***人事檔案管理辦法(試行)

各分子公司、本部各部門：

為了規(guī)范公司勞動(dòng)人事檔案管理工作，對人事檔案進(jìn)行妥善保管，維護(hù)人事檔案材料的完整性，防止材料損壞和遺失，以及便于人事檔案材料的使用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù)，特制定本管理辦法。

一、適用范圍

員工人事檔案日常管理。

二、管理原則

安全、保密、清晰、完整。

三、管理職責(zé)

由人力資源部(行政人事部)負(fù)責(zé)按本管理辦法對公司所有員工的人事檔案進(jìn)行管理。

四、管理程序

(一)人事檔案建立

新員工入職之日，由人力資源部(行政人事部)為其建立一個(gè)獨(dú)立的人事檔案。人力資源部(行政人事部)首先對檔案材料進(jìn)行收集和整理，若收集的是復(fù)印件必須與原件對照審驗(yàn)，且由員工本人在復(fù)印件空白處標(biāo)注“此為本人真實(shí)***證之復(fù)印件”，并簽字確認(rèn)大母指用印，準(zhǔn)確無誤后進(jìn)行歸檔。人事檔案包括但不限于以下資料：

1.身份證復(fù)印件(正反面復(fù)印在同一張A4紙上)、戶口本復(fù)印件(戶口本主頁及本人頁)。

2.證書復(fù)印件。證書包括職業(yè)資格證書、職稱證書、學(xué)歷及學(xué)位證等。

3.管理及技術(shù)關(guān)鍵崗位的員工，應(yīng)有其原工作單位出具的解除或終止勞動(dòng)關(guān)系證明。

4.近期免冠1寸彩照1張。

5.應(yīng)聘人員登記表(包括附帶的個(gè)人簡歷)以及員工信息采集表。

6.縣區(qū)級以上醫(yī)院體驗(yàn)合格證明。體檢項(xiàng)目包括但不限于：血常規(guī)、胸部透視、心電圖、肝功能(禁查乙肝)。

7.從事保衛(wèi)等重要崗位的，應(yīng)有戶籍所在地公安部門開具的“無犯罪記錄證明”。

8.法規(guī)規(guī)定的特殊崗位，應(yīng)有職業(yè)資格或從業(yè)資格證書復(fù)印件(原件應(yīng)審驗(yàn))。

9.《勞動(dòng)合同》或《勞務(wù)協(xié)議》，以及《保密協(xié)議》和《承諾函》正本各一份。

10、背景調(diào)查表(主管及以上崗位，出納及關(guān)鍵核心崗位)及錄用審批表。

11、員工手冊簽收單。

(二)人事檔案資料的添加

以下類別信息，由人力資源部檔案保管專員在收到資料后添加到其本人人事檔案中：

1、人員轉(zhuǎn)正申請審批表及相關(guān)轉(zhuǎn)正材料及考核資料。

2、員工與公司補(bǔ)充簽訂的各種重要的個(gè)人申請、承諾、協(xié)議、保險(xiǎn)等材料。

3、員工崗位(職務(wù))變動(dòng)調(diào)整通知書。

4、員工晉升、各種處分、處罰材料和通報(bào)批評等獎(jiǎng)懲類相關(guān)資料。

5、員工變更的個(gè)人資料。

6、員工勞動(dòng)合同續(xù)簽意見征詢單。

7、員工離職申請、離職審批表、離職交接手續(xù)等記錄。

8、終止勞動(dòng)關(guān)系通知書員工簽收回執(zhí)。

9、其他需添加的資料。

(三)人事檔案的其他專項(xiàng)保管

考慮部分專項(xiàng)工作特殊情況，以下類別由各業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人對相關(guān)人事檔案材料作專項(xiàng)保管。

1、員工考勤類材料。

2、員工薪資變動(dòng)資料。

3、員工考核考察資料，包括月度考核、年度考核、晉升考察等資料。

4、員工培訓(xùn)申請、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)心得、培訓(xùn)效果評估等與培訓(xùn)相關(guān)的資料及考核相關(guān)資料。

5、按相關(guān)食品安全管理法規(guī)須持有的健康證相關(guān)資料。

6、其他需單項(xiàng)保管材料。

(四)人事檔案編號

1、公司人事檔案統(tǒng)一按SAPHR系統(tǒng)員工工號編號。

2、員工離職后，其檔案從在職檔案中取出歸入離職人員檔案，但檔案編號保持不變，仍采用原工號編號。

(五)人事資料的定期更新與維護(hù)

1、員工有調(diào)動(dòng)、考評、獎(jiǎng)懲等人事動(dòng)態(tài)時(shí)，及個(gè)人資料有變化時(shí)，人事檔案管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄或修改，確保人事檔案的正確性。

2、為確保員工人事資料的有效性，可由員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎(chǔ)檔案，員工一旦有個(gè)人信息資料(身份證號、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學(xué)歷、職稱、崗位等)更新，則按最新個(gè)人信息更新人事和人事數(shù)據(jù)系統(tǒng)，并統(tǒng)一在規(guī)定時(shí)間前以電子文檔和紙質(zhì)材料同時(shí)報(bào)送所在公司人力資源部(行政人事部)。

(六)人事檔案的查閱

1、人事檔案為公司密件，也是員工個(gè)人的私隱資料，人力資源部(行政人事部)必須合理存放，嚴(yán)格執(zhí)行程序。員工檔案資料是保密的，原則上只有公司領(lǐng)導(dǎo)及人事保管人員方可查閱，員工不能查閱其他人員的檔案，各級管理人員只可查閱其部門下屬員工的人事檔案，特殊情況經(jīng)審批后方可調(diào)閱。

2、員工人事檔案屬保密級文件，原則上不允許借閱(借出)，一般采取在人力資源部(行政人事部)人事檔案保管人員的陪同下查閱的方式。各級管理人員查閱本部門下屬員工的個(gè)人檔案時(shí)，必須為員工個(gè)人資料情況保密。

3、如有特殊原因需借閱員工檔案時(shí)，遵循以下規(guī)定執(zhí)行：

(1)必須填寫《人事借閱登記表》，按審批權(quán)限批準(zhǔn)后，辦理借閱登記手續(xù)才可借出。

(2)借閱時(shí)間以規(guī)定時(shí)間為限，不得轉(zhuǎn)借，拆卸、調(diào)換、復(fù)印。

(3)歸還時(shí)，由人力資源部(行政人事部)核對檔案資料歸還是否完整。

(七)人事檔案資料的復(fù)印

1、如因公司業(yè)務(wù)需要復(fù)印員工的身份證、學(xué)歷證明、職業(yè)資格證明等個(gè)人證照復(fù)印件，由辦理人員填寫《人事檔案復(fù)印登記表》，按借閱人事審批權(quán)限批準(zhǔn)后方可調(diào)用。

2、如因員工要求復(fù)印個(gè)人人事檔案資料，除屬于由員工本人提供的原始人事檔案資料外，其他由人力資源部(行政人事部)添加的人事檔案資料不得復(fù)印、查閱或借閱。

(八)人事檔案的保存

1、人力資源部必須對人事檔案的保存地點(diǎn)、環(huán)境等作出評估，以確保人事檔案的存放安全。

2、無論在職員工或離職員工，已建立的人事檔案任何資料不得退還員工本人。

3、在職員工的人事檔案將一直保存;離職員工的人事檔案原則上保存期自離職日起至少兩年備查。

4、屬于公司解除(終止)勞動(dòng)合同、辭退、自動(dòng)離職等類別員工，其人事檔案(應(yīng)注意考勤、獎(jiǎng)懲、考核、情況說明等資料)應(yīng)特別審查后特別重點(diǎn)保存。

5、按規(guī)定銷毀的檔案由人事檔案保管人填寫銷毀申請單，經(jīng)人力總監(jiān)審核批準(zhǔn)，并指定人員執(zhí)行銷毀。審核、批準(zhǔn)、執(zhí)行人員要在銷毀申請單上簽字，并存檔案。

(九)人事檔案管理信息化

1、為提高人事管理工作效率，公司將逐步建立人事檔案信息管理系統(tǒng)。人事檔案數(shù)據(jù)庫嚴(yán)格按管理權(quán)限進(jìn)行提交和使用。人事檔案數(shù)據(jù)庫為公司商業(yè)機(jī)密，公司任何人員不得私自竊取、拷貝系統(tǒng)。

2、人力資源部(行政人事部)必須根據(jù)人事變動(dòng)情況隨時(shí)更新人事數(shù)據(jù)信息。人事檔案數(shù)據(jù)庫為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。人力資源部(行政人事部)應(yīng)認(rèn)真做好人事檔案數(shù)據(jù)庫的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮人事檔案數(shù)據(jù)信息的作用。

五、處罰

(一)人事檔案保管人員必須嚴(yán)格遵守本管理辦法，以高度的責(zé)任感，嚴(yán)肅、認(rèn)真地處理好公司人事檔案的管理。如工作中徇私或疏忽大意，導(dǎo)致保密資料外泄，則視其情節(jié)，按公司獎(jiǎng)懲管理辦法執(zhí)行處罰。

(二)公司員工有義務(wù)向公司提供詳盡真實(shí)的人個(gè)資料，并保證所提供的人事資料的真實(shí)性。如有提供虛假資料情況出現(xiàn)，屬嚴(yán)重違紀(jì)行為，一經(jīng)查實(shí)予以解除勞動(dòng)合同，并不作任何補(bǔ)償。員工因提供虛假資料對公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將保留追究其法律責(zé)任的權(quán)力。員工在職期間個(gè)人資料有變化的，應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地向人力資源部(行政人事部)報(bào)告，以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更新，確保人事檔案資料正確無誤。

(三)人事數(shù)據(jù)庫屬于公司商業(yè)機(jī)密和員工個(gè)人私隱，公司任何人員不得利用任何手段非法或私自竊取、拷貝、偷閱，否則一經(jīng)查實(shí)予以解除勞動(dòng)合同，并不作任何補(bǔ)償。

六、附則

(一)本管理辦法自下發(fā)之月起執(zhí)行。

(二)公司保留對本規(guī)定隨時(shí)或定期作出修訂的權(quán)利。最終解釋權(quán)為公司人力資源部(行政人事部)。*****股份有限公司

二***年二月二日

篇2:局干部人事檔案管理辦法

為加強(qiáng)我局干部人事檔案管理工作，提高檔案業(yè)務(wù)科學(xué)管理水平，有效地保護(hù)和利用干部人事檔案，更好地為干部工作服務(wù)，根據(jù)《出入境檢驗(yàn)檢疫系統(tǒng)干部人事檔案管理辦法》，結(jié)合我局實(shí)際情況，制定本辦法。

一、我局干部人事檔案工作由人事科負(fù)責(zé)，管理人員必須是政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的*正式黨員。

二、干部人事檔案管理部門的主要職責(zé)：

(一)保管干部人事檔案，積累檔案材料：

(二)收集、鑒別和整理干部人事檔案材料：

(三)辦理干部人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞：

(四)登記干部職務(wù)、工資變動(dòng)情況：

(五)為有關(guān)部門提供干部情況：

(六)做好干部人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作：

(七)調(diào)查研究干部人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)：

(八)推廣、應(yīng)用干部人事檔案現(xiàn)代化建設(shè)管理技術(shù)：

(九)辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。

三、干部人事檔案的內(nèi)容和分類

干部人事檔案是出入境檢驗(yàn)檢疫系統(tǒng)人事部門按照相館黨的干部政策，在培養(yǎng)、選撥和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選撥使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。

其內(nèi)容和分類如下：

第一類履歷材料

第二類自傳材料

第三類鑒定、考核、考察材料

第四類學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、審批材料等)

第五類政治歷史情況的審查材料：

第六類參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料：

第七類獎(jiǎng)勵(lì)材料(包括表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的有關(guān)材料)

第八類處分材料(包括紀(jì)律檢查、監(jiān)察、法院和行政管理等部門工作中形成的有關(guān)材料)

第九類錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及參加各種代表會(huì)的代表登記表等材料：

第十類其他可供組織上參考的材料。

四、干部檔案管理范圍應(yīng)與干部管理范圍相一致。其保管范圍如下：

(一)干部(科級以下)檔案正本，由本局保管，副處級以上干部建立檔案副本。

(二)干部辭職、退職、自動(dòng)離職、被辭退(解聘)后，未就業(yè)的，其檔案仍由本局保管;另就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)的組織、人事部門保管，不具備保管條件的，裝人事部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心保管。

(三)干部被開除公職后，未就業(yè)的，其檔案由本局保管;另就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)的人事部門保管。凡通過勞動(dòng)部門就業(yè)的，其檔案由有關(guān)的勞動(dòng)部門保管。

(四)干部出國不歸、失蹤、逃亡以后，其檔案由本局保管。

(五)干部死亡以后，按照《干部檔案工作條例》規(guī)定保管：

(六)干部退(離)休以后，檔案仍由本局保管。

五、干部檔案的收集、臨別及歸檔按規(guī)定執(zhí)行。收集的材料必須經(jīng)過認(rèn)真鑒別。歸檔材料應(yīng)真實(shí)、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入干部檔案。歸檔材料均按《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷，做到認(rèn)真鑒別，分類準(zhǔn)確，編排有序、編號、目錄清楚，裝訂整齊。

六、干部檔案應(yīng)統(tǒng)一按國家檔案案卷標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格制作。檔案材料按時(shí)間、內(nèi)容、層次不同排序。編號歸檔材料統(tǒng)一保管，設(shè)專用庫房，按《庫房管理制度》做好管理工作。

七、干部檔案的保管原則應(yīng)是安全保密、便于查找，建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，嚴(yán)禁任何個(gè)人私自保存他人的檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，應(yīng)視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理。對違反《檔案法》、《保密法》的，要依法處理。

八、因工作需要查閱和借用干部檔案，須遵守下列規(guī)定：

(一)查閱單位應(yīng)填寫《查閱干部人事檔案審批表》，按照查閱干部人事檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)。不得憑借調(diào)查證明材料介紹信查閱干部人事檔案：

(二)人事科應(yīng)根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提供什么材料：

(三)凡查閱干部人事檔案，利用單位應(yīng)派中～員到人事科查閱：

(四)檔案一般不外借。對必須借出使用時(shí)，要說明理由，經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期借還，不得轉(zhuǎn)借他人：

(五)任何個(gè)人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案：

(六)查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者按有關(guān)規(guī)定給予處分以致追究刑事責(zé)任。

(七)借用、查閱檔案的單位和個(gè)人，不得擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，獲準(zhǔn)后才能復(fù)制(拍攝)。復(fù)制的材料必須加蓋公章，否則無效。

九、干部調(diào)動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)后應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)給新的單位。轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

(一)干部人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶;

(二)轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出：

(三)轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封：

(四)收到的檔案，經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章立即返回。逾期一個(gè)月未返回，應(yīng)催問，以防丟失

篇3:企業(yè)人事檔案管理辦法

第一章基本原則

第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為我公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)*中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》(組通字[1991]13號)，特制定本辦法。

第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。

第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個(gè)人成長歷史的憑證和依據(jù)，應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。

第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章體制、任務(wù)和人事檔案干部

第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。

第六條人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實(shí)黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、***思想，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力做好本職工作。

第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條公司各級黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負(fù)責(zé)收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價(jià)值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細(xì)登記，并報(bào)請人力資源處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

第十二條人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。

第四章人事檔案的管理和利用

第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管，并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費(fèi)。

第十四條對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。

第十五條根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫房應(yīng)是堅(jiān)固的，具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作，干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十七條嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。

第十八條做好檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，編制檢索工具，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。

第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實(shí)簽署意見并加蓋“濟(jì)南啤酒集團(tuán)總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十一條人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時(shí)把本人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個(gè)月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回，以防丟失。

第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動(dòng)，干部職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)調(diào)整，公司人力資源處應(yīng)將人事變動(dòng)情況、干部調(diào)動(dòng)單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人力資源處應(yīng)及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門應(yīng)在一個(gè)月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個(gè)月。

第二十四條公司員工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達(dá)之日算起，按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。

第二十五條公司各單位、部門應(yīng)積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作，學(xué)生分配單位有變化時(shí)應(yīng)及時(shí)通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

附件

人事檔案材料收集歸檔范圍

1、員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表)，任免呈報(bào)表(包括上報(bào)的考察材料)，鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)部門審批表等。

2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續(xù)聘審批表，退職材料。

3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。

4、黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議的工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)以及民主黨派代表會(huì)的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

6、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報(bào)表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。

7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團(tuán)時(shí)參加革命工作時(shí)間等過程中形成的個(gè)人申請表，組織審查報(bào)告，上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。

8、黨團(tuán)組織建設(shè)中形成的入黨志愿書(1-2份系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表，優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見;入團(tuán)志愿書、申請書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料;加入民主黨派的材料。

9、干部審查工作中形成的調(diào)查報(bào)告、結(jié)論、上級批復(fù)、個(gè)人結(jié)論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。

10、表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。

11、各種處分決定、調(diào)查報(bào)告、上級批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

12、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

14、辦理喪事活動(dòng)中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調(diào)查報(bào)告。

15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生(學(xué)員)登記表、學(xué)習(xí)成績登記表、畢業(yè)登記表，授于學(xué)位的材料，學(xué)歷證明書，學(xué)習(xí)鑒定材料。

16、學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)記錄材料。

17、學(xué)生在校期間每學(xué)年的思想品德評定表。

18、畢業(yè)學(xué)生體檢表。

19、其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。