酒店經營成本的控制方法諸多,其中最主要的莫過于控制進貨的成本價,怎樣才能把好物料的采購關,在采購程序上有許多方面值得研究,本文就此闡述酒店物料采購程序的一些見解。

一、物料申購單形式與種類:

酒店通常使用的物料申購單中應有詳細的物料相關資料,如:序(代)號、物料名稱、物料規格、記數單位、目前庫存申購數量、要求到貨時間、上次進貨時間和數量單價及本次申購供應商的報價、供應商資料等并有財務結算方式和倉務或使用部門、采購部門、財務總監和具體分管領導及總經理的簽批。

酒店的經營物料可分成四類:

一)補倉室的申購:

當一個酒店通過試運行調整后,各部門的經營狀況基本趨于穩定,在各使用部門或酒店財務總倉,任何一類酒店經營物料都需要有一個存量,存量額怎樣制定呢必須從五個方面考慮:流動資金狀況、固定資產的配備情況、本期預計的客流量、物料的采購周期、物料的保存期

部門小倉庫和財務總倉應根據上述五個方面來制定物料的最低存量數和最高限量數。一旦有了這些規定,財務在會計運作中可合理利用流動資金、減少庫存量,并能保證使用部門的正常經營的使用和物料的質量;同樣倉管人員在見到庫存量以達到物量存量的最低數值線時,這便是提出該物料申購的最佳時期,由采購部門專職采購。

二)集中式的申購

一家酒店的辦公用品及文化用品涉及到一個酒店對外形象,由于要考慮到下述幾個因素,所以可由酒店的行政辦公室來進行統一管理,統一提出申購。

1、酒店管理之需的前臺見客文具與后臺操作作用文具的區分

2、酒店管理人員的級別區分

3、酒店視覺形象設計效果的統一。

行政辦公室可以統計各方面的數據每月統一提出文具用品申購單,并由行政辦公室、采購部門、財務總監和總經理簽批,由采購部門專職進行日常采訪

三)緊急需求的采購:

緊急采購一般只限于緊急需求的情況下,價格并不是很大并在事先酒店政策允許的規定范圍中進行如:

1、工程急修門開關零配件等

2、經營中不常備的經營物料或常備物料,但某一時使用量超出常規的庫存范圍。遇到上述情況可以隨時出單而不受常規的限定,單此類情況的采購首先可由采購部進行優先采購或在政策規定的范圍中經部門經理同意后由使用部門進行緊急采購。

四)部門所需物料的日常申購:

酒店各部門在日常的經營管理中,需要大量物料,為了不占倉位,通常進貨是直接存放在使用部門中的,所以這批物料的短缺,均由使用部門直接提出物料的申購單,這些物料申購單的數量較大,涉及面較廣,幾乎所有酒店部門都有,因此在申購與審批過程中均需嚴格控制,考慮因素有下面兩個方面:

1、部門在提出物料申購單的時候,應詳細了解該物料的現存數、每日用量、采購和審批期、目前物料的價格和涉及的成本因素、物料的質量情況有無需請采購部門尋找新的替代品種的建議等等。

2、采購部門在接到使用部門的《物料申購單》后,應充分審閱并明確其內容,根據內容來尋找物料的供應商,并且在多家供應商之間進行尋價和詢價工作。要了解物料的性能、用途、價格等等,使采購人員完全將使用部門物料采購意圖落實在供應商的物料之中,使供應商了解酒店使用部門的物料的真正用途,同時采購部門也將與供應商的談判中,得到價格、質量等方面的信息,以便與其他供應商比較。

二、物料采購程序

1、使用部門經理簽發的《物料申購單》

2、采購部門根據《物料申購單》內容尋找供應商和報

3、財務總監根據酒店的實際情況審核申購數量和供應商情況

4、飯店分管領導審定圈價并經總經理簽署

5、供應商根據酒店采購部門的書面通知或合同向酒店供貨

6、酒店驗收部門根據審定情況驗收并處書面憑據給供應商

7、供應商根據酒店物料驗收情況向酒店財務部門索取物料貨

三、物料的采購

物料的采購并非單是物料的購置,所以物料的采購過程中須考慮更多方面的情況,除名稱外產地、規格、報價、批號、生產日期、有效期限、運輸、包裝和裝運規格、存放、冰凍品含冰率、物料的凈重、物料的生產季節、合同的簽訂方式、付款內容等等、這些因素在物料的采購中應隨時考慮到,要由2-3家同類供應商的選擇并尋價,在供應商背靠背的尋價中得到啟發并如實向上級報考。有些重要的物料貨長期供應的物料,還需簽訂供貨合同,合同的條款須請專家和上級主管的確認方可。

在采購過程中,為使自己處于主動地位,應盡可能在事先取得經使用部門認可的物料樣品和支付供應商最少量訂金,待符合樣品物料的全部到貨后,再支付一定比例的貨款,并有一定數額的尾款,以防物料中有不符合樣品的物料夾帶。

采購部門在落實使用部門的申購任務時,應嚴格遵守申購單上的規定,在采購中由于時間、價格、質量、等因素的變化而定購不到某一物料時,應急時通知申購部門。如果需要進行物料調整或尋找代用品時,需由申購使用部門主管、財務總監和高級管理人員簽署的《物料樣品確認書》同意后方可。

采購部門若發現申購單上的物料,屬于新近增加而以往是未曾采購過的物料,采購部門應將新采購《物料樣品確認書》一起保送財務總監,物料申購部門主管及有關專業人員驗證簽署后方可履行下一步的采購程。

四、通過物料的驗收給申購部門把關

物料驗收部門是代表酒店監督采購程序時是正確與否的一個重要部門,常用物料是由驗收部直接驗收,而有些專業性較強的物料,通常須請使用部門的專業人員共同參與驗收。在驗收工作中可能會發現許多采購中存在的問題并可以在驗收現場予以及時制止,從而減少酒店的損失。若發現有不符合酒店政策與程序,甚至有違法交易的行為,即可指出,同時及時上報有關領導請求給與幫助。

驗收人員需有較高的物料識別能力和質量確定能力,同時應具備公正、公平、公開、的工作態度,在驗收過程中,采購人員應積極配合驗收部門對物料的驗收,在驗收中須詳細核對物料申購單,對照申購單中每一項內容是否與物料相符合,其中包括物料名稱、規格、審定價格、審定數量、物料質量等等。

在填寫驗收單時要詳細說明實際驗收的情況,表明驗收時間、申購單的編號、發票及供應商名稱,并在驗收單上由驗收人員和使用部門參與驗收人員的簽署,將驗收單交與酒店成本部稽核成本;交與使用部門掌握經營成本和到貨時間,交與總倉了解到貨時間同時也應將驗收單與發票、申購單等會計憑證交與會計部作為酒店支付物料供應商物料款的有效憑證

篇2:酒店物料用品采購員職務說明

酒店物料用品采購員職務說明(三)

中文職銜:物料用品采購員

英文職銜:StockPurchascngagent

部門名稱:財務部職位級別:

直屬上司:采購部主任直屬下級:

職務概述:

1、開拓市場貨源,嚴格按采購計劃進貨。按時、按質、按量確保供應。

2、嚴格進貨驗收入庫工作,做發票與貨物相符,貨物質量與請購要求相符。

3、嚴格執行財務制度,及時辦理結帳手續。做到單據清、帳清、手續清。

4、經常與倉庫保管人員聯系,摸清庫存、消耗情況,做到購、發心中有數,分清輕重緩急,不積壓浪費。

5、參加培訓,工作主動,完成上級交辦的其他任務。

篇3:L家具公司物料采購管理條例（試用版）

L家具公司物料采購管理條例(試用版)

目的:降低采購成本、提升采購質量、保證采購時效、保障公司正常運營

適用:原材料采購、輔助材料采購、辦公耗材采購、臨時性物料采購、其它采購

主(抄)送:總經理室副總經理室廠長室財務室倉庫本司各生產與職能部門管理條例如下:

第一條采購員的主要工作職責

1、做好采購5R(合適的供應商、合適的品質、合適的時間、合適的價格、合適的數量)管理。

2、采購單的下達。

3、物料交期的控制。

4、材料市場行情的調查。

5、查證進料的品質和數量。

6、進料品質和數量異常情況的處理。

7、與供應商進行有關溝通與協調。

8、公司交辦的其它事項。

第二條采購的基本原則:成本效益原則、物料質量原則、進度配合原則、公平競爭原則、集中采購原則。

第三條采購流程

1、收集信息:采購前,采購員必須根據公司所需采購物料的種類,利用現有的資料、公開征求、同行業介紹、專業刊物、采購專業顧問公司或協會、產品展示會、供應商自薦等方式收集所需供應商的信息,并根據其價格、品質、服務、地理位置、存貨政策、柔性等情況等進行分析,符合要求的,列入合格供應商(合格供應商的標準:優秀的企業領導人、高素質的管理人員、穩定的員工群體、良好的機器設備、良好的技術、良好的管理制度、良好的地理位置等),并報倉庫存檔。

2、詢價、比價、議價:采購員必須根據采購計劃要求,采取多家供應商報價的方式,進行成本分析,價格分析,市場調研來確定采購目標價,并報總經理核準,倉庫備檔。

3、評估、索樣、決定:采購員必須對供應商進行評估,再索取樣品進行對比分析,并根據市場行情,分析質量狀況和價格變動情況,決定對物美價廉的物料進行購買。并協助倉庫做好樣品管理。

4、請購、訂購:各部門根據實際需求,填寫請購單,經相關權限人員核實批準后,報送倉庫;倉庫人員根據各部請購物料的種類、數量、日期等信息進行分類整理,做好采購計劃,以集中采購的原則,通知采購員向合格供應商發出訂購信息。

5、協調、溝通、催交:采購員根據采購計劃,及時有效地與供應商進行協調與溝通(如品質標準、交貨日期、退貨協議等等),確保物料按時到達,不得因為品質、數量、交期等原因影響公司正常運營。

6、進貨檢收:采購回來的物料(包括供應商送貨上門的),采購員應及時通知質檢人員進行檢驗,倉庫人員對合格物料進行清點入庫或直接移交給用料部門。

7、退貨:7.1)對合格率未達到要求的批量拒收退貨;

7.2)對良莠不齊的部分拒收退貨;

7.3)對在生產使用過程中發現的不良品的退貨;

8、整理付款:采購物料驗收合格后,由質檢、倉庫等相關人員在進貨單上簽字確認,呈總經理核準,財務付款。月結的記入臺賬報核;現金采購的由采購員在財務掛賬預支后核銷。

第四條采購員原則上不能接受供應商的吃喝宴請以及禮物,無法拒絕的應征得公司同意后方可應邀或將禮物上繳公司。否則,予以吃喝宴請以及禮物金額的三倍的處罰。

第五條嚴禁采購員索取或接受回扣。如違反禁條,經查實后,予以回扣數額的三倍的處罰,情節嚴重的,交司法機關處置。

第六條采購事故的處理方法與責任

1、非采購員采購不當的。比如下單采購貼皮板、虎腳、雕刻件等,而客戶取消訂單或改變材質等原因造成的不良采購的,處理方法如下:A,若供應商還未進行訂單的正式生產,由采購員與供應商協調取消此單,請其幫忙將所訂原材料用于其它產品的生產。B,若供應商已進行了生產,要求供應商提供準確的生產數量,再協調看此種物料是否會在今后的生產中使用,若將來有用,只需與供應商協調將送貨期推后即可。若不可能再用,應盡快與供應商協調以成本價將物料金額算清,并考慮物料報廢后是否有利用價值,同時向客戶索取已生產物料的賠償金,盡可能將損失降到最低。責任由公司承擔(類似采購事故參照此條執行)。

2、如果供應商交期無法達成時,采購員應先發改善通知書,強烈要求供應商改善,可根據交期未達成而影響公司生產情況的程度,給予扣款或延遲付款,以督導并強制供應商改善,若供應商無法改善,應及時報告并建議更換新的供應商。若既不報告又處理不當時,因而影響公司正常運作的,由采購責任人負擔相關損失費用。

3、第二條第7款的退貨事項由采購員負責辦理。如果7.1)、7.2)中的情形退貨未成而對公司造成的損失概由當事采購員承擔。

4、由于質檢人員的檢測失誤,致使不良品入庫或無法使用,又沒法做退貨處理的,由質檢責任人員與采購責任人分別承擔80%和20%的損失。

5、如果某供應商對其所供應的某一物料價格提出上漲時,不管上漲的幅度是否符合市場行情,采購員必需做一個完整的市場調查,核實價格,了解行情,請供應商重新列出成本分析表與報價單,呈報總經理核準,倉庫備檔后方可實施采購。否則,上漲部分由采購責任人承擔。

第七條采購激勵

采購員應充分利用廣泛的采購資源、運用詢比議價技巧,在不影響品質與公司正常運作的前提下,最大限度地將采購成本降到最低。如果在材料市場沒有大的變化的情況下,按原計劃進行的物料采購,對于比目標價低出的部分,公司給予當事采購員差價的20%的獎勵。

第八條本制度由各部門負責人與相關人員配合行政人事部監督落實執行。

第九條行政人事部對本制度享有最終解釋權。

第十條本制度經廠長審核,呈總經理核準后生效,修訂時亦同。

行政人事部

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擬制:審校:審核:核準: