監理制度:資料檔案管理制度
監理管理制度:資料檔案管理制度
建立健全檔案管理制度與監理記錄是監理工程師進行三大目標控制,有效執行合同的重要工作,也是監理人員對工程進行正確評價、處理合同糾紛和索賠的依據,同時也是竣工后運營期間道路養護部門進行工作的一項重要數據資料。
1資料檔案分類
總監辦檔案資料分以下幾類:
1.1監理文件與資料
監理文件與資料包括監理管理文件、質量監理文件、施工安全監理與環保監理文件、費用監理文件、進度監理文件、合同管理文件及工程監理月報、監理工作報告、監理日志、會議紀要、巡視記錄、旁站記錄、監理工作指令、工程變更令、工程分項開工的申請批復、試驗抽檢的原始記錄等。
1.2監理管理文件與資料
包括監理計劃、監理細則等。
1.3質量監理文件與資料
包括質量監理措施、規定及往來文件、試驗檢測資料、監理抽檢資料、交工驗收工程質量評定資料。
1.4施工安全監理與環保監理文件
施工安全監理與環保監理文件應包括安全管理的規章制度、措施、會議記錄、檢查結果、安全事故的有關文件及施工環境保護規劃、環境保護措施、環境保護檢查等。
1.5費用監理文件與資料
包括各類工程支付文件、工程變更有關費用審核工作、工程竣工決算審核意見書等。
1.6進度監理文件與資料
包括進度計劃審批、檢查、調整有關文件;工程開工/復工令及工程暫停令等。
1.7合同管理文件與資料
包括施工單位辦理保險的有關文件、延期索賠申請、分包資質資料、延期和索賠的批準文件、價格調整申請及批準文件等。
1.8工程監理月報
監理工程師每月應向建設單位和上級監理機構報送工程監理月報,其內容包括:本月工程概述,工程質量、進度、安全、環保、支付、合同管理的其他事項,合同執行情況,存在的問題,本月監理工作小結等。
1.9監理工作報告
工程結束時,監理工程師應提交監理工作報告,其內容包括:工程基本情況,監理機構及工作起止時間,投入的監理人員、設備和設施。關于工程質量、安全、環保、費用、進度監理及合同管理執行情況,分項、分部、單位工程質量評估,工程費用分析,工程建設中存在問題的處理意見和建議。
2資料基本要求
2.1資料所反映的工程項目情況和有關合同內容必須真實、準確、齊全、完整。
2.2資料必須以規定表格填寫,常用表格格式采用總監辦制定并經業主批準的標準格式。
2.3資料的制作應有利于長期保存,不得使用純藍墨水、圓珠筆、鉛筆填寫或復寫。
2.4資料應簽署齊全,簽章有效。凡承包人發件的資料均應加蓋經授權并得到監理工程師同意的公章;總監辦、各駐地辦和中心試驗室發件的資料應加蓋各自有效的公章。
2.5資料編號應規范,符合常規,使用阿拉伯數字編碼,體現承包合同段號、順序號,發文字號符合公文要求。
2.6資料應保持表面整潔、字跡清晰,不得隨意涂改。若有涂改,應在涂改處簽章。
2.7資料尺寸統一,全部用A4型紙。
2.8資料的簽發手續應符合合同規定,任何一方不得無理拖延或扣壓。
3會議記錄
由監理工程師所主持的會議應由專人記錄,并形成會議紀要。會議紀要應包括:
3.1會議名稱(第一次工地會議、工地例會、工地專題會議、監理例會等)。
3.2地點、時間、會議主持人。
3.3出席會議人的姓名、單位、職務及聯系電話(應與會議簽到表核對)。
3.4會議發言人姓名及主要內容。
3.5形成的決議條款,及決議由誰執行和何時執行。
3.6未解決的問題及其原因。
3.7由總監主持的會議,由信息員記錄并整理成會議紀要,由總監審核同意后分發有關與會者單位,存總監辦;由駐地及專業工程師主持的工地專題會議,由專人整理記錄,形成紀要后存駐地監理辦并抄報總監辦。
4現場記錄
4.1現場監理人員必須每天利用規定表式或以監理日志的形式記錄工地上所發生的事件。所有記錄應始終保存在駐地監理辦公室,以備查閱,此類記錄每2月報總監辦存檔。監理人員在現場遇到工程施工中不得不采取緊急措施而對承包人所發出的口頭或書面指令,要及時通報上一級領導,以盡快征得其確認或修改指令。
4.2現場監理人員對所轄工程范圍內的機械、勞力的配備和使用情況詳細記錄:承包人現場人員和設備是否同所批計劃一樣,要記錄詳細變化(增減)情況;工程質量和進度是否因某級職員或某種設備不足而受到影響,受到影響的程度如何;是否缺乏專業施工人員和設備,承包人的措施如何,有無替代方案;監理是否滿意現場的機械完好率,保證完好率的措施和備用機械設備及其零配件如何。
4.3記錄氣候及水文情況:記錄每天的最高、最低溫度,降雨或降雪量、風力、風向,河流水位;記錄有預報的雨、雪、臺風及洪水到來之前對永久性或臨時性工程所采取的保護措施;記錄氣候、水文的變化影響施工及損失的細節,如停工時間、救災措施和財產損失等。
4.4記錄承包人每天工作范圍,完成工程數量以及開始及完成工作的時間;記錄出現的異常技術問題,采取了怎樣的措施處理,效果如何,能否達到規范要求等。
4.5對工程中每道工序完成后的簡單描述,如該工序是否被認可,對缺陷的補救措施或變更情況等作詳細記錄,特別是隱蔽工程部位更應記錄詳實。
4.6現場材料供應和儲備情況。每批材料的到達時間、料源、數量、存儲方式和材料的抽檢等。
4.7必須在現場進行的試驗(如混凝土坍落度、壓實度、彎沉、平整度、坡度、斷面尺寸等),現場監理人員應做好記錄,以據此出具監理抽檢資料。
5試驗室記錄
5.1除正常的試驗報告外,試驗室指定專人每天以日志形式記錄試驗室工作的情況,包括對承包人試驗的監督、數據分析等。試驗室負責人每月整理此項記錄,并報總監理工程師,記錄應包括以下內容:
①工作內容的簡單敘述,如所做試驗項目及其結果、對施工現場和施工單位試驗室的檢查和指令、材料進場及質量狀況等。
②承包人試驗人員情況。試驗人員配備與承包人投標承諾是否一致,數量和業務能力是否滿足工作要求,增減或更換試驗人員的建議。
③承包人試驗儀器設備配置、使用和調動情況,需增加新設備的建議。
④監理試驗室和承包人試驗室所做同一種試驗,結果有重大
差異時原因分析和處理措施。
5.2所有取樣和試驗應做好如下記錄:分類取樣臺帳、分類試驗臺帳、試驗原始記錄、儀器使用臺帳、試驗報告和監理日志,且上述記錄應對應、統一。
5.3取樣后不立即試驗的應將樣品存放在留樣室,并標明取樣合同段號、樁號、部位、試驗項目等內容;為防止檢驗差錯、復核檢驗結果、處理檢驗事故和檢驗糾紛,須留存部分樣品,留樣數量應不少于一次檢驗量,且應保持留樣品原包裝,并由檢驗人員填寫留樣單,注明取樣合同段號、樁號、部位、數量和留樣日期,在留樣期限內任何人不得隨意動用留樣品,留樣期滿的樣品,經試驗室主任批準予以處理消毀,并登記處理方法、日期、處理人簽字、處理清單存檔。
6計量和支付記錄
6.1計量以監理工程師在開工初期應審核圖紙、復核工程量,復核后的工程量清單經業主批準后作為計量支付的依據,并據此建立計量和支付臺帳、工程變更臺帳等。
6.2原則上每月進行一次現場計量,由施工單位上報擬計量的工程師清單,由計量工程師和相關專業工程師現場核查,專業工程師負責檢查工程質量和自檢資料,計量工程師對已完合格工程現場核實工程量,各駐地和承包人必須配合,避免超計、漏計和重復計量。
6.3計量工程師在收到承包人的支付申請后,應依據支付申請的附屬資料和有關資料進行檢查核實,如有疑問,相關專業工程師和承包人負責解釋,必要時配合計量工程師再次到現場核實,使之與各專業工程師的有關記錄和工程實際一致。計量工程師應保存每一期支付證書及附屬資料,及時登記計量支付臺帳和變更臺帳,并更新相關進度、產值的上墻圖表。
7竣工記錄
7.1監理人員應隨時將工程的變更情況(如設計變更、補救工程、額外工程等)記錄在圖紙上,以作為校核承包人竣工資料的依據。
7.2現場專業工程師應負責督促承包人按進度提供并校核中間交工資料,檢查其完整性、正確性。
7.3總監辦應由資料員負責收集、整理已完工程資料,并編制索引歸檔。
篇2:建設項目監理資料檔案管理制度
建設項目監理資料及檔案管理制度
一、監理文件的管理
1、監理文件是指監理項目部的監理人員在監理作業中所形成的文類管理;
2、監理文件的分級管理是指文件形成的過程中,按職責權限進行編制、審查和簽發;
3、監理文件的分類管理是指文件形成后的編號、發送、傳遞和保管。
二、監理項目部發出的監理文件的編制和審批分為五級管理
1、監理項目部管理制度及監理作業指導文件、監理規劃、專業監理實施細則由有關人員編制后總監審定,作為Ⅰ級文件;"監理規劃"作為公司文件經公司批準后,作為Ⅰ級文件管理;
2、監理項目部向業主提交的重要報告:總結、月報、專題報告、圖紙會審/評審紀要、工程暫停令、嚴懲工期審批、索賠簽證、質量和安全事故報告,由有關專業監理工程師編制,總監審批簽發,作為Ⅱ級文件。
3、監理項目部所發正式函件由有關監理工程師編制,總監理工程師簽發,作為Ⅲ級文件。
4、監理項目部所發工程聯系單、通知單、備忘錄、報表、各類審查單以及監理作業表等由有關專業監理工程師編制,交規定的簽發人審核后簽發,作為Ⅳ級文件。
5、監理統計表以及其他監理內部文件通知等作為Ⅴ級文件。
三、監理作業中形成監理文件的分類
1、按專業分類,分為以下11類:鍋爐、汽機、土建(含勘測)、儀表及控制、爐保、焊接、化學、給排水、技經及綜合等。
2、文件性質分類:
綜合管理:監理規劃、監理的管理制度、監理項目部的重要報告、總結、月報。對施工組織設計,施工單位的作業指導書等綜合性施工作業指導文件進行審核所發的工程聯系單;
質量管理:對施工質量、設備質量、消缺方案等所發的通知單、聯系單等有關質量控制文件;
進度管理:對開工報告的審核意見,有關開工、停工、復工令的監理項目部有關進度控制文件;
投資管理:對施工單位的工程變更和材料代用及設計單位的設計變更所引起的費用變更的答復所發出的聯系單、通知單等有關投資控制的文件;
安全文明控制:對施工單位的安全管理和文明施工所進行的監督文件;
合同管理:對合同執行中的問題(包括索賠)所提出的意見而發出的聯系單和通知單等文件。
四、監理部收到的工程文件的分類管理
1、來自建設單位的工程文件:
建設單位的正式公文,可作為業主來函(包括上級審批文件)建檔管理;
建設單位所編制的日常工程文件按如下分類進行管理:
--建設單位所編制的會議紀要;
--建設單位和第三方所簽訂的合同文件;
--建設單位有關建設項目報建文件;
--建設單位所轉發的設備文件;
--建設單位所轉發的設計文件;
--質量監督站文件;
--建設單位所發的通知單、聯系單;
--施工現場建設管理制度。
2、來自設計單位的文件,可按如下分類管理:
初步設計文件及概算書;
主/輔機設備技術規范書;
施工圖設計文件;
施工圖預算;
設計變更;
設計聯絡會資料。
3、來自施工和承包單位的工程文件可按如下分類管理:
施工依據文件和技術文件(施工組織設計及作業指導書);
開工報批文件;
要求變更施工設計或材料代用的文件和聯系單;
質量保證資料;
要求變更施工進度的文件和聯系單;
要求增加費用或要求索賠的文件和憑證;
關于施工質量方面的文件或聯系單;
關于設備質量和開箱驗收的文件和聯系單;
工程調試文件;
施工質量驗評資料及安裝調試記錄;
制造廠家的變更、答復、提供資料、方案等;
承包單位提供的檢驗文件和自制文件、憑證和單據;
各承包單位的正式來函做專檔管理;
事故處理及不合格項處理;
施工總結及技術總結。
五、文件的傳送
1、所有文件的收發傳送由信息員負責;
2、監理文件發出前應按32條的規定,由審批人簽字后發出;
3、收入文件應交總監批閱,按批閱意見交有關負責人處理;
4、監理部編制對外發送報表應按報表規定的審簽權限審批;
5、承包單位的報表審查,按36條規定的審簽權限分別遞送審查;
6、監理部收發文件用表見表
六、監理作業表示及審批
對施工單位報審表的審批:
1、"工程開工/復工報審表"(A1、A6)由總監理工程師審批;
2、"施工組織設計(方案)報審表"(A3.1)由專業監理工程師審查,由總監理工程師批準;
3、"分包單位資格報審表"(A3.4)由專業監理工程師審查,由總監理工程師批準;
4、"工序報驗申請表"(A3.3)由專業監理工程師審查,由總監理工程師批準;
5、"工程款支付申請表"(A4.3)由專業監理工程師審查,并填寫"工程款支付證書"由總監簽發;
6、"延長工期報審表"(A2.2)由專業監理工程師審查,由總監簽發;
7、"費用索賠申請表"(A4.2)由專業監理工程師審查,并填寫"費用索賠審批表"由總監簽發;
8、"工程材料/構配件/設備報審表"(A3.2)由專業監理工程師審查,由總監或專業監理工程師批準;
9、"工程竣工報驗單"(A7)由專業監理工程師審查,由總監簽證;
10、"工程變更單"(A9)由專業監理工程師審查,由總監批準;
11、"監理工程師通知單"(B2)由專業監理工程師審查,由總監或專業監理工程師簽發;
12、"工程暫停令"(B1)由專業監理工程師審查,由總監批準。
七、文件編號
1、文件的分類表示:
文件資料歸檔都應按不同類別進行標識。
文件資料的分類標識如圖3-1所示。
2、文件編號
"監理現場用表"按如下編號:
*
*--------年月---------**
后兩位數字流水號(二位以上)
表式
3、文件簽字加蓋印章
在監理作業中需要發出文件時,編制人及審核人均應由本人簽字,信息員歸檔,加蓋印章發送。
八、監理統計用表及監理臺帳
監理統計用表是監理項目部內部的管理用表,作為監理人員的工作臺帳,由監理項目部自存,不向外發送,主要有:
1、項目監理作業大事記;
2、設計變更工程聯系單匯總登記表;
3、單位工程形象進度一覽表;
4、施工質量驗評統計表;
5、設備缺陷匯總表;
6、監理作業信息月報;
7、承建單位月進度款支付臺帳。
九、監理文件的移交和歸檔
1、監理文件的移交
安裝工程結束后,施工文件向建設單位進行移交的同時,監理文件也要按規定向建設單位進行移交,移交監理文件的目次要求和建設單位協商后確定,一般移交如表3-3所示文件或按GB/T50328-20**規定移交。
表3-3
序號文件名稱文件級別序號文件名稱文件級別
1監理規劃
(含修改內容)Ⅰ11工程暫停令Ⅱ
2分包單位資格審查資料Ⅵ12延長工期報審及審批資料Ⅵ
3設計交底與圖紙會審會議紀要Ⅱ13監理工作聯系單Ⅵ
4設計變更資料
(審查單)Ⅳ14施工備忘錄
5工程變更資料
(審查單)Ⅳ15工程資料缺陷及事故處理資料Ⅱ
6施工指導文件審查資料Ⅳ16工程施工竣工結算資料Ⅱ
7施工測量放線資料
(審查單)Ⅳ17
索賠資料簽證單Ⅱ
8工程材料/構配件/設備質量檢查及抽查試驗資料Ⅳ18施工質量Ⅱ
19監理月報Ⅱ
9隱蔽工程驗收資料
(驗收單)Ⅳ20監理工作總結Ⅱ
10整改通知單Ⅳ21會議紀要Ⅱ
2、監理文件的歸檔
監理項目部撤離現場后,應將監理文件向公司檔案部門歸檔。
監理項目部在撤離現場后,對有保存價值和供今后追溯的文件/資料/憑證,均應想本公司歸檔。
監理依據資料按以下案卷歸檔:
第一卷工程審批文件
第二卷工程合同/協議文件
第三卷工程報建資料及開工審批文件
第四卷工程設備招標投標資料
第五卷工程設計圖紙資料
監理作業資料按以下案卷歸檔:
第一卷監理合同文件
第二卷監理部質量體系文件
第三卷監理內部管理制度
第四卷監理部來往公文函件
第五卷監理月報/簡報
第六卷監理總結報告
第七卷監理會議紀要
第八卷監理部質量控制過程文件
第九卷監理部進度控制過程文件
第十卷監理部投資控制過程文件
第十一卷監理部安全文明控制文件
第十二卷工程索賠文件
對承包單位資料的歸檔,按如下案卷:
第一卷施工組織設計
第二卷施工作業指導書
第三卷安全技術措施文件
第四卷調試及試運行文件
第五卷工程達標驗收文件
第六卷其他