學校的人事檔案借閱制度

　　檔案借閱是檔案管理工作的主要形式之一。為充分發揮檔案的作用，既方便檔案利用，又確保檔案的安全完整，特制訂本制度。

　　(一)借閱檔案，必須辦理借閱手續。檔案原則上不能外借，特殊情況下只借復制件，外借原件需辦理特批手續，并嚴格限制借出時間。

　　(二)學校內部各單位借閱本單位檔案，須持有本單位介紹信，以證明其身份和查閱目的;跨部門借閱重要的檔案資料，須持有原歸檔文件整理單位同意的證明;院外利用者須持有本單位的介紹信和本人的身份證。借閱者要認真填寫《檔案借閱登記簿》。利用結束后，利用者應如實填寫《檔案利用效果登記表》

　　(三)查閱、摘錄、復制尚未開放的檔案，須經有關部門同意，并經綜合檔案館(室)主任批準后，按規定辦理借閱手續。借閱屬于控制使用范圍的機密檔案，須經學校分管領導、綜合檔案館(室)主任及有關部門負責人批準。利用檔案的單位和個人未經檔案主管單位的同意，不得擅自公布檔案內容。

　　(四)借閱者應對檔案的保密、安全和完整負責，不得把檔案中的內容隨意轉告他人。利用者未經有關部門或綜合檔案館(室)的同意，不得轉借、涂改、圈劃、批注、增刪、抽頁、剪裁、拆卷、摘抄、拍照等，不得擅自公布檔案內容。嚴禁出售檔案和不歸檔文件材料，因泄密造成不良影響的`，要追查責任，根據情節輕重依法處理。

　　(五)檔案借出以后，閱覽室要定期催還;歸還檔案時，要當面檢查清點，檢查無誤后：注銷外借手續，按檔號放入檔案柜內。外借檔案如發現有轉借、損壞、丟失等現象，應寫出書面報告，根據不同情況，上報學校嚴肅處理。

　　(六)綜合檔案館(室)同意摘錄或復制的檔案、資料，經校對、蓋章以后生效。

　　(七)根據《檔案法實施辦法》第二十六條，凡利用屬收費范圍內的檔案，按有關部門核定的收費標準收費。

　　(八)凡向綜合檔案館(室)移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優先利用權，并可對檔案中不宜公開的部分提出限制利用的意見，檔案館將維護他們的合法權益。

篇2:資料檔案歸檔保管借閱保密登記銷毀制度

本單位實行檔案集中統一管理的原則,按檔案法的有關規定,由各部門科室收集齊全,并進行整理、立卷,定期移交檔案室。由檔案人員負責審查把關,分類排列,編制檢索工具,妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據為己有長期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀必須遵循以下規定。

一、歸檔

凡屬本單位職能活動中形成的具有查考利用價值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應列入歸檔范圍。

1、歸檔時間:各科室要按時收集、整理各類文件材料。各業務科室在工作中形成的具有保存、利用價值的文字材料和聲像資料,由兼職檔案員收集好,統一歸檔。文書檔案應歸檔文件材料在每年底前收集齊全,整理歸檔完畢。科研檔案實行由項目主持人負責立卷提供資料,由相關科室業務人員歸檔的責任制。設備檔案、聲像檔案和實物檔案隨時歸檔。

2、歸檔要求:檔案工作人員要認真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作,做到文件材料齊全、完整,并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內文件排列遵循正本在前定稿在后、結論在前調查材料在后、文字在前圖紙在后的原則有序排列。一般要求歸檔原件,會計憑證、賬本、報表必須是原件。同時做到字跡清晰、內容項目齊全、簽章手續完備、保管期限準確。歸檔的照片要附簡要說明,錄像帶要附內容提要。

3、歸檔份數:本單位發文一般歸檔兩份,其中一份歸入相應門類檔案,另一份編制“本單位發文匯編”。基建檔案本單位必須保存一套原件。

4、歸檔手續:各科室整理歸檔后按規定移交檔案中心,并履行交接手續、填寫交接清單,交接雙方在清單上簽字,以備查考。

二、保管

1、資料檔案質量符合完整、準確、系統的要求,分類編號保管;

2、資料檔案按檔號排放,檔案柜編順序號,庫房內懸掛相關檔案資料管理規章和制度。

3、借出的檔案須按時歸還,利用后的檔案應隨即放回原處。

4、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責任。

5、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

6、做好檔案室溫濕度的監控與登記工作。

7、每半年對檔案室進行全面檢查、清點,發現問題及時處理。

三、借閱

1、嚴格按玉華煤礦資料檔案借閱有關管理規定執行。

2、查閱資料檔案,必須嚴格履行登記手續,由借閱人寫書面申請并經分管領導批準方可準予借閱。

3、申請單上必須寫明借閱目的、借閱時間及借閱人,同時有分管領導的同意簽字。

4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負責保管,不得隨意借與他人,文檔在使用時需愛護,不得有破損、缺頁。

5、資料檔案使用完畢應及時歸還,統一交回檔案室,由檔案室核銷該員工借閱記錄,如未能完整回收者,將按礦有關制度予以處罰。

四、保密

1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對外泄露資料檔案中的機密,對造成泄密事故者,應追究其責任。

2、未經領導批準,不得擅自復印檔案。

3、認真執行《保密法》,嚴格遵守《保密守則》的規定,做好檔案保密工作。

五、登記

申請人借閱資料必須在資料本上登記,注明借閱、歸還時間及借閱人。同時,檔案管理員必須借閱情況做好記錄。

六、銷毀

1、資料的鑒定銷毀工作,必須由檔案鑒定小組負責。檔案鑒定小組要嚴格按照有關規定,對期滿資料檔案,認真進行鑒定。

2、銷毀檔案,必須編制清冊,并經檔案鑒定小組負責人審查批準。

3、銷毀檔案時,必須派專人(兩人以上)監督,并在銷毀清冊上簽字。

七、資料管理員崗位責任制

1、監督指導本機關各科室有關資料檔案業務工作,貫徹執行有關檔案工作的方針、政策,制定本機關檔案工作計劃和各項規章制度。

2、管理好檔案,定期或不定期檢查檔案保管情況,作好記錄。

3、熟悉檔案業務,工作認真負責,積極熱情地為本機關領導和各科室服務。

4、嚴格遵守保密制度,不得泄密。

5、認真履行工作職責,嚴格執行資料檔案管理工作制度,確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失,視其情節論處。

篇3:檔案資料借閱制度范例

(1)借閱的檔案資料,無特殊情況,原則上不準帶出,只準在辦公室內查閱。

(2)借閱的檔案、資料需摘錄時,需經管理人員允許,資料應摘錄在工作手冊上。

(3)嚴禁在檔案、資料上圖點、劃道,注字、涂改和折頁等,嚴禁把檔案、資料弄臟損壞。

(4)借閱人員要愛護辦公室內的物品,保持安靜,不隨地吐痰,嚴禁吸煙。

(5)如因特殊情況,借閱的檔案需要帶到單位外,應妥為保管,不得損壞丟失。不準私自轉借他人。借出檔案、資料要按時歸還,如因故不按時歸還,應電話聯系延長時間,并在借出檔案、資料手續單上注明延期歸還時間。