酒店總經理辦公室工作質量標準

(一)辦公室環(huán)境質量標準

辦公室設備設施放置有序,辦公桌面保持整潔,電話、辦公用品放置整齊劃一,墻面裝飾講究藝術性。

辦公室每天打掃,如有垃圾及時清掃。

下班時辦公桌上除統一物品外,其他辦公用品應放入抽屜或柜子內。

電腦、復印機、傳真機、打印機等自動化辦公用品必須保持良好狀態(tài),有專人負責管理,發(fā)生故障應及時修理。

最后一位離開辦公室的工作人員應負責關閉一切電源,關好門窗。

(二)文件草擬質量標準

符合國家法律、法規(guī)和上級單位及本酒店的有關規(guī)定,所提措施和辦法切實可行。如提出新的政策性措施或超越現行規(guī)定范圍內的,應當加以說明。

情況屬實、觀點明確,表述正確,層次清楚,前后照應,文字精煉,篇幅力求簡短。

用字用詞準確、規(guī)范,標點妥帖,字跡清楚,辦公自動化的單位應用電腦打印成文。使用簡稱應當前后一致,一般先用全稱,加以注明后再使用簡稱。

人名、地名、單位名稱、數字、時間應準確無誤。除成文日期、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語,具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,公文中的數字應當使用阿拉伯數碼。

引文準確無誤,刪節(jié)得當,必要時注明出處,引用公文應當列出標題,并在標題之后用括號標明發(fā)文字號。

根據公文內容和行文規(guī)則,準確把握發(fā)文規(guī)格,正確使用文種。

結構層次序數,第一層為“一”,第二層為“(一)”、第三層為“1”、第四層為“(1)”。

使用國家法定計量單位。

一些政策性強,涉及面廣的重要公文在草擬中,應廣泛征求各方面意見,組織有關部門和專家進行論證。

(三)公文審核質量標準

公文送酒店領導簽發(fā)之前,應由辦公室秘書進行審核。審核的重點是:

有無必要行文,發(fā)文規(guī)格是否適當。

是否符合公文的審批程序和行文規(guī)則,需要與有關部門會簽的是否會簽。

公文內容是否符合國家的法律、法規(guī)和上級單位的規(guī)定、制度,與本酒店過去發(fā)文且連續(xù)生效的公文有無矛盾;是否具有可操作性。

文件使用是否準確,公文格式是否規(guī)范。

層次是否清楚,布局是否合理,文意是否周全,表達是否簡潔、通順、確切。

(四)公務客人接待工作質量標準

接待前應事先了解清楚客人人數、身份、抵店、離店時間,接待要求和規(guī)格,及時報告酒店領導,作出安排。

如需酒店出面接機、接車的客人,應事先了解抵達航班、車次,及時安排接機、接車人員和車輛。

禮貌待客,精心安排各種接待活動,不出差錯。

客人離店應有專人送客。如需要客人付費的,應協助客人做好結帳工作。

(五)會務工作質量標準

會前做好通知,明確會議內容、時間、地點、出席人員,做到無遺漏。

會場布置整潔,符合要求,無差錯。

會議服務工作有安排,有檢查,件件落實。

會議記錄完整、整潔、規(guī)范。

(六)文印工作質量標準

打字要忠于原稿,不擅自更改。

嚴格按照酒店公文格式行文,校對一般應由兩人進行,重要文稿應三校,文稿、文字、標點不錯不漏,字距、行距、標題、落款、表式等排列勻稱。末頁盡量避免無正文現象,如難以避免,應注明“此頁無正文”。

掌握文稿時效,急件先打印,印制要認真細致,文件美觀大方,無油污、沾頁。

嚴把裝訂質量關,做到摺疊整齊,不錯漏頁碼。

嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,密級文稿嚴格保密,校對稿應及時銷毀。

(七)檔案管理質量標準

酒店檔案必須完整,凡酒店內具有查考價值的文件、資料、圖片、照片、會議記錄等均應列入歸檔。歸檔的文件、資料種類、份數以及每份文件的頁數等均應齊全完整。每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形式的同一文件分別列在一起,不得分開。

文書檔案卷封面、卷內文件目錄、備考表及案卷目錄、目次、說明等,均應符合文書檔案立卷格式要求。

檔案必須放置在專用柜或專用庫房內,要有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防高溫等設施。

檔案收進、移出、借用等手續(xù)必須完備,嚴防檔案遺失。

電子文件檔案必須有專人管理。保管電子文件檔案必須做到防高溫、防磁、防潮、防硬物摩擦。

(八)辦公室設備管理質量標準

辦公室必備的設備:電話、電腦、電腦打印機、傳真機、復印機、檔案柜等。

辦公設備管理質量標準:

(1)辦公設備管理必須建立崗位責任制,落實個人管理責任。

(2)辦公設備必須按使用說明書規(guī)定正確使用,禁止非辦公室人員使用。(3)辦公室自動化系統嚴禁私人軟件在系統內使用,防止電腦病毒對系統的損害。

(4)辦公設備應定期維護保養(yǎng),如遇故障時應及時通知專業(yè)人員進行維修。

(5)電器設備的電源應置固定位置,以免人為造成斷電,影響機器使用和設備、軟件損壞。除傳真機外,下班時應關閉電源。

(6)檔案柜應加鎖,專人保管鑰匙。

篇2:裝修公司總經理辦公室管理制度

裝飾公司總經理辦公室管理制度

會議制度

第一條、為維持正常的工作秩序,提高工作效率,特制定本制度。

第二條、會議可有5分鐘彈性時間(由主持人掌握)。遲到、早退5(不含)--15分鐘(含)的,一次罰款20元;遲到、早退15(不含)--30分鐘(含)的,一次罰款40元;遲到、早退超過30分鐘的,一次罰款50元。

第三條、會間呼機或手機每響一次罰款20元,接、打一次手提電話罰款50元,離開會場接、打電話,每次罰款100元。

第四條、會間離席者(無論何故),罰款100元。

第五條、無故不參加會議者,每次罰款200元。因故(無論是因公事、私事)請假不參加會議者,每次罰款50元(公司指定外出者或因工作約定時間必須避開例會時間且經總經理特批者除外)。

第六條、總經理例會

1、除遇特殊情況,每周三下午16:00在公司總部召開總經理例會。

2、總經理例會紀要、會議決議由總經理辦公室主任記錄,會后將記錄單復印交總經理、每個承辦人和總經理辦公室主任各一份。

3、發(fā)言人應按規(guī)定的匯報內容匯報工作,發(fā)言應言簡意賅,音量適中,吐字清晰。

4、因故不能參加總經理例會的部門負責人,須安排經總經理事先認可的臨時負責人出席會議,未安排臨時負責人的,給予一般過失單一張。

5、未按承辦時間匯報例會決議完成情況的,視情節(jié)給予一般或嚴重過失單一張。

第七條、總經理例會的次日,各部門召開部門例會,如需更改會議時間,須報總經理批準。未按時召開部門例會的,視情節(jié)給予相關責任人一般或嚴重過失單。

第八條、總經理當面指令或電話指令,須在24小時內匯報承辦情況。否則視情節(jié)給予一般或嚴重過失單一張。

第九條、本制度由總經理辦公室負責解釋、修改。

八小時復命制

為嚴肅工作紀律,加強時間管理,提高工作效率,特制定本制度。

1.上級向下屬指派工作,要求作出限時,對于無法提出限時的工作,應嚴格按本制度執(zhí)行。

2.員工接受領導口頭或書面指派的非限時工作任務,須于接受任務之時起,八個工作小時內匯報工作結果或承辦情況。

3.部門之間非限時的協作事宜,應在八個工作小時內互相通報工作進展情況。

4.員工向部門經理/主管反映問題、提供建議等,部門經理/主管須在八個工作小時內通告工作結果或承辦情況。

5.員工在工作時間內因外出辦事,或請假休息等原因不在崗位,均應向公司說明事由、去向,并與公司保持聯系。

6.違反本規(guī)定,視情節(jié)給予一般或嚴重過失單處罰。

7.員工投訴按投訴制度處理,不屬此制度規(guī)定范圍。

文件管理制度

第一條、為加強公司文件的規(guī)范化管理,特制定本辦法。

第二條、公司的文件由總經理辦公室負責起草和審閱,總經理簽發(fā)。

第三條、公司各部門的文件由各部門負責起草,并交一份電子文檔給總經理辦公室審閱、修改,起草人或部門(臨時)負責人校對,總經理簽發(fā),未交總經理辦公室審閱和私自制發(fā)的,視情節(jié)給予文件起草部門負責人一般或嚴重過失單一張。

第四條、文件原稿,須注明文件起草部門、起草人,由總經理秘書分類歸檔,保存?zhèn)浒浮?/p>

第五條、文件簽發(fā)后,由總經理辦公室統一安排打印、復印、蓋章。

第六條、公司正式書面文件(紅頭文件、呈報上級主管部門文件)出現錯別字的,每個錯別字給予總經理辦公室主任和部門文件的校對人各二十元罰款。

第七條、屬于機密的文件,起稿人應注明"秘密"字樣,并確定報送范圍。機密文件按保密規(guī)定由專人印制、報送。

第八條、文件由總經理辦公室負責發(fā)送。送件人應將文件內容、發(fā)送日期、接件部門、接件人等事項登記清楚。秘密文件由專人按核定的范圍發(fā)送。

第九條、外來的文件由總經理辦公室專人負責簽收,并分類登記。簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件后15分鐘內報送,15分鐘內無法報送的,應與接件人聯系并協商解決辦法。

第十條、傳閱文件由總經理辦公室專人負責收回,對領導指示的文件,總經理辦公室應按領導指示和文件要求組織傳達和落實。

第十一條、違反本制度第七條、第八條有關規(guī)定的,按公司保密制度規(guī)定承擔責任;違反本制度第九條、第十條規(guī)定的,受罰一般過失單。

第十二條、本制度由總經理辦公室負責解釋、修改。

保密制度

第一條、為保守公司秘密,維護公司利益,特制定本制度。

第二條、公司秘密是關系公司權利和利益,依照特定程序確定,在一定時間內只限定一定范圍的人員知悉的事項。

第三條、公司全體員工都有保守公司秘密的義務。

第四條、公司保密工作實行既確保秘密又便利工作的方針。

第五條、公司秘密包括下列事項:

(一)公司尚未付諸實施的經營戰(zhàn)略、經營方向、經營規(guī)劃、經營項目及經營決策。

(二)公司管理制度、文件、通知等。

(三)公司內部掌握的合同、協議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。

(四)公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表產值。

(五)公司掌握的尚未進入市場尚未公開的各類信息。

(六)公司職員人事檔案,工資性、勞務性收入及資料。

(七)其他經公司確定應當保密的事項。

第六條、屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,由總經理辦公室負責保密,并采取相應的保密措施。

第七條、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的,須事先報總經理批準。

第八條、具有屬于公司秘密內容的會議和其他活動,主辦部門應采取下列保密措施:

(一)選擇具備保密條件的會議場所。

(二)根據工作需要,限定參加會議人員的范圍。

(三)依照保密規(guī)定使用會議設備和管理會議文件。

(四)確定會議內容是否傳達及傳達范圍。

第九條、不準在私人交往和通訊中泄露公司秘密,不準在公共場所談論公司秘密,不準通過其他方式傳遞公司秘密。

第十條、公司工作人員發(fā)現公

司秘密已經泄露或者可能泄露時,應當立即采取補救措施并及時報告總經理。

第十一條、出現下列情況之一者,給予警告,并處以50-500元罰款:

(一)泄露公司秘密,尚未造成嚴重后果或經濟損失的;

(二)違反本制度第六條、第七條、第八條、第九條規(guī)定的;

(三)已泄露公司秘密但采取補救措施的;

第十二條出現下列情況之一的,予以辭退和賠償公司經濟損失并取消其在公司的一切利益(包括工資和效益工資)

(一)故意或過失泄露公司秘密,造成嚴重后果或重大經濟損失的。

(二)違反本保密制度規(guī)定,為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。

(三)利用職權強制他人違反保密制度的。

第十三條、本制度由總經理辦公室負責解釋、修改。

篇3:總經理辦公室崗位工作職責

職責一:總經理辦公室崗位職責

1.堅決服從總經理的統一指導,認真執(zhí)行其工作指令,一切管理行為向總經理負責;

2.協助總經理做好綜合、協調各部門工作,處理公司日常事務;

3.負責組織公司規(guī)章制度的擬定、修改和編寫工作;

4.負責做好公司來賓的接待安排,做好重要會議的組織、會務工作;

5.負責公司行政文書的處理,做好文件的收發(fā)登記、傳遞、催辦、歸檔、立卷工作;

6.負責公司印章的定理和信件的收發(fā)及報刊的訂閱,分發(fā)工作;

7.負責公司辦公用品的采購,分配與管理工作;

8.負責全體員工的勞動人事管理、職工工資管理及人事檔案管理;

9.協助參與公司發(fā)展規(guī)劃的擬定,年度經營計劃的編制和公司重大決策事項的討論;

10.負責全公司車輛的調度、安排、管理工作。

11.負責公司宣傳報導工作及領導交辦的其它事宜。

職責二:總經理辦公室主任崗位職責

1、在總經理領導下負責辦公室的全面工作,努力作好總經理的參謀助手,起到承上啟下的作用,認真做到全方位服務。

2、協助總經理調查研究、了解情況并提出處理意見或建議,供集團領導決策。

3、協助總經理作好經營服務各項管理并督促、檢查落實貫徹執(zhí)行情況。

4、負責各類文件的分類呈送,請集團領導閱批并轉有關部門處理。

5、負責校內外上下互通信息、左右協調。作好接待工作、來信來訪,及時處理反饋師生反映的后勤保障方面的意見、建議。

6、記好企業(yè)大事記,及時收發(fā)、采訪企業(yè)在經營決策及深化改革中的經驗、好人好事、先進事跡,認真辦好后勤通訊,樹立后勤服務新氣象。

7、協助企業(yè)領導及黨委做好各部門的考核、評優(yōu)、檢查等工作。

8、負責處理辦公室職責范圍內的其他事宜,完成領導交辦的其他工作任務。

職責三:總經理辦公室文員崗位職責

1、負責酒店公文、函件、資料的打印工作,分別輕重緩急,優(yōu)質、高效地完成任務。

2、嚴格執(zhí)行安全保密制度。妥善保管打印的原稿,并按規(guī)定移交校對;及時清理和燒毀蠟紙,不得在辦公室接待與工作無關的人員。

3、熟悉打字機、復印機和電腦的性能,做好保養(yǎng)工作,保持機件處于良好狀態(tài)。

4、負責酒店公文、函件、內部刊物的收發(fā)、運轉、催辦、辦理和登記、保管及使用工作。

5、負責總經理辦公室報刊、雜志分發(fā)工作。

6、負責檔案的登記、編號、借閱等管理工作。

7、負責檔案的安全工作,保證檔案無遺失、無蟲蛀霉變、無火警的事故。

8、負責辦公室和檔案的清潔工作,注意經常保持室內環(huán)境的整潔。

職責四:總經理辦公室崗位職責——人力資源管理

1、負責識別本門店員工的培訓需求,編制年度培訓計劃,上報公司人力資源部。組織實施員工入職、上崗、業(yè)務、矯正所需的商品知識、業(yè)務技術、法律法規(guī)、管理制度、顧客意識和服務意識的培訓,確保培訓的有效性;

2、負責對員工上崗、上柜資格的審查,證件辦理,制服發(fā)放;

3、負責制定本門店崗位的職能及能力要求,組織對員工能力及服務質量的檢查、評定及校正。

4、負責編制勞動工資計劃,統計、分析職工工資,核算工資總額的支付和構成。辦理招聘、轉正、定級、退休及日常勞力調配,管理人事檔案。

職責五:總經理辦公室崗位職責

1、代表總經理主持酒店夜間的經營管理活動,對酒店總經理負責,并報告工作。

2、負責領導和督促各部門做好夜間的各種工作。協調夜間各部門的工作關系,處理和解決發(fā)生的各種問題和突發(fā)的各類事件。

3、代表總經理接待和迎送夜間到店的重要客人,組織和檢查有關部門做好服務工作。

4、負責酒店夜間的質量管理工作。

5、負責編寫“夜間工作日記”,記錄當天工作的重要情況,發(fā)生和發(fā)現的問題及處理的意見和結果,及時遞交總經理閱示。