檔案管理員要科學地編制分類法,根據分類法,編制分類目錄;根據需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找,來看下面:

檔案保管制度

一、嚴格執行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關制度和規定,確保其完整、系統和安全。

二、檔案按檔號排放,檔案柜編順序號,庫房內懸掛相關檔案資料管理規章和制度。

三、借出的檔案須按時歸還,利用后的檔案應隨即放回原處。

四、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責任。

五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

六、做好庫房溫濕度的監控與登記工作。

七、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點,發現問題及時處理。

檔案保密制度

一、高度認識檔案保密工作的重要性,嚴格遵守有關法規和制度。

二、查閱涉密檔案或內部材料,須經有關部門和辦公室負責人批準,必要時報請有關校領導審批。

查閱時須嚴格履行登記手續,注明查閱目的和內容。

三、未經批準,任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復制、傳播具有保密性質的檔案內容。

四、因需要經批準摘錄或復制涉密檔案材料的,須妥善保管,用后銷毀,如發生涉密問題,后果由利用者負責。

五、不歸檔的重份文件及內部材料,須交由學校集中銷毀。

六、在校保密委員會的指導下,做好檔案密級變更和解密工作。

七、檔案館工作人員或利用者,如有違反保密規定的,視情節輕重按有關規定處理。

檔案利用制度

一、查閱利用本館開放檔案、資料者,須持身份證(或工作證、學歷證書)等有效證件,同時填寫查閱登記表;受他人委托者,還須出具他人上述任一證件(含復印、傳真件)及委托查閱申請書。

二、查閱重要的或密級檔案,按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的重要檔案,須經辦公室負責人批準;查閱珍貴檔案時,以復印件代替原件利用。

三、檔案、資料一般不外借。

確因工作需要外借的,除出具所在單位證明外,須經辦公室負責人或學校分管領導批準,并辦理外借手續(限5天內歸還);若續借,需辦續借手續。

四、提供利用檔案時,按學校有關規定收費。

五、外國組織和人員利用開放檔案、資料,按國家有關規定辦理。

六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。

本室工作人員對違規者,有權給予勸告、責令賠償或其它處置,直至追究法律責任。

七、未經主管校領導批準或辦公室授權,任何單位、個人無權公布檔案內容。

檔案室人員崗位職責

一、積極宣傳黨和國家關于檔案管理的法規、條例。

二、遵守各項檔案業務規章制度。

三、維護檔案的完整、系統和安全,定期檢查檔案保管情況,改進檔案保護技術,嚴守國家機密。

四、積極開展咨詢服務;熱情接待檔案利用者,迅速、準確提供所需檔案和資料。

五、深入基層,開展對兼職檔案員的業務培訓和指導工作。

檔案鑒定制度

一、在主管校領導主持下,由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組,按照分工,個人初鑒、集體審查,具體工作由檔案室組織。

二、對在整理的歸檔材料,要以全面的、歷史的和發展的觀點鑒定其價值,準確把握歸檔范圍和保管權限,有異議時由鑒定組裁定。

三、檔案達到開放期,由鑒定組作出是否向社會開放的決定。

四、檔案保密期滿,由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。

五、檔案存留期滿,由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見,經主管領導批準后,方可存、毀。

六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數量、鑒定時間、參加鑒定人員);銷毀時由3人執行;事后在清冊上注明銷毀日期并簽字;清冊歸檔。

安全與消防制度

一、庫房重地,非本室工作人員不得擅入。

二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。

三、做好安全巡查工作,下班時關好水電、鎖好門窗。

四、檔案工作人員應熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保養更新工作,使之可靠有效。

五、發生火警、火災要迅速報告,并全力撲救。

篇2:公司檔案資料室職能說明書（四）

公司檔案資料室職能說明書(4)

執行主體檔案資料室監督主體行政總監考評主體總裁?行政總監

1、貫徹執行黨和國家關于檔案工作的方針、政策、法令和規定,規劃全集團檔案管理工作。

2、制訂本集團公司關于檔案管理工作的規章制度,并負責監督、指導和檢查執行情況。

3、負責接收、征集、整理、分類、保管、鑒定、統計、積累、立卷、歸檔、保管全集團公司及分公司的各類檔案及有關資料(除人事檔案)。

4、負責檔案、資料的通風、防潮、防盜、防火、防蟲、防光、防塵、防磁等方面的保管及保密工作。

5、集中統一管理集團公司、分公司在工作活動中形成的各種門類和載體的全部檔案,積極開發利用檔案資料,為集團公司各項工作服務。

6、開展檔案的利用和開放工作,積極為各項管理工作和部門服務。

7、負責編制檢索工具,編輯檔案參考資料,積極開發檔案信息資源。

8、負責對全集團公司及分公司需年檢資料按時交行政部外勤辦理年檢手續。

9、負責對全集團公司及分公司專(兼)職檔案人員的業務培訓和工作指導;

10、參加檔案信息工作的整體化建設,開展多方面協作,進行檔案信息交流;開展檔案宣傳工作和利用者教育與咨詢活動。

11、負責圖書資料及報刊雜志的管理及借閱工作。

12、負責擬定本部門發生的不合格及潛在不合格項具體的糾正和預防措施,負責貫徹實施已被批準的糾正和預防措施,并填寫《糾正和預防措施記錄表》。

13、協助質安室修訂“管理手冊”和“管理體系程序文件”,積極配合ISO9001ISO14001和OHSAS18001標準的運行。

14、組織本部門員工認真學習質量、環境和職業安全健康管理體系文件。

15、檔案資料室的工作由行政總監按照該部門的崗位職責來進行考核。

簽發人/簽名

檔案資料室:

現將《部門職能說明書》發給你部,請嚴格執行。

總裁/日期:

執行人/簽名

總裁:

茲收到《部門職能說明書》,本人部門職能的詳細內容,并保證在本部門嚴格貫徹執行。

執行人/日期:

編制人/日期審核人/日期批準人/日期

修改標記處數修改/日期

篇3:資料室安全制度范例

一、貴重物品借用時要登記,并于假日前收回。

二、手風琴、錄音機等樂器、音響不外借。

三、物品損壞時分清責任,酌情賠償。

四、每半年清查物品、圖書等一次。

五、室內不準抽煙、劃火柴。

收貨部制度