董事長辦公室主任崗位職責任職要求

2024-07-26 閱讀 1069

董事長辦公室主任崗位職責

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董事長辦公室主任崗位

篇2:董事長辦公室秘書崗位職責工作流程

董事長辦公室秘書崗位職責及工作流程

工作內容

工作要求

工作流程

一、辦公室

內務

1、辦公環境

明亮整潔

一塵不染

家具擺放整齊

辦公桌無文件累積

文件整齊規范

圖書排放整齊

1、每天準時上班。

2、開窗通風。

3、清潔辦公室:每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次。

4、清理花木:鮮花每天換水一次,其他花木沒有枯葉、雜草。

5、為董事長備好茶水(董事長到辦公室的同時)。

6、每天下班前清理辦公桌一次,關閉好門窗、電源等。

7、及時清理辦公、生活垃圾,不讓垃圾在室內過夜。

8、每兩周吸塵一次。

2、文件管理

流程齊全

分類合理

處理及時

管理規范

1、對所有文件先進行識別,并分類登記,再分別辦理。

2、外來紅頭文件:填寫收文處理單,向周浦秘書辦索要收文編號,及時送批和傳遞發放,并留下記錄。

3、內部紅頭文件:作好收文記錄并放置在待處理文件夾內,便于董事長看閱。

4、外來公函、通知及文字資料:及時送交董事長閱示,根據董事長批示正確辦理(不急的文件資料放置在待處理文件夾內)。

5、內部通知、報告:及時送交董事長閱示,根據董事長批示正確辦理(不急的文件資料放置在待處理文件夾內)。

6、公司各部門(單位)送交董事長簽字的,根據送交人的意見給予及時傳遞辦理。

7、重要的和緊急的文件,須提醒董事長。

8、每天將送交董事長批示、看閱的文件清理一次,并核對登記記錄。

9、根據文件積累的情況及時進行存檔,并作好相應記錄,便于查閱。

二、來賓接待

彬彬有禮

熱情接待

1、笑臉相迎,茶水相待。

2、詢問來賓情況:來訪目的,有無預約及身份情況等。

3、索要名片。

4、及時向董事長請示。

5、按董事長意見引見,接待(按情況給予續茶水)。

6、根據客人來訪時間及職務等級,征詢領導意見后確定是否客餐、宴請。

三、會務服務

1、董事會

準備充分

安排周全

接待周到

組織完善

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董事長辦公室秘書崗位職責及工作流程1、會議議程的擬定。

2、確定與會人員。

3、會議通知起草和發送。

4、會議文件的準備。

5、會議場所的確認及會場布置。

6、會議簽到及記錄。

7、與會人員的接待工作。

2、工作會

1、檢查會場環境是否干凈整潔。

2、檢查會議通知是否到位。

3、檢查會議文件準備是否齊備。

4、會議人員的接待。

5、會議期間的服務。

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