第一條為了規范合同的簽訂和管理，維護公司及用戶合法權益，保障用戶資料及檔案信息的安全，制定本制度。

第二條本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶的照付不議合同。

第三條用戶合同具體包括:天然氣用戶工程安裝合同、燃氣報警器安裝合同、城市燃氣居民用戶供氣合同、城市燃氣商業用戶供氣合同及大用戶照付不議合同，可根據業務調整情況增減合同類別。

第四條符合正常業務流程的零散居民用戶安裝合同由業務人員與用戶簽訂即可，對于商業用戶安裝合同、集體用戶安裝合同應由市場部經理審核簽字，分批付款的安裝合同由經營副總簽字審批;供氣合同由業務人員直接辦理，未結清安裝費用需要送氣的由總經理審批簽字;照付不議合同由經營副總草擬，總經理審核簽訂。

第五條合同內容要按規定填寫，主要條款必須清晰完整，權責要明確。集體用戶必須有聯系人姓名和電話，有工期要求的要經過規劃建設部測算后予以明確;分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內容步驟，大型用戶涉及產權歸屬爭議的由經營副總審核確定。

第六條天然氣安裝合同要嚴格按照物價部門確定的標準及預算部門測定的金額進行收費，業務人員不得違反公司規定擅自調整收費標準，不得多收或少收任何款項，嚴禁任何有損公司利益和聲譽的行為。

第七條業務人員要嚴格按照規劃建設管理部提供的《天然氣用戶送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開戶手續，簽訂供氣合同。

第八條用戶開戶后，要及時完善表務信息、地址信息、燃氣具信息等，并打印用戶信息。

第九條照付不議合同適用于上游天然氣供應商和年用氣規模在300萬立方米或日用氣規模在1萬立方米以上(含)的工業用戶、大型商業用戶(集中采暖鍋爐、大型中央空調)等，照付不議合同由市場部、財務部提供相關信息和數據，由經營副總經理草擬，總經理審核、簽訂。

第十條業務人員應定期將履行完畢或不再履行的合同及有關資料(包括有關的信函、圖表、批件、預算及通知單等)按編號整理，交檔案管理人員存檔，用戶檔案的建立要全面、及時、準確，不得將用戶檔案和信息隨意處置、銷毀、遺失。

第十一條各類用戶資料的查詢要履行必要的手續，嚴禁泄漏公司和用戶信息，具體規定由部門制定。

第十二條計算機上的用戶信息由業務人員填寫備份，后臺管理由綜合管理部網絡管理員負責，要嚴格設置分級管理和查詢使用權限，保障信息安全，保全公司利益。

第十三條本制度從二o一一年十月一日起執行。

篇2:大學物業合同檔案管理辦法

　　大學物業合同檔案管理辦法

　　大學物業公司合同檔案管理辦法為進一步規范合同文檔管理工作,提高合同管理水平,逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化,特制定本辦法。

　　一、本辦法所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議、合同文本(不包含勞動合同)。

　　二、 合同臺賬采用表格式,一份合同填寫一張表格,建立一份檔案。4合同臺帳應包括以下內容:1) 、合同名稱;2) 、合同主體;3) 、合同內容(主要包括合同總價款、付款方式、付款時間、違約責任、糾紛解決方式、對方聯系人及聯系方式及其他須注明的事項);4) 、合同履行情況(合同履行的進度、合同履行完畢的時間);5) 、備注(有無違約、爭議、訴訟、合同變更、無效、所附資料等情況)6) 、其他應當記載的重要內容。

　　三、 合同臺賬應附以下資料:1) 、合同文本;2) 、對方加蓋公章的企業法人營業執照等對方應提供的資料的復印件;自然人身份證復印件;3) 、對方委托代理人授權委托書及代理人身份證明;4) 、補充合同、會議紀要、往來函電;5) 、其他與合同有關的重要資料。

　　四、 合同履行過程中發生變更、中止等情形的,合同經辦人應及時在合同臺賬表備注欄中予以注明,并報辦公室備案。如涉及到合同價款收付條款變更(包括付款金額、付款時間、付款條件等情形)的,同時報財務部備案。

　　五、 合同臺賬管理人員、辦公室合同管理人員、財務人員,有權對備案合同及所附資料進行審查,發現程序不符、內容有誤或資料不全等問題時,應及時要求合同經辦人員采取措施予以糾正或補充資料,以保證合同的簽訂和履行合法有效。

　　六、 本辦法由公司辦公室負責解釋。本辦法自頒布之日起執行。