檔案規章制度4篇

2024-07-13 閱讀 9074

一、文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統一管理。

2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。

4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進行復印,但原件必須歸檔。

7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責任制

1.認真學習專業知識,貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》,熱愛本職工作,忠于職守,維護黨和國家利益,工作盡職盡責,自覺遵守檔案工作各項規章制度。

2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規范”要求。

3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

4.負責檔案庫房各項制度的落實。

5.積極提供檔案的利用,充分發揮檔案利用效果,認真總結經驗,為領導決策和機關各項工作提供優質服務。

三、兼職檔案工作人員崗位責任制

1.各部門配備一名兼職檔案員,負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業務,工作認真負責,把好案卷質量關,按時完成兼管檔案的任務。

3.兼職檔案員應于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

4.嚴格執行各項檔案管理制度。

5.接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識,不斷提高業務水平。

四、部門立卷制度

1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2.各部門兼職檔案員,負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質量。

五、檔案保管制度

1.各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理,配備檔案員負責檔案的保管工作。

2.按照檔案管理有關規定,對各類檔案應做到存放合理,排列有序,查找方便。

3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。

4.庫房要保持清潔衛生,溫度要經常保持在14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現象發生。

5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。

6.庫房內嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關人員一律不得進入,隨時關好庫房門窗,確保安全。

六、檔案保密規則

1.檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀律,堅持原則,認真執行各項制度。

2.凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認真遵守安全保密制度,嚴格履行檔案查閱手續,檔案原則上不準帶出檔案室,確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。

3.查閱檔案時,不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所,不準帶回家中,要及時交給檔案管理部門。

5.對于違反保密規定,泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定,嚴肅處理并追究其責任。

七、檔案借閱制度

1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應自覺履行借閱手續。

2.凡借閱檔案,需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案,應持單位介紹信,經主管領導同意后,方可辦理借閱手續,并在借閱期限內按時歸還。

3.借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉借他人。

4.借閱人員未經領導批準,不得復印、抄寫檔案資料。

5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查,確認檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料,經認真核對,正確無誤時,方能簽蓋章。

6.一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象,要及時向主管領導匯報,并追究有關人員的責任。

八、其他

解釋權歸公司行政人事部。

文秘檔案管理規章制度檔案規章制度(2)|返回目錄

文秘是隨著科學與經濟的高速發展,信息的傳播的急劇膨脹,社會競爭日趨激烈而同時產生的一門新興現代科學管理專業。他作為一種全球性職業,文秘工作也顯得越來越趨于現代化、科學化與專業化。它也在輔助著各級領導進行綜合管理、樹立企業形象、溝通內外關系、處理信息的交流等方面發揮著越來越重要的作用。

1.目的作用

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。

2.管理職責

2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門,負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查,加強對文秘檔案室的業務領導和工作實務指導。

2.2各部門所負責的部門內部檔案資料,應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。

2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構,在行政管理部的領導下,其管理的主要職責為:

2.3.1制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規章制度。

2.3.2協助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監督。

2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。

2.3.4總結經驗,改善工作方法,提高管理技能和工作效率,使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用,為經營服務產生收益。

3.歸檔資料的范圍、內容

3.1計劃性文件資料

包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。

3.2批示性文件材料

包括公司各類標準、指標,如計劃指標、考核標準、技術標準等;公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。

3.3法規性文件

包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等文件;公司內部制定的各類規章制度。

3.4公司的重大決議

包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3.5總結性文件

包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。

3.6憑證性材料

包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養維護記錄,以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本。

3.7匯報性材料

包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統計報表、財務報表等;公司領導在外部公共場所發言或發布的各類文書資料等

3.8勞資人事資料

包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。

3.9調研性資料

包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。

3.10聲像制品資料

包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。

3.11證件性文書資料

包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

3.12饋贈行資料

包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

4.文件資料的立卷歸檔

4.1檔案的收集

4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料,均應歸檔統一管理,各部門應做好資料的分類立卷,至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結后,由財務部門編造清冊,每兩年歸檔一次。

4.1.2銀行票據由財務部立卷留存;各類報表(應收帳報表、銷售報表等)報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀,只財務部立卷留存。

4.1.3業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。

4.1.4各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存;內部文件原則上各部門傳閱后,即由總經理辦公室回收立卷留存。

4.1.5公司員工應注意隨時收集各種信息資料,并及時匯總到各部門檔案管理員,員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后,應將相關資料全部移交檔案管理員。

4.2立卷歸檔的時間

4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

4.2.2對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業務單位的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

4.3立卷歸檔的要求

4.3.1各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內,把整理審定完畢的文秘檔案資料,遞交文秘檔案室立卷歸檔。

4.3.2移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式兩份,雙方簽后各執一份。

4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4.3.4立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內容表達出來,裝訂整齊、牢固,然后還要填寫備考表,注明保管期限。

4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,跡應清楚、準確。

4.3.6立卷應以本單位形成的文件為主,根據文件形成的特點,保持文件間的歷史聯系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

4.3.7立卷應以同類問題為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯系的文件組合在一起。

4.3.8立卷應把上級文件于本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。

4.3.9立卷歸檔后,發現還有需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。

4.3.10文件組成案卷后,卷內文件應按照一定規律進行排列,系統地反映問題,做到查找方便。

4.3.11各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件,并保持其完好無損。

4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

5.文秘檔案的借閱

5.1文秘檔案主要供本企業利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人需須持介紹信,并經公司領導批準,可查閱無密級檔案。

5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業務工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案,須經公司領導或原形成檔案得部門領導批準,方可借閱。

5.3文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好,不得私自影印、復印、翻印,不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語,不得轉借,如有違紀,酌情處罰。

5.4對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復制件加蓋公章,以示復制件不會有誤。

5.5必要時,檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延期借閱時間,須辦理續借手續。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。

5.7借閱文秘檔案須妥善保管,若有遺失,將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后,責令其賠償一切損失。

6.文秘檔案保密要求

6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。

6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室。有密級檔案復制時,需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。

6.4有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批準。

6.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。

6.6外來參觀人員,統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密,應根據情節輕重,給予紀律處分,直到依法追究刑事責任。

6.8企業在職工工作人員調離本企業時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽后,才能調離。檔案管理員調離,應由辦公室主任監督辦理,檔案交接之后,方能調離。

7.超期檔案的銷毀

7.1對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定,報分管副總批準后,按規定銷毀。

7.2經批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。

7.3銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監銷人應在銷毀注冊上簽。

人事檔案管理規章制度檔案規章制度(3)|返回目錄

第一章基本原則

第一條為了提高檔案管理水平,有效地保護和利用檔案,更好地為我公司各項工作服務,根據*中央組織部、國家檔案局發布的《干部檔案工作條例》特制定本制度。

第二條人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分,也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

第三條人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策,在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料,是人力資源管理與開發的重要依據,是反映個人成長歷史的憑證和依據,應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。

第四條在人事檔案管理工作中,必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度,嚴密保管,確保檔案的完整與安全。

第二章體制、任務和人事檔案干部

第五條人事檔案是企業檔案的一個組成部分,集中納入人力資源處統一管理,業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。

第六條人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度,負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。?

第七條人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、*思想,堅持四項基本原則,作風正派,責任心強,刻苦鉆研業務,不斷提高政治、業務素質,努力做好本職工作。?

第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌,人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料,充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。?

第九條公司各級黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔,員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條收集的人事檔案材料,必須經過認真的鑒別,屬于歸檔的材料應真實準確,完整齊全,文清楚,對象明確,手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽的,應在蓋章簽后方能歸入人事檔案。?

第十一條不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經過鑒別,可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記,并報請人力資源處負責人審查批準,由專人負責監銷。?

第十二條人事檔案材料,須統一使用十六開規格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

第四章人事檔案的管理和利用

第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理,并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管,并按有關部門的規定收取管理費。

第十四條對人事檔案應建立登記和統計制度,建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案,做到檔號與檔案名冊編號一致,發現問題及時解決。嚴格執行保密制度,確保檔案的絕對安全和準確無誤。?

第十五條根據安全保密,便于查找的原則,人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的,具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房,配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔,整齊和適宜的溫濕度。?

第十六條檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作,干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《干部檔案整理工作細則》和有關規定執行。?

第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。?

第十八條做好檔案管理的各項基礎工作,編制檢索工具,逐步實現人事檔案的現代化管理,便于提供利用。?

第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證,必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章,方能有效。

第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續,有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章檔案的轉遞

第二十一條人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送,不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,一般介紹不予辦理。?

第二十二條如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案,必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室,由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后,逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回,以防丟失。?

第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動,干部職務變動而及時調整,公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后,人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功,如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案,最多不超過三個月。?

第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等,在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起,按有關部門的收費規定收取檔案保管費。?

第二十五條公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作,學生分配單位有變化時應及時通知檔案室,以使檔案能正確投遞。

附件?

人事檔案材料收集歸檔范圍

1、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊轉業部門審批表等。

2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續聘審批表,退職材料。

3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。

4、黨代會、人代會、政協會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

6、評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術人員任職資格申報表,專業技術職務考績材料以及聘任專業技術職務的審批表。

7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表,組織審查報告,上級批復以及所依據的證明材料。

8、黨團組織建設中形成的入黨志愿書(1-2份系統的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表,優秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料,*材料,取消預備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。

9、干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。

11、各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

12、員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。?

14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。?

15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業登記表,授于學位的材料,學歷證明書,學習鑒定材料。

16、學生學籍變動記錄材料。

17、學生在校期間每學年的思想品德評定表。

18、畢業學生體檢表。

19、其他可供組織參考有保存價值的材料。?

檔案管理規章制度檔案規章制度(4)|返回目錄

一、文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統一管理。

2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。

4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進行復印,但原件必須歸檔。

7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責任制

2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規范”要求。

3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

4.負責檔案庫房各項制度的落實。

5.積極提供檔案的利用,充分發揮檔案利用效果,認真總結經驗,為領導決策和機關各項工作提供優質服務。

三、兼職檔案工作人員崗位責任制

1.各部門配備一名兼職檔案員,負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業務,工作認真負責,把好案卷質量關,按時完成兼管檔案的任務。

3.兼職檔案員應于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

4.嚴格執行各項檔案管理制度。

5.接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識,不斷提高業務水平。

四、部門立卷制度

1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2.各部門兼職檔案員,負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質量。

五、檔案保管制度

1.各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理,配備檔案員負責檔案的保管工作。

2.按照檔案管理有關規定,對各類檔案應做到存放合理,排列有序,查找方便。

3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。

4.庫房要保持清潔衛生,溫度要經常保持在14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現象發生。

5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。

6.庫房內嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關人員一律不得進入,隨時關好庫房門窗,確保安全。

六、檔案保密規則

1.檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀律,堅持原則,認真執行各項制度。

3.查閱檔案時,不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所,不準帶回家中,要及時交給檔案管理部門。

5.對于違反保密規定,泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定,嚴肅處理并追究其責任。

七、檔案借閱制度

1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應自覺履行借閱手續。

2.凡借閱檔案,需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案,應持單位介紹信,經主管領導同意后,方可辦理借閱手續,并在借閱期限內按時歸還。

3.借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉借他人。

4.借閱人員未經領導批準,不得復印、抄寫檔案資料。

6.一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象,要及時向主管領導匯報,并追究有關人員的責任。

八、其他

解釋權歸公司行政人事部。

篇2:HD地產檔案管理規章制度

恒大地產檔案管理規章制度

檔案借閱基本程序:僅在檔案室查閱一般數據和信息,辦理普通登記手續即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權限呈相關領導簽字同意,且必須在檔案室當場查閱后歸還,不得私自帶出復印。

檔案借閱注意事項:

1、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續。無故延遲歸還的,扣罰借用人50元/天,扣罰相關部門負責人30元/天;借閱檔案最長應在7個工作日內歸還,一次性借閱時間超過20天以上,須上報主管領導審批;借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記。

2、新入職和未轉正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報副總裁級以上領導簽字同意;節假日前和工作發生變動時,必須及時歸還檔案;借閱的檔案,一旦發生損壞、丟失或失密,應立即向檔案管理部門報備,按公司規定失職問責處理。

3、集團公司絕密類的檔案一律不得復制。

4、檔案復印完畢須注明用途,根據情況加蓋"再復印無效"印章。

5、對于公司規定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規定,向本公司檔案室移交,集中管理,任何個人不得據為己、拒絕移交。

6、原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等,一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理。

印章管理:

1、員工因個人事情要求蓋公章的,必須由所在部門負責人簽署意見,然后根據事情性質送有關職能部門審核,并經其主管領導簽字同意方可用印。涉及重要的事項可能會引起不良后果或其它無法預料的情況,必須上報有關董事局領導同意后方可用印。

2、用印申請人須認真、詳細填寫《印章使用申請表》里的各項內容,字跡工整,而且每欄只能填寫一個用印事項,禁止把多項工作混填在同一欄內。

3、同一用印資料在不同時間里重復用印,或者同一批用印資料有部分內容漏報審批,都必須再次履行用印審批手續,杜絕"一次審批,重復使用"的投機行為。

4、出現急需用印的文書,但該文書的審批權人未及時簽字的情況,須由印章管理員和用印申請人共同在場,電話請示審批權人,經同意后方可蓋章。審批權人返回后1個工作日以內完成補簽手續。

5、不得在空白紙張、憑證、空白介紹信和空白便函上用印,如有特殊情況,集團本部和下屬公司須報集團總裁或者董事局主席批準,地區公司須報本公司董事長批準。

6、公章的使用必須在印章室內進行,如因工作需要將印章帶出印章室外使用的,應事先填寫《印章借用審批表》,經董事局領導或地區公司董事長批準后由至少兩人共同攜帶使用,原則上檔案管理部門須安排專人親自至現場監印。

7、所有印章用印,都必須嚴格執行集團印章管理規定,按照公司規定的審批權限和審批流程進行報批。

幼兒園食品安全應急預案

篇3:檔案規章制度范文4篇

第一條為了加強城市建設檔案管理,充分發揮城市建設檔案在城市規劃、建設、管理中的作用,根據《中華人民共和國檔案法》和國務院《建設工程質量管理條例》,結合本市實際,制定本規定。

第二條本規定所稱城市建設檔案(以下簡稱城建檔案)是指在城市規劃、建設和管理中直接形成的對國家和社會有保存價值的文、圖表、圖片、聲像等各種載體的文件材料。

第三條本規定適用于本市行政區域內城建檔案的報送、接收、收集、保管、利用和管理。

第四條市、縣(市)人民政府應當加強對城建檔案工作的領導,把城建檔案事業的建設納入城市建設發展規劃。

第五條市建設行政主管部門負責本市城建檔案的統一管理工作;縣(市)建設行政管理部門負責本轄區內城建檔案的管理工作。

市、縣(市)建設行政管理部門所屬的城建檔案館對城建檔案實行集中管理。市城建檔案館負責本市市區城建檔案以及市區以外市級以上重點建設工程檔案的接收、收集、保管和利用,縣(市)城建檔案館負責本轄區城建檔案的接收、收集、保管和利用。

市、縣(市)檔案行政管理部門應當對本轄區內城建檔案管理工作加強監督和指導。

第六條市、縣(市)城建檔案館負責接收下列城建檔案:

(一)各類城市建設工程檔案:

1.工業、民用建筑工程檔案,包括工礦企業,辦公、商業用房,學校、醫院、文化體育場所,住宅小區及市區七層以上、其他區域五層以上住宅樓等建筑工程檔案;

2.市政基礎設施工程檔案,包括道路、排水、橋涵、隧道、水質凈化廠、城市照明、泵站、大型停車場等工程檔案;

3.公用基礎設施工程檔案,包括供水、供氣、供熱、供電、通訊、廣播電視等工程檔案;

4.交通基礎設施工程檔案,包括鐵路客運站、鐵路運輸編組站、鐵路貨運場站、長途汽車客運站、機場、碼頭等工程檔案;

5.園林綠化、風景名勝建設工程檔案,包括名泉、公園、綠地、苗圃、紀念性建筑、名人故居、名勝古跡、古建筑、有代表性的城市雕塑等檔案;

6.市容環境衛生設施建設工程檔案,包括垃圾糞便處理場、大型垃圾轉運站、公共廁所等工程檔案;

7.城市防洪、抗震和環境保護、人防工程檔案;

8.建制鎮公用設施、公共建筑工程檔案;

9.軍事工程檔案資料中,除軍事禁區和軍事管理區以外的穿越市區的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。

(二)城市規劃、勘測、城管、公用、建管、園林、環衛等城市建設備專業管理部門形成的業務管理和技術檔案。

(三)有關城市規劃、建設及其管理的方針、政策、法規、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經濟等方面的基礎資料。

第七條本規定第六條第一項規定的建設工程檔案,由建設單位會同勘察、設計、施工、監理單位負責編制,并于工程竣工后三個月內按本規定第五條第二款規定,向有關城建檔案館報送。

本規定第六條第二項規定的業務管理和技術檔案,在本單位保管、使用一至五年后按本規定第五條第二款規定,向有關城建檔案館移交。

本規定第六條第三項規定的基礎資料,由市、縣(市)城建檔案館負責收集。

第八條向市、縣(市)城建檔案館報送和移交的城建檔案應當是原件或者原件的縮微膠片,并符合國家檔案案卷質量標準。

第九條編制和報道建設工程檔案,應當遵守下列規定:

(一)建設工程檔案資料齊全,包括規劃文件資料、建設文件資料、施工技術資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料、聲像資料。

(二)建設工程檔案必須在施工過程中按照落成實體同步編制,不得在工程竣工后補繪。

(三)隱蔽工程檔案應當附有重要部位狀況的圖片或錄像。管線工程覆土前,建設單位應當委托具有測繪資質的單位進行竣工測量。

(四)繪制工程竣工圖,須采用統一座標系、高程系實測數據。工程竣工圖與工程實體相符,并加蓋竣工圖章。

(五)建設工程檔案應當完整、準確、系統,跡清楚,圖面整潔,紙質優良,規格統一,并有編制單位技術負責人簽章。

第十條新建、擴建、改建地下管線工程的單位,應當對本單位的地下管線專業圖進行修改補充,并于工程竣工后三個月內將修改補充后的地下管線圖按本規定第五條第二款規定報送有關城建檔案館,由市、縣(市)城建檔案館對地下管線總圖進行綜合、修改和補充。

第十一條凡在城市道路、道溝、各種管線附近地段進行開挖、爆破、鉆探等施工活動,建設單位在該建設項目規劃定點前,必須到市、縣(市)城建檔案館查詢利用該施工地段的地下管線檔案,憑市、縣(市)城建檔案館出具的地下管線技術數據證明書到規劃行政管理部門辦理規劃定點手續。

第十二條對列入城建檔案館檔案接收范圍的建設工程,建設單位在組織建設工程竣工驗收前,應當向市、縣(市)城建檔案管理部門申請對該工程檔案進行預驗收。屬于市級以上重點建設工程的,應當通知市檔案行政管理部門參加預驗收。預驗收合格的,由城建檔案管理部門出具建設工程檔案認可文件,作為工程竣工驗收的必要條件。

管線工程的竣工驗收,須有城建檔案管理部門參加。對重要的管線工程,城建檔案管理部門要進行現場核驗,建設單位及有關部門應當給予配合。

第十三條停建、緩建的建設工程,建設單位應當妥善保管工程檔案,不得遺失,待工程竣工后按本規定向市、縣(市)城建檔案館報送。撤銷單位的建設工程檔案應當向其上級主管部門或者市、縣(市)城建檔案館報送。

第十四條市、縣(市)城建檔案館應當建立健全城建檔案保管制度。保管城建檔案應當具有專門庫房,配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施,對損壞和變質的及時修復,確保城建檔案的安全完好。

第十五條市、縣(市)城建檔案館對館藏的城建檔案,應當依照有關規定向社會提供利用。

第十六條公民和組織持有合法證件可以利用城建檔案。在查閱利用城建檔案時可進行復制,不得損壞城建檔案,不得將檔案帶出檔案館。城建檔案館及其工作人員,應當為城建檔案的利用簡化手續,提供方便。

第十七條提供社會利用的城建檔案可按國家有關規定收取費用。

利用本單位或者本人形成、報送、捐贈、寄存的城建檔案,城建檔案館不得收取費用。

第十八條城建檔案管理工作人員在提供利用檔案時,應當嚴格遵守法律、法規有關保密規定。

第十九條損毀、丟失、涂改、偽造、銷毀、擅自提供城建檔案的,依照《中華人民共和國檔案法》的規定處罰。

第二十條違反本規定第七條第一款規定的,由建設行政主管部門責令限期改正,逾期不改正的,處以一萬元以上十萬元以下罰款。

第二十一條城建檔案管理部門的工作人員玩忽職守、濫用職權、徇私舞弊的,由其所在單位或者上級主管機關給予行政處分;構成犯罪的,依法追究刑事責任。

會計檔案管理規章制度檔案規章制度范文(2)|返回目錄

為了加強和規范會計檔案管理,建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密,根據《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定,結合本單位工作實際情況,特制定本制度。

第一條會計檔案的歸檔范圍。

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計年度數據備份盤、會計核算系統軟件、操作人的密碼等會計核算專業資料,是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括:

(一)會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

(二)會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

(三)財務報告類。包括月度、年度財務報告、其他財務報告,報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文說明。

(四)其他類。包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。

第二條會計檔案的整理。

會計年度終了后,應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性,分門別類地組成幾個類型的案卷,將各卷按順序編號。

(一)會計憑證

(1)按月立卷:每月末將裝訂成冊的憑證,統一登記案卷目錄,每月立卷一份。

(2)分散裝訂:根據憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

(二)會計賬簿:各種會計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它均需整理妥善保管。

(1)會計賬簿在辦理完年度結賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”樣,不填其它內容。

(2)會計賬簿在裝訂前,應按賬簿啟用表的使用頁數,核對各個賬戶賬面是否齊全,是否按順序排列。

(3)活頁賬簿去空白頁后,將本賬面數項填寫齊(!)全,撤去賬殼,用堅固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。

(4)會計賬簿的裝訂順序:

a.會計賬簿裝訂封面;

b.賬簿啟用表;

c.賬戶目錄;

d.按本賬簿頁數,順序裝訂項頁;

e.會計賬簿裝訂封底。

(5)裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角,掉頁現象。

(6)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章。

(7)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

(8)會計賬簿的編號為一年一編,編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

(三)會計報表

會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一歸檔保管。

第三條會計檔案的歸檔保管。

(一)當年的會計檔案在會計年度終了后,可暫由業務人員保管一年,期滿后轉入檔案室并由專人保管。

(二)會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。

(三)機構變動或檔案管理人員調動時,應辦理交接手續,由原管理人員編制會計檔案移交清冊,將全部案卷逐一點交,接管人員逐一接收。

(四)磁性介質會計資料的歸檔。年度終了,系統管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細標注,裝盒交檔案室歸檔。包括:會計年度數據備份盤;同期的操作系統、相關應用程序軟件及會計核算系統軟件;操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質保存的會計資料,根據保管期限,由系統管理員定期復制,且應標識清楚,雙份歸檔,異地存放。

第四條會計檔案的保管期限。會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起,分為3年、5年、**年、15年、25年5類。詳見附表一。

第五條會計檔案的借閱。

(一)建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

(二)凡需借會計檔案的人員,須經領導批準后,方可辦理調閱手續。

(三)借閱會計檔案人員,不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,更不得抽換。

(四)借閱會計檔案人員,不得將會計檔案攜帶出外,特殊情況,須經局領導批準,需要復制會計檔案的,須經局領導批準后方可復制。

第六條會計檔案的銷毀。保管期滿的會計檔案,除本辦法第七條規定的情形外,按照以下程序銷毀:

(一)會計檔案保管期滿,由檔案管理人員會同財務人員提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數,起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)局分管領導要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見.

(三)銷毀會計檔案時,應由同級檔案機構、財政部門和審計部門派人員監銷。

(四)監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告本單位負責人。

第七條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

在建項目尚未完成的會計檔案,保管期限已滿也不得銷毀。

第八條會計檔案的移交。移交會計檔案,雙方應當辦理會計檔案交接手續。

移交會計檔案時,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱,卷號、冊數,起止年度和檔案編號,應保管期限,已保管期限等內容。

交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢后,交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

第九條會計檔案的保管要采取嚴格的安全措施。檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高溫、防塵、防蟲、防鼠,磁性介質資料要做到防磁、防雷。重(!)要資料實行雙備份,一份存檔案室,另一份異地存放。磁性介質資料應定期復制。經過系統整理以后的檔案要入庫上架,排架管理,按全宗號順序依次排列,自左向右,自上而下地進行排列,環境保持通風透光。

第十條檔案管理人員做好會計檔案的保密工作,遵守保密制度。

人事檔案管理規章制度檔案規章制度范文(3)|返回目錄