公司采購管理制度

目的:降低采購成本、提升采購質量、保證采購時效、規范采購流程、保障公司正常運營

適用:原輔材料、辦公用品(耗材)、零星物料、委外加工、設備與零部件、其它

保密:內部普通

關鍵詞:工作職責、采購流程、處理方法、責任、激勵、管理、制度

報(抄)送:總經理室、副總經理室、廠長室、財務室、倉庫、本司各生產與職能部門

第一條部門設置與人力資源配置

1、根據公司發展需要,保證采購規程的徹底落實,公司特此設立專門的采購部門,具體負責公司一切采購事務;

2、采購部配置采購主管一名、采購員二名;

3、采購部組織架構如下圖:

總經理

副總經理

廠長

采購主管

采購員

采購員

第二條主要職責

1、總經理:負責重要、貴重、大宗物料的采購審批,以及重要供應商的認定。

2、副總經理:負責固定資產、辦公用品(耗材)、零星物料、臨時緊急物料的采購審批。

3、廠長:負責原輔材料采購、設備與零部件采購、委外加工的審批。

4、采購主管:

①、遵守公司各項規章制度,主持本部工作,處理公司日常采購事務,做好采購5R管理;

②、負責開發供應商:根據公司所需采購物料的種類,利用現有的資料、公開征求、同行業介紹、供應商自薦等方式收集所需供應商的信息,并根據其價格、品質、服務、地理位置、存貨政策、柔性等情況等進行分析,符合要求的,列入合格供應商,并定期對其進行評估與管理;

③、負責詢價、比價、議價:根據采購計劃要求,采取多家供應商報價的方式,進行成本分析,價格分析,市場調研來確定采購目標價,報總經理核準后備檔;對經常性使用,且使用量較大的材料,應事先選定廠商,議定長期供應價格;

④、負責審查簽認單據,包括部門請購單、供應商送貨單、報價單、發票等等,發現問題及時協調處理與報告;

⑤、負責訂購單的下達:根據各部門的有效請購單,把請購物料的種類、數量、日期等信息進行分類整理,做好采購計劃,以集中采購的原則,向采購員下達訂購通知;以及外協加工訂單的下達與進度的跟進;

⑥、負責物料催交與到達:根據采購計劃,及時有效地與供應商進行協調與溝通(如品質標準、交貨日期、退貨協議等等),確保物料與委外加工部件按時到達,不得因為品質、數量、交期等原因影響公司正常運營。

⑦、負責采購完成后的單據整理歸類與登記錄入,制作月度報表;

⑧、及時完成公司交辦的其它工作。

5、采購員:

①、遵守公司各項規章制度,及時完成各項采購任務;

②、負責了解物料采購信息,收集物料市場價格;

③、根據公司各部門的要求與主管下達的采購任務做出合理采購計劃,保證所需物料及時采購到位;

④、保證所采購物料的價格、質量、數量符合要求,并處理或協助處理品質和數量等異常情況;

⑤、對采購回來的物料(包括供應商送貨上門的),應及時通知質檢人員進行檢驗,要求倉庫人員對合格物料進行清點入庫或直接移交給用料部門;

⑥、負責或協助處理退貨事務;

⑦、定期檢查公司物料庫存情況,及時將采購單據交主管領導核簽后與財務部進行結算。

⑧、及時完成公司交辦的其它工作。

第三條采購的基本原則:成本效益原則、物料質量原則、進度配合原則、公平競爭原則、集中采購原則。

第四條申購權責與流程

1、請購核準權限

①、原輔物料:請購金額預估在10000元以下的,由廠長核準;請購金額預估在10000至50000元的,由副總經理或總經理核準;請購金額預估在50000元以上的,由總經理核準;

②、辦公用品(耗材)、防護用品、設備與零部件及其它零星物品:請購金額預估在200元以下的,由行政主管核準;請購金額預估在200至1000元的,由副總經理或廠長核準;請購金額預估在1000元以上的,由總經理核準;

③、委外加工:外協加工金額預估在50000元以下的,由廠長核準;外協加工金額預估在50000元以上的,由副總經理或總經理核準。

2、申購責任人與申購流程

①、原輔材料A:本原輔材料包括實木、板料、木皮、刀具、布(皮)料、油漆(含天那水、稀釋劑、固化劑、灰土等、包裝材料、設備與零部件)等等,由所需部門主管申購;

②、原輔材料B:本原輔助材料包括所有五金配件、大理石、玻璃等等,由所需部門質檢員或設計員申購;

③、原輔材料C:本原輔助材料包括502膠、組裝膠、封邊膠、貼皮膠、玻璃膠、常用快牙、打包膠卷、卷尺、刀片、手套、口罩、沙卷(帶)、常用醫藥品等等,由倉管申購;

④、辦公用品(耗材)、共用設備及其零部件:由行政人事部申購;

⑤、委外加工:由部門主管或廠長申請;

⑥、申購責任人在《申購單》上必須詳細標明所需物料的名稱、數量、型號(規格)、使用工程、質量要求、到達日期等事項,經權限人員核準后交采購部主管人員組織采購;

⑦、申購流程如下圖:

填寫申購單

權限人不準

權限人核準

提交采購部

第五條采購流程

采購流程如下圖:

采購部接受有效申購單

采購主管整理歸類

開發供應或外協加工商

固定供應或外協加工商

詢價、比價、議價

退貨處理

下達采購指令

驗收

入庫

進行購買

不合格

合格

定價

照約定付款

第六條采購管理流程

采購流程如下圖:

供應商信息

各部計劃所需物料

采購申請單

采購訂單審批

采購明細表

采購匯總表

采購協議

采購部

價格

管理

通知收貨

質量控制

退貨管理

進庫單

委外加工管理

委外產品驗收

委外加工達成

采購發票管理

整理付款

購買過程管理

退貨管理

采購月報表

第七條退貨

以下三種情況應做退貨處理:

①、對合格率未達到要求的物料應做批量拒收退貨;

②、對良莠不齊的物料應做部分拒收退貨;

③、對在生產使用過程中發現的少量不良品的退貨;

第八條采購事故的處理方法與責任

1、非采購人員采購不當的。比如下單采購貼皮木板、虎腳、雕刻件等,而客戶取消訂單或改變材質等原因造成的不良采購的,處理方法如下:A,若供應商還未進行訂單的正式生產,由采購人員與供應商協調取消此單;B,若供應商已進行了生產,要求供應商提供準確的生產數量,再協調看此種物料是否會在今后的生產中使用,若將來有用,只需與供應商協調將送貨期推后即可。若不可能再用,應盡快與供應商協調以成本價將物料金額算清,并考慮物料報廢后是否有利用價值,同時知會相關部門向客戶索取已生產物料的賠償金,盡可能將損失降到最低。此類責任由公司承擔(類似的采購事故,參照此條執行)。

2、如果供應商交期無法達成時,采購部應先發改善通知,強烈要求供應商改善,可根據交期未達成而影響公司生產情況的程度,給予扣款或延遲付款,以督導并強制供應商改善,若供應商無法改善,應及時報告并建議更換新的供應商。若既不報告又處理不當時,因而影響公司正常運作的,由采購責任人負擔相關損失費用。

3、第七條退貨事項由采購部負責辦理。如果是第七條中第①、②款的情形退貨未成而對公司造成的損失概由當事采購人員承擔。

4、如果因申購人對所申購物料的名稱、數量、型號(規格)、使用工程、質量要求、到達日期等事項未做詳細標明而引發的相關采購事故,由申購人與采購責任人分別承擔90%和10%的事故損失。

5、委外加工產品,原則上由木工質檢員到外協加工廠進行現場檢測,合格后方可收貨運回,由于質檢人員的檢測失誤,致使不良品入庫或無法使用,又沒法做退貨處理的,由質檢責任人員承擔損失;其它物料由于質檢人員的檢測失誤,致使不良品入庫或無法使用,又沒法做退貨處理的,由質檢責任人員與采購責任人分別承擔80%和20%的損失。

6、如果某供應商對其所供應的某一物料價格提出上漲時,不管上漲的幅度是否符合市場行情,采購部門必需做一個完整的市場調查,核實價格,了解行情,請供應商重新列出成本分析表與報價單,呈報權限領導核準,備檔后方可實施采購。否則,上漲部分由采購責任人承擔。

第九條整理付款

1、現金結算:

①、送貨上門的:采購物料驗收合格后,由質檢、倉庫等相關人員在送貨單(或發票)上簽字確認,采購主管審查簽字后呈權限領導核準,財務付款;

②、自行取貨的:由采購人員填寫經采購主管審核、總經理或主管副總核準的借支單到財務掛賬預支現金,物料采購回來時,經上述規程確認后再及時到財務核銷。

2、月度結算:

采購物料驗收合格后,由質檢、倉庫等相關收貨人員在送貨單(或發票)上簽字確認,由采購部與財務部分別記入臺賬;由采購部在約定日期與供應商核對當月發生采購事務,并相互簽字確認,最后由財務部核對,呈報權限領導核簽后在約定日期付款。

第十條采購人員原則上不能接受供應商的吃喝宴請以及禮物,無法拒絕的應征得公司同意后方可應邀或將禮物上繳公司。否則,予以吃喝宴請以及禮物金額的三倍的處罰。

第十一條嚴禁采購人員索取或接受回扣。如違反禁條,經查實后,予以回扣數額的三倍的處罰,情節嚴重的,交由司法機關處置。

第十二條采購激勵

采購人員應充分利用廣泛的采購資源、運用詢比議價技巧,在不影響品質與公司正常運作的前提下,最大限度地將采購成本降到最低。如果在材料市場沒有大的變化的情況下,按原計劃進行的物料采購,對于比目標價低出的部分,公司給予當事采購員差價的20%的獎勵。

第十三條本制度由各部門負責人與相關人員配合行政人事部監督落實執行。

第十四條本制度條款如有與日前制度相抵觸的,依照本制度執行。

第十五條行政人事部對本制度享有最終解釋權。

第十六條本制度經副總經理、廠長審核,呈總經理核準后生效,修訂亦同,原《采購管理條例》同時廢止。

篇2:車用物資采購管理制度

車用物資采購管理制度

1、目的和范圍

——通過加強對車用物資采購的管理,以高品質、高速度的采購來保證車輛的維修質量和維修進度,達到提高資金周轉效益,降低采購成本,為運輸服務的目的。

——本制度適用于車用物資采購管理。

2、職責

(1)綜合部是負責車用物資采購、領用、管理的歸口部門。

(2)部門主管負責采購計劃的審核及落實。

(3)總經理負責大額采購的審批。

(4)倉庫保管員負責車用物資的入庫、發放、管理。

3、程序

(1)物資采購采取計劃采購和臨時采購相結合的原則,以計劃采購為主,對需要量少的配件,采取臨時采購方式,以減少庫存積壓。并根據車輛的更新換代,及時調整庫存結構。汽車管理員根據汽車需用配件品種多、規格多等特點,按儲備定額規定,提出汽車配件和輔助材料的月度采購數量,由綜合部主管進行平?,擬定采購計劃。采購計劃需經綜合管理部主管定采購金額,嚴格按計劃開支。

(2)物資采購要嚴格遵循“比質比價,擇優進貨”的原則,減少流通環節,節約采購成本。

(3)采購的配件和輔料必須保證質量,用途不明不購,質量不符合標準不購。副廠件的采購需經部門主管同意,以免影響生產造成配件和物資積壓。

(4)批量采購物資在5000元以上,要經主管負責人審批,對價值高的總成件或單件物品在價值2000元以上,需經本企業主管領導批準。

(5)物資采購渠道原則上在已確定的供應渠道采購,新開拓的物資批量采購渠道要經過部門負責人審核,向上申報經批準后方可確定。

(6)對于需要量大的配件,應盡量選擇定點供應直達供貨的方式,選擇資信程度好、質量保證的供方。

(7)配件的質量管理

(8)配件質量好壞關系到的車輛維保的質量、企業的信譽。??件質量重點抓好三個環節:A采購環節;B入庫檢驗環節;C裝配檢驗環節。以確保不合格配件不裝配使用。

(9)提高采購人員,倉庫人員的配件業務素質,嚴把物資采購質量關,要杜絕采購假貨和偽劣配件。

(10)對物資出現的質量問題,從發現問題的三日內采購員必須與供方進行交涉,要求退賠。

(11)采購時間的管理

(12)在衢州范圍內采購物資須在2小時內采購到位,如說明是急件的必須急事急辦。

(13)在浙江省范圍內采購物資不得超過3天,在省外采購的物資視距離而定。

(14)如有特殊原因不能按期采購的物資,必須向部門主管作出令人信服的解釋與答復,必要時以書面形式。

(15)汽車用油的采購執行《油料管理制度》

篇3:石油公司采購招標管理制度

石油公司采購招標管理

第一條產品經銷公司物資(或服務)采購堅持集團公司物資采購管理原則和“統一管理、分級實施”的管理模式,隸屬于集團公司一級采購物資(或服務)的由集團公司集中采購,產品經銷公司負責二級物資(或服務)或集團公司授權采購的一級物資(或服務)的集中采購。

第二條公司企業管理部(法律事務部)負責產品經銷公司采購招標管理。

第三條全資公司和絕對控股公司日常所需小額物資(或服務)和生產建設急需物資,可以由全資公司和絕對控股公司進行采購,其他物資采購由集團公司或產品經銷公司采購。產品經銷公司授權所屬單位采購的物資,需要對采購過程進行監督管理。相對控股公司和參股公司物資采購經內部審批后自行實施,大額物資采購接受產品經銷公司監督管理。

第四條采購計劃管理

物資采購實行計劃管理。所有采購物資必須依據下達的年度投資計劃或財務預算安排編制采購計劃,按照分級管理權限,經計劃或預算管理部門審核后,按計劃實施采購。采購時盡量采用招標采購方式。

產品經銷公司負責編制二級物資采購計劃,并報集團公司審批。所屬單位編制本單位采購計劃,報產品經銷公司審批。

第五條供應商管理

產品經銷公司及全資公司采購物資應盡量在集團公司物資供應商庫內選擇供應商。采購前期應做好供應商調查工作,采購過程中做好供應商管理工作,采購過程結束后應對供應商進行評價,并報公司企業管理部(法律事務部)備案。

第六條采購實施

產品經銷公司及全資公司采購實施應按照集團公司規定標準,盡量采用招標采購方式。不符合招標采購條件的可采用競爭型談判采購、詢價采購、單一來源采購等方式。

公司企業管理部(法律事務部)應加強對全資公司物資采購或其他所屬單位大額物資采購過程的監督管理工作。

第七條公司招標工作應遵守的原則

(一)遵循公開、公平、公正、誠實守信的原則;

(二)堅持科技創新優先、效率優先、節能環保優先、質量優先、性價比最優的原則;

(三)實行“統一制度、二級管理、分級授權、歸口審查”的原則。

1.統一制度:統一招標制度,統一業務流程和工作程序,統一建立的專家庫、協作企業準入目錄。

2.二級管理:實行產品經銷公司及所屬單位分級管理。

3.分級授權:產品經銷公司招標工作實行兩級實施,由產品經銷公司或授權所屬各企業自行組織招標。

4.歸口審查:對招標項目中的有關內容,按業務性質,分別由各級相關專業部門審查。

第八條招標管理機構

產品經銷公司成立招投標管理委員會,負責本單位的招投標管理工作,是公司招投標管理的專門研究機構,負責對公司招投標決策進行研究,并做出審議。

招投標管理委員會下設辦公室,招標辦設在公司企業管理部(法律事務部),負責招投標管理委員會的日常工作。

第九條招標的范圍與權限

產品經銷公司負責所屬單位招標工作的監督和對重大項目招標方案的初審,并負責上報集團公司審批;

產品經銷公司招投標的管理權限包括公司機關及所屬全資公司的工程、設備、材料和服務全部招標項目。

所屬全資公司負責對其授權范圍內招標工作的實施、監督及管理。

第十條評標專家庫管理

公司建立集團公司評標專家庫產品經銷公司專家分庫,由公司招標辦負責組建和動態管理,根據業績考核和年度資格審查情況,適時進行調整。

評標專家庫評標專家的評標范圍是非國家強制招標范圍和生產消耗性材料的招標活動。

第十一條招標代理機構管理

產品經銷公司及全資公司在集團公司制定的招標代理機構準入目錄中選擇合作單位。選定后產品經銷公司報集團公司備案,全資公司報公司企業管理部(法律事務部)備案。控參股公司優先選擇集團公司準入目錄中機構。

產品經銷公司所屬單位每年底應將服務于本單位的招標代理機構的服務情況進行分析、評價,并將材料上報公司,公司招標辦匯總整理后上報集團公司。

第十二條招標實施管理

(一)招標必須滿足公司規定的條件才能組織實施。

(二)招標應當按不高于批準的概算投資額或財務預算額進行限額招標,超額的作廢標處理。特殊情況的,應當按照管理權限報投資或預算管理部門審批。

(三)招標應當按照國家法律法規及公司相關規定,采取公開招標或邀請招標的形式。

(四)招標應建立評標委員會,評標委員應當在相關部門監督下,抽取5人以上單數專家組成,技術、經濟等方面的專家不得少于成員總數的三分之二。

第十三條產品經銷公司所屬單位招標不得有以下行為:

(一)所屬單位不得將必須進行招標的項目化整為零或者以其他任何方式規避招標;

(二)所屬單位不得利用劃分標段限制或排斥潛在投標單位,不得利用劃分標段規避招標;

(三)所屬單位不得設置不合理的條件限制、排斥潛在投標單位或者投標單位;

(四)其他違反公司招標規定的行為。

第十四條非招標采購管理原則:

(一)遵循公開、公平、公正、誠實守信的原則;

(二)堅持科技創新優先、效率優先、節能環保優先、質量優先、性價比最優的原則;

(三)產品經銷公司實行“統一制度、二級管理、分級授權、歸口審查”的原則。