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G公司人事檔案管理制度

2024-07-15 閱讀 8457

1、目的:規(guī)范人力資源檔案管理,為公司提供準(zhǔn)確的人力資源信息。

2、范圍:全體員工

3、責(zé)任者:總經(jīng)理辦公室

4、程序:

4、1責(zé)任區(qū)分

總經(jīng)理辦公室

4、1、1公司總經(jīng)理辦公室要有兼職檔案管理員,專門負(fù)責(zé)公司各種檔案管理工作,就此工作對(duì)人事助理負(fù)責(zé)。

4、1、2檔案管理員負(fù)責(zé)員工檔案的調(diào)入、調(diào)出、建立、保存、使用、托管等工作。

4、1、3檔案管理員要按歸檔材料要求,及時(shí)、準(zhǔn)確收集員工檔案材料所需信息,錄入個(gè)人檔案中。

4、1、4人事專員、檔案管理員有權(quán)要求員工按時(shí)上交、補(bǔ)齊個(gè)人檔案材料。

4、1、5在公司條件允許的情況下,逐步建立員工電子檔案。

員工責(zé)任:

4、1、6公司正式員工都必須向公司提供準(zhǔn)確的個(gè)人信息。

4、1、7部門助理以上及個(gè)別關(guān)鍵崗位員工的個(gè)人信息,要由總經(jīng)理辦公室專門調(diào)查核實(shí)。

4、1、8對(duì)惡意提供個(gè)人虛假信息的員工,一經(jīng)查實(shí),一律作辭退處理。

4、1、9員工個(gè)人原有人事關(guān)系檔案可由個(gè)人或公司協(xié)助調(diào)入,委托人才交流中心代為保管。

4、1、10員工個(gè)人信息發(fā)生變化,必須在15個(gè)工作日內(nèi)報(bào)告總經(jīng)理辦公室,以便及時(shí)更改。

4、2檔案建立

4、2、1正式員工必須建立統(tǒng)一的基礎(chǔ)檔案,基礎(chǔ)檔案包括:應(yīng)聘登記表、員工履歷表(主管以上員工)、各種證件(身份證、戶口本、學(xué)歷證、學(xué)位證、職稱證、駕駛證、上崗證)復(fù)印件、近期一寸正面彩照、體檢表、健康證。

4、2、2員工檔案后續(xù)內(nèi)容包括:轉(zhuǎn)正定級(jí)表、勞動(dòng)合同、任免表、年度體檢表、入黨、團(tuán)登記表、獎(jiǎng)懲表、培訓(xùn)記錄、年度考核表及其他內(nèi)容異動(dòng)表(姓名、民族、學(xué)歷、職稱、崗位、薪資、家庭住址、電話號(hào)碼、婚姻、證明人、擔(dān)保人)。

4、2、3員工個(gè)人檔案材料的收集,屬于在公司工作期間發(fā)生的材料由檔案管理員直接收集歸檔,個(gè)人認(rèn)為需歸檔的材料,交由人事專員辨析確認(rèn)簽字后歸檔。

4、3檔案管理

4、3、1員工人事關(guān)系檔案一律交由省、市人才交流中心托管,公司可報(bào)銷50%檔案托管費(fèi)。因個(gè)人原因不按規(guī)定辦理托管造成死檔的,后果自負(fù)。

4、3、2正式員工在公司的人力資源檔案一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。

4、3、3員工個(gè)人檔案不得帶出檔案室,查閱檔案資料只能在檔案管理員在場(chǎng)的情況下進(jìn)行。

4、3、4加、減、改動(dòng)員工檔案信息須經(jīng)總辦主任審查同意方可進(jìn)行。

篇2:B公司人事檔案管理制度

E公司人事檔案管理制度

第一條為確保人事檔案的機(jī)密性,完整性和準(zhǔn)確性,為人事決策提供信息和依據(jù),特制定本制度。

第二條本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

第三條員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。

第四條新員工第一次建檔后,日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔,包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎(jiǎng)勵(lì)等,以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

第五條新員工報(bào)到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔,目錄如下:

1、招聘登記表

2、聘用通知書

3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。

4、身份證復(fù)印件

5、照片

6、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表

7、聘用合同

8、獎(jiǎng)懲材料

9、任免、升降、調(diào)薪等材料

10、其它材料

第六條檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊(cè),記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動(dòng)情況。

第七條要做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序、定期核對(duì)。

第八條所有人事檔案都屬秘密文件,應(yīng)妥善保管,不得隨意泄密。

第九條人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案??偨?jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案,除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

第十條任何人不得借閱自己本人檔案。

第十一條檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

第十二條收回檔案時(shí),檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對(duì),否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。

第十三條離職人員檔案保存期為一年。

篇3:某腫瘤醫(yī)院干部人事檔案管理工作制度

腫瘤醫(yī)院干部人事檔案管理工作制度

(一)干部檔案查(借)閱制度

1、查(借)閱人員必須是*黨員,持有《查閱干部檔案審批表》。不得憑借"調(diào)查證明材料介紹信"和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。

2、干部人事檔案管理部門,應(yīng)根據(jù)規(guī)定,確定是否提供和提供什么材料,并對(duì)提供查閱的檔案進(jìn)行登記。

3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。

4、查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

5、查閱人員要愛護(hù)干部人事檔案,嚴(yán)禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊,不得抽換、拆散檔案材料。

6、未經(jīng)主管部門同意,不得復(fù)制干部人事檔案材料;不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上,摘錄的材料要細(xì)致核對(duì),經(jīng)主管部門簽署意見蓋公章后,方可使用。

7、干部人事檔案一般不借出,因特殊需要,須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理,并填寫借條,借出的檔案要妥善保管,不得交無(wú)關(guān)人員翻閱,不得轉(zhuǎn)借,不得復(fù)制,限期歸還。

(二)干部人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度

1、愛護(hù)機(jī)器設(shè)備,熟悉機(jī)器性能,按程序規(guī)范操作。

2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能,建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞、目錄及零散材料的管理和"四統(tǒng)一"管理。

3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時(shí)維護(hù),確保信息內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整和新鮮。

4、新進(jìn)干部檔案和零散材料的信息錄入在三日內(nèi)完成;干部檔案索引每半年打印一次;日常管理信息每年匯總一次,并做好有關(guān)資料的立卷工作。

5、對(duì)新維護(hù)的檔案管理信息要及時(shí)備份,并登記備份的時(shí)間和主要內(nèi)容。

6、不得隨意使用外來(lái)磁盤,確需要使用時(shí)要進(jìn)行病毒檢查,防止機(jī)器故障造成信息的損壞和丟失。

7、未經(jīng)批準(zhǔn)不得提供、復(fù)制干部信息,無(wú)關(guān)人員不得查看干部信息,貯有保密信息的載體嚴(yán)禁外傳。軟件應(yīng)由專人保管。

8、利用干檔信息對(duì)干部隊(duì)伍進(jìn)行綜合分析,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

(三)干部人事檔案材料收集補(bǔ)充制度

1、按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中新形成的反映干部德、能、勤、績(jī)的材料,充實(shí)檔案內(nèi)容。

2、收集的干部人事檔案必須是組織上形成的,或是組織上審定認(rèn)可的材料,未經(jīng)組織同意,個(gè)人提供的材料不得收集。

3、凡新參加工作的國(guó)家干部、地方新安置的部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部,都應(yīng)填寫"干部履歷表",審核后,補(bǔ)充進(jìn)干部人事檔案。

4、干部人事檔案材料的形成部門,在材料形成后的一個(gè)月內(nèi),將材料主動(dòng)送交主管干部人事檔案的部門歸檔。

5、掌握形成干部人事檔案材料的信息,及時(shí)、主動(dòng)地向有關(guān)部門索要應(yīng)歸檔材料。

6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料內(nèi)容。

7、認(rèn)真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。

(四)干部人事檔案材料鑒別歸檔制度

1、對(duì)收集的干部人事檔案材料必須根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真鑒別,不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。

2、歸檔的材料必須真實(shí)、完整,文字清楚,對(duì)象明確,手續(xù)完備。

3、不屬歸檔范圍的材料,可分別情況,予以處理。凡銷毀材料,必須詳細(xì)登記,并報(bào)主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。

4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純監(jiān)墨水書寫的材料,必須經(jīng)過(guò)復(fù)制方可歸檔。

5、歸入的干部人事檔案材料均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷。

(五)干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度

1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

2、縣及相當(dāng)于縣以上的黨委組織、人事部門,可以直接轉(zhuǎn)遞干部檔案。

3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全,并按規(guī)定經(jīng)過(guò)認(rèn)真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

4、干部人事檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取,不準(zhǔn)郵寄或交干部自帶。

5、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫"干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單",辦理登記手續(xù)。

6、接受單位收到檔案后,應(yīng)認(rèn)真核對(duì),并在"干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單"的回執(zhí)上簽名蓋章,立即退回。逾期一個(gè)月未退回,轉(zhuǎn)出單位要查詢,以防丟失。

7、干部人事檔案應(yīng)隨著干部的工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)的變動(dòng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞,避免人檔分離。

8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應(yīng)嚴(yán)密包封,并加蓋機(jī)密章。

(六)干部人事檔案檢查核對(duì)制度

1、干部人事檔案管理部門對(duì)所管理的檔案要定期地進(jìn)行檢查核對(duì),一般每半年核對(duì)一次,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)解決。

2、凡提供利用的干部人事檔案,在收回時(shí),要嚴(yán)格檢查,經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后,方可入庫(kù)。

3、整理好的干部人事檔案入庫(kù)前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁(yè)進(jìn)行檢查核對(duì),發(fā)現(xiàn)差錯(cuò),及時(shí)糾正。

4、轉(zhuǎn)出和接受干部人事檔案時(shí),應(yīng)將材料與目錄檢查核對(duì)一遍,防止張冠李戴或缺少材料。

5、凡收集的干部人事檔案材料,應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料,是否完整齊全,是否符合歸檔要求,是否手續(xù)完備。

6、輸入計(jì)算機(jī)的干部人事信息須與干部人事檔案核對(duì)無(wú)誤后,方可使用。

(七)干部人事檔案保管保密制度

1、嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》,做好干部人事檔案的保管保密工作。

2、干部人事檔案管理部門,應(yīng)設(shè)立專用檔案庫(kù)房(室),配置鐵質(zhì)檔案柜,妥善保管干部人事檔案。

3、干部人事檔案庫(kù)房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查,保持庫(kù)房的清潔和適宜的溫、濕度。

4、干部人事檔案庫(kù)房(房)和檔案拒,應(yīng)明確專人管理。管理人員工作變動(dòng)時(shí),必須辦理好交接手續(xù)。

5、非管理及無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫(kù)房(室)。

6、嚴(yán)禁用電話、電報(bào)索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問(wèn)題或其它重要問(wèn)題的材料。

7、不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。

8、嚴(yán)禁任何人攜帶干部人事檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所和娛樂(lè)場(chǎng)所。

9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。

(八)

送交干部人事檔案材料制度

1、各組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計(jì)培訓(xùn)、審計(jì)、統(tǒng)戰(zhàn)等部門,應(yīng)建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。

2、干部人事檔案材料的形成部門,應(yīng)在材料形成的一個(gè)月內(nèi),主動(dòng)送交干部人事檔案管理部門歸檔。

3、任何組織與個(gè)人,不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的材料。

4、干部人事檔案管理部門,應(yīng)與各有關(guān)部門建立聯(lián)系制度,保持收集材料的渠道暢通。

5、干部人事檔案管理部門,對(duì)未能按時(shí)遞交檔案材料的部門,應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門聯(lián)系。

6、發(fā)現(xiàn)遞交歸檔的材料,不符合歸檔要求的,及時(shí)通知有關(guān)部門補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù)。