行政事務管理制度

中小型企業行政事務管理制度

(一)總則

第一條為加強公司行政事務管理,理順公司內部關系,使各項管理標準化、制度化,提高辦事效率,特制定本規定。

第二條本規定所指行政事務包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發管理等。

(二)檔案管理

第三條歸檔范圍:

公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。

第四條檔案管理要指定專人負責,明確責任,保證原始資料及單據齊全完整,密級檔案必須保證安全。

第五條檔案的借閱與索取:

1.總經理、副總經理、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續,直接提檔;

2.公司其他人員需借閱檔案時,要經主管副總經理批準,并辦理借閱手續;

3.借閱檔案必須愛護,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復制,凡屬密級檔案,必須由總經理批準方可摘錄和復制,一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

第六條檔案的銷毀:

1.任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料;

2.若按規定需要銷毀時,凡屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀,一般內部檔案,須經公司辦公室主任批準后方可銷毀。

3.經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單,由專人監督銷毀。(三)印鑒管理

第七條公司印鑒由總經理辦公室主任負責保管。

第八條公司印鑒的使用一律由主管副總經理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章,如違反此項規定造成的后果由直接責任人員負責。

第九條公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文,應統一編號登記,以備查詢,存檔。

第十條公司一般不允許開具空白介紹信,證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時,必須經主管副總經理簽字批條方可開出,持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途,未使用的必須交回。

第十一條蓋章后出現的意外情況由批準人負責。

(四)公文打印管理

第十二條公司公文的打印工作由總經理辦公室負責。

第十三條各部室打印的公文或其他資料須經本部門負責人簽字,交電腦部打印,按價計費。

第十四條公司各部、室所有打印公文、文件,必須一式三份,交總經理辦公室留底存檔。

(五)辦公及勞保用品的管理

第十五條辦公用品的購發:

1.每月月底前,各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經理辦公室;

2.總經理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預算;經主管副總經理審批后負責將辦公用品購回,根據實際工作需要有計劃的分發給各個部、室。由部室主任簽字領回;

3.除正常配給的辦公用品外,若還需用其它用品的須經總經理辦公室主任批準方可領用;

4.公司新聘工作人員的辦公用品,辦公室根據部室負責人提供的名單和用品清單,負責為其配齊,以保證新聘人員的正常工作;

5.負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優、庫存合理、開支適當、用品保管好;

篇2:房地產公司行政事務管理手冊說明

房地產開發公司行政事務管理手冊說明

1.1手冊內容

本手冊系依據《公司章程》和公司的實際相結合編制而成,包括:

公司行政事務管理體系的范圍;

公司關于行政事務管理體系要求的所有制度、規程文件;

1.2適用范圍

本手冊適用公司和分公司的行政事務管理。

1.3手冊管理

本手冊為公司的受控文件,由董事長批準頒布執行。手冊管理的所有相關事宜均由總經理辦公室統一負責,未經董事長批準,任何人不得將手冊提供給公司以外的人員。手冊持有者調離公司時,應將手冊交還總經理辦公室辦理核收登記。手冊持有者應妥善保管手冊,不得損壞、丟失、隨意涂抹,嚴禁私自復印或轉借給其他公司。

在手冊使用期間,如有修改建議,各部門負責人應匯總意見,及時反饋到行政部。行政部應定期對手冊的適宜性、充實性和有效性進行評審;必要時應對手冊加以修改,執行《文件控制程序》的有關規定。

篇3:不動產分店行政辦公事務管理規定

z不動產分店行政辦公事務管理規定

第一條為使公司行政辦公事務管理水平提升到更高層次,特制定如下規定。

第二條辦公儀表規定:

1.每周一至周五:男士著公司統一套裝、白襯衣、皮鞋,必配領帶;

2.每周一至周五:女士著公司統一套裝、白襯衣、皮鞋;

3.頭發梳理整齊,熨燙平整,領帶筆挺,皮鞋亮凈。

第三條辦公室規定:

1.辦公桌:桌面除公司購置案頭用品及電腦外無其他物品;

2.輔桌:放置文件文件盒、筆筒、書籍外,不準放其他物品;

3.坐椅:靠背、坐椅一律不能放任何物呂,人離開時將椅子放于是桌下;

4.電腦:桌前呈45°角貼墻放置,橫式主機置顯示器下,豎式主機置桌面下;

5.拖柜:置辦公桌下左角或輔桌后部,面朝辦公椅;

6.垃圾簍:置輔桌后;

7.飲水機:放指定地點,不得隨意移動;

8.報刊:必須上報架,或閱完后放入辦公桌內;

9.外衣手袋:請置掛于是衣帽間或柜子內,嚴禁隨意放在辦公桌椅及地柜上。第四條辦公語言規定:

1.交往語言:您好,早晨好,您早,再見,請問,請您,勞駕您,謝謝,拜拜;

2.電話語言:您好,請問,謝謝,再見;

3.接待語言:您好,請稍候,我請示一下,請坐,對不起,請登記,我馬上去聯系,打擾您一下,好的,行。

第五條辦公行為規定:

1.堅守工作崗位,不要串崗;

2.上班時間不要看報紙、玩游戲或做與工作無關的事情;

3.辦公桌上應保持整潔并注意辦公室的安靜;

4.上班時間,不要在辦公室化妝;

5.接待來訪和業務洽談,請在接待室或會議室進行,私客不得在卡座區停留;

6.使用接待室和會議室,要事先到辦公室登記,一般內部事務不得隨意使用接待室;

7.不要因私事打公司長途電話,凡因私事打電話,發現一次罰款×元;

8.不要在公司電腦上發私人郵件或上網聊天,發現一次罰款×元;

9.不要隨意使用其他部門的電腦;同時,私客未經總經理批準,不準使用公司電腦;

10.所有電子郵件的發出,須經部門經理批準,以公司名義發出郵件須經總經理批準;

11.未經總經理批準和部門經理授意,不要索取、打印、復印其他部門的資料;

12.嚴格遵守考勤制度,遲到、早退每分鐘扣工資×元;

13.不論任何原因,不得代人刷卡;

14.吸煙請到吸煙室,否則罰款×元;

15.請病假如無假條,一律認同為事假;

16.凡出差外地達一天以上者,應先填報經領導批準的出差證明單;

17.因故臨時外出,必須請示部門經理,各部門全體外出,必須與總經理辦公室打招呼;

18.無工作需要,不能擅自進入計算機房、客房服務中心、檔案室、打字室、財務部、會議室、接待室;

19.不要將公司的煙缸、茶杯等一切公物,帶回家私用。本規定**年×月×日開始執行,望全體員工自覺遵守。

總經理辦公室即日起將實施監督與檢查。