物業公司外來文件管理規程

1目的

通過對外來文件的有效管理,以保證分公司現場使用的外來文件都是最新版本的有效文件。

2適用范圍

分公司收到的上級公司或政府部門頒發的各類法律、法規、條例,須引用或參考的標準、合同、用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等。

3職責

3.1行政部負責收集、整理國家政策、法律、法規等行政性文件。

3.2工程部負責收集、整理國家標準、行業規范、操作規程等技術性文件。

3.3物業部負責收集、整理服務收費、城建管理等行業性文件。

3.4保安部負責收集、整理消防、治安管理等法律法規文件。

3.5分公司總經理負責批準外來文件在分公司的執行。

4實施程序

4.1文件的識別

4.1.1根據文件的種類,分為國家法律法規文件、國家標準和行業規范、規程、標準等。

4.1.2相關部門分別負責將與分公司業務范圍有關的文件整理出行政性/技術性/行業性/法律法規外來文件目錄。目錄應列明文件編號、名稱、發布日期。

4.2文件的轉換

行政性/技術性/行業性/法律法規文件目錄,分別由行政部、工程部、物業部和保安部經理簽署審核,由分公司總經理批準。

行政部負責把批準轉換的外來文件原件收集歸檔,并編制《外來文件清單》。

4.3控制發放

行政部對所需要使用的文件加蓋受控章,并負責發放、借閱和保管,做好發放和借閱登記。當外來文件發生版本更替時,行政部負責更新《外來文件清單》。及時發放新版文件,收回舊版文件,并加蓋作廢章后銷毀或處置。

5相關文件和質量記錄表格

5.1《外來文件清單》

5.2《公文處理辦法》

5.3《文稿簽發單》

5.4《文件閱辦單》

5.5《發放文件登記表》

5.6《文件借閱登記表》

篇2:物業公司外來文件管理控制程序

公司程序文件版號:A

修改號:0

EJ-QP6.3物業公司外來文件的管理控制程序頁碼:1/2

1.目的:

對外來文件的接收、處理、歸檔管理實施控制,確保文件的正常管理和能及時處理、遵守和執行。

2.適用范圍:

適用于政府主管部門及上級公司、上級物業主管部門及其它管理關系單位發給公司的文件。

3.引用文件:

3.1質量手冊第4.5章

3.2ISO9002標準第4.5章

4.職責:

4.1總經理或副總經理負責審批各類外來文件、責成有關部門處理。

4.2綜合辦公室負責處理除工程維修部工程技術文件、分承包合同、工程移交文件、經營管理部的經營合同、協議書以外的外來文件,包括上級公司、政府主管部門傳來的文件及有關物業管理的法令、法規、各類規章制度的接收、登記、整理并保存原始件,將各部門傳來的文件整理呈交總經理或副總經理審批,工程維修部及經營管理部的文件由綜合辦公室登記后保存一份原件。

4.3各部門負責本部門業務往來中的外來文件及有關物業管理合同的法令、法規的接收,經公司副總經理批準后,負責根據領導的批示處理有關文件。

5.工作程序:

5.1外來文件的接收:

5.1.1上級公司文件由綜合辦公室派專人領取,政府主管部門下發的文件由收發員送綜合辦公室,綜合辦公室應填寫《外來文件接收登記表》。

5.1.2公司各部門的業務往來文件接收后,統一送交綜合辦公室進行分類,登記在《外來文件接收登記表》上。

5.2外來文件的處理:

5.2.1上級公司、政府主管部門的文件由綜合辦公室填寫《外來文件處理表》,綜合辦公室主任填寫呈辦意見并由總經理或副總經理批閱,綜合辦公室根據批示轉相關部門,并督促確保文件按總經理或副總經理批示執行。

5.2.2外來的有關物業管理的法令、法規,經總經理批示后,由經營管理部送交綜合辦公室并存檔,有關部門需要時,綜合辦公室將復印件蓋上受控文件專用章,并做好《文件/資料發放登記表》。

5.2.3傳真由綜合辦公室在《外來文件接收登記表》上登記后,轉相關部門,并由綜合辦公室存檔。

5.3外來文件的檔案管理:

5.3.1上級公司和政府主管部門的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷毀、立卷、歸檔意見,報公司領導批準后,對不需要使用查閱的文件填寫《外來文件銷毀登記表》后進行銷毀,對有價值的文件進行裝訂成冊,并保存。

5.3.2日常業務文件由綜合辦公室征求相關部門意見后,提出具體處理措施報有關領導進行相應處理,建立文件處理檔案。

5.3.3歸檔文件借閱時受綜合辦公室監督,并做好借閱登記。

6.支持性文件與質量記錄:

6.1《外來文件接收登記表》EJ-QR-QP6.3-01

6.2《外來文件處理表》EJ-QR-QP6.3-02

6.3《外來文件銷毀登記表》EJ-QR-QP6.3-03

6.4《文件/資料借閱登記表》EJ-QR-QP6.1-01

6.5《文件/資料發放登記表》EJ-QR-QP6.1-04