公司檔案保密制度

第一條各級保密人員要相互協調配合,應主動為公司和公司各業務部門服務,公司各業務部門應自覺接受保密部門的指導、監督和檢查。

第二條在對外交往與合作中,對方以正當理由和途徑要求提供屬于公司機密事項時,將由公司保密委員會立會研究決定后,方可提供。保密委員會嚴格執行國家的保密規定,該提供的提供,不該提供的堅決不提供。

第三條對公司下發的保密文件及重要會議材料各單位進行妥善保管,并進行登記管理,不得亂扔亂放。

第四條保密文件的復制必須履行審批、登記手續。要嚴格按照批準的份數,不得擅自多印留存。密碼電報一律不得復印。復制文件應按原文密級進行管理,復制中形成的廢頁應作為密件銷毀。

第五條絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄,確因工作必須摘抄的,須經公司領導批準,并履行登記手續。未經同意,不得擅自復印、翻印和摘抄。

第六條保密文件在發送裝封時應按批準份數認真清點、裝封,切忌將不同密級的文件混放于同一信封中。密級的信封上要以戳記標明文件的密級。封口時,不應用釘書釘封口的方式,應采用密封的方式。

第七條涉及國家機密和公司商業秘密的文件,原則上不用傳真方式發送,確因緊急情況需要時,要用密碼傳真傳送,不允許用普通傳真機和電子郵件傳送;絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸;不得以明碼電報拍發秘密文件,也不得明電密電混用。

第八條保密文件接收時應由公司保密人員拆封,其他人員一律不得拆封。保密文件的登記、編號,要與一般文件分開進行。

第九條傳閱保密文件時,必須由指定的人員統一掌握。不經過領導批準,不得擅自擴大秘密文件的閱讀范圍。公司工作人員應在辦公室閱讀秘密文件,公司領導確需在家中閱讀秘密文件時,應按照有關規定,做好保密工作。傳閱或借閱文件,要嚴格堅持登記制度。

第十條保密文件必須存放在有保密設施的辦公室及設備中保管,并經常檢查。常用的秘密文件隨手入柜加鎖。

第十一條建立公司保密文件清退制度,每逢重大節假日前兩天各部室需將所傳閱的保密文件清退給辦公室。如發現遺失,要及時追查處理。

第十二條如保密人員因工作調動或其它原因而長期離開崗位前,必須把自己經營的秘密文件全部移交清楚。移交時,要造冊、清點、核對,并且要履行簽收手續。

第十三條保密人員每年對辦理完畢的保密文件收集齊全,對有查考價值的要整理立卷,其他文件可按有關規定處理。調閱公司的保密檔案,須經公司主管領導批準。

第十四條保密文件銷毀前,必須逐一登記,并在報領導批準后派兩名以上工作人員進行銷盡。絕密文件應指定專人在公司內銷毀。

第十五條以上保密文件擬制、處理、管理的各個環節,要建立嚴格的登記制度,在工作過程中保密文件管理人員要注意不要談論文中的機密事項,不讓無關人員隨意瀏覽,不得在無保密措施的無線電話中談論機密事項等等。

第十六條公司印制各類簡報、刊物及向宣傳、新聞出版單位提供公開發表的稿件、信息,承辦人應經公司主管領導審批,不得涉及和泄露國家及公司秘密。

第十七條公司工作人員在外出訪問、涉及業務技術談判、學習交流展覽演示等公務活動中,不準隨身攜帶密級文件、資料,要嚴格遵守保密紀律,在預案中應采取措施,防止泄露事件發生。

篇2:資料檔案歸檔保管借閱保密登記銷毀制度

本單位實行檔案集中統一管理的原則,按檔案法的有關規定,由各部門科室收集齊全,并進行整理、立卷,定期移交檔案室。由檔案人員負責審查把關,分類排列,編制檢索工具,妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據為己有長期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀必須遵循以下規定。

一、歸檔

凡屬本單位職能活動中形成的具有查考利用價值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應列入歸檔范圍。

1、歸檔時間:各科室要按時收集、整理各類文件材料。各業務科室在工作中形成的具有保存、利用價值的文字材料和聲像資料,由兼職檔案員收集好,統一歸檔。文書檔案應歸檔文件材料在每年底前收集齊全,整理歸檔完畢。科研檔案實行由項目主持人負責立卷提供資料,由相關科室業務人員歸檔的責任制。設備檔案、聲像檔案和實物檔案隨時歸檔。

2、歸檔要求:檔案工作人員要認真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作,做到文件材料齊全、完整,并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內文件排列遵循正本在前定稿在后、結論在前調查材料在后、文字在前圖紙在后的原則有序排列。一般要求歸檔原件,會計憑證、賬本、報表必須是原件。同時做到字跡清晰、內容項目齊全、簽章手續完備、保管期限準確。歸檔的照片要附簡要說明,錄像帶要附內容提要。

3、歸檔份數:本單位發文一般歸檔兩份,其中一份歸入相應門類檔案,另一份編制“本單位發文匯編”。基建檔案本單位必須保存一套原件。

4、歸檔手續:各科室整理歸檔后按規定移交檔案中心,并履行交接手續、填寫交接清單,交接雙方在清單上簽字,以備查考。

二、保管

1、資料檔案質量符合完整、準確、系統的要求,分類編號保管;

2、資料檔案按檔號排放,檔案柜編順序號,庫房內懸掛相關檔案資料管理規章和制度。

3、借出的檔案須按時歸還,利用后的檔案應隨即放回原處。

4、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責任。

5、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

6、做好檔案室溫濕度的監控與登記工作。

7、每半年對檔案室進行全面檢查、清點,發現問題及時處理。

三、借閱

1、嚴格按玉華煤礦資料檔案借閱有關管理規定執行。

2、查閱資料檔案,必須嚴格履行登記手續,由借閱人寫書面申請并經分管領導批準方可準予借閱。

3、申請單上必須寫明借閱目的、借閱時間及借閱人,同時有分管領導的同意簽字。

4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負責保管,不得隨意借與他人,文檔在使用時需愛護,不得有破損、缺頁。

5、資料檔案使用完畢應及時歸還,統一交回檔案室,由檔案室核銷該員工借閱記錄,如未能完整回收者,將按礦有關制度予以處罰。

四、保密

1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對外泄露資料檔案中的機密,對造成泄密事故者,應追究其責任。

2、未經領導批準,不得擅自復印檔案。

3、認真執行《保密法》,嚴格遵守《保密守則》的規定,做好檔案保密工作。

五、登記

申請人借閱資料必須在資料本上登記,注明借閱、歸還時間及借閱人。同時,檔案管理員必須借閱情況做好記錄。

六、銷毀

1、資料的鑒定銷毀工作,必須由檔案鑒定小組負責。檔案鑒定小組要嚴格按照有關規定,對期滿資料檔案,認真進行鑒定。

2、銷毀檔案,必須編制清冊,并經檔案鑒定小組負責人審查批準。

3、銷毀檔案時,必須派專人(兩人以上)監督,并在銷毀清冊上簽字。

七、資料管理員崗位責任制

1、監督指導本機關各科室有關資料檔案業務工作,貫徹執行有關檔案工作的方針、政策,制定本機關檔案工作計劃和各項規章制度。

2、管理好檔案,定期或不定期檢查檔案保管情況,作好記錄。

3、熟悉檔案業務,工作認真負責,積極熱情地為本機關領導和各科室服務。

4、嚴格遵守保密制度,不得泄密。

5、認真履行工作職責,嚴格執行資料檔案管理工作制度,確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失,視其情節論處。

篇3:工程化驗室檔案資料管理與保密制度

工程公司化驗室檔案資料管理與保密制度

1、目的

使化驗室的檢驗原始記錄,儀器設備檔案,技術書籍處于受控狀態,滿足檢驗、設備的原始資料的保存需要。

2、使用范圍

本制度適用于化驗室的檢測原始資料和儀器設備檔案管理。

3、職責

3.1班長負責對檢測原始記錄進行歸類,按保存期限進行保管。

3.2儀器設備管理人員負責對儀器設備檔案進行管理。

4、工作程序

4.1由班長負責歸檔資料的整理、保管、借閱和銷毀工作。

4.2由班長負責收集日常水質檢測原始記錄,在檢測報告發出后立即歸檔。凡列入固定資產范圍內的各類儀器設備檔案資料于進站開箱驗收后,立即歸檔。

4.3借閱存檔資料應辦理借閱手續。與檢測無關人員不得查閱檢測報告和原始記錄,保密資料需經部長或總經理批準方可查閱,不得帶出資料室,不得復印。

4.4檔案工作人員要嚴格為供貨商保守技術機密,并按照相關保密制度管理,否則以違反紀律處理。

4.5要注銷的技術檔案要造冊登記,經部長和總經理審批,指定監銷人共同處理,以防失密。

4.6妥善保管資料檔案,定期檢查防止霉變和蟲蛀。

5、相關文件

6、相關記錄

化驗室資料檔案清單