1、建設(shè)綜合檔案是本單位的規(guī)劃、工程招投標、工程質(zhì)量監(jiān)督站、房產(chǎn)管理所、環(huán)衛(wèi)處、行政辦等各科室管理工作中形成的全部檔案的總和。它包括規(guī)劃選址、放線、建筑施工許可證發(fā)放、“兩書兩證”發(fā)放、財務(wù)憑證和黨務(wù)、政務(wù)和群團工作等方面的檔案。

2、建設(shè)綜合檔案實行統(tǒng)一管理原則。各科室新增檔案材料,由各科室兼職檔案員負責收集本部門在工作中形成的有保存價值的文件材料送交檔案室,進行鑒定、編號、歸檔,并按規(guī)范程序辦理移交手續(xù)。

3、檔案庫房必須具備衛(wèi)生的環(huán)境和良好防范措施。

4、定期進行庫存檔案的清理核對工作,做到賬、檔、卡相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案要進行修補和復制,保證檔案的完整。

5、應(yīng)根據(jù)國家和有關(guān)部門制定的檔案分類編號辦法和保密規(guī)定,嚴格、科學、規(guī)范地進行檔案分類編號,確定保管期限和檔案鑒定工作。

6、借閱檔案資料要注意保護和保密,不得擅自復印、拍照,更不得涂改或在檔案上做任何標記、抽換、損壞,必須保證檔案的整潔,不得丟失泄密,如發(fā)現(xiàn)丟失泄密現(xiàn)象,應(yīng)按保密規(guī)定立即向相關(guān)部門或保密機構(gòu)報告,并采取相應(yīng)防范措施。

7、檔案保密范圍:

①歷史檔案資料和編研材料中,涉及到領(lǐng)土歸屬、邊界勘定、民族關(guān)系的檔案資料;

②批量運輸檔案的時間、路線的保衛(wèi)方案;

③檔案庫的收藏檔案內(nèi)容、數(shù)量以及保衛(wèi)方案、措施;

④歷史檔案及其編研材料中涉及的特種工藝、技術(shù)決竅、秘方及涉及中外產(chǎn)權(quán)的內(nèi)容;

8、檔案管理不得擅自擴散的范圍:

①未經(jīng)公布的檔案工作統(tǒng)計數(shù)字;

②正在研究、尚未做出結(jié)論的干部調(diào)配、內(nèi)部評議問題。

③歷史檔案及其編研材料中涉及個人隱私的部分。

9、對秘密檔案資料應(yīng)嚴加管理,嚴格傳遞、借閱手續(xù)。如需借閱須經(jīng)領(lǐng)導批準,并在檔案閱覽室內(nèi)查閱,不準帶出檔案室,不準摘抄,不得檀自擴大利用范圍,以確保檔案的安全。

篇2:資料檔案歸檔保管借閱保密登記銷毀制度

本單位實行檔案集中統(tǒng)一管理的原則,按檔案法的有關(guān)規(guī)定,由各部門科室收集齊全,并進行整理、立卷,定期移交檔案室。由檔案人員負責審查把關(guān),分類排列,編制檢索工具,妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據(jù)為己有長期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀必須遵循以下規(guī)定。

一、歸檔

凡屬本單位職能活動中形成的具有查考利用價值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應(yīng)列入歸檔范圍。

1、歸檔時間:各科室要按時收集、整理各類文件材料。各業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存、利用價值的文字材料和聲像資料,由兼職檔案員收集好,統(tǒng)一歸檔。文書檔案應(yīng)歸檔文件材料在每年底前收集齊全,整理歸檔完畢?？蒲袡n案實行由項目主持人負責立卷提供資料,由相關(guān)科室業(yè)務(wù)人員歸檔的責任制。設(shè)備檔案、聲像檔案和實物檔案隨時歸檔。

2、歸檔要求:檔案工作人員要認真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作,做到文件材料齊全、完整,并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內(nèi)文件排列遵循正本在前定稿在后、結(jié)論在前調(diào)查材料在后、文字在前圖紙在后的原則有序排列。一般要求歸檔原件,會計憑證、賬本、報表必須是原件。同時做到字跡清晰、內(nèi)容項目齊全、簽章手續(xù)完備、保管期限準確。歸檔的照片要附簡要說明,錄像帶要附內(nèi)容提要。

3、歸檔份數(shù):本單位發(fā)文一般歸檔兩份,其中一份歸入相應(yīng)門類檔案,另一份編制“本單位發(fā)文匯編”?；n案本單位必須保存一套原件。

4、歸檔手續(xù):各科室整理歸檔后按規(guī)定移交檔案中心,并履行交接手續(xù)、填寫交接清單,交接雙方在清單上簽字,以備查考。

二、保管

1、資料檔案質(zhì)量符合完整、準確、系統(tǒng)的要求,分類編號保管;

2、資料檔案按檔號排放,檔案柜編順序號,庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。

3、借出的檔案須按時歸還,利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。

4、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責任。

5、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

6、做好檔案室溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

7、每半年對檔案室進行全面檢查、清點,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

三、借閱

1、嚴格按玉華煤礦資料檔案借閱有關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。

2、查閱資料檔案,必須嚴格履行登記手續(xù),由借閱人寫書面申請并經(jīng)分管領(lǐng)導批準方可準予借閱。

3、申請單上必須寫明借閱目的、借閱時間及借閱人,同時有分管領(lǐng)導的同意簽字。

4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負責保管,不得隨意借與他人,文檔在使用時需愛護,不得有破損、缺頁。

5、資料檔案使用完畢應(yīng)及時歸還,統(tǒng)一交回檔案室,由檔案室核銷該員工借閱記錄,如未能完整回收者,將按礦有關(guān)制度予以處罰。

四、保密

1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對外泄露資料檔案中的機密,對造成泄密事故者,應(yīng)追究其責任。

2、未經(jīng)領(lǐng)導批準,不得擅自復印檔案。

3、認真執(zhí)行《保密法》,嚴格遵守《保密守則》的規(guī)定,做好檔案保密工作。

五、登記

申請人借閱資料必須在資料本上登記,注明借閱、歸還時間及借閱人。同時,檔案管理員必須借閱情況做好記錄。

六、銷毀

1、資料的鑒定銷毀工作,必須由檔案鑒定小組負責。檔案鑒定小組要嚴格按照有關(guān)規(guī)定,對期滿資料檔案,認真進行鑒定。

2、銷毀檔案,必須編制清冊,并經(jīng)檔案鑒定小組負責人審查批準。

3、銷毀檔案時,必須派專人(兩人以上)監(jiān)督,并在銷毀清冊上簽字。

七、資料管理員崗位責任制

1、監(jiān)督指導本機關(guān)各科室有關(guān)資料檔案業(yè)務(wù)工作,貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的方針、政策,制定本機關(guān)檔案工作計劃和各項規(guī)章制度。

2、管理好檔案,定期或不定期檢查檔案保管情況,作好記錄。

3、熟悉檔案業(yè)務(wù),工作認真負責,積極熱情地為本機關(guān)領(lǐng)導和各科室服務(wù)。

4、嚴格遵守保密制度,不得泄密。

5、認真履行工作職責,嚴格執(zhí)行資料檔案管理工作制度,確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失,視其情節(jié)論處。

篇3:工程化驗室檔案資料管理與保密制度

工程公司化驗室檔案資料管理與保密制度

1、目的

使化驗室的檢驗原始記錄,儀器設(shè)備檔案,技術(shù)書籍處于受控狀態(tài),滿足檢驗、設(shè)備的原始資料的保存需要。

2、使用范圍

本制度適用于化驗室的檢測原始資料和儀器設(shè)備檔案管理。

3、職責

3.1班長負責對檢測原始記錄進行歸類,按保存期限進行保管。

3.2儀器設(shè)備管理人員負責對儀器設(shè)備檔案進行管理。

4、工作程序

4.1由班長負責歸檔資料的整理、保管、借閱和銷毀工作。

4.2由班長負責收集日常水質(zhì)檢測原始記錄,在檢測報告發(fā)出后立即歸檔。凡列入固定資產(chǎn)范圍內(nèi)的各類儀器設(shè)備檔案資料于進站開箱驗收后,立即歸檔。

4.3借閱存檔資料應(yīng)辦理借閱手續(xù)。與檢測無關(guān)人員不得查閱檢測報告和原始記錄,保密資料需經(jīng)部長或總經(jīng)理批準方可查閱,不得帶出資料室,不得復印。

4.4檔案工作人員要嚴格為供貨商保守技術(shù)機密,并按照相關(guān)保密制度管理,否則以違反紀律處理。

4.5要注銷的技術(shù)檔案要造冊登記,經(jīng)部長和總經(jīng)理審批,指定監(jiān)銷人共同處理,以防失密。

4.6妥善保管資料檔案,定期檢查防止霉變和蟲蛀。

5、相關(guān)文件

6、相關(guān)記錄

化驗室資料檔案清單