1.目的

為了使公司各部門文件管理規范化、系統化,加強文件起草的準確性和文件執行的有效性,特制定本制度。

2.適用范圍

本制度適用于方正物業管理公司各部門及下屬公司。

3.文件的類別、定義

3.1類別:

3.1.1公文按文種分為:管理制度、管理辦法、請示、報告、通知、申請、通報、決定、會議紀要、傳真、工作聯系函等。

3.2定義:

3.2.1對公司范圍內的工作事務制訂帶有約束性的規章制度,用"管理制度"或"管理規定"。規定某些事項的工作流程或各部門的職責、職權的規章制度文件用"管理辦法"。

3.2.2向集團領導、::公司領導請求指示、批準或匯報工作時,用"請示"或"報告"文種。同一級別請求批準事項時,可用"申請";經領導批示文件,可用傳真。

3.2.3上級部門向下級部門傳達重要情況,用"通報"或"決定"。

3.2.4對公司內部公布制度、辦法及其它需要周知和共同執行的事項、計劃、規定等,用"通知"。

3.2.5與集團兄弟公司進行工作接洽,需對方給以反饋時,要求填寫中頤集團工作聯絡函。

3.2.6對周例會、總結計劃會、部門工作溝通會等會議的內容綱要,規定事項和工作指示等,用"會議紀要",并發給相關與會人員。

4、文件格式

4.1規章制度格式:由首頁表頭+正文+頁數組成。

4.1.1首頁表頭格式:

說明:首頁的表頭包括右上角注釋、公司商標、權責單位、總頁數、生效日期、替代文件、編號、擬稿人、審核人、審批人、主題、歸檔密級。

[右上角注釋]:要求注明發文單位及規章制度的形式。(如公司發的管理制度,為“方正物業公司管理制度”;如公司發的管理辦法,為“方正物業公司管理辦法”,依此類推。)

[公司商標]:要求所有的文件首頁必須加上公司的商標。

[權責單位]:行文部門名稱(以便文件閱讀者可將有關信息反饋給行文部門)。

[總頁數]:共多少頁(含附件)。

[生效日期]:文件自何時起生效。

[替代文件]:被新文件取代的原文件編號。

[編號]:由發文單位代號、年度及三位序數組成。

發文單位代號一般為各發文單位的第一個字起頭。公司部門代號:行政人事部-“人字”、客戶服務部-“客字”、財務部-“財字”、物業管理部-“物字”、安全管理部-“安字”、管理處-“管字”。

如:行政人事部2006年制定的第一項管理制度編號為:人字(06)001;

[擬稿人]:擬稿人簽名。

[審核人]:審核人簽名。

[審批人]:審批人簽名。

[主題]:文件的題目。

[歸檔密級]根據文件的保密程度,分為普通、機密、絕密。密級以上文件在未歸入行政人事部前的保密工作由行文部門負責,密級以上文件的查閱須經行政人事部同意、總經理批準后方可查閱。

4.1.2.正文基本要求

正文通常包括的內容:目的+適用范圍+內容+附件。

[目的]:制定文件的原因及意義。

[適用范圍]:收文單位及執行對象。

[內容]:文件具體內容。如遇電子版與原件內容不符,以審批人簽名的原件為準。

[附件]:文件中提及的表格、流程圖或其它。

4.1.3.字體、字符與行間距

[字體]為使文件有統一的格式,要求使用同一大小的字符與字體。這樣可以避免文件在不同電腦系統或不同文字處理器之間相互傳送時無法顯現。

表頭內字體大小及字間距必須按照本制度電子版的表頭復制。

內容可使用字體:宋體。

可使用字號:正文使用小四號字。

行間距:1.5倍行距。

頁尾:每頁頁尾設:第幾頁,共幾頁。

4.1.4.條款的編排序號

1.

1.1.

1.2.

2.

2.1.

2.1.1.

……以此類推

4.2其它公文格式

除規章制度外,公司其它各類公文如請示、報告、通知、申請、通報、決定、會議紀要、傳真、工作聯系函等,均統一采用集團公司規定的公文格式(見附件)印發。

5、文件處理

5.1擬稿與審核。

5.1.1擬稿要符合國家的方針政策、法律法規及集團公司、公司有關規定;情況真實,觀點明確,文字精煉,條理清楚,層次分明,用詞準確、規范,簡明扼要;人、地、物名及引文和時間等,要具體、準確。

5.1.2擬稿部門負責人要對文件內容進行審稿以及對文件格式進行嚴格把關。

5.1.3規章制度文件除經擬稿部門初審后,均需送行政部人事部與總經理審核。

5.2簽發。

5.2.1公司規章制度文件經審批后由行政人事部統一編號發放

,并設立“文件發放登記表”進行發放登記。

5.2.2公司其它各類工作聯絡函、請示、報告、通知、通報、批復、決定、決議、會議紀要、等,由擬稿部門或單位下發、登記與存檔。

5.2.3秘密公文不得復印,摘抄、轉發,傳遞時必須采取相應保密措施。

5.2.4所有文件一經簽發即為有效。對已簽發的文件,未經領導同意,對公文內容不得自行修改。

6、宣貫執行

6.1.1公司文件發放后,各部門負責人應及時在本部門內部組織學習宣貫,并落實執行。重要文件學習完后必須組織學習者簽名。

6.1.2文件的學習與執行由行政人事部負責抽查。

7、文件的保管、歸檔與作廢

7.1規章制度及公司重要公文,由行政人事部負責保管。設立文件目錄方便查索,并將“文件發放登記表”、文件目錄、文件原件連同電子版一起存檔,建立臺帳。

7.2一般往來公文由各部門負責人保管,并定期整理,設立目錄,方便查索。

7.3各部門的以下文件須交行政人事部備案:

7.3.1因特殊情況接收并已自行處理的外來文件。

7.3.2重要會議的會議紀要、::規范、決定等未編號文件。

7.3.3政府頒布的法律、法規、行業管理辦法等文件。

7.4文件的作廢:當新修訂文件下發后,被替代文件同時作廢。收文單位在收到新修訂文件后須及時將被替代文件銷毀。

7.5所有文件均列入責任人離任交接的一項重要內容進行檢查。

8、集團文件與外來文件

8.1對于集團公司下發的文件及外來文件均由行政人事部負責接收,其收文的處理程序為:收文、分文、傳送、歸檔。

篇2:安全文件管理制度

一、編制目的

通過對項目部制定的、與安全生產、安全標準化有關的管理文件、技術文件的控制,保證文件的適用性、系統性、協調性、完整性和有效性。

二、適用范圍

本制度適用于對項目部安全標準化實施、安全生產管理制度、崗位安全技術規程、應急預案、危險性較大的分部分項工程專項方案的管理。

三、工作職責

1.項目經理負責本項目安全生產方針、安全生產目標、安全標準化文件、應急預案、危險性較大的分部分項工程專項方案的批準和發布。

2.分管安全副經理負責管理制度和崗位安全操作規程的審核。

3.安全科負責組織編寫安全標準化文件。

4.各職能部門負責組織本部門歸口的安全生產管理制度、崗位安全操作規程的編寫與審核。

5.安全科負責組織標準化文件、安全生產管理制度的修改、修訂。

四、工作程序

(一)文件的制定

1.安全科根據《企業安全生產標準化基本規范》要求,結合本項目實際,組織制定項目的安全生產方針和安全生產目標及安全標準化文件,經分管安全副經理審核、項目經理批準后發布、實施。

2.各職能部門根據《企業安全生產標準化基本規范》要求,根據本公司實際,制定符合法律、法規的、本部門歸口的安全生產管理制度,經部門負責人審核、分管安全副經理審批后發布、實施。

(二)發放管理

1.文件在發放前,安全科確定發放范圍。

2.安全科按確定的發放范圍進行發放,填寫《文件發放(回收)登記表》,領取人簽字。

3.當文件破損或字跡不清影響使用時,領取科室、施工隊應寫明原因,經科室、施工隊負責人審核、分管安全副經理審批后,到安全科辦理更換手續,交舊領新,文件使用原發放號。

4.文件丟失,當事人應寫明原因,經科室、施工隊負責人審核、分管安全副經理審核批準后,到安全科辦理補發手續,新文件給予新發放號,并注明原號作廢。必要時,安全科將作廢文件發放號通知各相關部門,防止誤用。

(三)文件的修改與修訂

1.文件出現下列情況時,需進行修改或修訂:

1.1文件編制本身重大失誤;

1.2安全標準化運行過程中出現變動;

1.3與上級有關規定、法令、法規相悖;

1.4其它情況。

2.安全生產管理文件需修改或修訂時,必須向分管安全副經理提出書面申請,項目經理批準后,才能進行修改或修訂。

3.安全生產管理文件的修改均采用換頁的方式進行修改或修訂。

4.安全科將需修改或修訂的安全生產管理文件收回。

5.安全科對修改或修訂后的文件進行文件狀態登記。

(四)文件的評審

1.安全科每年組織一次文件的評審工作,對文件的符合性進行評價。

2.任何人不得在文件上亂涂亂畫,確保文件的清晰、易于識別和檢索。

(五)文件的借閱

1.文件屬于保密級的,不可私自向外來單位提供、借閱。

2.外來人員需借閱時,必須經項目經理審批后方可向用戶提供。

(六)廢止和回收

新版本文件發布時,舊版本文件同時廢止或失效,安全科文件按發放臺賬全部收回并銷毀。

篇3:公司文件管理制度范本

公司文件管理制度范本(5)

1目的

為了加強對文件的控制,樹立文件的嚴肅性,特制定本制度。

2適用范圍

適用于公司管理體系文件(含管理類文件、技術類文件、圖紙資料、記錄表式)的控制。

3職責

3.1公司辦負責本制度的監督執行。

3.2各文件使用部門負責按本制度要求對所使用的文件進行管理。

3.3文件領取人負責對文件進行妥善保管。

3.4公司辦文件管理員負責管理體系電子文件的管理。

4管理體系文件管理

4.1本制度是依據《文件控制程序》制訂的,是《文件控制程序》的進一步細化。

4.2文件編寫

4.2.1文件編號、編制、審批規定按《文件控制程序》執行。

4.2.2文件格式

4.2.2.1頁邊距規定:上2.2cm,下2.2cm,左3cm,右2.2cm。

4.2.2.2頁眉、頁腳規定:頁眉1.6cm,頁腳1.6cm。

4.2.2.3標題規定:標題為三號字,字體為黑體。

4.2.2.4正文規定:正文為小四號、宋體字,正文條款號及一級條款內容為黑體,條款號與其后內容之間空兩格,正文行間距為22磅,同時一級條款段前0.5行、段后0.5行;如最后一頁內容較少,可適當縮小行間距,以減少一頁;文字居左對齊;無條款號的段落段前空兩格。

4.2.2.5頁碼規定:頁碼為五號字,居中。

4.2.2.6文件編號及版次格式:文件編號為五號黑體字。

4.2.2.7內容格式及要求

a)一般情況文件分為6個一級條款,“1目的”描述本文件的目的,“2適用范圍”描述本文件適用的控制范圍,“3職責”描述本文件中各相關部門各自承擔的職責,“4管理內容”描述文件控制的要求,標題“管理內容”可根據文件主題更改為其他標題,“5相關文件”列出本文件編制過程中引用的文件名稱,“6記錄”列出本文件所涉及的記錄表式。一級條款數量可根據文件內容具體情況確定。

b)二級條款,如一級條款有若干下一層次內容,應采用二級條款,如:4.2、4.3、…;

c)三級條款,如二級條款有若干下一層次內容,應采用三級條款,如:4.2.1、4.2.2、…;

d)四級條款,如三級條款有若干下一層次內容,應采用四級條款,如:4.2.2.1、4.2.2.2、…,也可以a)、b)、…、表示;條款號最多為四位。

e)文件頭(含標題、文件編號)可采用程序文件格式,也可采用本文件格式,采用本文件格式時,文件應有“編制、校對、審核、批準、發布日期、實施日期”。

4.2.3文件封面的要求

a)文件可采用封面,也可不采用,如采用封面文件封面應統一;

b)文件封面應有文件名稱、文件編號、編制、審核、批準、發布日期、實施日期等信息;

c)文件封面應有受控狀態標識,發放時應有發放編號;

d)文件封面應有公司辦統一編制。

4.2.4文件類型

所有編寫的文件(含記錄表式)應采用“WORD”或“E*CEL”類型。

4.2.5各部門在編寫文件時,文件格式應符合要求,文件審核人在審核時,應對文件格式進行審查。

4.3文件發放

4.3.1所有文件由公司辦統一發放,發放管理應符合《文件控制程序》要求。

4.3.2發放前,由公司辦確定文件發放范圍,經管理者代表確認后,實施發放。

4.3.3文件下發時,應收回作廢文件,作廢文件管理按4.9條款執行。

4.3.4《管理手冊》、《程序文件》發放至部門級,相關作業文件發放至作業現場,發放時應在文件封面加蓋“受控”章、注明發放編號、標明使用部門,如文件無封面,則在文件首頁上加蓋“受控”章、注明發放編號、標明使用部門。

4.4現場文件管理

4.4.1現場使用的管理體系文件必須是現行有效版本,不得使用無效版本文件,以下情況之一可視為無效版本文件:

a)無批準;

b)無文件編號;

c)無受控狀態;

d)無實施日期。

4.4.2文件領取人不得在非工作時間持有文件,不得將文件帶出公司外,不得復印。

4.4.3文件領取人應妥善保管領用文件,因保管不善導致文件丟失,其責任由文件領取人負責。

4.4.4公司所有下發的文件,應保持清晰,不得亂涂亂畫。

4.5文件評審

4.5.1文件在執行過程中或新文件發布前,如需進行評審,由公司辦組織相關部門、確定組織評審人員對文件進行評審。

4.5.2文件評審過程中,評審人員對評審后文件的充分性和適宜性負責,評審后應對所評審文件存在的主要問題及隨后應采取的措施進行記錄。

4.5.3評審時,由原文件編制部門記錄評審意見,并執行評審意見的更改。

4.6文件更改

4.6.1本公司文件采取換頁或換版方式更改。

4.6.2文件在執行過程中,如需更改,應明確更改的文件名稱、編號、更改的條款及更改后條款內容。

4.6.3更改應詳細說明更改理由,涉及工藝更改的,應有更改后工藝驗證的記錄。