建筑工程公司檔案分類管理說明

1文件檔案的管理:

1.1文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函,文字記錄和業內資料等內容。

1.2公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。

1.3歸檔的文件材料必須完整、準確、系統,文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規范。

1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,復印,摘抄,涂改等,屬絕密或機密文件的必須由總經理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領導審批,各部門保密文件由各部門部長審批。

1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。

1.6文件檔案紙張的規格以A4紙為標準,特殊類型的紙張經整理后達到210mm*297mm尺寸標準。

2電子文檔的管理:

2.1收集、積累要求:

■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時,如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉換工作,則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據實際條件或需要,確定是否保留。

■保存與紙質等文件內容相同的電子文件時,要與紙質等文件之間,相互保證準確、可靠的標識關系。

■在"無紙化"計算機辦公或事物系統中產生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上,并對有存檔價值的電子文件制作紙質拷貝件保留。

■用文字處理技術形成的電子文件,收集時應注明文件存儲格式和屬性。

■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮方法,則應將相關軟件一并收集。

■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時必須保證其對設備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關軟件和各種數據。

■用視頻設備獲得的動態圖象文件,收集時必須保證收集其壓縮

方法和軟件;用音頻設備獲得的文件,收集時必須保證收集其屬性標識和相關軟件。

■由計算機多媒體技術制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時必須保證參數準確、數據完整。

■通用軟件產生的電子文件,收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。

■計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。

2.2收集、積累方法:

■及時按照要求制作電子文件備份。

■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。

■電子文件登記表如果制成電子表格,應與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

2.3歸檔要求:

■把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數據集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。

■本標準推薦采用的載體按優先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽,標簽內填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等信息。

■將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

■需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發的應用軟件,也應將軟件及相關數據存在同一載體上。

■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少一年。

3聲像檔案的管理:

3.1聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。

3.2文字說明的編寫要求:

■基本內容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。

■應能準確解釋檔案材料的內容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全。

■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。

3.3聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。

3.4底片冊、錄音、錄像帶、軟盤,應放在專用架內,嚴禁擠壓堆放,并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。

3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領導批準,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借使用。

篇2:某酒店人資員（人事培訓勞資檔案秘書）職務說明書

酒店人資員(人事/培訓/勞資/檔案秘書)職務說明書

中文職稱:人資員

部門名稱:人資質檢部

直屬上司:人資部經理

職務概述:

(1)協助人資質檢部經理搞好部門的人事管理工作。

(2)根據酒店經營發展需要,制訂酒店人員招聘計劃、負責實施招聘宣傳、招聘報名、面試、筆試與錄用等一系列工作。

(3)負責員工勞動合同的簽訂與終止工作。

(4)負責酒店員工的人事調配策劃與監控工作。

(5)負責勞動工資,員工勞保及福利的審核與安排工作。

(6)主管員工檔案管理工作。

(7)負責員工考評制度的貫徹落實,實施員工激勵活動。

(8)完成人事培訓部經理交辦的其他相關事宜。

(9)協助人事培訓部經理搞好部門培訓管理工作。

(10)根據酒店經營管理的方針政策,負責計劃、組織、檢查及督促各項培訓工作。

(11)負責制定每項培訓計劃的實施方案并組織實施。

(12)負責編寫組織培訓教材與資料。

(13)編造培訓年度預算及控制年度預算支出。

(14)在人事部配合下,搞好員工培訓檔案管理。

(15)安排教學儀器設備設施的保養、維修及購置。

(16)完成人事培訓部經理交辦的其他有關事宜。

(17)協助人事部經理搞好部門文秘工作及與外部溝通,做好上傳下達的聯絡工作。

(18)做好酒店內外文件的收發登記工作。

(19)做好接待來電、來信及來訪事宜。

(20)負責文件資料的打印、復印、存檔、傳閱工作。

(21)完成人事培訓部經理交辦的其他有關的工作。

(22)協助人事經理搞好員工人事調配工作。

(23)負責實施員工招聘計劃的各項具體事務工作。

(24)負責員工勞動合同簽訂及終止,辦理錄用與入職手續。

(25)負責員工工作證、名牌、員工證的制作與發放,回收工作。

(26)負責員工考評工作的實施事務。

(27)負責員工調動、任免、晉升、獎懲、離職的有關工作。

(28)完成人事部經理交辦的其他有關事宜。

(29)協助人事部經理搞好員工勞動工資及勞保福利工作。

(30)負責員工考勤及假期管理工作。

(31)按時、準確編制酒店員工人數及勞動工資報表。

(32)做好員工各類資金、津貼的統計與計算及發放工作。

(33)協助做好酒店員工的勞動保護、安全生產工作。

(34)做好員工就餐卡的發放管理工作。

(35)做好員工更衣室管理、發放物品、食堂及各項福利工作的實施事宜。

(36)協助人事部經理搞好員工的檔案管理及部門文件管理工作。

(37)負責員工人事檔案的遞送及收發登記。

(38)負責與有關部門配合做好員工工作檔案管理工作。

(39)協助培訓經理建立及保管員工培訓檔案。

(40)負責人事培訓部工作表格的印制、整理等工作。

(41)負責部門工作文件的歸檔及保管工作。

篇3:公司檔案員職位說明書（2）

公司檔案員職位說明書(二)

職位名稱:檔案員職位代碼所屬部門:行政部

職系職等職級直屬上級:行政主管

薪金標準填寫日期核準人

職位概要:

做好檔案入庫、分類、查閱手續、保管、銷毀等相關工作。

工作內容:

%嚴格執行檔案資料保密制度;

%嚴格檔案入庫制度,認真做好分類登記,對檔案的分類應做到科學合理,便于查找;

%檔案借閱應按規定辦理登記手續,認真檢查到期歸還的資料是否完整無缺,發現問題及時報告和處理;

%按有關規定對檔案進行例行的保養、管理或銷毀。

任職資格:

教育背景:

◆檔案或相關專業大專以上學歷。

培訓經歷:

◆受過檔案管理、信息管理等方面的培訓。

經驗:

◆6個月以上相關工作經驗。

技能技巧:

◆熟悉檔案管理辦法;

◆掌握計算機檔案管理信息系統;

◆熟練使用辦公軟件。

態度:

◆嚴謹、有責任心,有團隊合作精神;

◆工作認真負責,細致認真;

◆保密性強。

工作條件:

工作場所:辦公室。

環境狀況:舒適。

危險性:基本無危險,無職業病危險。

直接下屬間接下屬

晉升方向輪轉崗位