物業管理公司佛山分公司管理制度

--物業服務中心信息管理規定

一、目的

加強服務中心信息及時上傳下達,使信息的收集、整理、發布達到及時、準確、流暢、有序、規范。

二、適用范圍

適用于**花城物業服務中心。

三、職責

3.1部門負責人:負責上報信息的最后審批;運營平臺工作驗證、審核。

3.2部門信息員:公司負責部門內部信息運營管理平臺推廣和對接;上報公司;報刊、互聯網信息收集;各類信息傳達到各相關人員。

3.3各業務主管/主辦(班組長):負責班組內的信息上報信息員;將公司及服務中心的信息傳達到本班組內的所有員工;運營平臺工作完成情況反饋。

3.4每一位員工有義務就本班組發生的各類信息及時主動向主管/主辦(班組長)反映。

四、方法與過程控制

4.1總則

4.1.1每位員工均有就服務中心工作及本職工作相關而收集、反饋、發布信息的權利與義務。

4.1.2所有信息均要做到真實、及時、詳細。

4.1.3以公司體系文件《信息傳遞管理程序》為基準,所有對公司、對住戶、對外界發布的信息,必須經相應的審批方可發布。

4.1.4物業服務中心自行收集顧客信息:即物業服務中心因各種需要采用書面調查、口頭訪問、召開顧客座談會等形式收集到的客戶服務信息。

4.1.5以調查表、顧客懇談會的形式所獲取的顧客意見和建議,由客戶服務部協調落實并回復顧客。

4.1.6部門發生(重大)突發事件,控制中心需一小時內電話報送物業服務中心負責人、各職能部門第一聯系人,涉及公司員工的突發事件還需電話報送人力資源部;部門信息員或承辦人員需一個工作日內填寫事件及現場處理情況,主送部門負責人審核,抄送品質管理部負責人、品質部主管、安委會負責人、總經理辦公室負責人及運營主管、公司信息管理員。

4.1.7物業服務中心收到業主對員工的表揚信,報部門負責人審批,由部門負責人確定是否在小區宣傳欄和公司網站公布。交由人事登記并保存復印件,原件交由資料室存檔

4.2電子顯示屏

4.2.1電子顯示屏用于向業主發送日常信息(如天氣預報、節日問候等),以及非正式的通知通告。

4.2.2除信息員和中心值班人員外,任何人不得擅自通過電子顯示屏發布信息。

4.2.3由信息申報人領取并填寫《電子顯示屏信息發布審批表》,之后由該班組負責人修改審核,再交由客戶服務負責人審批,即可交中心當值人員發布,發布后統一存檔。

4.2.4所發布信息均用首發日期(六位數字)作文件名保存在電腦里,天氣預報統一只用一個文件,每日更新內容即可,由中心值班人員定期整理所有文件并于每月5日將上月發布信息電子文檔發送資料室存檔。

4.2.5中心值班人員負責每天早上七點發布當日天氣預報信息,以氣象臺發布的天氣預報信息為準,無需審批,當天十點前撤下天氣預報,換上日常信息或關閉電子顯示屏。

4.2.6若有重要通知通告急需發布經審批后交中心當值人員發布,可與天氣預報一同滾動發布。

4.3小區廣播

4.3.1對于突發事件等緊急的通知通告,如果情況緊急,可以在不通知客戶服務負責人的情況下播出;如果情況允許,需取得客戶服務負責人的口頭同意。

4.3.2小區廣播必須在情況解除后及時向住戶發出通知,做出相應的解釋。

4.4小區宣傳欄

4.4.1小區宣傳欄用于張貼服務中心向業主發布的通知、通告等,所有內容及版面設計,需經部門負責人審批,蓋公章后由當班安全班長統一張貼,以及回收歸檔。

4.4.2信息員需對每次發布及張貼的通知、通告等,針對張貼的美觀度和及時性進行適時抽查,對不符合要求的及時整改并通報情況。

4.4.3其他任何人員未經許可,不得擅自在宣傳欄內張貼和撕毀通知、通告。

4.5公司內部網站實時公告

公司職能部門發布在內網中的信息,發送的重要郵件,物業服務中心信息員應根據網上所注明的傳送級別,分別以郵件、打印、張貼、傳閱或是會議等形式傳達到部門內相應級別并進行跟蹤反饋,直至信息落實到位。對于完成時間在24小時以內或重大節假日前一天的重要郵件,須口頭或電話提醒相關責任人。如向公司內部網站發布實時公告,由部門信息員直接發布。

4.6公司內部網站網頁

部門信息員負責對部門內網頁面進行修改和維護,將各功能板塊充分利用起來,對各功能板塊可以提出刪除或增加的要求,總辦IT會根據實際情況進行調整。公司內部網站網頁主要發布內容:信息月報、管理服務報告、業務信息等按公司規定時間上報。信息月報、管理報告由各班組負責人交信息管理員匯總、整理錄入,經客戶服務負責人審閱報部門負責人批準后發布;業務信息由信息員記錄、整理報客戶服務負責人審閱后發布,業務信息主要發布服務中心重大活動信息,由各活動負責人自行組織、編輯,并盡可能做到及時和附有圖片,信息員負責發布。

4.7對內信息發布

4.7.1根據工作需要,可在服務中心內部發布相關信息,采用口頭通知、電子郵件,也可在以下地點張貼:辦公室公共信息欄、員工活動室、培訓室、技術員值班室、各員工宿舍等;

4.7.2公司發布信息,如通知通告等,可由相關部門負責人直接在服務中心內部發布;

4.7.3公司和服務中心內部的重要通知通告,由各部門負責人負責組織在內部進行傳閱并簽名,完畢后交資料管理員存檔;

4.7.4服務中心對內發布的信息,須經行政主辦許可,方可發布。

4.8本規定未盡事項,按照公司體系文件**WY5.5.3-Z02《信息傳遞管理程序》和**WY6.3-Z01-02《電腦及網絡系統管理規定》執行。

4.9公司運營平臺信息管理

4.9.1部門信息員為公司運營管理平臺推廣對接人。運營管理平臺主要發布內容:年度計劃、例常工作、工作計劃及工作完成反饋、會議紀要等按公司規定時間報批發布。信息員每月及時建立、填寫并提醒部門其他同事填寫月度計劃,各班組負責人及時在運營管理平臺里填寫每月工作計劃及反饋工作完成情況。信息員及時關注運營平臺內部門任務執行情況,提醒部門其他同事及時完成任務,提醒部門其他同事反饋信息;重要會議的會議紀要由信息員記錄、整理,報部門負責人審批后在運營管理平臺發布;每月對部門運營平臺任務執行情況匯總,反饋到責任主管處。

4.9.2各業務負責人需經常查閱內

網運營平臺,及時反饋工作任務的完成情況,未按時完成的工作如實填寫,并跟蹤反饋。

五、支持性文件

**WY5.5.3-Z02《信息傳遞管理程序》

**WY6.3-Z01-02《電腦及網絡系統管理規定》

六、質量記錄表格

**WY(花城)-ZN04-F1《電子顯示屏信息發布審批表》

篇2:安全信息管理規定范文

1總則:

1.1為加強公司的安全監督管理,使安全信息管理工作制度化和規范化,保證安全信息的及時性、準確性和完整性,根據國家有關法律、法規、規程和南方電網公司《電業生產安全信息管理暫行規定》、云南電網公司《電業安全信息管理規定》,特制定本管理辦法。

1.2本辦法所指的安全信息是指公司安全生產、交通和消防安全狀況,包括安全事件、事故、障礙等涉及事故定性報表內容以及工作動態方面的信息,還包括安全會議、活動要求的相關信息。

1.3本辦法適用于本公司

1.4安全信息應當本著分級報送、歸口管理、資源共享的原則,在收集、統計、報告過程中要切實做到實事求是,報告內容準確、完整,為公司持續改進安全生產管理工作提供科學依據,嚴禁漏報、虛報、瞞報。

1.5本規定所涉及的事故(障礙)的定義、等級劃分、責任歸屬和事故調查的組織、程序等,嚴格按照南方電網公司頒發的《電力生產事故調查規程》的規定及其條文解釋執行。

1.6公司安全管理部門是公司安全信息的歸口管理部門,負責審核、匯總、分析和公布各類安全信息,綜合分析和預測公司的安全形勢,編寫公司安全情況報告(通報、快報、簡報)。

1.7公司各單位安全管理部門是所在單位的安全信息歸口管理部門,負責收集、匯總、分析各類安全信息,并經分管領導審核后上報。

1.8公司各單位應結合實際情況配備兼職安全信息管理人員,并為安全信息管理人員收集、編輯、報送信息提供必要條件。

1.9各單位應對安全信息管理制度進行細化,針對各單位的實際情況制定相關規定,逐步理順并優化信息收集、篩選、整理、編輯、報送等環節的關系,加強對信息工作管理。

2?安全信息報告、報送管理:

2.1各職能部門的安全信息由各單位以書面、電子郵件、辦公自動化等形式上報公司安全管理部門。

2.2各項目部安全信息由承擔施工任務的單位收集、匯總、整理后報送安全管理處,對于安全管理處直接要求項目部上報的信息,則由項目部直接報送安全管理部門。

2.3安全生產突發事件(主要是指一些已危及或影響人身、設備安全的事件:如地震、洪水、泥石流等自然災害和其他不可預見的事件,以下簡稱“突發事件”)及安全生產事故(施工生產人身重傷及以上、重大及以上電網和設備事故、重大及以上交通事故、重大及以上火災事故、誤操作事故等)的報告,應在對事故情況有所了解的前提下立即報告。

2.4快速報告:發生突發事件及安全生產事故時,事故單位在立即組織事故處理或施救的同時,應及時向公司有關領導和部門進行快速報告。

2.4.1發生嚴重的突發事件,導致人身傷亡、設備損壞或其他情況的,應立即向安全管理部門報告,有人員死亡的還應向當地公安部門報告。

2.4.2發生施工生產人身死亡事故、電網或設備事故、有人員傷亡的重大及以上交通事故、重大及以上火災事故,事故單位應立即向安全管理部門報告,涉及人員死亡的還應向當地公安部門報告。

2.4.3發生生產性人身重傷及以上人身傷亡事故、重大及以上電網或設備事故、重大及以上交通事故或火災事故,以及下列一般事故和事件后,應以最快的速度,最遲不得超過2小時,以電話、電傳或電子郵件方式向公司安全管理部門報告。

(1)其他可能造成重大不良社會影響的事故(事件);

(2)發生突發事件而對正常生產秩序造成影響的。

2.4.4快速報告應包括以下的基本信息:

(1)事故發生的時間、地點、單位;

(2)事故發生、擴大和應急救援處理過程的簡要情況、初步原因判斷;

(3)事故后果(傷亡情況、設備損壞、可能造成的電網事故或不良社會影響等)的初步估計。

2.4.5發生上述突發事件或事故的單位,應在24小時內向公司安全管理部門提交書面的報告。

2.5安全信息定期報告:

2.5.1安全信息定期報告包括月度報告、年度報告及日常安全管理資料等。公司各單位須按要求將相關資料以書面、電子郵件及辦公自動化等形式上報公司安全管理部門。

2.5.2每月5日前,上報上月的事故報告和《施工生產安全月報表》(見附表一)、《交通與特種設備安全月報表》(見附表二)。上報內容要求:各基層單位匯總各在建項目(部門)的安全生產情況,包括:學習上級安全管理文件、開展安全檢查、進行安全教育培訓、考試、安全交底、應急演習、各施工工序的安全管理及當前存在的安全問題等方面的內容。

2.5.3每年11月30日前,上報本年度安全監督管理工作總結和年度安全生產形勢分析報告,下一年度的工作思路和打算。

2.5.4每年“五?一”、“十?一”、春節長假結束后,分別于收假前一天上午10點前上報節日安全生產情況及值班、車輛安排情況等。

2.5.5公司組織的季度安全大檢查、安全專項檢查結束后,需要整改的單位,須按整改要求在整改期限內上報安全問題整改情況。

3安全信息監督管理:

3.1公司建立安全生產舉報制度,設立郵件信箱和安全監督電話,多途徑收集、傳遞安全信息。

3.2公司安全管理部門負責對各單位的安全信息報告情況進行年度考評。各單位不按要求或不按時上報的,安全管理部門將于年終進行考核評比,并做出獎懲。

3.3對于瞞報事故和弄虛作假行為,公司將嚴肅查處,并根據獎懲規定對有關責任者予以嚴肅處理。

4?附則:

4.1安全管理部門要求上報的其他安全信息、匯報材料或征集稿件應于規定期限內上報,對逾期報送或不報的單位公司將進行統計考核,記入年度考核中。

4.2本規定由公司安全管理部門負責解釋。

4.3本規定自發布之日起實行。

5?相關文件:

5.1《中華人民共和國安全生產法》

5.2南方電網公司《電網建設安全健康與環境管理辦法實施細則》

5.3南方電網公司《電業生產安全信息管理暫行規定》

5.4云南電網公司《電業安全信息管理規定》

6?附表:

附表一:施工生產()月安全報表

?填報單位(公章):?填報時間:年?月?日

施工生產安全管理和安全活動情況(包括合同工)及安全規程執行情況

若發生了安全事故、事件,按(四不放過)原則采取的安全措施

?

安全情況

存在問題

單位負責人:?填報人:

附表二:交通與特種設備()月安全報表

填報單位(公章):填報時間:年?月?日

交通安全管理和安全活動情況(包括合同工)及安全規程執行情況

施工車輛安全檢查情況(包括分包單位)

若發生了交通安全事故、事件,按(四不放過)原則采取的安全措施

安全情況

存在問題

?單位負責人:填報人:

篇3:某工程部工作信息管理規定

工程部工作信息管理規定

1、工程部的信息管理工作遵循及時、透明的原則

2、工程部的信息管理工作可分為工程部內部與工程部外部兩個部分,所有工程部人員必須建立信息系統的概念,即公司是一個整體信息系統,而工程部是公司的一個信息子系統。為使公司整體良性運作,必須使公司與外部、工程部與公司及工作相關部門的信息流動及時、準確,從而引起良好的組織行為,減少消耗,提高效率。

3、工程部信息的接受:

A、工程部外部信息的接受原則上以工程部經理為接受入口,防止信息的過濾效應和信息的不必要擴散。工程部內所有工作人員接受外部信息后,必須及時向主管領導匯報,以便主管領導作出決策和匯報。由于接受信息人推委和延誤造成的損失,由接受信息人負全責。

B、工程部接受公司或其他部門的信息指令后回復要及時。

C、工程部接受公司外部信息后要匯報給工程部經理,由工程部經理進行分析后匯報給公司主管領導或相關部門。

4、工程部信息的發布:

A、建立健全工作匯報制度,工程部執行每周、月度、季度、年度工作匯報制度,及工程部所有人員必須按上述時間向主管領導匯報工作,并形成記錄。工程部經理根據公司要求定期向公司領導匯報工作。

B、工程部各級主管必須深入實際,了解收集信息。如上級得到的現場信息,下級還沒有得到,經分析由工作安排或責任心及工作態度引起見給予相應的處罰,并納入績效考核。

C、工程部根據工程開展情況及時向公司相關部門傳遞相關信息,以便形成良好的分工與協作。

5、工程部信息工作的考核:工程部每月、季度和年度組織相關人員對信息工作監督檢查和總結,形成記錄,并納入績效考核。