**藥業(yè)文件管理制度

1.目的:為確保文件收發(fā)等事務(wù)正常、順利進(jìn)行,規(guī)范文件管理,特制定本規(guī)定。

2.適用范圍:本制度適用于總公司,各分子公司應(yīng)根據(jù)本制度制定細(xì)則并報(bào)總公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.權(quán)責(zé)說(shuō)明:總經(jīng)辦管理公司的收發(fā)文工作,各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件的管理。4.公司發(fā)文

4.1公司發(fā)文由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)簽發(fā),加蓋公章有效。任何個(gè)人和部門不得隨意起草以公司名義發(fā)布的文件。

4.2公司發(fā)文程序

4.2.1各部門制作以公司名義對(duì)外接洽或匯報(bào)的文件,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后起草,交總經(jīng)辦核稿后呈送總經(jīng)理簽發(fā)。

4.2.2總經(jīng)理簽發(fā)后由總經(jīng)辦制作文件,并將總經(jīng)理簽發(fā)原件一起送印鑒管理員蓋章。

4.2.3蓋章完畢后,由總經(jīng)辦辦理發(fā)、送、呈、存檔事宜。

4.2.4未簽發(fā)的文件,總經(jīng)辦按收文分類登記;簽發(fā)后的文件按發(fā)文分類登記。總經(jīng)辦需做好收文及發(fā)、送、呈登記,并將有總經(jīng)理簽字的原件存檔。

4.3公司發(fā)文分類、編號(hào):西藏藥業(yè)〔2006〕××號(hào)。

4.4對(duì)外文件必須做成紅頭,以示嚴(yán)肅和正規(guī),格式附后。

4.5無(wú)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人簽字的文稿一律不得加蓋公章。

5.公司部門發(fā)文

5.1公司部門在內(nèi)部行文一律以部門第一負(fù)責(zé)人、部門分管領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)簽署生效,不再加蓋部門印章;任何部門不得以個(gè)人簽名或部門名義對(duì)外行文。

5.2公司部門發(fā)文主要分為總經(jīng)辦發(fā)文和其他部門發(fā)文。

5.2.1總經(jīng)辦發(fā)文:在管理制度內(nèi)制訂的實(shí)施細(xì)則,以及不必對(duì)子公司及公司外的其他單位發(fā)布的文件,原則上可由總經(jīng)辦制訂、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)生效。

5.2.2其他部門發(fā)文。其他部門可在其部門職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)公司內(nèi)部部門行文,經(jīng)部門經(jīng)理、部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,在公司內(nèi)部有效。

5.3公司部門發(fā)文格式附后。

5.4部門發(fā)文超出部門職權(quán)范圍,又不應(yīng)由公司發(fā)文的,須由相關(guān)部門共同簽發(fā),經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后行文。

5.5公司內(nèi)部發(fā)文按以下辦法分類、編號(hào):

西藏藥業(yè)(總經(jīng)辦、信息部、***)發(fā)〔20××〕××號(hào)

6.收文

6.1公司以外單位送、發(fā)給我公司的文件由收文單位簽收,包括:政府職能部門行文、業(yè)務(wù)管理部門行文、合作、協(xié)作單位行文等,同時(shí)填寫《收發(fā)文登記表》,格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當(dāng)日立即填寫《收文處理表》報(bào)送有關(guān)部門和有關(guān)人員,不得積壓延誤;屬于急件的,應(yīng)在接件后立即報(bào)送。

6.2各部門應(yīng)指定專人辦理收文事宜。

6.3各部門應(yīng)將處理完后的來(lái)文、處理過程和處理結(jié)果一并交總經(jīng)辦存檔,同時(shí),每半年清理一次,沒有及時(shí)存檔的全部存檔,并將填寫的《收發(fā)文登記表》一起存檔。

7.其他

7.1文件的發(fā)文、收文部門負(fù)責(zé)人應(yīng)注明文件密級(jí)或者"不得復(fù)印"、"不得攜出"字樣。

7.1.1絕密:絕密檔案涉及公司重大決策的核心機(jī)密,如董事會(huì)、公司經(jīng)營(yíng)體制度改革、財(cái)務(wù)制度改革、兼并關(guān)聯(lián)企業(yè)等文件,公司項(xiàng)目招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)賬冊(cè)、營(yíng)銷策劃方案、項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案等文件。

7.1.2機(jī)密:機(jī)密檔案為公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。

7.1.3秘密:秘密檔案為僅可內(nèi)部公開的一般文件資料。

7.2各部門對(duì)各類文件必須嚴(yán)格分類、專人管理并妥善保管。

7.3單位、個(gè)人調(diào)、借閱文件或部門間借閱文件,必須按規(guī)定填寫文件借閱登記表,屬秘密級(jí)以上的文件需分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員批準(zhǔn)。

7.4文件及有關(guān)資料的打印、復(fù)印、簽章,必須按規(guī)定嚴(yán)格辦理,并做好登記,嚴(yán)禁未經(jīng)同意私自處理。

7.5收發(fā)文處理不當(dāng)或不及時(shí)造成損失的,由公司專題會(huì)討論處理辦法。失密、泄密的按專項(xiàng)管理制度規(guī)定處理,沒有或不及時(shí)歸檔的,每次貢獻(xiàn)50元愛心基金。

8.附則

8.1本制度由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。

8.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

8.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時(shí)亦同。

附:

篇2:安全文件管理制度

一、編制目的

通過對(duì)項(xiàng)目部制定的、與安全生產(chǎn)、安全標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)的管理文件、技術(shù)文件的控制,保證文件的適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、完整性和有效性。

二、適用范圍

本制度適用于對(duì)項(xiàng)目部安全標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施、安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全技術(shù)規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案、危險(xiǎn)性較大的分部分項(xiàng)工程專項(xiàng)方案的管理。

三、工作職責(zé)

1.項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)本項(xiàng)目安全生產(chǎn)方針、安全生產(chǎn)目標(biāo)、安全標(biāo)準(zhǔn)化文件、應(yīng)急預(yù)案、危險(xiǎn)性較大的分部分項(xiàng)工程專項(xiàng)方案的批準(zhǔn)和發(fā)布。

2.分管安全副經(jīng)理負(fù)責(zé)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的審核。

3.安全科負(fù)責(zé)組織編寫安全標(biāo)準(zhǔn)化文件。

4.各職能部門負(fù)責(zé)組織本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全操作規(guī)程的編寫與審核。

5.安全科負(fù)責(zé)組織標(biāo)準(zhǔn)化文件、安全生產(chǎn)管理制度的修改、修訂。

四、工作程序

(一)文件的制定

1.安全科根據(jù)《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》要求,結(jié)合本項(xiàng)目實(shí)際,組織制定項(xiàng)目的安全生產(chǎn)方針和安全生產(chǎn)目標(biāo)及安全標(biāo)準(zhǔn)化文件,經(jīng)分管安全副經(jīng)理審核、項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布、實(shí)施。

2.各職能部門根據(jù)《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》要求,根據(jù)本公司實(shí)際,制定符合法律、法規(guī)的、本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審批后發(fā)布、實(shí)施。

(二)發(fā)放管理

1.文件在發(fā)放前,安全科確定發(fā)放范圍。

2.安全科按確定的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放,填寫《文件發(fā)放(回收)登記表》,領(lǐng)取人簽字。

3.當(dāng)文件破損或字跡不清影響使用時(shí),領(lǐng)取科室、施工隊(duì)?wèi)?yīng)寫明原因,經(jīng)科室、施工隊(duì)負(fù)責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審批后,到安全科辦理更換手續(xù),交舊領(lǐng)新,文件使用原發(fā)放號(hào)。

4.文件丟失,當(dāng)事人應(yīng)寫明原因,經(jīng)科室、施工隊(duì)負(fù)責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審核批準(zhǔn)后,到安全科辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù),新文件給予新發(fā)放號(hào),并注明原號(hào)作廢。必要時(shí),安全科將作廢文件發(fā)放號(hào)通知各相關(guān)部門,防止誤用。

(三)文件的修改與修訂

1.文件出現(xiàn)下列情況時(shí),需進(jìn)行修改或修訂:

1.1文件編制本身重大失誤;

1.2安全標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行過程中出現(xiàn)變動(dòng);

1.3與上級(jí)有關(guān)規(guī)定、法令、法規(guī)相悖;

1.4其它情況。

2.安全生產(chǎn)管理文件需修改或修訂時(shí),必須向分管安全副經(jīng)理提出書面申請(qǐng),項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后,才能進(jìn)行修改或修訂。

3.安全生產(chǎn)管理文件的修改均采用換頁(yè)的方式進(jìn)行修改或修訂。

4.安全科將需修改或修訂的安全生產(chǎn)管理文件收回。

5.安全科對(duì)修改或修訂后的文件進(jìn)行文件狀態(tài)登記。

(四)文件的評(píng)審

1.安全科每年組織一次文件的評(píng)審工作,對(duì)文件的符合性進(jìn)行評(píng)價(jià)。

2.任何人不得在文件上亂涂亂畫,確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。

(五)文件的借閱

1.文件屬于保密級(jí)的,不可私自向外來(lái)單位提供、借閱。

2.外來(lái)人員需借閱時(shí),必須經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審批后方可向用戶提供。

(六)廢止和回收

新版本文件發(fā)布時(shí),舊版本文件同時(shí)廢止或失效,安全科文件按發(fā)放臺(tái)賬全部收回并銷毀。

篇3:公司文件管理制度范本

公司文件管理制度范本(5)

1目的

為了加強(qiáng)對(duì)文件的控制,樹立文件的嚴(yán)肅性,特制定本制度。

2適用范圍

適用于公司管理體系文件(含管理類文件、技術(shù)類文件、圖紙資料、記錄表式)的控制。

3職責(zé)

3.1公司辦負(fù)責(zé)本制度的監(jiān)督執(zhí)行。

3.2各文件使用部門負(fù)責(zé)按本制度要求對(duì)所使用的文件進(jìn)行管理。

3.3文件領(lǐng)取人負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行妥善保管。

3.4公司辦文件管理員負(fù)責(zé)管理體系電子文件的管理。

4管理體系文件管理

4.1本制度是依據(jù)《文件控制程序》制訂的,是《文件控制程序》的進(jìn)一步細(xì)化。

4.2文件編寫

4.2.1文件編號(hào)、編制、審批規(guī)定按《文件控制程序》執(zhí)行。

4.2.2文件格式

4.2.2.1頁(yè)邊距規(guī)定:上2.2cm,下2.2cm,左3cm,右2.2cm。

4.2.2.2頁(yè)眉、頁(yè)腳規(guī)定:頁(yè)眉1.6cm,頁(yè)腳1.6cm。

4.2.2.3標(biāo)題規(guī)定:標(biāo)題為三號(hào)字,字體為黑體。

4.2.2.4正文規(guī)定:正文為小四號(hào)、宋體字,正文條款號(hào)及一級(jí)條款內(nèi)容為黑體,條款號(hào)與其后內(nèi)容之間空兩格,正文行間距為22磅,同時(shí)一級(jí)條款段前0.5行、段后0.5行;如最后一頁(yè)內(nèi)容較少,可適當(dāng)縮小行間距,以減少一頁(yè);文字居左對(duì)齊;無(wú)條款號(hào)的段落段前空兩格。

4.2.2.5頁(yè)碼規(guī)定:頁(yè)碼為五號(hào)字,居中。

4.2.2.6文件編號(hào)及版次格式:文件編號(hào)為五號(hào)黑體字。

4.2.2.7內(nèi)容格式及要求

a)一般情況文件分為6個(gè)一級(jí)條款,“1目的”描述本文件的目的,“2適用范圍”描述本文件適用的控制范圍,“3職責(zé)”描述本文件中各相關(guān)部門各自承擔(dān)的職責(zé),“4管理內(nèi)容”描述文件控制的要求,標(biāo)題“管理內(nèi)容”可根據(jù)文件主題更改為其他標(biāo)題,“5相關(guān)文件”列出本文件編制過程中引用的文件名稱,“6記錄”列出本文件所涉及的記錄表式。一級(jí)條款數(shù)量可根據(jù)文件內(nèi)容具體情況確定。

b)二級(jí)條款,如一級(jí)條款有若干下一層次內(nèi)容,應(yīng)采用二級(jí)條款,如:4.2、4.3、…;

c)三級(jí)條款,如二級(jí)條款有若干下一層次內(nèi)容,應(yīng)采用三級(jí)條款,如:4.2.1、4.2.2、…;

d)四級(jí)條款,如三級(jí)條款有若干下一層次內(nèi)容,應(yīng)采用四級(jí)條款,如:4.2.2.1、4.2.2.2、…,也可以a)、b)、…、表示;條款號(hào)最多為四位。

e)文件頭(含標(biāo)題、文件編號(hào))可采用程序文件格式,也可采用本文件格式,采用本文件格式時(shí),文件應(yīng)有“編制、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布日期、實(shí)施日期”。

4.2.3文件封面的要求

a)文件可采用封面,也可不采用,如采用封面文件封面應(yīng)統(tǒng)一;

b)文件封面應(yīng)有文件名稱、文件編號(hào)、編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布日期、實(shí)施日期等信息;

c)文件封面應(yīng)有受控狀態(tài)標(biāo)識(shí),發(fā)放時(shí)應(yīng)有發(fā)放編號(hào);

d)文件封面應(yīng)有公司辦統(tǒng)一編制。

4.2.4文件類型

所有編寫的文件(含記錄表式)應(yīng)采用“WORD”或“E*CEL”類型。

4.2.5各部門在編寫文件時(shí),文件格式應(yīng)符合要求,文件審核人在審核時(shí),應(yīng)對(duì)文件格式進(jìn)行審查。

4.3文件發(fā)放

4.3.1所有文件由公司辦統(tǒng)一發(fā)放,發(fā)放管理應(yīng)符合《文件控制程序》要求。

4.3.2發(fā)放前,由公司辦確定文件發(fā)放范圍,經(jīng)管理者代表確認(rèn)后,實(shí)施發(fā)放。

4.3.3文件下發(fā)時(shí),應(yīng)收回作廢文件,作廢文件管理按4.9條款執(zhí)行。

4.3.4《管理手冊(cè)》、《程序文件》發(fā)放至部門級(jí),相關(guān)作業(yè)文件發(fā)放至作業(yè)現(xiàn)場(chǎng),發(fā)放時(shí)應(yīng)在文件封面加蓋“受控”章、注明發(fā)放編號(hào)、標(biāo)明使用部門,如文件無(wú)封面,則在文件首頁(yè)上加蓋“受控”章、注明發(fā)放編號(hào)、標(biāo)明使用部門。

4.4現(xiàn)場(chǎng)文件管理

4.4.1現(xiàn)場(chǎng)使用的管理體系文件必須是現(xiàn)行有效版本,不得使用無(wú)效版本文件,以下情況之一可視為無(wú)效版本文件:

a)無(wú)批準(zhǔn);

b)無(wú)文件編號(hào);

c)無(wú)受控狀態(tài);

d)無(wú)實(shí)施日期。

4.4.2文件領(lǐng)取人不得在非工作時(shí)間持有文件,不得將文件帶出公司外,不得復(fù)印。

4.4.3文件領(lǐng)取人應(yīng)妥善保管領(lǐng)用文件,因保管不善導(dǎo)致文件丟失,其責(zé)任由文件領(lǐng)取人負(fù)責(zé)。

4.4.4公司所有下發(fā)的文件,應(yīng)保持清晰,不得亂涂亂畫。

4.5文件評(píng)審

4.5.1文件在執(zhí)行過程中或新文件發(fā)布前,如需進(jìn)行評(píng)審,由公司辦組織相關(guān)部門、確定組織評(píng)審人員對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審。

4.5.2文件評(píng)審過程中,評(píng)審人員對(duì)評(píng)審后文件的充分性和適宜性負(fù)責(zé),評(píng)審后應(yīng)對(duì)所評(píng)審文件存在的主要問題及隨后應(yīng)采取的措施進(jìn)行記錄。

4.5.3評(píng)審時(shí),由原文件編制部門記錄評(píng)審意見,并執(zhí)行評(píng)審意見的更改。

4.6文件更改

4.6.1本公司文件采取換頁(yè)或換版方式更改。

4.6.2文件在執(zhí)行過程中,如需更改,應(yīng)明確更改的文件名稱、編號(hào)、更改的條款及更改后條款內(nèi)容。

4.6.3更改應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明更改理由,涉及工藝更改的,應(yīng)有更改后工藝驗(yàn)證的記錄。