企業(yè)人事檔案整理工作

1. 企業(yè)人事檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的作用

　　人事檔案是客觀記載和反映了該檔人的個(gè)人經(jīng)歷、德、能、勤、績、廉表現(xiàn)以及成長軌跡的文字材料，人事檔案工作是組織人事部門工作中的一個(gè)重要部分，做好企業(yè)人事檔案管理，是做好人事工作的基礎(chǔ)和前提，在企業(yè)發(fā)展中具有舉足輕重的作用。

　　1.1對企業(yè)人才發(fā)展起到促進(jìn)作用

　　作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實(shí)踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績、廉等方面的綜合反映。對人事檔案重視有助于企業(yè)根據(jù)每個(gè)人才的不同特點(diǎn)合理的使用人才，有助于從人事檔案中探索人才成長規(guī)律更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才。開發(fā)人力資源，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對人才的廣泛需求，可以及時(shí)地為企業(yè)和部門推薦優(yōu)秀人才，使各種人才充分在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮聰明才智。

　　1.2是培育企業(yè)核心競爭力的重要工具

　　企業(yè)管理關(guān)鍵要素是人首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作。因此，現(xiàn)代人力資源管理必須堅(jiān)持“以人為本”宗旨，充分調(diào)動員工的積極陛和創(chuàng)造性。加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的管理工作，是將靜止的人事檔案變換為動態(tài)的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關(guān)注、關(guān)心和承認(rèn)。企業(yè)人事檔案既能體現(xiàn)企業(yè)的文化特色，又能為企業(yè)管理者和員工共同感受并共同參與。企業(yè)文化的.人文性表現(xiàn)在充分尊重人的因素、尊重人格。實(shí)行人性化管理，創(chuàng)造條件，滿足人們實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的愿望;鼓勵人施展才華，取得成就，從而相互激勵、相互幫助、共同發(fā)展。企業(yè)通過科學(xué)有效的人事檔案管理，充分調(diào)動人的主觀能動性，發(fā)掘人的智力資源，鼓勵人的創(chuàng)造勞動。變壓抑為激勵，改貶斥為弘揚(yáng)。成分顯示人文特性。

　　1.3是人力資源管理的重要手段

　　社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，各類專業(yè)技術(shù)人才的流動日益頻繁，一份翔實(shí)、完整的個(gè)人人事檔案，對于新單位領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。通過查閱個(gè)人的人事檔案，就可以掌握其品行、背景、以往的工作實(shí)績諸要素，增加企業(yè)對聘員的信任程度和認(rèn)可程度。既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”。雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業(yè)和個(gè)人盲目選人、擇業(yè)的“自主權(quán)”，更利于“人才與用人單位是市場經(jīng)濟(jì)體制下活動的主體”這一社會功能的充分發(fā)揮。

2. 加強(qiáng)人事檔案管理將有效促進(jìn)企業(yè)健康有序發(fā)展

　　2.1加強(qiáng)檔案管理.勇于探索創(chuàng)新

　　人事檔案是在人事管理活動中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷及德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的;是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵出發(fā)等方面的原始記錄;是個(gè)人參與社會方方面面活動的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。作為人事檔案工作者，要深入挖掘新時(shí)期人事檔案工作的內(nèi)涵和特點(diǎn)，要有廣闊的視野和開放的思維，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展和變化，勇于探索、不斷創(chuàng)新，去除舊的檔案工作觀念，使人事檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。

　　2.2加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容

　　全面完整地收集材料是做好人事檔案管理工作的前提。一是做好鑒定類、考核類、任免類等普遍材料的收集，采取經(jīng)常收集與定期收集相結(jié)合，重點(diǎn)收集與普遍收集相結(jié)合的方法，通過各種形式催索檔案材料，防止缺漏。二是做好職稱評定、年終表彰及干部審查、違紀(jì)處分等階段性材料收集，保證全面性、完整性。同時(shí)還要重點(diǎn)收集反映干部德、能、勤、績、廉等方面的材料，使人事檔案的使用價(jià)值和利用率得到明顯的提高。三是收集能夠反映個(gè)人政治素質(zhì)、思想情操、工作作風(fēng)等方面的材料，特別是能夠體現(xiàn)人才智力、能力、水平、專長、業(yè)績的材料。使檔案內(nèi)容更加全面完整。提高檔案的價(jià)值和利用率。

　　2.3審核檔案真?zhèn)?，做好材料鑒別

　　鑒別工作政策性很強(qiáng)，是維護(hù)人事檔案真實(shí)性和完整性的重要保證，是保證人事檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。因此，人事檔案管理人員應(yīng)堅(jiān)持原則、本著向組織負(fù)責(zé)的態(tài)度，對每—份收集上來的材料進(jìn)行鑒別、精選，確保干部檔案精煉、翔實(shí)。要確定鑒別材料是否屬于人事檔案材料的范疇，對于不屬于歸檔范圍的材料視不同情況分別處理。其次要對人事檔案材料的內(nèi)容是否真實(shí)進(jìn)行鑒別，經(jīng)過鑒別后的歸檔材料必須是真實(shí)、完整、精練、實(shí)用。以確保檔案材料的權(quán)威性。

2.4做好檔案整理，提高檔案質(zhì)量

　　檔案整理是檔案管理中重要的基礎(chǔ)工作，是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作。檔案整理必須嚴(yán)格地把好質(zhì)量關(guān)，做到分類準(zhǔn)確、加工考究、排列合理有序、裝訂整齊。遵循檔案工作活動規(guī)律，使檔案材料之間內(nèi)容和時(shí)間上的聯(lián)系，真實(shí)地把能夠反映個(gè)人歷史和現(xiàn)實(shí)的材料整理出來，確保人事檔案整體質(zhì)量的提高。

　　3. 企業(yè)人事檔案管理必須注意的事項(xiàng)

　　3.1要采取得力措施。遏制弄虛作假

　　領(lǐng)導(dǎo)干部、人事部門檔案管理人員要認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)人事檔案管理的方針政策，堅(jiān)決遏制人事檔案中弄虛作假的現(xiàn)象。切實(shí)做到分工明確、責(zé)任到人，定期檢查，有錯(cuò)必糾。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)弄虛作假現(xiàn)象，不僅要追究填寫人的責(zé)任。還要追究主管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。因此，要加強(qiáng)企業(yè)人事檔案法制建設(shè)，強(qiáng)化人事檔案行政執(zhí)法建設(shè)，使人事檔案行政部門勇于執(zhí)法，善于執(zhí)法，真正做到有法必依，違法必究，從源頭上防止人事檔案信息失真情況的發(fā)生。

　　3.2要增強(qiáng)法規(guī)意識，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　人事檔案工作者要結(jié)合國家人事制度改革和國家各項(xiàng)社會保障制度的完善，積極宣傳檔案管理的各類政策法規(guī)做到有的放矢，增強(qiáng)宣傳效果。各類人才交流中心的人事檔案工作者更要緊跟社會形勢的變化結(jié)合國家新出臺的文件要求，不斷的提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，破除傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的企業(yè)人事檔案管理觀念，樹立人力資源管理新理念，為適應(yīng)企業(yè)人事檔案工作的發(fā)展而不斷努力。

　　3.3要健全管理機(jī)構(gòu)。規(guī)范檔案制度

　　在不斷健全檔案管理機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上。要嚴(yán)把檔案管理的入口，從政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等各方面進(jìn)行嚴(yán)格的要求，推行企業(yè)人事檔案管理人員持證上崗制度朋確崗位職責(zé)，加強(qiáng)日常管理。通過對檔案管理機(jī)構(gòu)的規(guī)范化管理，不斷促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化建設(shè)，逐步推行計(jì)算機(jī)管理，建立各類人才數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。成長軌跡，在企業(yè)發(fā)展中具有舉足輕重的作用。

　　總之，企業(yè)人事檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)也應(yīng)解放思想、大膽創(chuàng)新以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐，適應(yīng)新形勢下的要求，為企業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

篇2:干部人事檔案的整理

干部人事檔案的整理

一、干部人事檔案的整理工作

　　干部人事檔案的整理工作，是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。它是以個(gè)人為單位，將收集起來的干部人事檔案材料，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂成卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作。

　　(一) 干部人事檔案整理的類型

　　1、新建檔案的整理。這是比較系統(tǒng)、全面的整理，主要是對轉(zhuǎn)崗或新走上干部工作崗位人員的整理，如新分配的大學(xué)生，新提拔、聘任的干部，軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部等。

　　2、對檔案補(bǔ)充新內(nèi)容的整理。是將新產(chǎn)生的一些新的干部人事檔案材料補(bǔ)充到檔案中去的整理。

　　3、對檔案進(jìn)行清理的整理。是對干部人事檔案按有關(guān)落實(shí)政策的文件規(guī)定進(jìn)行清理。這種檔案整理類型，是在特定的歷史條件下產(chǎn)生的，屬于特殊種類，一般不常用。整理的主要目的是，按有關(guān)規(guī)定清出歷次運(yùn)動中形成的冤假錯(cuò)案材料。

　　(二) 干部人事檔案整理的方法

　　1、集中時(shí)間、集中人力的整理。這種方法，是管檔單位在一定時(shí)間內(nèi)，抽調(diào)有關(guān)人員集中進(jìn)行整理。

　　2、日常工作中的整理。就是檔案管理人員在日常工作中，對新接收檔案或材料所進(jìn)行的立卷、歸檔等工作。

　　(三) 干部人事檔案整理的要求

　　1、整理干部人事檔案須做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。通過整理使每卷檔案達(dá)到“完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用”的要求。

　　2、整理干部人事檔案的人員，必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，熟悉整理干部人事檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。

　　(四)整理檔案工作中應(yīng)注意的事項(xiàng)

　　整理工作中，集中了大量的檔案材料，只有做好安全保密工作，才能保證整理工作的順利進(jìn)行。因此，要求參加整理檔案的人員，必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部人事檔案工作的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。

　　1、在整理檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案的安全。不能隨便議論和泄露干部人事檔案內(nèi)容。

　　2、不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。

　　3、不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。

　　4、在整理中，要加強(qiáng)對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露干部人事檔案內(nèi)容。

　　(五)整理前需要做的準(zhǔn)備工作

　　在整理干部人事檔案之前，要做好準(zhǔn)備工作，這對保證整理工作順利地進(jìn)行，有十分重要的意義。具體說整理前的準(zhǔn)備工作，主要有四個(gè)方面的內(nèi)容：

　　1、干部人事檔案材料的準(zhǔn)備。在整理之前，對所管理的干部人事檔案應(yīng)進(jìn)行材料的全面收集。收集可采取多種形式，多種渠道，如：發(fā)通知、打電話，分級負(fù)責(zé)歸口收集等，向組織、人事干部、審干、紀(jì)檢等材料形式部門進(jìn)行收集。

　　2、人員的準(zhǔn)備。管檔卷數(shù)多，人員配備少的單位，整理任務(wù)較重時(shí)需要抽調(diào)人員集中整理。要挑選政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)較好的黨員干部，并具有一定的干部人事工作業(yè)務(wù)知識，文字書寫工整的人員參加。抽調(diào)人員的數(shù)量可根據(jù)整理檔案數(shù)量的多少來定。整理人員確定后，在整理前，要對他們進(jìn)行嚴(yán)格的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要學(xué)習(xí)文件、熟悉業(yè)務(wù)、掌握有關(guān)的政策規(guī)定，明確工作要求和整理工作的各道工序、步驟以及實(shí)際操作技術(shù)?？梢圆扇∠仍囆姓?，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)后，再正常的開展整理工作。

　　3、經(jīng)費(fèi)的準(zhǔn)備。整理工作需要購買工具、整檔用品等，因此，在整理工作前要根據(jù)整理數(shù)量的多少，申請一定數(shù)額的經(jīng)費(fèi)。

　　4、物質(zhì)的準(zhǔn)備

　　(1)整理室。整理干部人事檔案需要進(jìn)行鑒別、分類、目錄登記、復(fù)制等，并且要求安全和保密，因此，就需要一定的場地。干部人事檔案管理部門在整理檔案之前，應(yīng)該準(zhǔn)備相應(yīng)的操作室，以備使用。

　　(2)工具。整理干部人事檔案需要進(jìn)行一些技術(shù)加工，因此，要配備一些整理工具。一般有縫紉機(jī)、打眼機(jī)、切紙機(jī)、剪刀、鐵夾、鉤針、復(fù)印機(jī)等。

　　(3)用品。整理干部人事檔案要備齊必要的用品，就是要按新《條例》附件的規(guī)定，準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)的干部人事檔案卷皮、目錄紙、裱糊紙、分類紙、化學(xué)膠水、職務(wù)變動登記表等。同時(shí)，還應(yīng)該準(zhǔn)備幾種在整理工作中用的登記表格，如：整理干部人事檔案登記表、銷毀材料登記表、缺少材料登記表等。

　　(六) 整理檔案的基本步驟

　　整理干部人事檔案，一般有八個(gè)步驟：

　　第一步，鑒別。

　　第二步，分類。

　　第三步，排序。

　　第四步，編目。

　　第五步，復(fù)制。

　　第六步，技術(shù)加工。

　　第七步，裝訂。

　　第八步，驗(yàn)收。

二、檔案材料的技術(shù)加工

　　由于歷史的種種原因，干部人事檔案材料外部形式有的紙面過長過寬，有的過小過窄，有的材料出現(xiàn)了卷角、折皺和破損等現(xiàn)象。對這些大小不一，卷角折皺和破損的檔案材料在不損害檔案材料的文字內(nèi)容，保持檔案歷史原貌的前提下，對其外部形式進(jìn)行技術(shù)性處理的工作，就是干部人事檔案材料的技術(shù)加工，它是整理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

　　檔案材料技術(shù)加工主要的幾個(gè)方面： 對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料進(jìn)行技術(shù)加工的方法有：剪裁或折疊;裱糊;加邊與包邊;拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨?，以防止氧化銹蝕材料。

　　1、折疊檔案材料的方法

　　拆疊，就是對超出16開(260 x 190mm)規(guī)格，又不能剪載的檔案材料進(jìn)行折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等方法。折疊的材料要保持整個(gè)案卷的平整，文字、照片不得損壞，并便于打開閱讀。

　　2、需要裱糊的材料及裱糊的主要方法

　　對破損、卷角、折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料，要進(jìn)行裱糊。裱糊就是用膠水作黏合劑，用托裱和貼補(bǔ)的方法將檔案材料固定在襯紙上的一種檔案保護(hù)工藝。裱糊的方法有：單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱等方法。

　　(1)單面裱糊就是對小于16開規(guī)格，單面有文字或紙張較為脆薄的單面檔案材料進(jìn)行裱糊的方法。具體方法是：先將檔案材料有文字的一面朝下放置在工作臺上，在材料的背面用毛筆均勻地將膠水刷在檔案材料上，一邊鋪平整，一邊用手將襯紙排齊。

　　(2)魚鱗托裱法就是對一份小于16開規(guī)格，兩面都有字的干部人事檔案材料進(jìn)行裱糊的方法。具體方法是：先將檔案材料最后一頁背面的右邊沿刷上膠水，然后將檔案材料翻過來與襯紙右邊比齊后黏貼在襯紙上，接著將倒數(shù)第二頁檔案材料按上述程序，將其黏貼在襯紙上的最后一張檔案材料的左側(cè)半公分左右處。其余以此類推，直到把所有的檔案材料全部黏貼在襯紙上。注意：托裱后的檔案材料的上、下邊沿要與襯紙上、下邊沿距離大致相等。檔案材料的上、下要一邊齊，頁頁相蓋，從第一頁起，依次向右延伸出半公分左右，形狀類似魚鱗，因此叫魚鱗托裱法。

　　(3)梯形托裱法

　　梯形托裱法是對小16開、一份數(shù)頁，材料正、反雙面都有文字內(nèi)容的檔案材料進(jìn)行裱糊的方法。具體方法是：應(yīng)先將最后一頁材料上邊沿的背面刷上膠水，與襯紙的下邊沿比齊黏貼在一起，然后將倒數(shù)第二頁檔案材料的上邊沿背面刷上膠水與最后一頁材料的左右邊沿比齊，并向上移半公分左右黏貼在襯紙上。以此類推，頁頁覆蓋，形如梯狀，因此叫梯形托裱法。

三、干部人事檔案材料的裝訂及驗(yàn)收

1、裝訂需注意的問題：

　　(1)目錄與材料核對無誤。

　　(2)把全卷材料理齊。材料條件好的要做到四邊齊;材料條件差的要保證三邊齊、上邊基本齊。

　　(3)在材料在側(cè)用切紙打孔機(jī)豎直打好裝訂孔，孔距規(guī)格應(yīng)和檔案夾或檔案卷皮相符。檔案卷皮書定檔案人姓名，使用新型干部人事檔案夾的，姓名、籍貫、檔案號要書寫規(guī)范，書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡化字。

2、檔案正本分冊的方法

　　干部人事檔案正本材料過多，裝訂一冊太厚的，可分冊裝訂，每冊厚度一般不超過2.5厘米。

　　(1)切開法。這種方法適合于十個(gè)類別材料大體相等的干部人事檔案。如將前邊幾個(gè)類別裝訂為正本之一，后幾個(gè)類別裝訂為正本之二。如果材料再多，也可分為三冊。將一、二、三、四類裝訂為正本之一;五、六、七類裝訂為正本之二;八、九、十類裝訂為正本之三。分冊時(shí)以哪幾個(gè)類別為一冊，應(yīng)根據(jù)材料的數(shù)量多少而定。

　　(2)截取法。這種方法是將材料最多的類別單獨(dú)裝訂為一冊，其他各類材料裝訂為一冊。如材料較多的五類或八類，可單獨(dú)裝訂為正本之二，其余各類裝訂為正本之一。

　　(3)專題法。這種方法適合于某一類材料中某一部分材料特別多的干部人事檔案。如五類材料較多，可將五類材料單獨(dú)裝訂一冊;再如八類材料中，犯過多次錯(cuò)誤，可將其中一個(gè)錯(cuò)誤的材料單獨(dú)裝一冊。

　　干部人事檔案分冊時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)：

　　(1) 正本不足2.5厘米厚不考慮分冊問題。

　　(2) 分冊后，每冊檔案厚度應(yīng)大體相同。

　　(3) 各個(gè)分冊的封皮上應(yīng)注明檔案正本共分幾冊，本冊為第幾冊。

　　(4) 分冊應(yīng)維護(hù)干部人事檔案內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系，一般不得將同一類別的材料割裂成兩大塊內(nèi)容，分別放在兩個(gè)分冊里，以防影響干部人事檔案的利用，造成工作上的失誤。

3、驗(yàn)收檔案的主要內(nèi)容

　　驗(yàn)收是干部人事檔案裝訂成卷后，按照有關(guān)文件規(guī)定，系統(tǒng)全面地檢驗(yàn)檔案是否合格的一項(xiàng)工作。它是干部人事檔案整理工作中最后的把關(guān)，也是消滅差錯(cuò)的必要環(huán)節(jié)。入庫檔案復(fù)查驗(yàn)收主要內(nèi)容有：

　　(1)檢驗(yàn)卷內(nèi)的檔案材料是否都屬于該人的，有無張冠李戴現(xiàn)象，撤出材料是否符合規(guī)定。

　　(2)材料分類是否準(zhǔn)確，內(nèi)容交叉的材料前后歸類是否一致，每類材料的排列是否有序，方法是否得當(dāng)。

　　(3)檢驗(yàn)?zāi)夸浀怯浥c實(shí)際材料是否相符，材料名稱、制成時(shí)間、份數(shù)、頁數(shù)的填寫是否準(zhǔn)確，留下的空格是否適當(dāng)，字跡是否工整、清楚。

　　(4)材料上的金屬物是否已全部拆除，裱糊、折疊是否合乎要求。

　　(5)檢驗(yàn)裝訂的檔案材料是否四邊整齊，有無壓字，傷字現(xiàn)象，卷內(nèi)材料的位置是否準(zhǔn)確，卷夾封面書寫是否規(guī)范整潔。

篇3:干部人事檔案整理工作

干部人事檔案整理工作

第一節(jié)　干部人事檔案整理工作概述

一、干部人事檔案整理工作的概念

　　干部人事檔案整理工作，就是將收集起來還處于零亂狀態(tài)的干部人事檔案材料和不規(guī)范的干部人事檔案，按照《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷，使其條理化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的過程。這是一項(xiàng)技術(shù)性的工作，是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。廣義地講，整理還包括整理前材料的補(bǔ)充收集和對裝訂成卷檔案內(nèi)容的不斷補(bǔ)充、續(xù)訂工作。

二、干部人事檔案整理要達(dá)到的目的及注意事項(xiàng)

　　(一)整理要達(dá)到的目的即完整、精煉、條理、實(shí)用。

　　(二)整理工作注意事項(xiàng)

　　干部人事檔案整理人員必須認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》等有關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。

　　1、 在整理檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，確保檔案的安全。

　　2、不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。

　　3、不得擅自處理或銷毀檔案材料。

　　4、加強(qiáng)對檔案材料的管理，防止丟失檔案和材料，不能泄露干部人事檔案內(nèi)容;認(rèn)真負(fù)責(zé)，耐心細(xì)致，防止折皺或損壞干部人事檔案材料。

第二節(jié)　干部人事檔案材料的分類、排序

一、分類

（一）分類的方法

　　分類就是判斷每一份干部人事檔案材料所屬類別的工作。由于每份材料的形式和內(nèi)容千差萬別，要準(zhǔn)確地使每份材料對號入座，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定，遇到政策性強(qiáng)，難以確定的材料時(shí)，應(yīng)及時(shí)主動向上級部門請示，積極尋求解決的方法。具體分類可采取以下方法：

１．按材料的標(biāo)題分類

　　在正常情況下，材料的標(biāo)題是判斷其所屬類別的標(biāo)志，這種命題分類法是最常見的一種，它是建立在材料正規(guī)，標(biāo)題和內(nèi)容相符的基礎(chǔ)上的。不適用于歷史上形成的不標(biāo)準(zhǔn)的干部人事檔案材料。

２．按材料內(nèi)容分類

　　由于環(huán)境條件的限制，歷史上形成的干部人事檔案材料在規(guī)格的撰制上各地很不一致。有些材料命題一樣，但反映的卻不是同一個(gè)方面的內(nèi)容;有些材料反映的內(nèi)容相同，它們的命題卻不一樣。這樣的材料，在分類時(shí)必須按照其內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地判斷。由幾個(gè)方面內(nèi)容構(gòu)成的材料，以其主要內(nèi)容來確定其歸屬類別。

３．按照材料的形成與內(nèi)容的特點(diǎn)分類

　　干部人事檔案材料既有干部個(gè)人形成的，也有組織上形成的。既有表格，也有書面文字材料，它們所反映干部情況的角度也不同。這些內(nèi)容上、形成上的特點(diǎn)也可作為分類的一個(gè)線索。譬如，表格一般歸第一類和第九類。凡是個(gè)人形成的表格一般歸第一類(履歷部分);凡是組織上形成的表格一般歸第九類(工資、任免等)。主要證明材料放第五類或八類等，但這不是絕對的，要具體情況具體分析。

（二）現(xiàn)行材料的分類及需注意的問題

　　一九九O年，中組部修訂下發(fā)的《干部檔案工作條例》，將干部人事檔案的內(nèi)容共劃分為十個(gè)大類，并對常見的干部人事檔案材料的屬類問題作了原則的劃分。根據(jù)《條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》的精神，結(jié)合當(dāng)前工作實(shí)際，現(xiàn)將各類材料的原則劃分說明如下：

第一類　履歷表材料：

　　干部履歷表(書)、簡歷表，干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員登記表，個(gè)人簡歷材料;更改姓名材料。(新增加：干部履歷補(bǔ)充表)

　　說明：

　　1.這類材料科目分類中存在一種通?。簩ζ渲械?ldquo;各類人員登記表”理解不透，尤其對學(xué)生登記表把握不好。正確的方法是：學(xué)生入校后填寫的反映其過去經(jīng)歷的普通登記表放第一類;而中學(xué)、大學(xué)報(bào)考登記表(中學(xué)和高等院校招生報(bào)考書，推薦、選拔學(xué)生登記表)與成績單和畢業(yè)生登記表共同構(gòu)成一整套學(xué)歷材料，應(yīng)放在第四類。

　　2.常見材料的歸屬：

　　(1).現(xiàn)為干部，過去曾當(dāng)過工人的，工人有關(guān)登記表，歸一類。

　　(2).黨團(tuán)員干部(一般經(jīng)歷的)登記表、簡歷表歸一類。黨、團(tuán)員登記表(整黨或重新登記過程中形成)放六類;

　　(3).土改、鎮(zhèn)反、“三反、五反”、肅反、社教運(yùn)動、支邊扶貧、下派鍛煉、駐村(廠)幫社(企)工作隊(duì)員登記表都?xì)w一類。

　　(4).公安人員、武警干部、職員、工人、學(xué)員、行政工作人員一般經(jīng)歷內(nèi)容的登記表、簡歷材料歸一類。

　　(5).提拔的后備干部登記表(須經(jīng)呈報(bào)機(jī)關(guān)和審批機(jī)關(guān)簽字蓋章的)歸一類。

　　(6).干部履歷鑒定書(表)或履歷表、簡歷表有鑒定的，以履歷為主的歸一類;以鑒定為主歸三類。

　　(7).主要內(nèi)容是干部簡歷的審查表、調(diào)查表、履歷變化補(bǔ)充表歸一類。

　　(8).《干部個(gè)人革命活動簡歷》材料歸一類。

　　(9).機(jī)要人員登記表，以簡歷為主的歸一類;以鑒定為主的歸三類;以政審為主的歸五類。

　　(10).待業(yè)人員登記表、工會會員登記表、沒實(shí)質(zhì)內(nèi)容和經(jīng)歷的表格不歸檔案。如確有保存價(jià)值的，可歸入十類。

　　(11).“五·七”干校學(xué)員登記表歸一類。若以鑒定為主歸三類。

　　(12).“知識青年”上山下鄉(xiāng)申請登記表歸一類。認(rèn)定其下鄉(xiāng)時(shí)間為參加工作時(shí)間的材料歸五類。單獨(dú)的材料歸三類。

　　(13).參戰(zhàn)人員登記表及參戰(zhàn)各時(shí)期的情況(登記)材料歸一類。

　　(14).凡是反映本人自然情況、個(gè)人經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況的表格材料都應(yīng)歸一類。

　　(15).“軍人履歷表”應(yīng)拆開處理。屬于履歷部分和家庭主要成員情況等材料歸一類;自傳歸二類;有殘疾的體檢表歸十類;其余材料按其內(nèi)容性質(zhì)確定其歸屬的類別。

第二類自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料：

　　自傳，干部自傳，以自傳為主的履歷或簡歷表，以自傳為主的歷史反省材料，自傳內(nèi)容較多的入黨申請書(沒有自傳材料時(shí)代替)，已提拔的后備干部的自傳，其他自傳性質(zhì)和以自傳為主的材料歸二類。

　　說明：

　　有的干部沒有寫過自傳，可將含有自傳內(nèi)容較多的一份入黨申請書歸此類，并在案卷目錄中標(biāo)明“代自傳”。一般的科技干部業(yè)務(wù)自傳、技術(shù)自傳，不歸擋。

　　組織上對干部本人交代的有關(guān)本人經(jīng)歷、家庭情況或社會關(guān)系等材料，凡有專題調(diào)查報(bào)告、調(diào)查材料或結(jié)論性意見的材料，應(yīng)合并一起歸入五類，不可拆開存放于一類和五類中。

第三類鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料：

　　以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性干部表現(xiàn)材料，作為干部任免、調(diào)動依據(jù)的正式考察綜合材料，考核登記表，干部考核和民-主評議的綜合材料。新增加：黨和國家機(jī)關(guān)工作人員年度考核登記表，領(lǐng)導(dǎo)干部屆末考核(考察)材料，涉及干部個(gè)人重大經(jīng)濟(jì)問題的審計(jì)報(bào)告意見和主管經(jīng)濟(jì)工作的干部離任審計(jì)考核材料歸三類。

　　說明：

　　(1)個(gè)人(自我)鑒定歸三類。

　　(2)學(xué)生、學(xué)員畢業(yè)(結(jié)業(yè))鑒定歸三類;而第四類如果沒有畢業(yè)生(學(xué)員結(jié)業(yè))登記表時(shí)，或鑒定上有成績的，此類鑒定放第四類(黨校學(xué)員畢業(yè)鑒定表)。

　　(3)干部、職工、學(xué)生、學(xué)員、黨(團(tuán))員鑒定歸三類。

　　(4)出國鑒定歸三類。

　　(5)勞動鑒定、工作調(diào)動鑒定歸三類。

　　(6)各種工作人員，如社教工作隊(duì)員、駐村(廠)工作隊(duì)員、支邊扶貧等人員以及黨建工作隊(duì)員鑒定歸三類

　　(7)年度考核表歸三類。述職報(bào)告不歸干部人事檔案。

　　(8)總結(jié)(畢業(yè)總結(jié))，以鑒定為主歸三類;重點(diǎn)談收獲、體會的歸十類。短期(半年以下)的總結(jié)材料不歸檔。

　　(9)領(lǐng)導(dǎo)干部輪(培)訓(xùn)考核鑒定表歸三類。

　　(10)干部在國外或境外表現(xiàn)情況的鑒定材料歸三類。

　　(11)“WG”、“DL”表現(xiàn)及廉政情況綜合評定材料歸三類。

　　(12)考察材料作為任免表的附件的(任免表里注明)，隨任免表一起歸九類，習(xí)慣上都把考察、考核、表現(xiàn)材料統(tǒng)一放第三類。

　　(13)組織對干部德、能、勤、績的考察、考核材料，包括后備干部考核表(提拔任用后)，干部提拔任免時(shí)和屆中屆末或離任時(shí)組織形成的正式考察、考核材料，階段性或鑒定性質(zhì)的表現(xiàn)材料及黨和國家機(jī)關(guān)工作人員年度考核表，歸三類。

　　(14)由于歷史原因，過去那些以考核人名義代表組織形成的材料應(yīng)視為正式材料。今后，考核材料必須以組織的名義形成，并且加蓋公章。

　　(15)一九八三年以后形成的鑒定材料，必須有組織蓋章和本人簽字，若本人看過沒有簽字，應(yīng)由組織注明“材料與本人見過面”。

第四類學(xué)歷、學(xué)位、成績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料：

　　報(bào)考高等學(xué)?？忌怯洷?報(bào)考書)，審批表，學(xué)歷證明材料，選拔留學(xué)生審查登記表;專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表，套改和晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)審批表;干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響(如獲獎或在全國性報(bào)刊上發(fā)表)的論文等目錄。新增加：畢業(yè)證(復(fù)印件)、學(xué)位證(復(fù)印件)、授予學(xué)位的決定、決議、學(xué)位論文答辯決議，博士后研究人員工作期滿登記表等;教師資格過渡登記表及各種培訓(xùn)登記表(如公務(wù)員過渡培訓(xùn)表)等。

　　說明：

　　1、學(xué)歷材料要注意：

　　(1)完整性。一套完整的學(xué)歷材料(除入學(xué)后所填的反映經(jīng)歷的學(xué)生登記表放一類外)至少有：①中學(xué)或高校招生報(bào)考登記表或報(bào)考書、選拔學(xué)生登記(審批)表;②學(xué)習(xí)單(卡);③畢業(yè)生(學(xué)員結(jié)業(yè))登記表(沒有畢業(yè)生登記表或者鑒定上有成績時(shí)以畢業(yè)或結(jié)業(yè)鑒定代替)以上三個(gè)部分構(gòu)成。

　　(2)真實(shí)性。①不具備成人學(xué)歷教育資格的辦學(xué)單位頒發(fā)的畢業(yè)證、學(xué)歷證明，不承認(rèn)學(xué)歷。②沒有參加統(tǒng)一入學(xué)考試，學(xué)習(xí)時(shí)間不符合學(xué)制規(guī)定和補(bǔ)發(fā)的學(xué)歷證明無文件依據(jù)的，不承認(rèn)學(xué)歷。

　　2、不易掌握的材料：

　　(1).“WG”中推薦的“GNB”學(xué)員，組織推薦材料歸四類。但在推薦過程中，貧下中農(nóng)代表的座談記錄原則上不歸檔案。

　　(2)報(bào)考、推薦或選拔高、中等學(xué)校的學(xué)生政審材料與報(bào)考登記表、審批表一起歸四類。

　　(3)高(中)等教育的成績單、記分冊、記分卡歸四類。

　　(4)在職干部推薦或保送到各種學(xué)校學(xué)習(xí)的審批表歸四類。

　　(5)三個(gè)月以上各種專業(yè)學(xué)習(xí)或理論培訓(xùn)成績單、專業(yè)知識培訓(xùn)登記表歸四類。

　　(6)在職干部普法學(xué)習(xí)、哲學(xué)學(xué)習(xí)等考試成績單歸四類。

　　(7)技術(shù)、業(yè)務(wù)水平評定或技術(shù)革新成果評定的結(jié)論性材料歸四類。重要的(評高級職稱或有特殊業(yè)績的)業(yè)務(wù)自傳、技術(shù)自傳歸四類，一般的業(yè)務(wù)、技術(shù)自傳則存科技檔案。

　　(8)反映干部學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)能力和貢獻(xiàn)的登記表、調(diào)查表、審批表歸四類。

　　(9)學(xué)生證、畢業(yè)證、各科試卷、畢業(yè)設(shè)計(jì)、準(zhǔn)考證、入學(xué)通知書不歸干部人事檔案。畢業(yè)證、學(xué)位證復(fù)印件歸四類。