物業公司行政部內部工作管理規程

1目的

確定行政部內部組織架構,明確崗位職責,提高工作效率。

2適用范圍

適用于行政部員工。

3職責

3.1經理負責全面工作。

3.2主管負責招聘、錄用、考核、獎懲和員工福利保險工作。

3.3助理負責材料領用、監督材料使用情況;檢查員工勞動紀律和兼職小車司機。

3.4文員負責電腦管理、內部刊物編輯、資料整理歸檔工作。

3.5會計負責分公司各種帳務處理、稅收、物業管理費用收繳工作。

3.6出納負責分公司現金管理、文具發放工作。

4實施程序

4.1組織架構

4.2經理崗位職責

4.2.1協助制定管理中心的人事政策,包括招聘、入職資格、工薪及福利標準。

4.2.2統籌招聘、入職工作。

4.2.3監管人事運作,并協助經理定期審定員工之表現及提出人事建議。

4.2.4定期檢討員工編制、入職標準及待遇是否符合國家的勞動法規的要求。

4.2.5定期與用戶單位溝通,督促改善員工的服務表現。

4.2.6制定培訓計劃并負責實施。

4.2.7定期根據值班記錄及用戶意見考核員工服務狀況。

4.2.8督查行政部采購、后勤、文秘、信息等方面的工作。

4.2.9配合物業部工作。

4.3主管崗位職責

4.3.1努力學習,積極工作,自覺遵守分公司的各項規章制度。

4.3.2負責分公司計劃、總結、規章制度以及內部公文、函件、資料的擬稿。

4.3.3負責分公司各部門公文、資料的修改、校對;負責外來公文的簽收、登記,并按行政部經理擬寫的處理意見分送領導及有關部門批示和傳閱;做好各類文件資料的歸檔保管工作。

4.3.4恪守保密原則,增強保密觀念,嚴格按工作程序辦事,不散布、傳播在工作中接觸的分公司資料、決策等屬保密的事項。

4.3.5負責編輯分公司內部刊物。

4.3.6加強學習,提高思想素質和業務素質,嚴格執行分公司的各項規章制度。

4.3.7遵照分公司人事管理規定,負責做好分公司人事、工資、勞保、福利及計劃生育工作。

4.3.8協助行政部經理做好員工的招調、聘用、辭退以及崗位設置調整等項工作。

4.3.9協助行政部經理做好對各部門員工素質培訓及量化考核和年度考核工作。

4.3.10負責行政部人事、勞資等文件、資料檔案的整理和保管,并按保密原則查閱資料。

4.3.11完成行政部經理交辦的其他任務。

4.4會計崗位職責

4.4.1督促、檢查出納員的日常工作。

4.4.2嚴格按財務制度記帳,建立財務帳目;每月首5個工作日編制上個月管理開支會計報表及財務狀況分析表。

4.4.3督查管理中心各項稅款的繳納情況。

4.4.4按時計核員工薪金。

4.4.5保持與銀行、稅局及工商局的密切聯系。

4.4.6如有需要協助招聘財務人員。

4.4.7監察管理費及租金的收取,協調業主單位與管理中心之間的費用收繳關系,監察管理費的收取。

4.4.8每三個月向艾維克物業管理有限責任公司公開管理中心管理費收支狀況。

4.4.9參加年度倉存盤點。

4.5助理崗位職責

4.5.1加強學習,提高思想素質和業務素質,嚴格執行分公司的各項規章制度。

4.5.2根據分公司《物品采購管理規定》,按程序保質保量按時做好各部門的物資采購工作。

4.5.3負責對各部門材料庫的帳物核查工作,有權對領用材料使用情況的跟蹤調查。

4.5.4檢查各部門的勞動紀律及執行分公司規章制度情況。

4.5.5協助做好與市、區相關政府部門的公關工作。

4.5.6完成行政部經理交辦的其他工作。

4.6文員崗位職責

4.6.1負責大廈竣工檔案、用戶檔案、質量記錄等文件資料的簽收、發放、收集、存檔和保管工作。

4.6.2按分公司規定制作檔案目錄,并在檔案柜上標明存放類別,以便迅速查找。

4.6.3嚴格按操作規程使用電腦,保持電腦清潔,發現問題,及時安排維修。

4.6.4做好報刊、書籍、資料的征訂、借閱等管理工作。

4.6.5購置、登記、調配分公司辦公用品。

4.6.6嚴格考勤制度,負責員工考勤匯總。

4.6.7出版內刊。

4.6.8完成行政部經理交給的其他工作。

4.7出納崗位職責

4.7.1負責分公司文件、資料的打字、復印工作,講求效率,穩中求快,做到認真、準確,及時地完成打印任務。

4.7.2遵守保密制度,搞好保密工作,廢棄文稿應及時銷毀。

4.7.3負責登記現金日記帳、銀行存款日記帳的工作,做到日清月結。

4.7.4負責分公司所有款項的收支管理,負責保管現金、有價證券、空白支票及銀行印鑒卡等有關資料。

4.7.5負責管理銀行帳戶,辦理銀行結算業務,月終及時對帳,并根據要編制銀行存款余額調節表。

4.7.6出納按照有關規定,具體辦理經營收入及費用報銷等現金收支或銀行轉帳手續。

4.7.7負責統一管理分公司的發票和收據。做好各下屬部門票據的領用和核銷工作。

4.7.8負責辦公用品的領用發放工作,做到賬物相符。

4.7.9完成行政部經理交給的其他工作。

5相關文件和質量記錄表格

5.1《崗位職責和任職資質》

5.2《行政部工作日志》

5.3《值班經理值班表》

5.4《值班經理記錄本》

5.5《文具領用登記本》

5.6《固定資產統計表》

篇2:行政部安全管理職責

(一)編制職工培訓計劃,必須包括安全培訓教育計劃,并負責解決教育經費。監督各單位認真做好對新進場工人(包括實習生、代培生、工種變換人員、農民工等)上崗前的三級安全教育與各類安全培訓教育。

(二)把安全工作業績納入到對干部晉升、職工晉級和獎勵的重點考核條件內容中去。凡因違反安全規定而造成本人負傷或他人重傷、死亡或設備、火災等重大事故的直接責任者疑慮不得在該次考核期間晉級。

(三)按規定,從質量和數量上保證各單位專職安全管理人員的配備。

(四)認真落實國家、地方政府有關勞動保護工作的法律、法規及規定,嚴格執行有關人員的勞動保護待遇,合理安排勞動組織,根據氣候變化安排作息時間,注意勞逸結合,控制加班加點。并對其實施情況進行監督、檢查。

(五)認真做好女工五期保護(即孕期、產期、哺乳期、經期、更年期)適當分配工作。錄用臨時工、合同工、招聘退休人員以及使用外包工隊伍,應雙方簽訂使用合同,在合同中應有安全施工的具體規定,明確雙方的責任與任務,并雙方簽字后生效。

(六)會同有關部門做好對安全生產管理制度落實情況的監督、檢查,參與安全事故的調查、分析、處理,依照有關制度落實對責任人員的追究處理。

篇3:公司行政部質量管理過程

某公司行政部質量管理過程

1行政規劃過程

1.1公司的行政規劃主要分A投資規劃、B公司經營戰略規劃、C公司管理規劃、D基礎制度規劃,目的是由公司的行政部負責配合總經理室對公司整體發展的政策、制度、規范的組織策劃、監督管理、完善以達到支持公司向規范發展的目標;

A投資規劃由行政部組織相關部門收集信息匯總到總經理室,由總經理室根據公司的發展情況和趨勢編寫;

B公司戰略規劃由各部門根據公司總的戰略目標和發展方向編寫本部門的戰略規劃,提交行政部,由行政部組織溝通討論并匯總提交總經理;

C管理規劃部分各部門根據公司的戰略規劃;和本部門的管理需要制定、修訂所需的管理過程,并提交行政部匯總,在經理會議上討論并由總經理批準;

D基礎制度規劃部分是由公司各個部門根據需要提交意見匯總到行政部,由行政部提請申請在經理會議上討論并交總經理批準;

1.2行政實施:

A、行政部每年12月負責組織財務部配合總經理、行政部編寫公司投資計劃(包括財務融資、投資計劃);

B、行政部每年12月負責配合總經理組織各部門編寫公司經營戰略規劃(包括激勵方案、經營規劃、運營框架、薪酬規劃等),并監督落實;

C、行政部每年10月負責組織各部門編寫公司管理規劃(包括營銷體系、財務、人力資源、生產管理、預算、會議管理、采購管理等),并配合總經理室監督落實;

D、行政部每年元月負責組織對公司的基礎制度進行規劃、補充和修訂(包括ISO9000,文件管理,作業體系文件,基礎規章制度),并監督落實;

E、行政部根據匯總、批準后的行政規劃方案組織各部門編寫實施、考核細則,由行政部匯總各部門的實施、考核細則在部門經理會議上討論通過,并提交總經理批準。每年年底行政部根據批準的實施、考核細則對各部門規劃執行情況進行考核。

1.3人事管理規劃:

為了使公司的人員配置、素質、能力能滿足公司發展和服務的需要,行政部對公司的人力資源管理要進行規劃,本過程包括人事規劃過程、信息評估過程、形成規劃文件過程,及實施過程。

A、信息收集:

a、為了對公司的人力資源進行合理的策劃,使其更好的滿足公司的服務需要和發展需要,行政部必須收集公司的經營規劃方針、目標、意向等信息作為人力資源策劃的依據;

b、行政部每年元月負責組織對公司經營的規劃方針、目標、意向進行收集、作為本部門人力資源規劃的編寫的依據;

c、行政部根據收集的信息組織各部門編寫、制定本部門的人力資源初步規劃;

B、信息評估:

a、為了保證人力資源策劃的合理性與科學性,行政部要組織各部門經理召開人力資源策劃的依據評估會議,對依據的充分性與有效性進行評估,如有遺漏須對其進行補充、配合收集;

b、行政部負責對各部門提交的人力資源初步規劃評估并與公司的發展規劃進行比較,并形成《人力資源策劃表》并提交總經理審批。

C、形成規劃文件:

行政部組織各部門根據本部門的人力資源策劃情況進行編制培訓計劃、提升計劃、人力資源更新計劃;由行政部負責收集匯總各部門的人力資源策劃文件,并對其進行審核;行政部將匯總好的人力資源策劃文件報總經理批準。

2人員招聘過程:

流程部門/人員表格/報告

收集信息

2.1各用人部門經理提出用人申請并填寫《用人申請表》并備注增補理由(是否為在編缺崗或增設崗位,是否符合人力資源策劃要求)及人員工作內容,以作為行政部招聘人員的依據。

2.2由行政部對各部門《用人申請表》進行收集匯總,并依據《公司人力資源策劃表》進行分析,不符合招聘條件的退回用人部門重新修訂,并查找原因。如符合招聘條件由行政部報總經理審批。

建立招聘渠道

2.3總經理審批通過后,行政部通過人才市場、各種類紙等渠道開始發布招聘信息。

招聘工作

2.4由行政部接待前來應聘人員,并讓其填寫求職的相關表格包括《求職表》、《應聘人員基本情況表》、《應聘人員材料》并將相關證件正本、復印件交至行政部,待驗證真實后,將證件正本交還應聘者,并對資料進行歸檔。

2.5對所收集的應聘資料進行技能、教育程度、專業培訓、經驗四個方面進行分析,篩選出符合崗位要求的應聘資料,行政部文員根據篩選的資料電話通知應聘者,并詳細告知面試時間地址,并要求帶證件原件。

面試、筆試、口試

2.6分別由招聘部門、行政部對應聘人員進行專業或非專業面試,由行政部對其說明工資待遇等情況,填寫《面試記錄表》、《應聘人員面試報告》,對應聘人員進行筆試后報總經理審批填寫《面試審批表》;審批合格后,達成一致后可簽署意見報總經理審批并由行政部通知擬被錄用人員到指定醫院進行體檢,體檢合格后方可入司。崗前培訓

2.7由行政部及用人部門對新進員工進行崗前培訓:

a、由行政部主管將公司規章制度提交新員工詳閱后,并對公司概況再作簡明扼要的介紹,對制度進行解釋;

b、由行政部人員帶領新員工到所屬部門主管或經理處進行報到,并進行禮節性介紹;

c、由用人部門負責人帶新員工到新崗位,并安排跟班培訓。

技能考試

2.8各用人部門根據崗位工作技能要求,在新員工試用期內對其進行技能考核,考核結果填寫在《試用員工轉正申請表》,作為轉正的依據;

2.9試用到期后,由行政部及招聘部門對試用人員進行鑒定;(就職試用、升職試用、轉崗試用均要填寫《試用員工轉正申請表》、《人員評估表》);

2.10由招聘部門、行政部、總經理室分別對試用員工的《轉正申請表》進行審批。

2.11若審批通過,由行政部通知該員工已轉正,若不通過則延長試用或重新進行招聘。

2.12行政部將該員工的資料存檔。

備注:本公司涉及臨時工招聘的過程,由各部門填寫《用人申請表》,報行政部匯總,行政部根據用人需求的符合性,進行招聘。

備注:詳細要求按照《福盛門業人事管理制度》執行。

3培訓過程:

流程部門/人員表格/報告

行政部

受訓人員

講課人、受訓人員

受訓人員

部門經理、行政部經理、總經理

受訓人員

《培訓匯總表》

培訓材料

《培訓簽到表》

《培訓簽到表》

《考核成績匯總表》

流程說明:

編制培訓計劃

3.1由各部門經理分析本部門的人員情況編寫本部門的年度培訓計劃匯總到行政部,由行政部根據公司各部門全年培訓工作計劃編寫《培訓匯總表》報總經理審批。

3.2行政部根據《培訓匯總表》編制每個月的培訓計劃,培訓分為內部和外部培訓,審核時間必須在每個月月底,以便開展下一月的培訓工作。

3.3由培訓人向受訓人通知每月的培訓時間、項目,并提供所需的培訓材料。

3.4由受訓人填寫《培訓簽到表》并交由部門經理、總經理審核。

3.5行政部組織培訓人對受訓人員進行考核,并匯總考核成績;對不能達到要求的特別是專業技能培訓的員工要進行第二次培訓。

3.6培訓部門負責對培訓內容的記錄、整理、歸檔、上報;行政部人員負責培訓的跟蹤,并將各部門上報的培訓情況進行登記歸檔。

3.7行政部根據員工培訓記錄。組織培訓人員對參訓員工的實際吸收情況予以評估并對下月份培訓計劃進行修訂、報總經理批準。

3.8轉崗培訓根據本部門管理情況安排,具體操作參見人員招聘流程的崗前培訓。

3.9外部培訓:向總經理簽報,審批后與公司簽訂《培訓服務合同》及《員工服務承諾書》,培訓證書送檔案室歸檔。

備注:培訓相關規定細節按照《福盛門業人事管理制度--培訓類型及管理》執行。

4目標監控的管理過程:

流程圖部門/人員表格/文件

各部門/經理

行政部

相關部門

行政部/經理

部門經理

《質量目標完成情況表》

《質量目標完成情況表》

流程說明:

4.1各部門經理根據情況每季度統計、分析本部門目標達成情況,形成書面文件提供給行政部。

4.2行政部負責對文件的收集并對比分析。形成書面文件提交給總經理。

4.3對未達到目標的部門,行政部要求其進行目標調整或整改。

4.4行政部在規定日期內對責任部門整改情況進行驗證,形成相關結論。行政部由總經理負責驗證。

5月考核:每月工作計劃及執行情況表、員工月考評表、員工每月考勤表。(具體方法見《福盛門業管理制度--員工考核》)

流程圖部門/人員表格/文件

行政部

行政部文員

總經理

行政部

流程說明:

5.1由行政部于每月月底向各個部門收集部門每月工作計劃及執行情況表、員工每

月考評表、月考勤表。

5.2由行政部文員根據以上表格進行匯總。

5.3將所匯總的每月工作計劃匯總表、員工每月考勤統計表交由總經理審批。

5.4根據總經理的審批意見,按照《福盛門業人事管理制度--考核制度》執行獎懲。

年度考核流程:具體考核內容見《福盛門業人事管理制度--考核制度》

流程圖人員/部門表格/文件

行政部

行政部經理

總經理

行政部

流程說明:

5.5收集員工每月考勤統計表。

5.6由行政部經理根據以上表格進行匯總統計。

5.7將月考評匯總表、年度員工工作考核表交由總經理審核。

5.8根據總經理審批意見,采用加扣工資的形式進行獎懲處理。

6人員評估:

◆招聘評估使用《應聘人員面試報告表》;

◆就職評估使用試用員工轉正申請表、《人員評估表》;

◆升職評估由用人部門以工作簽報的形式提出申請;

◆試用到期的員工需提供近期的月考評表,并鎮寫《試用員工轉正申請表》、《人員

評估表》;

◆人力資源評估:使用年度員工工作考核,進行分級考核。

7內部溝通過程:本過程含會議管理過程、會議紀要簽發過程、內部工作會議管理。

7.1會議管理:

公司例會:

公司

例會會議時間:每月不少于2次

參加人員:總經理及各部門經理、主管,會議記錄員到席會議

會議內容:

1)各部門經理匯報上半月工作并安排下半月工作;

2)總經理對階段工作進行總結,提出問題,表彰先進,鞭策落后,并提出階段工作重點,提出具體的操作性意見;

3)討論解決有關業務問題。

會議記錄員工作內容:

1)向參會人員收集議題報總經理;

2)做好會議紀錄和紀要;

3)督促落實有關事項

備注:若會議因故停開或另改時間,須于會議前一日通知有關人員。

部門工作例會:

部門

工作

例會會議時間:每月不少于2次。

參加人員:各部門的現有員工

主要內容:1)通報公司例會情況,傳達領導指示;

2)總結上一階段工作,布置下一階段工作。

會議要指定專人做好記錄。由部門經理落實會議情況。

專題工作會

專題

工作會會議時間:根據具體情況隨時召開

參加人員:會議涉及的管理人員

主要內容:需專題研究、討論的問題,并做出決定。

各部門提交專題,行政部根據情況進行安排。由行政部落實會議情況

7.2會議紀要簽發:按照《會議紀要簽發制度》執行。

8外協管理過程

流程部門/人員備注

行政部

行政部/經理

行政部/經理

各部門/經理社會勞動保障部門、服務中介、人才市場、政府部門

會議通知(口頭、電話、傳真)

《糾正措施控制程序》

公司的行政部負責對外涉及勞動和社會保障等政府部門的溝通,將有關的質量的法律、法規文件以會議形式通知發放各相關部門,或采取培訓,

對于已發放通知的,經開會宣導后對執行予以檢查,未能符合要求按內部改進過程進行改進,必要時采取糾正措施、預防措施。