接待工作管理辦法接待工作管理辦法

一、總則

第一條為進一步提高公司的接待管理水平,促進接待工作的規范化,更好地反映我公司精神面貌,增進各級領導和兄弟單位的支持和合作,達到增進友誼、交流信息、有效改善企業外部環境,樹立良好企業形象的目的,特制定本管理辦法。

二、接待工作的主要任務

第二條安排上級部門、兄弟單位、友鄰部門和基層單位領導來公司人員的吃、住、行。

第三條安排重要來賓的檢查、考察、調研等活動。

第四條協助辦理公司大型會議的會務工作。

第五條協助開展公共關系工作,協調好公司的外部環境。

三、接待工作的基本原則

第六條堅持為提高企業發展和經濟效益服務的原則,強化公關意識,增強接待工作深度,宣傳企業形象,提高公司聲譽,并廣泛獲取信息。

第七條接待工作要堅持規范化、標準化,符合禮儀要求,按制度和程序辦事,克服隨意性;既要嚴格執行黨和國家有關廉政建設的規定,又要增加兄弟單位之間的感情,同時也要完成領導交辦的工作任務。

第八條接待安排應根據來賓的身份和任務,安排不同領導的接待,確定相應人員的陪同;既要熱情周到、也要講節約,量力而出,反對鋪張浪費。

第九條堅持辦公室歸口管理與對口部門接待相結合的原則。辦公室負責接待工作的統一管理,辦理重要接待事務;對涉及較強業務性的接待事務,應由有關項目部牽頭對口接待,辦公室配合。

第十條接待工作中應自尊自重,本著尊敬來賓的原則,搞好服務,不允許發生有損我所形象的事件。

四、接待工作的的程序與規定:

第十一條日常接待工作的規范:

1、接打電話時,要使用文明語言如"您好"、"請問貴姓"、"您找哪位"、"請稍候"、"謝謝"等等之類的禮貌用語。

2、在打電話前要準備好記錄用紙、筆或其它所需要的文件、資料,不能等電話接通后,去找所需要的東西而對方拿著聽筒等候。

3、當客人來訪時,應熱情迎接,主動引客人到辦公室或接待室交談。忌讓客人長久等候無人過問。如本人有事離開辦公室時,應將辦公桌上的文件、資料安放好,以免泄密或丟失。

4、宴請客人時,應根據宴請的性質和規模不同,分為工作餐、聚餐、宴會;根據來賓的身份,確定不同的人坐陪。

第十二條一般性接待工作的程序:

1、接待前的準備工作

1)、對來賓的基本情況做到心中有數。

2)、制定和落實接待計劃。

3)、做好接待前的細節工作。

2、接待中的服務工作

1)、安排專人迎接來賓。

2)、妥善安排來賓的生活。

3)、商訂活動日程。

4)、安排公司領導看望來賓。

5)、精心組織好活動。

6)、安排宴請和瀏覽。

7)、為客人訂購返程車船或飛機票。

3、接待后的工作

1)誠懇地向來賓征求接待工作的意見,并詢問有什么需要接待人員辦理的事情。

2)把已經訂好的返程車(船、飛機)票送到客人手中,并商量離開招待所或賓館的具體時間。

3)安排送客車輛,如有必要還應安排公司領導為客人送行。

五、接待工作的有關要求

每十三條根據領導意圖及客人的需求,掌握接待工作的規律,做到目標明確,思路清晰,計劃周密,主次分明,機動靈活,以高度的事業心和責任感,發揚嚴細作風,扎實做好工作。

每十四條嚴格執行規定和標準,堅持請示報告制度,在授權范圍以外個人不得擅自作任何決定和承諾。未經同意私自安排的宴請等接待費用,一律不予簽字報銷。

每十五條著裝整潔大方,舉止談吐文明禮貌,服務熱情、周到、耐心,保持良好的精神風貌,從各方面體現恩湃公司的良好形象。

每十六條辦公室接待管理人員要不斷加強學習和培訓,熟悉接待服務管理知識,掌握公共禮儀規范,了解公司的基本情況以及本省的政治、經濟、人文、地理、風俗民情和風景名勝的一般知識,并具備必需的應變能力和語言表達能力。

六、附則

第十七條本管理辦法經總經理辦公會討論通過,自頒布之日起開始實施。

第十八條本辦法由辦公室負責解釋。

篇2:A景區節假日接待管理制度

景區節假日接待管理制度

為了做好節假日游客接待工作,使到景區參觀的游客能更好地欣賞到景區優美的人文、自然景觀和體會到古民居深厚徽文化的底蘊,讓廣大游客高興而來,滿意而歸,保證景區接待工作在忙而不亂、忙而有序中順利開展,特制訂景區節假日接待管理制度。

1、節假日期間,景區所有工作人員必須全部持證上崗,工作時必須堅守崗位。

2、節假日期間,景區所有工作人員必須服從管理人的工作安排和調動,保質保量地完成管理人員分配的各項工作。

3、景區導游員必須熟悉各條旅游線路和景物介紹內容,以便在帶領游客參觀時選擇不同的線路,避免景區的局部擁擠而影響游客的參觀質量。

4、景區導游員不能因為游客較多而任意減少所要參觀景點數量和景點解說詞內容,從而降低服務質量。

5、景區衛生員在節假日期間必須在游客到來前做好景區衛生工作,并全天在景區線路內巡邏,保證景區衛生。

6、景區票務員和導游員緊密配合,迅速辦理購票、驗票手續,盡量減少游客在購票處停留時間。

7、節假日期間,景區所有工作人員必須全力以赴,相互配合,各司期職,各負其責,做好接待工作。

篇3:酒店收銀和接待合并方案

酒店收銀與接待合并方案(三)

為了提高本酒店對客服務效率,提高人力資源的使用效果,在一定程度上提升酒店形象,酒店決定將總臺接待和收銀合并,特制定本方案。

一、合并后的好處

將總臺接待與收銀合并有很多的好處,一是減少人工,二是提高工作效率,三是方便客人。接待與收銀合并對于客人來說,可以使對客人入住及結賬的程序一氣呵成,這樣有利于節省客人時間,提高服務質量。對于酒店來說,節省了人力成本,一般來說,早上結賬客人較多,下午入住客人較多,但是,對于分離管理的接待同收款,每個班次人員配備少了都可能產生弊病,人員配備齊全,可能造成人力的浪費。而前臺接待工作及收款工作,二者相輔相成,并且都不是什么高難度工種,學習操作起來并不困難,所以,合并對于業務熟練程度沒有太大問題,可以節省酒店人力成本。

二、合并后的弊端

唯一的弊病就是帳務的審核方面,無形之中加大了審核的難度。但是對于成熟的審核人員,審核工作是根據酒店的各種實際操作流程,電腦操作系統,來確定審核重點,審核程序的。就算合并會產生很多問題,但是通過增加一些控制報表,程序規程就可以很大程度上控制住那些出現的漏洞。此外,還可能會出現的問題有:如當天入住當天退的房間(收取了全天房費),可以改成日用房,也可以再另外買出去,就可以賺一天的房費;一些買了散客價的房間,可以讓旅行社發來傳真,做代收,從中賺取差價;中午12點后退房收了客人半天的房費,可以讓大堂副理簽免單,兩人各分一半錢。

三、合并后的問題控制方案

主要是針對日租房和半天房出現的問題提出的防范措施。

(一)日租房出現問題:收銀與接待合伙利用換房的操作來侵占飯店收入。

常見的作弊方式:

A客人當天入住當天退房,以現金方式結帳,收銀未在電腦中進行退房帳務操作(或先掛S帳再恢復至結帳前狀態,或先按正常結帳再馬上恢復至結帳前狀態)。A客人退房的前后恰好B客人入住,接待先刪除B客人入住記錄(必須在前臺輸入客人信息后兩個小時之內將客人入住信息刪除),再將A客人電腦中做換房操作(實際A客人已退房結帳),換至B客人剛才刪除的房號中,同時將A客人電腦中所有資料更改為B客人資料,并將A客人所有帳單、登記單據銷毀,以此操作將A客人日租房費侵占。

防范與控制:

1、客房部每日手工填報當日日租房報表、當日二次退房報表及換房報表交日審審核。

2、日審每日核對《入帳員沖帳明細表》,對每筆沖帳情況必須審清楚是否有有效簽字人的批準;審核當日《刪除客人帳號報表》,對當日刪除當日有入住信息的客人必須重點審核,如有疑問可查詢客人檔案中的操作日志和帳務信息。

3、前臺對賓客入住登記單進行編號使用,前臺收銀對預收訂金單編號使用,如有作廢也必須連號保存,不得銷毀,前廳部及財務部對單據連號使用情況進行抽查。

4、進行發票的核查。

5、前臺發送公安信息核查。

6、對《當日刪除客人帳號報表》中的客人要求前臺經手人必須寫明原因報前廳部、計財部日審,并請客人留下聯系電話,前廳部、財務部每日抽查一定比例的取消客人進行電話聯系。

(二)半天房出現問題:收銀利用時間差(因為本飯店對客人14點后退房按加收半天房費操作,而在14點前退房的則按日租房來操作)或與管理人員合伙侵占半天房費。

常見的方式:

客人在12點后14點前退房,結帳以現金支付的,收銀員利用個別客人不了解飯店相關政策的情況仍加收半天房費后電腦中只以一天房費結帳;14點后18點前退房加收半天房費后請相關管理人員簽字,電腦中仍按一天結帳;18點后退房加收全天房費后按加收半天房結帳,請管理人員簽字或與管理人員合伙侵占加收房費。

防范與控制:

1、在12點、14點、18點三個關健時點前臺主管必須在總臺,以保證每位客人付費得到有效監控。

2、除飯店文件規定有權限管理人員可簽免半天房費外,其他任何人員對無權要求減免,對營銷員要求減免的也需通過相關管理人員進行控制。

3、日審每日核對《入帳員沖帳明細表》。

4、核對發票,并要求員工開發票時在發票右下角簽名。

四、人員調配

對于目前前廳部的10名工作人員、收銀處5名工作人員進行重新調配,原則上遵循原有崗位設置。主要設置主管1名,領班1名,接待收銀3名(基本上由本地人擔任),打印復印人員2名,票務1名。這樣可以將現有的前廳部與收銀處的15名員工整合為8名,節省7名勞動力。將問詢、接待從接待處劃入到接待收銀工作處。將商務中心以及打印、復印、票務進行綜合整合。

五、管理要求

(一)財務部與前廳部協調

對客服務時,接待與收銀是一體,交接班時,一是必須站在各自部門的立場上檢點自己的工作結果;二是必須設身處地的去想一想,如果你是對方時,又該如何處理已經發生的問題,當問題已經出現時,領班以上的管理人員必須到場,及時、仔細、耐心地解決問題,總結經驗。

(二)加強接待收銀培訓

制定新的培訓方案,并延伸工作程序,完善前廳工作人員的崗位職責。提高接待收銀員的操作技能和熟練程度。

(三)加強深夜入住管理

由于入住客人晚上8點左右較多,而且深夜入住不穩定,因此,建議加強深夜入住管理工作。

(四)加強財務審核工作

作為財務人員,要根據變化后的情況,建立其完善的審核體制,堵住那些因為合并所帶來的問題。此外,改房價必須有相關負責人簽字、發票做到日日核對、日日核銷,離店后再開發票的必須到后臺開。外幣日日到銀行兌換等等,再要求審計檢查嚴格一些。同時配套強化財務審計力度,確保規范運作。