1、編制目的

本工作指導書規定各項目合同管理員工作職責、內容,涉及的體系文件、表格,應保存的資料和應熟悉的法律、法規和制度。

2、工作職責

(1)貫徹執行國家和企業頒發的有關合同管理的方針、政策和法律、法規。

(2)負責合同評審、參與合同的談判、簽訂、變更和爭議處理。

(3)負責對合同的履行進行監督。

(4)負責對分包方的考核。

(5)負責合同和分包方原始資料的管理。

3、工作內容

(1)及時獲取工程建設施工合同文件。合同性文件包括:招標文件及附件、投標書及附件、建設工程施工合同。

(2)熟悉和研究工程建設施工合同文件,全面了解和明確施工合同各條款,負責施工合同的二次交底,二次交底應面向項目部全體管理人員、各班組負責人及分包單位負責人。

(3)參與項目分包合同、分供方合同的談判、評審和簽訂,審核并留存分包方的資證、信譽、產品質量鑒定等盡可能完善的資料,經審定合格的分包方納入合格分包方名冊,并提交公司主管部門備案。

(4)負責對各類合同的履約進行跟蹤監督,及時發現違約的原因、責任及可能產生的后果,每月按時向公司書面匯報合同履約情況。

(5)對合同履行中發生的變更、違約、爭議事宜進行協調處理,并做好資料的收集和整理。

(6)每月28日整理和匯總工程的工期簽證、經濟簽證等資料,登記匯總結果并上報公司。

(7)在各類合同管理中,注意預防相關方的索賠,收集有利證據,做好索賠與反索賠工作。

(8)對合同文件進行分類、編號管理,保證合同文件不丟失、不損壞、不失密,并方便使用。

(9)接受上級各部門的合同管理情況檢查,對檢查中提出的問題及時整改。

(10)完成領導臨時交辦的任務。

4、與本崗位關聯的0EHS體系文件

(1)CCF.C*.01-2004《文件管理程序》。按要求做好文件和資料的受控范圍、發放、標識等管理控制工作。

(2)CCF.C*.02-2004《記錄管理程序》。按要求做好記錄的分類、填寫、收集、貯存和防護等控制管理。

(3)CCF.C*.08-2004《信息傳遞與溝通管理程序》。按要求做好內外部信息的傳遞與溝通。

(4)CCF.C*.13-2004《環境因素識別、評價及管理程序》。按規定進行環境因素的識別、登記、評價及控制活動。

(5)CCF.C*.14-2004《危險源的辨識、風險評價及控制程序》。按要求對危險源進行辯識、登記、風險評價及風險控制管理活動。

(6)CCF.c*.15-2004《施工程序控制程序》。按要求對施工過程中有關質量活動的各個環節進行控制,保證所有施工過程處于受控狀態,滿足有關規范及合同要求。

(7)CCF.C*.17-2004《職業健康安全運行控制程序》。按要求對生產、生活、辦公區域的職業健康安全運行進行監督和管理。

(8)CCF.C*.24-2004《數據收集與分析管理程序》。按要求收集、統計和分析相關數據和信息。

5、職責、體系中涉及的表格

(1)合同臺帳

(2)合同履約分析記錄

(3)合格分包方名冊

(4)合格分包方考核、重新考察記錄

(5)分包、分供合同草案評審記錄

(6)合同變更臺帳

(7)其他應保存的資料

6、本崗位需要存檔資料

(1)合同臺帳

(2)合同履約分析記錄

(3)合格分包方名冊.

(4)合格分包方考核、重新考察記錄

(5)分包、分供合同草案評審記錄

(6)合同變更臺帳

(7)其他應保存的資料

(8)各類合同及協議

7、本崗位應熟悉的主要法律、法規、制度

(1)《中華人民共和國建筑法》

(2)《中華人民共和國合同法》

(3)《中華人民共和國招投標法》

(4)《中華人民共和國統計法》

(5)《中華人民共和國民事訴訟法》

(6)《中華人民共和國公司法》

(7)《中華人民共和國環境保護法》

(8)《中華人民共和國工會法》

(9)《中華人民共和國檔案法》

(10)《中華人民共和國保守國家秘密法》

(11)《中華人民共和國保險法》

(12)工程所在地地方政府法規和要求

(13)建筑工程施工合同

(14)定額及相關配套文件

(15)局《管理手冊》、《管理程序》

篇2:某地產公司合同管理作業指導書

Z地產公司合同管理作業指導書

1.0目的

為規范公司服務合同的管理,防范與控制合同風險,有效維護公司的合法權益,結合公司實際情況,制訂本制度。

2.0范圍

本制度適用于公司及所屬各公司對外簽訂、履行的建立民事權利義務關系的各類合同、協議等,包括勞務派遣合同、人事代理合同等。

3.0職責

3.1總經理負責公司所有服務合同及協議的審批;

3.2市場部負責各類服務合同及協議的管理工作,具體職責是:

3.2.1負責各類勞務派遣、人事代理新合同的談判及修訂等事宜,并根據公司法定代表人的授權,與新客戶簽訂服務合同或服務協議;

3.2.2負責各類勞務派遣、人事代理等合同的合法性、可行性及有利性的審查;

3.2.3負責提醒相關項目部到期合同信息,以及合同續簽、新舊合同替換等事宜;

3.2.4負責各類服務合同的檔案管理;

3.2.5負責本制度的監督、執行等。

4.0操作程序或步驟

4.1合同的簽訂

4.1.1合同的主體

1)訂立合同的主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資格,能獨立承擔民事責任的組織,其他部門、機構、分公司等不得擅自簽訂合同。

2)訂立合同前,應當對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查,不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同,也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經濟合同。

3)公司一般不與自然人簽訂經濟合同,確有必要簽訂經濟合同,應經公司總經理同意。

4.1.2合同的形式

1)訂立合同,應當采用書面形式。

2)“書面形式”是指服務合同、補充協議、公文信件、數據電文(包括傳真、電子郵件等),除情況緊急或條件限制外,公司一般要求采用正式的合同書形式。

4.1.3合同的內容

1)當事人的名稱、住所:合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致;

2)合同標的:合同標的應具有唯一性、準確性,服務合同應約定詳細的服務內容及要求,對合同標的無法以文字描述的應將圖、表等作為合同的有效附件;

3)數量:合同應采用國家標準的計量單位,一般應約定標的物數量,常年服務合同無法約定確切數量的應約定數量的確定方式(如錄用單、發票等);

4)價款或報酬:價款或者報酬應在合同中明確,采用折扣形式的應約定合同的實際價款;價款的支付方式如轉帳支票、匯票(電匯、票匯、信匯)、托收、信用證、現金等應予以明確;價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內支付;

5)履行期限、地點和方式:履行期限應具體明確定,無法約定具體時間的,應在合同中約定履行期間的方式;

6)合同的擔保:合同中對方事人要求提供擔保或本方要求對方當事人提供擔保的,應結合具體情況根據《擔保法》的要求辦理相關手續;

7)合同的解釋:合同文本中所有文字應具有排它性的解釋,對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋;

8)保密條款:對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任;

9)合同聯系制度:履行期限長的重大經濟合同應當約定合同雙方聯系制度;

10)違約責任:根據《合同法》作適當約定,注意合同的公平性;

11)解決爭議的方式:可選擇仲裁或起訴,選擇仲裁的應明確約定仲裁機構的名稱,雙方對仲裁機構不能達成一致意見的,可選擇第三地仲裁機構。

4.1.4簽訂合同的工作程序

1)簽訂合同前,市場部主辦人員或公司指定的其他談判人員應按照本制度4.1.1條對對方當事人的有關情況進行審查,并復印對方當事人的法人營業執照及專業資格證書留存。

2)由市場部主辦人員或總經理指定責任人員與對方當事人商談后擬好服務合同條款,報總經理審批,加蓋合同專用章,合同編號由市場部統一編制;必要時,由總經理指定責任人員對合同進行合法性審查。

3)合同正式簽訂后,合同正本由市場部統一保管,合同副本加蓋副本章后,由實際操作的項目組負責保管。

4.2合同的變更、解除

4.2.1在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的,須經雙方協商,重新達成書面協議,新協議未達成前,原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后,應當在規定的期限內作出書面答復。

4.2.2變更或解除服務合同或服務協議的,應當采用書面形式。

4.3合同的履行

4.3.1公司及所屬各公司應當按照合同約定全面履行自己的義務,并隨時督促對方當事人及時履行其義務。

4.3.2在合同履行過程中,對本公司的履行情況應及時做好記錄并經對方確認。

4.3.3在履行合同過程中,經辦人員若發現并有確切證據證明對方當事人有下列情況之一的,應立即中止履行,并及時書面上報公司辦公室處理,并報總經理:

1)經營狀況嚴重惡化;

2)轉移財產,抽逃資金,以逃避債務;

3)喪失商業信譽;

4)有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形。

4.4經濟合同糾紛的調解、仲裁和訴訟

4.4.1合同雙方在履行過程中發生糾紛時,應首先按照實事求是的原則,平等協商解決;

4.4.2合同雙方在一定期限(一般為一個月)內無法就糾紛的處理達成一致意思或對方當事人無意協商解決的,經辦人員應及時書面報告部門經理和總經理,并擬定處理意見,報總經理決定。

4.4.3公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛,以及對方當事人起訴的,相關部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產生及協商情況整理成書面材料連同有關證據報總經理。

4.4.4對方當事人涉嫌合同詐騙的,應立即報告總經理。

4.5合同的日常管理

4.5.1市場部全面負責公司的各類服務合同及協議的日常管理。

4.5.2公司的合同專用章專人管理,公司辦公室、銷售部、采購部各保管一枚,分別編號。公司的空白合同、授權委托書也由專人管理,業務人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權委托書、空白合同出差,特殊情況,由總經理批準。合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書、(已簽訂的合同)遺失的,應及時向當地

公安機關報案,并登報聲明。

4.5.3已簽訂的服務合同(包括新合同及續簽合同),簽回前由市場部人員跟蹤并記錄。

4.5.4服務合同簽回后,由市場部統一錄入《客戶合同協議一覽表》及《正本合同總目錄》,將新合同存入正本存檔,同時替換過期合同;過期合同資料錄入《過期合同目錄》,并根據記錄收回過期合同副本,在總經理簽字之后予以銷毀。

4.5.5服務合同副本加蓋副本章后,交相關項目負責人員與財務部,由市場部做好相關記錄。

4.5.6合同經辦人員與本公司終止勞動關系前應把有關材料及空白合同、名片、委托書移交完畢,經總經理辦公室和有關部門確認后方可辦理有關手續。合同經辦人員與本公司終止勞動關系或因其他原因發生變更的,總經理辦公室應在情況發生后一周內書面告知各有關單位。

4.6考核與獎懲

4.6.1公司、所屬各公司全體職員應當嚴格遵守本制度,有效訂立、履行合同,切實維護公司的整體利益。市場部負責本制度執行情況的監督考核。

4.6.2對在合同簽訂、履行過程中發現重大問題,積極采取補救措施,使本公司避免重大經濟損失以及在經濟糾紛處理過程中,避免或挽回重大經濟損失的,予以獎勵。

4.6.3合同經辦人員出現下列情況之一,給公司造成損失的,公司將依法向責任人員追償損失:

1)未經授權批準或超越職權簽訂合同;

2)為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同,授權委托書;

3)應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。

4.6.4合同經辦人員出現下列情況之一,給公司造成損失的,公司酌情向有關人員追償損失:

1)因工作過失致使公司被詐騙;

2)公司履行合同未經對方當事人確認;

3)遺失重要證據;

4)發生糾紛后隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕,從而貽誤時機的;

5)合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書遺失未及時報案和報告;

6)其他違反公司相關制度的。

4.6.5公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法,構成犯罪的,將依法移交司法機關處理。

5.0相關文件

5.1糾正及預防措施程序(暫缺)

5.2

6.0工作記錄表單

6.1客戶合同協議一覽表

6.2正本合同總目錄

6.3過期合同目錄

編制部門

編制人/日期

審核人/日期

批準人/日期