示后,督促各部門批辦,并及時(shí)歸檔。

2.保密工作。傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,任何人不得將重要文件帶回家和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露其內(nèi)容。如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得行政管理中心主任同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔、周轉(zhuǎn)。

第13條本公司人員外出參加會(huì)議帶回的文件及資料,及時(shí)送交行政管理中心進(jìn)行登記(參見《檔案管理辦法》)。

第四章?發(fā)文管理

第14條發(fā)文主體。公司正式公文的發(fā)文工作由行政管理中心負(fù)責(zé)。各部門、各組織(黨委、工會(huì)等)需要正式向上反映重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文的,向行政管理中心提出發(fā)文申請(qǐng),并由行政管理中心發(fā)文。

第15條發(fā)文范圍。凡是以公司名義,由行政管理中心發(fā)出的文件、通告、制度、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告等,均屬于發(fā)文范圍。

第16條發(fā)文批辦流程(走OA流程),相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)詳見《內(nèi)部發(fā)文流程規(guī)范》。

1.建設(shè)集團(tuán)發(fā)文:部門發(fā)起人→部門負(fù)責(zé)人審批→業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批→企業(yè)管理中心主任核稿→總裁簽發(fā)→董事長簽發(fā)→行政管理中心主任填寫辦理意見→行政管理中心編號(hào)、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。

2.黨委發(fā)文:企業(yè)管理中心主任起草→行政副總裁核稿→黨委書記簽發(fā)→行政管理中心編號(hào)、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。

3.工會(huì)發(fā)文:企業(yè)管理中心主任起草→工會(huì)主席核稿→黨委書記簽發(fā)→行政管理中心編號(hào)、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。

第17條發(fā)文格式要求。行政公文一般有公文版頭、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、生效日期、版尾(主題詞、抄送單位、印發(fā)說明、頁碼),見《公文格式模板》(詳見附件1-10)。

1.版頭。在公文首頁正上方為紅色方正粗宋字體,字樣為“**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司文件”或者“**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司××委員會(huì)文件”,代表公文屬性,如“**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司工會(huì)委員會(huì)文件”。

2.發(fā)文字號(hào)。字號(hào)由三部分組成,前面用“**建設(shè)××”表示公文類別(詳見附件13《公司發(fā)文編號(hào)規(guī)則》),中間為年份,后面為本年份該類公文的順序編號(hào),如“**建設(shè)〔2011〕12號(hào)”。

3.標(biāo)題。指精煉、準(zhǔn)確概括公文主要內(nèi)容的綱要性文字,末尾應(yīng)含文種,整個(gè)標(biāo)題中一般不含標(biāo)點(diǎn)符號(hào)(除頒發(fā)規(guī)章制度或轉(zhuǎn)發(fā)其他公文時(shí)加書名號(hào)、并列單位間加頓號(hào)外),如“關(guān)于××季度質(zhì)量、安全大檢查通報(bào)”。

4.主送單位。在標(biāo)題下,頂格寫明主送對(duì)象,末尾加冒號(hào),如“各區(qū)域公司、項(xiàng)目部:”。除下行文和平行文之外,上行文一般只有一個(gè)主送單位。

5.正文。指公文的正式內(nèi)容,應(yīng)層次分明,條理清晰,并以規(guī)范字體、字號(hào)書寫。

6.附件說明。公文如有附件,應(yīng)緊接正文(正文下間隔一行,行首空一格)標(biāo)明附件的順序號(hào)、名稱。附件應(yīng)在版尾后另起一頁,并盡可能與公文正本裝訂在一起;如篇幅較長或版式復(fù)雜的,可分開裝訂,并在附件首頁的左上角注明發(fā)文字號(hào)。

7.生效日期。生效日期需另起一行,用漢字注明年月日(如二〇××年六月十九日)。生效日期距右側(cè)4個(gè)漢字距離。

8.版尾。版尾內(nèi)容在公文末尾,一般有四行:第一行為關(guān)鍵詞,各關(guān)鍵詞之間空一格;第二行為抄送單位,各抄送單位之間以頓號(hào)隔開,末尾用句號(hào);第三行為印發(fā)單位(一般寫公司全稱或公司的某個(gè)組織)及印發(fā)日期(如20××年6月19日印發(fā));第四行寫明印發(fā)份數(shù),靠右排列。

9.頁碼:公文超過3頁,應(yīng)在文檔底部靠右標(biāo)明頁碼,頁碼左右兩側(cè)無需加橫線。

第18條發(fā)文批辦注意事項(xiàng)。

1.各類文件的起草者,應(yīng)注意公文內(nèi)容的嚴(yán)密性與格式的規(guī)范性,起草完畢后應(yīng)先確認(rèn)無明顯疏漏后,再發(fā)起OA流程進(jìn)行批辦。

2.行政管理中心在應(yīng)對(duì)公文進(jìn)行規(guī)范排版,再行打印分發(fā);分發(fā)時(shí)嚴(yán)格按既定發(fā)文范圍進(jìn)行發(fā)放。

第五章?其他管理

第19條公文的記錄、統(tǒng)計(jì)與歸檔。

1.記錄。行政管理中心應(yīng)及時(shí)在辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)上填寫《外部收文登記表》(附件11)、《內(nèi)部發(fā)文登記表》(附件12),按公文形成的時(shí)間順序,結(jié)合事由進(jìn)行排列編號(hào),并填寫文件目錄。目錄內(nèi)容包括序號(hào)、文件名稱、類別、頁數(shù)、時(shí)間(接收、發(fā)放等)、文件編號(hào)、使用部門/簽收人員、備注等項(xiàng)目,形成系統(tǒng)的收文與發(fā)文臺(tái)帳。

2.統(tǒng)計(jì)。行政管理中心應(yīng)定期對(duì)收發(fā)的公文進(jìn)行數(shù)量、批辦所用時(shí)間等項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié),不斷提高公文辦事效率與效能。

3.歸檔。所有具有保留和備查作用的公司文件,行政管理中心必須整理歸檔(參見《檔案管理辦法》),統(tǒng)一保管。

第20條各部門參與的公文工作。

1.各部門對(duì)外部收文的批辦過程中,應(yīng)及時(shí)記錄、總結(jié)相關(guān)問題,將重要情況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并通告相關(guān)部門。

2.各部門對(duì)所發(fā)起的公文,負(fù)有督促執(zhí)行與過程監(jiān)察的職責(zé),對(duì)執(zhí)行過程中發(fā)生的問題及時(shí)記錄、總結(jié),對(duì)重要情況應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并通告相關(guān)部門。

3.各部門應(yīng)對(duì)本部門所參與的公文進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì),視文件保密等級(jí)對(duì)有關(guān)文件存根備查。

第六章?附則

第21條本辦法由集團(tuán)企業(yè)管理中心、行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。

第22條本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營班子會(huì)議審議通過,自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第23條附件:(1)公文式樣一[集團(tuán)下行文];(2)公文式樣二[集團(tuán)上行文];(3)公文式樣三[集團(tuán)公司會(huì)議紀(jì)要];(4)公文式樣四[集團(tuán)公司函];(5)公文式樣五[集團(tuán)公司日常通知];(6)公文式樣六[區(qū)域公司下行文];(7)公文式樣七[區(qū)域公司上行文];(8)公文式樣八[區(qū)域公司會(huì)議紀(jì)要];(9)公文式樣九[區(qū)域公司函];(10)公文式樣十[區(qū)域公司日常通知];(11)外部收文登記表;(12)內(nèi)部發(fā)文登記表;(13)公司發(fā)文編號(hào)規(guī)則。