檔案管理是十分重要的,以下由qiquha小編為大家提供的關于檔案管理制度的全文,供大家參考借鑒,希望可以幫助到大家。

檔案管理制度全文

檔案對大家來說是既熟悉又陌生,說熟悉是因為人人都知道自己有一份檔案材料,而且都知道其在計劃經濟時代有著重要的作用;說陌生是因為很少有人清楚他自己的檔案材料里面究竟有些什么,加上檔案的保密性質,許多人都沒有見過自己的檔案材料。

根據《中華人民共和國檔案法》的規定,檔案是指過去核現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。而大學畢業生的檔案是通過全國統一考試被錄取的大學生在畢業時的檔案材料,它主要包括了該畢業生的高考成績、在大學學習期間的學習成績、表現情況、受到的獎勵或處罰、家庭狀況等內容。這是大學畢業生的學籍檔案,大學生畢業后,在其學籍檔案中放入該畢業生的報到證,然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位的人事部門或用人單位委托的人才交流機構。這時的該畢業生的學籍檔案就成了人事檔案,它需要畢業生與用人單位或用人單位委托的人才交流機構簽訂就業協議,然后履行相關畢業程序取得報到證。那么畢業時還沒有確定工作,沒有簽訂就業協議的畢業生的檔案應該怎么辦呢?

國家教育部、人事部、公安部和勞動保障部在《關于進一步深化普通高等學校畢業生就業制度改革有關問題的意見》中規定,“對畢業離校時未落實工作單位的高校畢業生,檔案管理機構對保管其檔案免收服務費用。學校可根據本人意愿,將其戶口轉至入學前戶籍所在地或兩年內繼續保留在原就讀的高校,待落實用人單位后,將戶口遷至工作單位所在地。超過兩年仍未落實工作單位的高校畢業生,學校和檔案管理機構將其在校戶口及檔案遷回其入學前戶籍所在地。”

根據對畢業生申請保留戶口、檔案兩年的政策精神,我們可以得知這一政策在北京市的具體執行辦法。國務院辦公廳轉發教育部等四部委《關于進一步深化普通高等學校畢業生就業制度改革有關問題的意見》(簡稱國辦19號文件)的相關精神規定,在畢業離校前仍未落實就業單位的應屆畢業生可以延長擇業期(不包括打算考研和自費出國留學的畢業生),從當年7月1日起,延長期限為兩年。兩年內與用人單位簽訂就業協議書、接受手續齊備的畢業生,學校為其辦理相關畢業手續。其具體做法是:

•當年畢業離校前仍未落實就業單位的京外生源畢業生須向學校申請,將其戶口和檔案主轉至入學前戶籍所在地,或保留在學校。北京生源畢業生畢業時應將戶口轉回入學前戶籍所在地,其檔案由學校統一轉至北京高校畢業生就業指導中心保管。

•戶口和檔案保存在學校的京外生源畢業生,應當與學校學生就業指導服務中心簽訂協議,其戶口和學校保存的最長期限為兩年。

•畢業生檔案在校保存期間,兩年內可以免交檔案保管費用,但畢業生應當接受學校指定的檔案管理機構。協議到期后,畢業生應當自行將檔案和戶口遷出。逾期不辦理或不與學校聯系的,學校將其戶口和檔案遷至入學前戶籍所在地。

•根據北京市的相關規定,京外生源畢業生留京時間截止到當年的12月底;對于超過上述期限在北京市落實工作單位的京外生源畢業生,由錄取單位按照《北京市引進人才和辦理的暫行辦法》辦理人才引進或北京市工作居住證,學校不再為其辦理派遣手續。

根據有關規定,對于到全校統一派遣時仍未落實用人單位的京外生源畢業生,其本人需要向學校提出申請,將其戶口、檔案等關系轉入入學前戶籍所在地,或保留在學校兩年繼續落實就業單位(打算出國、考研的畢業生不能申請將其戶口、檔案等關系保留在學校)。畢業生在委托學校保管其戶口檔案期間,可以參加學校舉辦的各種招聘活動,但與學校已經無隸屬關系。

全國各地區實行畢業生申請保留戶檔兩年政策的具體辦法與北京市的大體一樣,但由于各地的具體情況有差異,因此在執行這一政策的具體過程中也會有差異。具體的執行辦法各地的高校畢業生就業指導部門都有相應的規定,畢業生可以向所在學校的就業指導部門咨詢。

目前在高校畢業生中流行著一種檔案無用的觀點,認為現在時市場經濟體制了,用人制度日趨靈活,用人單位看中的是勞動者的能力,檔案已經失去了其往日的重要作用。因此,不少畢業生在畢業的時候根本不關心自己檔案的去向,有的把檔案留在學校就不管了,有的換工作的時候不調檔案把檔案留在原單位不管,有的甚至根本不知道自己的檔案在哪里。

造成這種現象的原因主要有以下幾點:1、我國的人事檔案偏重靜態性的資料描述,注重歷史性和過去時的描述,不能很好的反映動態的個人能力和信譽。2、隨著我國經濟體制的改革,用工形式多樣,許多用人單位在錄用和管理員工的時候并不看中檔案。3、目前我國高校畢業生大都是自謀職業,部分畢業生在畢業的時候還沒有落實工作單位,就把檔案留在學校,在找到工作之后或是因為已經身在外地或是因為忘記等原因,沒有再回學校辦理檔案移轉手續。4、畢業生在就業之后由于種種原因要離開原來的單位,往往涉及到按照勞動合同的約定交納違約金,許多人因為不想繳納這筆違約金就在未經過原單位同意的情況下,跳槽去了另一個單位。而有的用人單位因為員工沒有交納違約金而不為其辦理檔案移轉手續,扣押其檔案。時間一長,跳槽的員工覺得沒有檔案也沒有什么影響,也就不再關心自己的檔案關系了。5、還有人因為存檔費太高而又沒有覺得檔案有什么作用而對檔案置之不理。

但實際上檔案是不是真的對畢業生沒有用了呢?回答是否定的。檔案對于一個人來說并非可有可無,它作為記錄個人經歷、政治面貌、品德作風等內容的文件材料,發揮著憑證、依據和參考的作用。畢業生將要面對的轉正定級、職稱申報、辦理養老保險,以及開具出國、考研等有關證明,都會用到檔案。丟了檔案可能會給自己將來的工作生活帶來麻煩。例如已經畢業工作三年的A的檔案就一直自己拿著沒往單位交,在單位評職稱時因其檔案缺失未能參評。B與北京一家公司簽訂勞動合同,公司準許她的戶口遷至北京。當她返回原學校所在地辦理調動手續時,發現自己放在人才交流中心的還是學生檔案。這意味著她不能辦理調動。C購買了一套新房,在銀行辦理房貸時要求出具貸款人的戶口證明,然而在棄檔多年后,他卻怎么也想不起自己的戶籍檔案現在何處。

專家出招

高校畢業生在畢業的時候對自己的檔案應當重視,不應對其不管不顧,在面對檔案關系轉移時需要注意如下幾個問題:

對于已經確定就業單位的畢業生,首先要弄清楚自己未來工作單位的性質,確切的說要確定簽約單位是否有人事管理權。如果是國家機關、國有事業單位、國有企業,它們或它們的主管單位是有人事管理權的,可以接收檔案。其他各類非公企事業單位、各類民營機構是無人事管理權的,要通過人才交流中心來接收學生檔案。其次在向學校上報檔案轉寄地址的時候一定要準確清楚,并及時地確認自己的檔案是否寄到。

對于沒有落實工作單位的畢業生來說,如果選擇把檔案關系轉回生源地,需要注意在規定的時間內到當地人事部門報到,辦理人事檔案的相關手續,否則就會被認為是棄檔。如果選擇把檔案暫時留在學校,要及時地向學校提出申請,并按照學校的要求簽訂《高校應屆未就業畢業生戶口檔案托管協議書》。在找到工作之后記得把檔案關系從學校遷出,以免給以后的工作生活帶來不必要的麻煩。

篇2:工貿油品調運分公司會計檔案管理制度

工貿油品調運分公司會計檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務于公司的各項經營活動,根據《會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油(集團)工貿有限公司會計檔案管理辦法》,并結合公司實際,特制定本制度。

第二條本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

第三條本制度適用于公司財務資產部、LNG站、永平站、榆煉站。

第二章組織機構及職責

第四條公司財務資產部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。

第五條公司機關綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。

第三章會計檔案管理范圍

第六條會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調節表等。

(二)會計賬簿包括按會計科目設置的總分類賬、明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

(三)會計報表主要有財務指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等)。

(四)經濟合同、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料等由財務資產部門進行保管。

第四章會計檔案的整理立卷

第七條每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第八條會計年度終了后,應采用“三統一”的辦法對會計資料進行整理立卷。

(一)分類標準統一:一般將財務會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一;

(三)管理要求統一:建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第九條會計憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統一登記至會計檔案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會計憑證裝訂前的準備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數、編號是否齊全;

(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數字完整;

(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領料單、入庫單、工資和獎金發放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數。

2.會計憑證裝訂時的要求:

(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結,結扣應是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3.會計憑證裝訂后的注意事項:

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第十條會計賬簿的立卷

各種會計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應按年整理立卷。基本要求是:

(一)會計賬簿在辦理完年度結賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣,不填其它內容;

(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符,賬頁數是否齊全,序號排列是否連續;

(三)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;

(四)保留已使用過的賬頁,將賬頁數填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝,應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起;

(六)會計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象;

(七)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章;

(八)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

第十一條會計報表的裝訂

會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一立卷保管。

會計報表裝訂要求:

(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數,上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應對其修補后,完整無缺地裝訂;

(二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

第十二條其他會計核算資料的立卷

會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺失要查明原因。

第五章會計檔案的歸檔

第十三條當年的會計檔案在會計年度終了后,由財務資產部門保管一年,期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統一歸檔。移交過程中,需財務資產部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移交,由財務資產部門負責人、綜合辦公室主任負責監督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務資產部門會計檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十四條會計檔案的保管

會計檔案必須進行科學管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會計檔案的安全。

第十五條機構變動或檔案管理人員調動時,應辦理交接手續,由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。

第六章會計檔案的借閱使用

第十六條財務資產部門應建立會計檔案清單和借閱登記冊。

第十七條檔案在財務資產部門保管期間,凡需借閱會計檔案人員,須經總會計師批準后,方可辦理借閱手續;借閱人員不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經總會計師批準。

第十八條會計檔案移交辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續,具體參見檔案管理相關規定。

第七章會計檔案的保管期限

第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。

第二十條會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第二十一條會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

第八章會計檔案的銷毀

第二十二條保管期滿的會計檔案,除本制度規定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由綜合辦公室會同財務資產部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)會計檔案銷毀清冊需經總會計師、經理審批。

(三)銷毀會計檔案時,綜合辦公室和財務資產部門共同派專人監銷。

(四)監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告總會計師、經理。

第二十三條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本制度由財務資產部負責解釋。

第二十五條本制度未盡事宜,按國家相關法律法規和工貿公司相關規定執行。

第二十六條本制度自頒發之日起施行

附件一:

工貿有限公司油品調運分公司會計檔案保管期限表

序號檔案名稱保管期限備注

一、會計憑證類

1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年

二、會計賬簿類

2日記賬15年

其中:現金和銀行存款日記賬25年

3明細賬15年

4總賬15年包括日記總賬

5固定資產卡片固定資產報廢清理后保持5年

6輔助賬簿15年

三、財務報告類包括各級主管部門的匯總會計報表

7主要財務指標快報3年包括文字分析

8月、季度財務報告3年包括文字分析

9年度財務報告永久包括文字分析

四、其他類

10會計移交清冊15年

11會計檔案保管清冊永久

12會計檔案銷毀清冊永久

13銀行余額調節表5年

14銀行對賬單5年

15月度現金盤點表5年

篇3:駕駛員安全行車檔案管理制度

為規范駕駛員行車安全,進一步完善駕駛員行車安全檔案管理,結合實際,特制訂本管理制度。

一、駕駛員檔案的設置

駕駛員檔案設置一人一檔(內含駕駛員檔案本一本、檔案袋一個),檔案管理人員要嚴格按照公司車輛駕駛員檔案管理要求,及時、正確、認真、如實填寫檔案資料,不得虛報、瞞報、錯誤填寫。

二、駕駛員檔案的使用目的

建立車輛駕駛員檔案的目的在于取得駕駛員的招聘、培訓、管理、使用的主動權,正確真實的掌握駕駛員日常動態及操作技能,合理運用科學管理手段,確保生產安全。同時,也是考核基層駕駛員管理工作的依據。

三、駕駛員檔案的使用說明

1、駕駛員檔案是由系統的記錄駕駛員自報名、應聘、培訓及投入使用起,至駕駛員離開本公司(不含內部調動)為止的整個過程。

2、結合本公司的實際情況,有針對性地填寫駕駛員檔案資料,公司安全員必須要認真、如實地做好駕駛員資料的填寫工作;公司在做好駕駛員基礎檔案資料建設的同時,也要掌握駕駛員日常安全生產的第一手資料,對不符合公司要求的駕駛員,要及時予以辭退。

3、駕駛員求職審批表是記錄駕駛員的相關資料(如駕駛員的基本特征、家庭背景、工作簡歷等),為公司招聘、培訓、使用、管理上提供科學、準確地依據。

4、駕駛員招聘、培訓考試表是記錄駕駛員從招聘、培訓至上崗的全過程,通過基礎操作的考核,準確地反映駕駛員的基本技能、特點、駕駛作風等情況。

5、安全行車責任書是在駕駛員上崗前簽訂的,目的是是廣大駕駛員明確自己的崗位職責。

6、安全行車記錄表主要記錄駕駛員在日常工作中的安全行駛里程、累計里程等,目的在于考核駕駛員的工作積極性、安全駕駛情況等。

7、表揚、獎勵情況記錄表及違章、投訴記錄表是記錄駕駛員在日常工作中工作表現的差異而獲得的表揚、獎勵或批評、處罰等情況,目的在于準確地掌握駕駛員的工作作風、駕駛技能,為安全生產管理提供準確地依據。

8、交通事故記錄表是記錄駕駛員在職期間發生交通事故的資料,目的在于考核駕駛員的駕駛技術水平及駕駛作風,杜絕事故苗頭,確保安全行車。

9、駕駛證、從業資格證在年審結束后要及時復印存檔,保證駕駛員證件的合法性、有效性。

10、駕駛員檔案資料的保存期為駕駛員在職期間的整個過程,即以駕駛員招聘、培訓、錄用至離開本公司為止。

二公司

12-12-28