一、安全檔案建立

建立健全學(xué)校安全檔案,目的主要在于為學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo),上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門分析、總結(jié)、部署、調(diào)度學(xué)校工作和對學(xué)校工作作出決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。校領(lǐng)導(dǎo)對此應(yīng)高度重視,并確定一名校領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)和指導(dǎo)資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。

二、安全檔案立卷

檔案人員應(yīng)按安全工作的具體要求收集各種安全檔案資料,并將篩選后的資料分類入檔。檔案袋,檔案卷的規(guī)格要符合上級有關(guān)部門的統(tǒng)一要求。

三、安全檔案的保管

由專門負(fù)責(zé)安全工作的校領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)安排檔案保管工作,確保檔案詳實(shí)有效,便于安全工作的開展

四、安全檔案的整理

定期對安全檔案進(jìn)行整理,完善安全工作制度體制,分析安全工作的不足,及早提出整改備案。

篇2:工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司會計(jì)檔案管理制度

工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司會計(jì)檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強(qiáng)zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司(以下簡稱“油品調(diào)運(yùn)分公司”或“公司”)會計(jì)資料檔案的科學(xué)管理,保證會計(jì)資料的完整安全,更好地服務(wù)于公司的各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng),根據(jù)《會計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司會計(jì)檔案管理辦法》,并結(jié)合公司實(shí)際,特制定本制度。

第二條本制度所指的會計(jì)檔案包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表以及其他會計(jì)核算資料等四部分。

第三條本制度適用于公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、LNG站、永平站、榆煉站。

第二章組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第四條公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的日常管理及保管工作。

第五條公司機(jī)關(guān)綜合辦公室為公司所有會計(jì)檔案的最終歸檔部門。

第三章會計(jì)檔案管理范圍

第六條會計(jì)檔案一般包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表以及其他會計(jì)核算資料等四部分。

(一)會計(jì)憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

(二)會計(jì)賬簿包括按會計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

(三)會計(jì)報(bào)表主要有財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)及月、季、年度會計(jì)報(bào)表(包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財(cái)務(wù)情況說明書等)。

(四)經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊等、實(shí)行會計(jì)電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計(jì)核算資料等由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門進(jìn)行保管。

第四章會計(jì)檔案的整理立卷

第七條每月的會計(jì)資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第八條會計(jì)年度終了后,應(yīng)采用“三統(tǒng)一”的辦法對會計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。

(一)分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一:一般將財(cái)務(wù)會計(jì)資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報(bào)表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統(tǒng)一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;

(三)管理要求統(tǒng)一:建立財(cái)務(wù)會計(jì)資料檔案簿、會計(jì)資料檔案目錄;會計(jì)憑證裝訂成冊,報(bào)表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第九條會計(jì)憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記至?xí)?jì)檔案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全;

(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;

(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復(fù)核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據(jù)集團(tuán)裝訂標(biāo)準(zhǔn)確定裝訂成冊的本數(shù)。

2.會計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求:

(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上三個(gè)針眼,實(shí)行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3.會計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng):

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計(jì)主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號,以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第十條會計(jì)賬簿的立卷

各種會計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應(yīng)按年整理立卷。基本要求是:

(一)會計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容;

(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個(gè)賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號排列是否連續(xù);

(三)會計(jì)賬簿的裝訂順序:會計(jì)賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計(jì)賬簿裝訂封底;

(四)保留已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起;

(六)會計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角、錯(cuò)頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象;

(七)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章;

(八)裝訂后,會計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

第十一條會計(jì)報(bào)表的裝訂

會計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后,留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一立卷保管。

會計(jì)報(bào)表裝訂要求:

(一)會計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對是否齊全,整理報(bào)表頁數(shù),上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應(yīng)對其修補(bǔ)后,完整無缺地裝訂;

(二)會計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)?會計(jì)報(bào)表封面、會計(jì)報(bào)表編制說明、各種會計(jì)報(bào)表按會計(jì)報(bào)表的編號順序排列、會計(jì)報(bào)表的封底。

第十二條其他會計(jì)核算資料的立卷

會計(jì)核算其他會計(jì)核算資料應(yīng)按時(shí)整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。

第五章會計(jì)檔案的歸檔

第十三條當(dāng)年的會計(jì)檔案在會計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門保管一年,期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。移交過程中,需財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門會計(jì)檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進(jìn)行移交,由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人、綜合辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會計(jì)檔案移交單》(一式兩份),一份交予財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門會計(jì)檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十四條會計(jì)檔案的保管

會計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會計(jì)檔案的安全。

第十五條機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)辦理交接手續(xù),由原檔案管理人員編制會計(jì)檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。

第六章會計(jì)檔案的借閱使用

第十六條財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門應(yīng)建立會計(jì)檔案清單和借閱登記冊。

第十七條檔案在財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門保管期間,凡需借閱會計(jì)檔案人員,須經(jīng)總會計(jì)師批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標(biāo)畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計(jì)檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)總會計(jì)師批準(zhǔn)。

第十八條會計(jì)檔案移交辦公室后,凡需借閱會計(jì)檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù),具體參見檔案管理相關(guān)規(guī)定。

第七章會計(jì)檔案的保管期限

第十九條會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。

第二十條會計(jì)檔案的保管期限,從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

第二十一條會計(jì)檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

第八章會計(jì)檔案的銷毀

第二十二條保管期滿的會計(jì)檔案,除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由綜合辦公室會同財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門提出銷毀意見,編制會計(jì)檔案銷毀清冊,列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

(二)會計(jì)檔案銷毀清冊需經(jīng)總會計(jì)師、經(jīng)理審批。

(三)銷毀會計(jì)檔案時(shí),綜合辦公室和財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門共同派專人監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告總會計(jì)師、經(jīng)理。

第二十三條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本制度由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)解釋。

第二十五條本制度未盡事宜,按國家相關(guān)法律法規(guī)和工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條本制度自頒發(fā)之日起施行

附件一:

工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司會計(jì)檔案保管期限表

序號檔案名稱保管期限備注

一、會計(jì)憑證類

1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年

二、會計(jì)賬簿類

2日記賬15年

其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年

3明細(xì)賬15年

4總賬15年包括日記總賬

5固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保持5年

6輔助賬簿15年

三、財(cái)務(wù)報(bào)告類包括各級主管部門的匯總會計(jì)報(bào)表

7主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)3年包括文字分析

8月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年包括文字分析

9年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久包括文字分析

四、其他類

10會計(jì)移交清冊15年

11會計(jì)檔案保管清冊永久

12會計(jì)檔案銷毀清冊永久

13銀行余額調(diào)節(jié)表5年

14銀行對賬單5年

15月度現(xiàn)金盤點(diǎn)表5年

篇3:駕駛員行車安全檔案制度

第一條為加快建立現(xiàn)代企業(yè)制度,規(guī)范駕駛?cè)说臋n案管理,避免因檔案遺失或隱私泄漏,給企業(yè)和員工帶來的風(fēng)險(xiǎn),有效的保護(hù)和利用檔案,提高科學(xué)管理水平,特制定本規(guī)定。

第二條作為客運(yùn)企業(yè),客運(yùn)駕駛?cè)藱n案是企業(yè)管理檔案非常重要的組成部分,是公司勞動(dòng)、組織、人事等部門在招聘、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作過程中形成的有關(guān)駕駛?cè)藗€(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料,是全面的考察員工的依據(jù),是公司檔案的組成部分。

第三條客運(yùn)駕駛員行車安全檔案實(shí)行一人一檔制度,檔案記錄其在應(yīng)聘及入職后的個(gè)人基本情況及考核、獎(jiǎng)懲、職位、薪資變動(dòng)情況,以下資料納入公司人事檔案范圍內(nèi):

(一)駕駛員登記表、照片。

(二)戶籍所在地公安機(jī)關(guān)無劣跡證明(或公安網(wǎng)查詢記錄)。

(三)單放鑒定表及培訓(xùn)記錄。

(四)公安網(wǎng)駕駛員違章信息記錄(查詢記錄)。

(五)駕駛員個(gè)人行車事故檔案資料。

(六)駕駛員駕駛證、身份證、上崗證、從業(yè)資格證等復(fù)印件。

(七)駕駛員檔案交接清單。

(八)駕駛員解聘審批證明。

(九)駕駛員違章、違紀(jì)處理情況,安全公里記錄和安全獎(jiǎng)懲記錄。

(十)集團(tuán)內(nèi)部安全公里轉(zhuǎn)入證明。

第四條客運(yùn)駕駛?cè)诵畔n案管理要求

1.分公司安全管理員負(fù)責(zé)駕駛?cè)藱n案的建立及維護(hù)工作,自駕駛?cè)巳肼毜谝惶炱馂槠浣n案,員工檔案管理人員負(fù)責(zé)將員工檔案按部門編號統(tǒng)一管理,以便查詢。

2.辭職、辭退駕駛?cè)说臋n案從分公司提出,單獨(dú)保管。

3.信息檔案要嚴(yán)格管理,不得隨意轉(zhuǎn)借、涂改,要建立存檔、銷毀記錄,確保檔案完整、準(zhǔn)確。

第五條檔案查詢權(quán)限:檔案涉及個(gè)人及家庭信息等資料,檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格做好保密工作,不得隨意翻閱、泄露員工檔案內(nèi)容。

第六條本制度自制定之日起實(shí)施。