董事長辦公室秘書崗位職責及工作流程

工作內容

工作要求

工作流程

一、辦公室

內務

1、辦公環(huán)境

明亮整潔

一塵不染

家具擺放整齊

辦公桌無文件累積

文件整齊規(guī)范

圖書排放整齊

1、每天準時上班。

2、開窗通風。

3、清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次。

4、清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草。

5、為董事長備好茶水（董事長到辦公室的同時）。

6、每天下班前清理辦公桌一次，關閉好門窗、電源等。

7、及時清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內過夜。

8、每兩周吸塵一次。

2、文件管理

流程齊全

分類合理

處理及時

管理規(guī)范

1、對所有文件先進行識別，并分類登記，再分別辦理。

2、外來紅頭文件：填寫收文處理單，向周浦秘書辦索要收文編號，及時送批和傳遞發(fā)放，并留下記錄。

3、內部紅頭文件：作好收文記錄并放置在待處理文件夾內，便于董事長看閱。

4、外來公函、通知及文字資料：及時送交董事長閱示，根據(jù)董事長批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內）。

5、內部通知、報告：及時送交董事長閱示，根據(jù)董事長批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內）。

6、公司各部門（單位）送交董事長簽字的，根據(jù)送交人的意見給予及時傳遞辦理。

7、重要的和緊急的文件，須提醒董事長。

8、每天將送交董事長批示、看閱的文件清理一次，并核對登記記錄。

9、根據(jù)文件積累的情況及時進行存檔，并作好相應記錄，便于查閱。

二、來賓接待

彬彬有禮

熱情接待

1、笑臉相迎，茶水相待。

2、詢問來賓情況：來訪目的，有無預約及身份情況等。

3、索要名片。

4、及時向董事長請示。

5、按董事長意見引見，接待（按情況給予續(xù)茶水）。

6、根據(jù)客人來訪時間及職務等級，征詢領導意見后確定是否客餐、宴請。

三、會務服務

1、董事會

準備充分

安排周全

接待周到

組織完善

1、會議議程的擬定。

2、確定與會人員。

3、會議通知起草和發(fā)送。

4、會議文件的準備。

5、會議場所的確認及會場布置。

6、會議簽到及記錄。

7、與會人員的接待工作。

2、工作會

1、檢查會場環(huán)境是否干凈整潔。

2、檢查會議通知是否到位。

3、檢查會議文件準備是否齊備。

4、會議人員的接待。

5、會議期間的服務。

篇2:董事長秘書崗位工作職責

崗位名稱:董事長秘書

直接上級:文秘科

間接上級:董事長

崗位性質:負責董事會有關文書材料等文秘工作

管理權限:受董事長委托,行使對董事會日常工作協(xié)調和會議召集管理權限

管理責任:對所承擔的工作全面負責

董事長秘書崗位職責是:

·負責召集董事會議;

·負責董事會議的記錄;

·負責公司印章、法人章的管理;

·負責董事會會議籌備、通知;

·負責會議材料的整理、存檔工作;

·負責會議資料的發(fā)放、收集;

·負責董事長來往信件的處理工作;

·做好保密工作,并嚴格遵守公司保密規(guī)定;

·文秘科科長因公外出或不上班時,代職行使科長的職責,管理本科工作

兼職工作:

·負責公司的傳真接收和發(fā)放;

·負責公司文件的打字和復印;

崗位要求:

·具有大專以上的文化程度;

·具有較強的文字組織和管理協(xié)調能力;

·原則性強,并具有較強的責任感和事業(yè)心;

·具有較強保密思想觀念和意識。

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篇3:董事長秘書崗位工作職責

篇一:董事長秘書崗位職責

1、負責董事長的辦公服務工作。

2、負責組織撰寫或校對以公司名義上報外發(fā)的綜合性的文字材料;負責組織起草董事長會議材料。

3、負責公司文秘業(yè)務指導。

4、負責公司辦公會的有關事宜,并辦理會議議定事項。

5、負責督促、檢查、催辦上級批件,公司領導批件及董事長辦公會議定事項的辦理工作。

6、負責辦理人大代表建議、批評、意見或政協(xié)代表提案的辦復。

7、協(xié)助主任做好年度工作會議的文字材料起草和會務工作,參與組織接待工作,以及綜合會議的會務工作。

8、負責紀錄、整理董事長辦公會會議紀要。記好大事記。

9、負責文書收發(fā)、運轉、檢查、指導有文檔工作的業(yè)務管理,負責保密工作。

10、負責群眾來信、來訪的接待、辦復工作。

11、完成領導交辦的其他工作。

篇二:董事長秘書崗位職責

一、處理董事長總經(jīng)辦日常工作事務

1、董事長辦公室文件分類整理。

2、董事長辦公室日常清潔衛(wèi)生。

3、注重個人素質、著裝形象,言談舉止,講話時注意場合地點。

4、手機必須保持24小時開機,因公事隨叫隨到。

5、接聽電話,謹慎妥當應答,必須做好電話記錄。

6、董事長出差期間隨行,并安排好吃、住、行的全部工作。

8、掌握好董事長的日常安排,做好接見訪客預約及登記工作。

二、正式文件的處理。

1、匯總各部門的月工作所完成的下達任務完成的準確性。

2、起草、打印、登記和存檔總經(jīng)辦簽發(fā)文件。

3、收發(fā)傳真,并及時交由總經(jīng)辦處理。

4、匯總各部門報銷單等相關文件定時交由董事長簽字確認。

三、組織安排及接見事項

1、協(xié)助的協(xié)調和工作任務下達的作用。

2、協(xié)助總經(jīng)辦對公司運作與各職能部門進行管理、協(xié)調內部各部門關系。

3、協(xié)調部門與部門之間的矛盾,并進行臨時處理。

4、下傳董事長下達的月任務目標及上傳各部門情況、問題及意見。行政部經(jīng)理做好公司來賓的接待工作,并及時做好登記。

5、配合董事長處理外部公共關系,必要時出席適量的宴會應酬。

四、相關會議工作

1、跟進落實公司董事會總經(jīng)辦會議等公司會議紀要。

2、起草整理公司董事會會議材料,及開會前必要的布置準備工作。

3、做好會前準備工作。

五、根據(jù)部隊的保密守則保守公司秘密。

六、董事長助理工作任務下達的作用。

1、協(xié)助總經(jīng)辦對公司運作與各職能部門進行管理、協(xié)調內部各部門關系。

2、協(xié)調部門與部門之間的矛盾,并進行臨時處理。

3、下傳董事長下達的月任務目標及上傳各部門情況、問題及意見

篇三:董事長秘書崗位職責

1、合理安排、提醒董事長的日常工作時間和程序。

2、負責對外聯(lián)絡,媒體接待,做好公司會議紀要,備忘錄及其它文件的整理。

3、協(xié)助董事長對重要業(yè)務資料進行檔案管理。

4、負責及時傳達董事長的各項指示安排,起草董事長交辦的信函、演講稿、報告、文件等各類文件。

5、接待訪問董事長的重要來賓。6、根據(jù)董事長要求,跟蹤決議事項的推進。

7、完成董事長交辦的其他工作的督辦、協(xié)調及落實任務。

篇四:董事長秘書崗位職責

1、起草公司工作計劃總結,并作好公司重要會議記錄;

2、起草、存檔整理總經(jīng)理簽發(fā)文件;

3、公司管理制度、規(guī)章制度,網(wǎng)頁設計方案書、合同書,公司總體運行配合;

4、接聽電話、妥當應答,并做好電話記錄;

5、掌握總經(jīng)理的日程安排做好預約工作,安排商務旅行;

6、完成總經(jīng)理或綜合管理部經(jīng)理交辦的其他工作;

7、根據(jù)公司發(fā)展的要求制定人力資源戰(zhàn)略;

8、設計并完善公司人力資源結構;

9、完成公司人力資源的日常招聘工作;

10、完善公司績效考核制度。

篇五:董事長秘書崗位職責

一、準備和遞交國家有關部門要求董事會和股東大會出具的報告和文件;

二、籌備董事會和股東大會,并負責會議記錄和會議文件、記錄的保管并起草董事會的會議紀要、文件。

三、負責公司信息披露事務,保證信息披露的及時、準確、合法、真實和完整;

四、保證有權得到公司有關記錄和文件的人及時得到有關文件和記錄;

五、使公司董事、監(jiān)事、高級管理人員明確他們應當