酒店總經理辦公室管理制度

(一)總經理辦公會制度

總經理辦公會每周召開一次,由酒店總經理主持,副總以上領導出席。總經理缺席時,由授權委托人主持會議。

總經理辦公會內容:

研究黨的路線、方針、政策和國家有關法規以及上級的重要指示,規定在本店的貫徹執行。

研究討論酒店發展規劃、改革方案。

討論酒店月度、季度、年度工作計劃、總結。

討論酒店的重大經營管理活動。

討論酒店人事安排與組織機構的調整。

討論酒店員工的工資、福利及涉及員工切身利益的有關問題。

討論員工重大獎懲事項。

討論研究其他酒店的有關問題。

(二)專題工作會議制度

酒店專題工作會議視經營管理需要確定。

酒店專題會議事先由辦公室根據總經理的指令,列出會議內容和要求,責成有關部門進行調查研究,充分準備,待時機成熟后召開。

會議由總經理主持,視會議內容確定出席人員。

酒店專題會議一般可分為:經濟活動分析會;價格政策會議;餐飲工作會議;銷售工作會議;酒店質量管理會議;培訓工作會議;酒店更新改造會議;重大接待任務協調會等等。

(三)酒店晨會制度

酒店晨會每天上午8:30召開,由酒店總經理主持召集,會議時間一般控制在半小時內。

會議出席人員:酒店副總經理及各部門主要負責人,如主要負責人因事不能出席,應指定副職或代理人參加。

會議內容主要是各部門匯報一天(24小時)內本部門發生的重大問題或需要酒店協調的工作以及上次晨會布置的工作貫徹落實情況。

會議主持人對晨會上各部門提出的問題或需要協調解決的工作應作出明確決斷,并明確分工落實。

會議結束,出席會議的各部門人員應迅速傳達布置和落實工作指令和要求。

(四)文件傳閱制度

酒店領導日常應閱讀上級黨、政部門和業務主管部門的許多文件、信息資料以及重要的期刊雜志,了解黨和政府部門及業務主管部門各類重要信息和最新的方針、政策精神,正確指導酒店的各項經營管理活動。

各類文件資料由辦公室專職檔案管理人員負責收、發、登記后,交酒店領導按序迅速傳閱,對酒店領導批示的文件,應及時反饋給相關職能部門貫徹執行。

(五)閱簽值班記錄和有關重要經營報表制度

酒店領導每天要閱簽“大堂副理值班記錄簿”、“保衛值班記錄簿”、“夜間經理值班本”、“酒店營業收入日報表”以及各類有關的重要財務報表,還可通過電腦終端查閱各項經營資料,全面了解酒店近期的經營管理情況,以便對經營管理中存在的問題迅速做出決策。

(六)節假日值班制度

節假日值班制度是加強酒店經營管理的一項重要措施,遇有重大節日,酒店領導應親自參加值班。

1、值班員要堅守崗位,遵守紀律。

2、值班時要根據授權范圍主動積極地處理各種問題。遇重大、緊急情況或授權范圍以外的問題,必須及時請示有關領導,按領導意圖處理,以免延誤。

3、值班時遇有賓客投訴,要協助有關部門一起妥善處理,需要時報

請領導處理。

4、做好領導用車調度等行政事務工作,完成領導交辦的其他工作。

(七)酒店調研和信息工作制度

酒店調研和信息工作的目的是為領導決策和解決問題提供依據。

酒店調研和信息工作由辦公室秘書負責,其他人員協助。

調研工作的重點是:

(1)酒店經營管理中帶有全局性、傾向性的情況和問題。

(2)酒店經營管理的經驗和教訓。

(3)酒店各項決策付諸實施后的效果和需要完善之處。

(4)領導交辦的其他調研工作。

信息工作的重點是:

員工信息:員工的思想動態、工作情況,以及對經營管理的意見、建議。

(2)客人信息:住店客人的投訴、意見和表揚。

(3)客源信息:國際、國內客源市場的動態、預測性的信息。

(4)同行信息:包括同行酒店的經營管理新動向、特色、服務水平、價格政策、營銷策略等基本信息。

(5)社會信息:酒店在公眾中的形象和知名度。

調研和信息工作要求客觀、全面、深入,堅持實事求是,防止片面性和表面化。

調研工作程序是準備、調查、研究、寫出調研報告。信息工作的程序為搜集、分類、分級、篩選、比較分析、匯總和交流。

調研報告寫作要求:觀點和材料統一,結構和條理嚴謹清楚,語言平實準確、鮮明生動。信息材料的寫作要求:注意實效,注重功效,簡明扼要。

(八)酒店印章和介紹信管理制度

酒店印章、總經理個人印章、酒店介紹信均有專人管理和保管,存放安全可靠。未經批準,不得把印章和介紹信交他人管理和使用。

使用印章和介紹信要經酒店領導批準,文件用印以文件簽發、簽字為準。常規用印由辦公室秘書批準。

用印、使用介紹信應予登記。登記內容包括用印和用信人、事由、時間、批準人、經手人和印數等。

蓋印位置要端正、清楚,不可斜、側、偏、模糊不清。

嚴禁未經批準擅自用印和使用介紹信。非法用印,非法使用介紹信,應根據情節和后果嚴肅處理,直至依法懲處。

(九)財產物資管理制度

財產設備管理

(1)辦公室使用的各種辦公設備和交通工具由辦公室秘書具體負責管理,建立辦公室財產二級明細帳,以便隨時與財務部相互核對,做到帳帳相符,帳物相符。

各種財產設備實行“誰使用,誰負責”并切實做好日常的維護和清潔保養工作,做到物盡其用,愛惜使用。

各種財產設備的調撥、出借必須經財務部或總經理審核,按批準文件填寫財務部統一印制的“固定資產調撥單”;在酒店內部各部門之間的轉移,應填寫“固定資產轉移單”,并辦理財產變動登帳手續。

設備因使用年久和因損壞不能使用,或因技術進步而淘汰,需要報廢時,必須經財務部和工程部組織技術鑒定小組進行鑒定,確認無使用價值時,才能辦理報廢手續。

新設備的添置必須經酒店批準,會同財務部共同驗收,并填寫財務部統一印制的“財產領用單”,辦理領用手續后,登記入帳。

辦公室秘書每季度應對辦公室使用的各種設備進行一次檢查和核對,每年定期清查盤點,確保帳物相符;發生盈虧必須

查明原因,并填寫財務部統一印制的“固定資產盤盈盤虧報告單”,報財務部處理。

物料用品管理

(1)辦公室物料用品由辦公室秘書統一管理,具體負責編制年度物料用品消耗計劃;按照物料用品分類,建立專用物料用品臺帳,掌握使用及消耗情況,辦理物料用品領用、發放、內部轉移、報廢和缺損申報工作。

各類物料用品的領用,應填寫財務部統一印制的“物料用品領用單”,經辦公室秘書審核簽字后,向財務部領取,并及時登記入帳。工具類物品,除因業務發展需要增領外,實行以舊換新的辦法,并須填寫“物料用品領用單”和“酒店低值易耗品報廢單”,報廢的物品由財務部統一處理。

各種物料用品的消耗、領用、報廢、報損每月底由秘書統計、清點一次,確保統計數字準確,數、物和臺帳相符。

(十)辦公室人員考勤制度

辦公室人員必須按時上下班,嚴格執行酒店員工考勤管理制度和規定。

辦公室人員考勤由辦公室秘書負責。每天考勤記錄在酒店統一印制的個人考勤卡上。記錄要做到準確無誤。

辦公室人員考勤每月匯總一次,填寫在酒店統一印制的“員工出勤情況月報表”,送人力資源部,作為工資造表和發放工資的依據。

辦公室人員應嚴格遵守勞動紀律,上班時間內嚴守崗位。外出公差應征得同意。

辦公室人員因病請假必須持有酒店醫務室或酒店指定醫院開具的病假證明,并經領導同意。

辦公室人員因私請假(含婚、喪和探親假等)和休工假,均需事先提出申請,并經領導同意。辦公室秘書請假需經酒店總經理同意。

(十一)辦公室安全管理制度

辦公室人員應自覺遵守酒店員工治安管理制度和規定。

嚴格執行酒店保密規定。特別是涉及酒店機密事宜要做到不該問的不問,不該說的不說。

辦公室人員一般不要在辦公室內接待客人。接待客人應在指定接待場所。

辦公室人員應保管好個人保管使用的辦公室鑰匙。如有遺失,應報告保衛部作出處理。

辦公室人員要注意用電安全。下班前應切斷電源,關好門窗,確保辦公室安全。

(十二)預算管理制度

根據《酒店預算管理制度》的規定,辦公室年度預算的編制,應按照酒店經營方針和預算大綱,由秘書負責組織有關人員擬訂編制,報酒店審定后執行。辦公室預算編制應服從酒店的總體平衡。

辦公室預算計劃內容包括:交通工具、辦公設備的添置和維修費用、物料耗用費用、勞動力成本,以及公關、交際等活動而發生的各項費用等。

預算中審定的各項費用管理目標,要分解至月度、季度。要堅持以部門為成本中心的指導思想,嚴格控制在計劃范圍內的日常開支。

為了保證預算目標的實現,辦公室對每月的成本費用進行分析、研究和提出加強管理的改進措施和方法,探索降低費用的途徑,并按酒店規定按月、季、年度及時寫出預算執行情況的分析報告,報店領導審閱。

(十三)人事管理制度

人員調配管理

(1)辦公室員工調配和招聘,報請人力資源部負責辦理。

(2)因實際人員少于定編,需要增補時,應填寫人力資源部統一印制的

“人員增補申請計劃”,報人力資源部辦理。

(3)專業人員調動和要害部位人員變動,均應與人力資源部商議,報酒店領導批準。

員工檔案管理

(1)員工檔案分人事檔案和工作檔案。員工檔案由人力資源部統一管理,并負責資料搜集、鑒別、保管、利用和傳遞。辦公室員工必須按《員工手冊》的規定,準確填寫員工登記表和如實反映情況,員工家庭地址和電話號碼變更,家庭人口和婚姻狀況變化等情況,均應及時向上級報告,并轉報人力資源部備案。

(2)員工工作檔案由辦公室負責管理。工作檔案記錄員工在為酒店服務和工作中各個階段的個人經歷、工作表現、業務技術培訓和獎懲等情況,辦公室秘書應做好材料搜集和登記工作,保證員工工作檔案的完整和準確。員工跨部門之間的調動,其工作檔案即隨之轉移。

員工因故離店,其工作檔案不作轉移,由人力資源部按規定處理。

篇2:裝修公司總經理辦公室管理制度

裝飾公司總經理辦公室管理制度

會議制度

第一條、為維持正常的工作秩序,提高工作效率,特制定本制度。

第二條、會議可有5分鐘彈性時間(由主持人掌握)。遲到、早退5(不含)--15分鐘(含)的,一次罰款20元;遲到、早退15(不含)--30分鐘(含)的,一次罰款40元;遲到、早退超過30分鐘的,一次罰款50元。

第三條、會間呼機或手機每響一次罰款20元,接、打一次手提電話罰款50元,離開會場接、打電話,每次罰款100元。

第四條、會間離席者(無論何故),罰款100元。

第五條、無故不參加會議者,每次罰款200元。因故(無論是因公事、私事)請假不參加會議者,每次罰款50元(公司指定外出者或因工作約定時間必須避開例會時間且經總經理特批者除外)。

第六條、總經理例會

1、除遇特殊情況,每周三下午16:00在公司總部召開總經理例會。

2、總經理例會紀要、會議決議由總經理辦公室主任記錄,會后將記錄單復印交總經理、每個承辦人和總經理辦公室主任各一份。

3、發言人應按規定的匯報內容匯報工作,發言應言簡意賅,音量適中,吐字清晰。

4、因故不能參加總經理例會的部門負責人,須安排經總經理事先認可的臨時負責人出席會議,未安排臨時負責人的,給予一般過失單一張。

5、未按承辦時間匯報例會決議完成情況的,視情節給予一般或嚴重過失單一張。

第七條、總經理例會的次日,各部門召開部門例會,如需更改會議時間,須報總經理批準。未按時召開部門例會的,視情節給予相關責任人一般或嚴重過失單。

第八條、總經理當面指令或電話指令,須在24小時內匯報承辦情況。否則視情節給予一般或嚴重過失單一張。

第九條、本制度由總經理辦公室負責解釋、修改。

八小時復命制

為嚴肅工作紀律,加強時間管理,提高工作效率,特制定本制度。

1.上級向下屬指派工作,要求作出限時,對于無法提出限時的工作,應嚴格按本制度執行。

2.員工接受領導口頭或書面指派的非限時工作任務,須于接受任務之時起,八個工作小時內匯報工作結果或承辦情況。

3.部門之間非限時的協作事宜,應在八個工作小時內互相通報工作進展情況。

4.員工向部門經理/主管反映問題、提供建議等,部門經理/主管須在八個工作小時內通告工作結果或承辦情況。

5.員工在工作時間內因外出辦事,或請假休息等原因不在崗位,均應向公司說明事由、去向,并與公司保持聯系。

6.違反本規定,視情節給予一般或嚴重過失單處罰。

7.員工投訴按投訴制度處理,不屬此制度規定范圍。

文件管理制度

第一條、為加強公司文件的規范化管理,特制定本辦法。

第二條、公司的文件由總經理辦公室負責起草和審閱,總經理簽發。

第三條、公司各部門的文件由各部門負責起草,并交一份電子文檔給總經理辦公室審閱、修改,起草人或部門(臨時)負責人校對,總經理簽發,未交總經理辦公室審閱和私自制發的,視情節給予文件起草部門負責人一般或嚴重過失單一張。

第四條、文件原稿,須注明文件起草部門、起草人,由總經理秘書分類歸檔,保存備案。

第五條、文件簽發后,由總經理辦公室統一安排打印、復印、蓋章。

第六條、公司正式書面文件(紅頭文件、呈報上級主管部門文件)出現錯別字的,每個錯別字給予總經理辦公室主任和部門文件的校對人各二十元罰款。

第七條、屬于機密的文件,起稿人應注明"秘密"字樣,并確定報送范圍。機密文件按保密規定由專人印制、報送。

第八條、文件由總經理辦公室負責發送。送件人應將文件內容、發送日期、接件部門、接件人等事項登記清楚。秘密文件由專人按核定的范圍發送。

第九條、外來的文件由總經理辦公室專人負責簽收,并分類登記。簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件后15分鐘內報送,15分鐘內無法報送的,應與接件人聯系并協商解決辦法。

第十條、傳閱文件由總經理辦公室專人負責收回,對領導指示的文件,總經理辦公室應按領導指示和文件要求組織傳達和落實。

第十一條、違反本制度第七條、第八條有關規定的,按公司保密制度規定承擔責任;違反本制度第九條、第十條規定的,受罰一般過失單。

第十二條、本制度由總經理辦公室負責解釋、修改。

保密制度

第一條、為保守公司秘密,維護公司利益,特制定本制度。

第二條、公司秘密是關系公司權利和利益,依照特定程序確定,在一定時間內只限定一定范圍的人員知悉的事項。

第三條、公司全體員工都有保守公司秘密的義務。

第四條、公司保密工作實行既確保秘密又便利工作的方針。

第五條、公司秘密包括下列事項:

(一)公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策。

(二)公司管理制度、文件、通知等。

(三)公司內部掌握的合同、協議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。

(四)公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表產值。

(五)公司掌握的尚未進入市場尚未公開的各類信息。

(六)公司職員人事檔案,工資性、勞務性收入及資料。

(七)其他經公司確定應當保密的事項。

第六條、屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,由總經理辦公室負責保密,并采取相應的保密措施。

第七條、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的,須事先報總經理批準。

第八條、具有屬于公司秘密內容的會議和其他活動,主辦部門應采取下列保密措施:

(一)選擇具備保密條件的會議場所。

(二)根據工作需要,限定參加會議人員的范圍。

(三)依照保密規定使用會議設備和管理會議文件。

(四)確定會議內容是否傳達及傳達范圍。

第九條、不準在私人交往和通訊中泄露公司秘密,不準在公共場所談論公司秘密,不準通過其他方式傳遞公司秘密。

第十條、公司工作人員發現公

司秘密已經泄露或者可能泄露時,應當立即采取補救措施并及時報告總經理。

第十一條、出現下列情況之一者,給予警告,并處以50-500元罰款:

(一)泄露公司秘密,尚未造成嚴重后果或經濟損失的;

(二)違反本制度第六條、第七條、第八條、第九條規定的;

(三)已泄露公司秘密但采取補救措施的;

第十二條出現下列情況之一的,予以辭退和賠償公司經濟損失并取消其在公司的一切利益(包括工資和效益工資)

(一)故意或過失泄露公司秘密,造成嚴重后果或重大經濟損失的。

(二)違反本保密制度規定,為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。

(三)利用職權強制他人違反保密制度的。

第十三條、本制度由總經理辦公室負責解釋、修改。

篇3:總經理辦公室崗位工作職責

職責一:總經理辦公室崗位職責

1.堅決服從總經理的統一指導,認真執行其工作指令,一切管理行為向總經理負責;

2.協助總經理做好綜合、協調各部門工作,處理公司日常事務;

3.負責組織公司規章制度的擬定、修改和編寫工作;

4.負責做好公司來賓的接待安排,做好重要會議的組織、會務工作;

5.負責公司行政文書的處理,做好文件的收發登記、傳遞、催辦、歸檔、立卷工作;

6.負責公司印章的定理和信件的收發及報刊的訂閱,分發工作;

7.負責公司辦公用品的采購,分配與管理工作;

8.負責全體員工的勞動人事管理、職工工資管理及人事檔案管理;

9.協助參與公司發展規劃的擬定,年度經營計劃的編制和公司重大決策事項的討論;

10.負責全公司車輛的調度、安排、管理工作。

11.負責公司宣傳報導工作及領導交辦的其它事宜。

職責二:總經理辦公室主任崗位職責

1、在總經理領導下負責辦公室的全面工作,努力作好總經理的參謀助手,起到承上啟下的作用,認真做到全方位服務。

2、協助總經理調查研究、了解情況并提出處理意見或建議,供集團領導決策。

3、協助總經理作好經營服務各項管理并督促、檢查落實貫徹執行情況。

4、負責各類文件的分類呈送,請集團領導閱批并轉有關部門處理。

5、負責校內外上下互通信息、左右協調。作好接待工作、來信來訪,及時處理反饋師生反映的后勤保障方面的意見、建議。

6、記好企業大事記,及時收發、采訪企業在經營決策及深化改革中的經驗、好人好事、先進事跡,認真辦好后勤通訊,樹立后勤服務新氣象。

7、協助企業領導及黨委做好各部門的考核、評優、檢查等工作。

8、負責處理辦公室職責范圍內的其他事宜,完成領導交辦的其他工作任務。

職責三:總經理辦公室文員崗位職責

1、負責酒店公文、函件、資料的打印工作,分別輕重緩急,優質、高效地完成任務。

2、嚴格執行安全保密制度。妥善保管打印的原稿,并按規定移交校對;及時清理和燒毀蠟紙,不得在辦公室接待與工作無關的人員。

3、熟悉打字機、復印機和電腦的性能,做好保養工作,保持機件處于良好狀態。

4、負責酒店公文、函件、內部刊物的收發、運轉、催辦、辦理和登記、保管及使用工作。

5、負責總經理辦公室報刊、雜志分發工作。

6、負責檔案的登記、編號、借閱等管理工作。

7、負責檔案的安全工作,保證檔案無遺失、無蟲蛀霉變、無火警的事故。

8、負責辦公室和檔案的清潔工作,注意經常保持室內環境的整潔。

職責四:總經理辦公室崗位職責——人力資源管理

1、負責識別本門店員工的培訓需求,編制年度培訓計劃,上報公司人力資源部。組織實施員工入職、上崗、業務、矯正所需的商品知識、業務技術、法律法規、管理制度、顧客意識和服務意識的培訓,確保培訓的有效性;

2、負責對員工上崗、上柜資格的審查,證件辦理,制服發放;

3、負責制定本門店崗位的職能及能力要求,組織對員工能力及服務質量的檢查、評定及校正。

4、負責編制勞動工資計劃,統計、分析職工工資,核算工資總額的支付和構成。辦理招聘、轉正、定級、退休及日常勞力調配,管理人事檔案。

職責五:總經理辦公室崗位職責

1、代表總經理主持酒店夜間的經營管理活動,對酒店總經理負責,并報告工作。

2、負責領導和督促各部門做好夜間的各種工作。協調夜間各部門的工作關系,處理和解決發生的各種問題和突發的各類事件。

3、代表總經理接待和迎送夜間到店的重要客人,組織和檢查有關部門做好服務工作。

4、負責酒店夜間的質量管理工作。

5、負責編寫“夜間工作日記”,記錄當天工作的重要情況,發生和發現的問題及處理的意見和結果,及時遞交總經理閱示。