公司人事檔案管理細(xì)則

　　第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細(xì)則。

　　第二條 員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負(fù)責(zé)管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。

　　第三條 員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應(yīng)移交當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門保存。對(duì)國家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

　　第四條 人事檔案管理員的職責(zé)

　　(一)、保管員工檔案;

　　(二)、及時(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;

　　(三)、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù);

　　(四)、登記員工工作、工資、獎(jiǎng)懲情況;

　　(五)、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況;

　　(六)、做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作;

　　(七)、定期向檔案室等部門移交檔案;

　　(八)、辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。

　　第五條 人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔

　　(一)、本人歷年填寫的個(gè)人簡(jiǎn)歷、履歷、登記表;

　　(二)、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、成長歷史等自傳材料;

　　(三)、本人自我鑒定，組織鑒定材料;對(duì)員工的考察、考核、評(píng)價(jià)材料;

　　(四)、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料;

　　(五)、員工參入黨、團(tuán)材料;

　　(六)、獎(jiǎng)勵(lì)(包括科技和業(yè)務(wù))及各種先進(jìn)事跡材料;

　　(七)、入伍、退伍、辭退職、出國等材料;

　　(八)、處分、取消處分的材料;

　　(九)、任免、工資、職稱等材料;

　　(十)、學(xué)歷和評(píng)定的技能等材料;

　　(十一)、其它有較大價(jià)值的可供參考的材料。

　　第六條 人事檔案材料的分類嚴(yán)格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。

　　第七條 人事檔案的收集、保管和銷毀

　　一、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊(cè)登記。

　　二、對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。

　　三、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的.真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

　　五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并編制銷毀清冊(cè)。

　　六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

　　七、人事檔案材料應(yīng)分類，整理裝訂成冊(cè)后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對(duì)檔案進(jìn)行一次整理、校對(duì)工作。

　　八、檔案應(yīng)分類編號(hào)后存放，編號(hào)應(yīng)與員工編號(hào)統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

　　第八條 人事檔案的利用和傳遞

　　一、外單位來公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。

　　二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時(shí)，應(yīng)由部門出具證明，由人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。

　　三、公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。

　　四、建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱職工檔案的情況做好記錄。

　　五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)提交報(bào)告，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)。

　　六、任何人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。

　　七、查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

　　八、員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任免職務(wù)后一個(gè)月內(nèi)移交其檔案。

　　九、員工調(diào)動(dòng)、辭職，解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。

　　十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機(jī)要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

　　十一、對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。

　　第九條 新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時(shí)，應(yīng)從計(jì)算機(jī)內(nèi)注銷員工基本檔案情況。

　　第十條 本細(xì)則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。

　　第十一條 本管理細(xì)則由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。

篇2:人事檔案管理制度細(xì)則范例

人事檔案是記述和反映人的經(jīng)歷、學(xué)識(shí)水平及工作表現(xiàn)的專門案卷。公司人事檔案包括員工調(diào)入時(shí)原有的人事檔案和在集團(tuán)工作期間的人事檔案及技術(shù)檔案三部分。員工人事檔案由集團(tuán)人力資源部專人負(fù)責(zé)管理。

一、員工人事檔案調(diào)入集團(tuán)規(guī)定

2000年1月1日以后被集團(tuán)錄用的員工在與集團(tuán)或各公司簽訂勞動(dòng)合同后一個(gè)月內(nèi),經(jīng)集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)應(yīng)將個(gè)人檔案調(diào)入集團(tuán),由集團(tuán)統(tǒng)一管理。

員工人事檔案進(jìn)入集團(tuán)的工作程序是:

1、先由集團(tuán)人力資源部出具《提檔介紹信》,員工持介紹信辦理檔案調(diào)動(dòng)手續(xù)。

2、人事檔案進(jìn)入集團(tuán)時(shí)由人事業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)接收。接收時(shí)接收人須檢查人事檔案是否封裝完整,凡不符合要求的人事檔案不予接收;對(duì)符合要求的人事檔案,交接雙方須在"人事檔案交接簿"上簽字、記時(shí)。至此,人事檔案正式進(jìn)入集團(tuán),由人力資源部檔案管理人管理;

二、員工人事檔案保管及檔案內(nèi)容

1、調(diào)入的人事檔案原則上保持原卷冊(cè)的封裝,不予以拆封,直接裝入集團(tuán)專用人事檔案袋內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)保管;

2、需拆封的,::須經(jīng)人力資源部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);

3、拆封后的檔案及由于各種原因已經(jīng)拆封的人事檔案,須由人力資源部檔案管理人進(jìn)行整理,并編制材料目錄,簽字后一并裝入檔案袋內(nèi);

4、員工在公司工作期間,公司為每一名員工建立個(gè)人檔案。包括以下材料:

a)《員工調(diào)入審批表》、《勞動(dòng)合同》、《內(nèi)部調(diào)動(dòng)通知單》、《調(diào)離集團(tuán)審批表》;

b)《干部任免命令》、《關(guān)于獎(jiǎng)懲的通報(bào)》、《干部及員工年度考評(píng)意見》;

c)《培訓(xùn)費(fèi)用審批表》、《培訓(xùn)合同》、培訓(xùn)及自費(fèi)學(xué)習(xí)結(jié)業(yè)、畢業(yè)證書及出國相關(guān)手續(xù)的復(fù)印件;

d)公司工作期間加入或申請(qǐng)加入中國共產(chǎn)黨、團(tuán)組織及民主黨派的相關(guān)材料;

e)其他關(guān)于個(gè)人的重要資料。

上述檔案材料在員工調(diào)離集團(tuán)時(shí)隨原有人事檔案一并轉(zhuǎn)出。

5、員工在公司工作期間,公司將這段時(shí)間個(gè)人檔案材料的內(nèi)容摘要同時(shí)輸入集團(tuán)"計(jì)算機(jī)人事管理系統(tǒng)"中。

6、人事檔案不得私自涂改、抽取或偽造,不得擅自處理或銷毀。整理、補(bǔ)充人事檔案時(shí)堅(jiān)持二個(gè)在場(chǎng)和核查登記的原則。按規(guī)定需剔除的檔案材料,要進(jìn)行登記,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行。

7、集團(tuán)人事檔案在檔案室中設(shè)專柜保管。人事檔案柜鑰匙由人事部專人掌管,人事檔案柜打開期間,集團(tuán)人事業(yè)務(wù)主管必須始終在場(chǎng)。

三.檔案查閱

1、除人力資源部工作人員外,集團(tuán)其他部門人員原則上不允許查閱人事檔案。

2、凡需查閱人事檔案者,均須填寫《查閱人事檔案審批表》,經(jīng)主管人事領(lǐng)導(dǎo)審批后,到檔案室查閱。

3、查閱人事檔案時(shí),人力資源部要按照《查閱人事檔案審批表》中注明的查閱項(xiàng)目和領(lǐng)導(dǎo)審批意見提供材料。凡表上未列項(xiàng)目,人力資源部不予提供。查閱期間,人事檔案管理人員必須在場(chǎng)。

4、外單位查閱人事檔案須由兩名*黨員干部持單位黨組織介紹信,并填寫《查閱人事檔案審批表》,在主管人事領(lǐng)導(dǎo)審批后,::在人力資源部主管領(lǐng)導(dǎo)及人力資源部檔案管理人員陪同下查閱相關(guān)資料。凡審批表上未列項(xiàng)目,人力資源部不予提供。

5、人事檔案一般不準(zhǔn)外借,特殊情況需借出使用的,要經(jīng)集團(tuán)主管人事領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案借出集團(tuán)時(shí),須以封條貼封。借用單位要注意保密、妥善保管,不得交無關(guān)人員翻閱和中途轉(zhuǎn)借他人。借檔單位用畢,按期退還,逾期不還者,需向檔案保管單位說明情況。如發(fā)生丟失、損壞,按《檔案法》追究責(zé)任。

6、所有人事檔案的查閱、調(diào)閱、借出事項(xiàng),集團(tuán)人力資源部需予以登記。

四.人事檔案調(diào)出公司規(guī)定

集團(tuán)員工自離開公司之日起三個(gè)月內(nèi),人事檔案隨人事關(guān)系轉(zhuǎn)出公司。逾期未轉(zhuǎn)出公司者,公司有權(quán)將其人事檔案轉(zhuǎn)往市勞動(dòng)服務(wù)公司或收取檔案保管費(fèi),并不對(duì)由此產(chǎn)生的任何后果負(fù)責(zé)。

篇3:人事檔案管理細(xì)則范例

檔案就是社會(huì)組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息,來看下面小編為大家?guī)淼臋n案管理細(xì)則附審批表內(nèi)容:

人事檔案管理細(xì)則

第一章總則

第一條為了實(shí)現(xiàn)干部檔案整理工作的規(guī)范化,搞好檔案建設(shè),便于檔案的保管和利用,根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡(jiǎn)稱《條例》)及有關(guān)規(guī)定,特制訂本細(xì)則。

第二條干部檔案的整理工作,是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。

它是將收集起來的每個(gè)干部的檔案材料,進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷,并在此基礎(chǔ)上,不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作。

第三條各級(jí)干部檔案管理部門,均應(yīng)按本細(xì)則和有關(guān)規(guī)定的要求,對(duì)所管理的干部檔案進(jìn)行認(rèn)真的整理。

第二章整理工作的基本要求

第四條整理干部檔案,須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

通過整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。

第五條整理干部檔案,事先要收集好干部檔案材料,并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。

第六條整理干部檔案的人員,必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識(shí),熟悉整理干部檔案的有關(guān)規(guī)定,掌握整理工作的基本方法和技能,認(rèn)真負(fù)責(zé)做好整理工作。

第三章檔案材料的鑒別

第七條干部檔案材料的鑒別工作,是干部檔案管理部門對(duì)收集起來準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查,甄別材料的真?zhèn)?判定材料的保存價(jià)值,確定其是否歸入干部檔案的工作。

第八條鑒別歸檔材料,必須根據(jù)中央有關(guān)文件的精神,以《條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù),嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行。

第九條鑒別工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn),具體問題具體分析,根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值,確定材料是否歸入檔案。

第十條鑒別歸檔材料的具體做法:

(一)判定材料是否屬于所管干部的材料及應(yīng)歸入干部檔案的內(nèi)容。

發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的,或不屬于干部檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料,應(yīng)清理出來。

對(duì)其中有保存價(jià)值的文件、資料,可交文書檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存。

不屬于干部檔案內(nèi)容,比較重要的證件、文章等,組織不需要保存的,退給本人。

無保存價(jià)值又不宜退回本人的,應(yīng)登記報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀;

(二)審查材料是否齊全、完整。

政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、主要證明材料、本人的交待等。

處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免予處分的決定)、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人檢討或?qū)μ幏值囊庖姷取?/p>

上述材料,屬于成套的,必須齊全;每份歸檔材料,必須完整。

對(duì)頭尾不清、來源和時(shí)間不明的材料,要查清注明后再歸檔,凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料,不能歸檔;

(三)審查材料是否手續(xù)完備。

凡規(guī)定需由組織蓋章的,要有組織蓋章。

審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料,應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。

任免呈報(bào)表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批注時(shí)間和文號(hào)。

出國、出境審批表,須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時(shí)間。

凡不符合歸檔要求,手續(xù)不完備的檔案材料,須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔;

(四)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問題或其它重要問題,需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料,不能歸人干部檔案,應(yīng)交有關(guān)組織處理;

(五)鑒別時(shí),發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料,要及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。

第四章檔案材料的分類

第十一條對(duì)歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關(guān)于正、副本十類內(nèi)容的劃分進(jìn)行分類。

第十二條干部檔案正本,由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。

其內(nèi)容分類:

第一類履歷材料;干部履歷表(書)、簡(jiǎn)歷表,干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員登記表,個(gè)人簡(jiǎn)歷材料,更改姓名的材料。

第二類自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。

第三類鑒定(含自我鑒定)、考察、考核材料:以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表,組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料;作為干部任免、調(diào)動(dòng)依據(jù)的正式考察綜合材料;考核登記表,干部考核和民主評(píng)議的綜合材料。

第四類學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料:報(bào)考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表,畢業(yè)登記表,學(xué)習(xí)(培訓(xùn)結(jié)業(yè))成績(jī)表,學(xué)歷證明材料,選拔留學(xué)生審查登記表;專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報(bào)表,專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jī)材料,聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表,套改和晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)審批表;干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文(如獲獎(jiǎng)或在全國性報(bào)刊上發(fā)表的)等目錄。

第五類政審材料:審查干部政治歷史情況(包括黨籍問題)的調(diào)查報(bào)告、審查結(jié)論、上級(jí)批復(fù)、本人對(duì)結(jié)論的意見、檢查交待或說明情況的材料,主要證明材料;甄別、復(fù)查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料;入黨、入團(tuán)、參軍、出國等政審材料;更改干部的民族、年齡、國籍、入黨入團(tuán)和參加工作時(shí)間的組織審查意見,上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。

第六類加入黨團(tuán)的材料:中國共產(chǎn)黨入黨志愿書,入黨申請(qǐng)書(l-2份全面系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書,中國共產(chǎn)黨黨員登記表,不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料;民主評(píng)議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和組織審批材料,*材料,取消預(yù)備黨員資格的組織意見;中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書,團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料;加人民主黨派的有關(guān)材料。

第七類獎(jiǎng)勵(lì)(包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì))材料:各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)模范事跡、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表揚(yáng)等材料。

第八類干部違犯黨紀(jì);政紀(jì)、國法等材料:處分決定(免予處分的處理意見),查證核實(shí)報(bào)告,上級(jí)批復(fù),本人對(duì)處分的意見和檢查、交待材料;通報(bào)批評(píng)材料;甄別、復(fù)查報(bào)告、決定,上級(jí)批復(fù)及本人意見;法院審判工作形成的判決書等。

第九類干部工資級(jí)別登記表、職務(wù)工資變動(dòng)登記表、干部調(diào)資審批表,定級(jí)和解決待遇的審批材料;干部任免呈報(bào)表(包括附件),錄用和聘用審批表,聘用干部合同書,續(xù)聘審批表,解聘、辭退材料;退(離)休審批表;軍銜審批表、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表;出國、出境人員審批表;黨*會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議、工青婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)、民主黨派代表會(huì)代表登記表。

第十類其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料:有殘疾的體檢表、殘疾等級(jí)材料;干部逝世后報(bào)紙報(bào)道的消息或訃告,悼詞(生平),非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書等,

第十三條干部檔案副本內(nèi)容,是由正本中以下類別主要材料的重復(fù)件或復(fù)制件構(gòu)成:

第一類的近期履歷材料。

第三類的主要鑒定,干部考核材料。

第四類的學(xué)歷、學(xué)位,評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。

第五類的政治歷史情況的審查結(jié)論(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。

第七類的獎(jiǎng)勵(lì)材料。

第八類的處分決定(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。

第九類的任免呈報(bào)表和工資、待遇的審批材料。

其它類別多余的重要材料,也可歸人副本。

第十四條內(nèi)容交叉的材料,可根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別。

(一)帶自傳的履歷或簡(jiǎn)歷表,以自傳為主,歸第二類。

(二)履歷表和簡(jiǎn)歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類。

(三)有任免職務(wù)內(nèi)容的干部登記表、任免呈報(bào)表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級(jí)別的評(píng)級(jí)、評(píng)定軍銜的鑒定表等材料,以其主要用途為主,歸第九類。

(四)政治歷史問題與違紀(jì)錯(cuò)誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定等材料,一律歸第八類;凡未給予處分,以政治歷史問題為主的,歸第五類,以違紀(jì)錯(cuò)誤為主的歸第八類。

第五章檔案材料的排序與編目

第十五條每類干部檔案材料,都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時(shí)間排列順序,并在每份材料的右上角編上類號(hào)和順序號(hào),在其右下角編寫頁數(shù)。

第十六條檔案材料排序的基本方式:

(一)按檔案材料形成時(shí)間排序的:第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料;

(二)按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序的:第五類、第六類、第八類材料。

其中第五類、第八類材料的排列順序?yàn)?上級(jí)批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見,調(diào)查報(bào)告,證明材料,本人檢討或交待材料等,其證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列。

第六類材料,入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前;入黨志愿書應(yīng)書應(yīng)排在入黨的其他材料之前,黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序;

(三)第九類材料可根據(jù)不同層次干部的檔案材料情況,采用按時(shí)間順序或按材料性質(zhì)相對(duì)集中排序。

按材料性質(zhì)相對(duì)集中排序的方法是:1、工資情況的材料;2、任免材料;3、出國、出境材料;4、其它材料。

每種材料再根據(jù)形成材料的時(shí)間順序排列。

第十七條每卷干部檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。

目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引,要認(rèn)真進(jìn)行編寫。

具體要求:

(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式,逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫;

(二)根據(jù)材料題目填寫"材料名稱"。

無題目的材料,應(yīng)擬定題目。

材料的題目過長,可適當(dāng)簡(jiǎn)化。

擬定或簡(jiǎn)化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。

凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;

(三)"材料形成時(shí)間",一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間。

復(fù)制的檔案材料,采用原材料形成時(shí)間;

(四)填寫"材料份數(shù)",以每份完整的材料為一份(包括附件);材料頁數(shù)的計(jì)算,采用圖書編頁法,每面為一頁,印有頁碼的材料、表格,應(yīng)如數(shù)填寫;

(五)書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀,不得使用圓珠筆、鉛筆,紅色及純藍(lán)墨水書寫目錄。

填寫目錄后,要檢查核對(duì),做到準(zhǔn)確無誤;

(六)書寫目錄時(shí),每類目錄之后,須留出適量的空格,供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。

第六章復(fù)制與技術(shù)加工

第十八條檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時(shí),須進(jìn)行搶救。

搶救材料,一般可采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印等方法。

凡打印、秒寫的材料,必須認(rèn)真細(xì)致、核對(duì)無誤,注明復(fù)制單位和日期。

第十九條建立檔案副本的材料不夠時(shí),可選擇正本中的材料進(jìn)行復(fù)制,將復(fù)制件存副本,其原件必須存入正本。

第二十條為便于裝訂、保管和利用,延長檔案材料的壽命,對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料,應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。

其主要方法:

(一)對(duì)超出16開規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進(jìn)行剪執(zhí)不能購的材料,須進(jìn)行折疊。

折疊時(shí),要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。

折疊后的檔案材料,要保持整個(gè)案卷的平整,文字、照片不得損壞;便于展開閱讀;

(二)對(duì)破損、卷角、折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料,要進(jìn)行裱糊。

主要方法有:單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。

裱糊用的襯紙,必須采用白紙。

漿糊和膠水必須能防蟲蛀、不腐蝕紙張;裱糊后的檔案材料要涼干,不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤;

(三)對(duì)過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須進(jìn)行加邊。

打眼裝訂,不得壓字和損傷材料內(nèi)容;

(四)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨?以防止氧化銹毀材料。

第七章裝訂與驗(yàn)收入庫

第二十一條每個(gè)干部的檔案材料,必須裝訂成卷。

裝訂后的檔案,目錄在卷首,材料排列順序與目錄相符;卷面整潔,全卷整齊、平坦,裝訂結(jié)實(shí)實(shí)用,具體做法:

(一)將目錄與材料核對(duì)無誤;

(二)把全卷材料理齊。

材料條件好的應(yīng)做到四面整齊,條件較差的,以裝訂線一邊和下邊兩面為齊j

(三)在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一的裝訂孔。

孔距規(guī)格應(yīng)符合《條例》附件一的規(guī)定;

(四)一律使用《條例》附件一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)干部檔案卷皮。

檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號(hào)。

書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。

第二十二條干部檔案整理裝訂成卷后,必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查,經(jīng)驗(yàn)收合格后,方能入庫。

第八章整理工作的注意事項(xiàng)

第二十三條干部檔案整理工作人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部檔案工作的有關(guān)規(guī)定,嚴(yán)格遵守安全保密制度,保守黨和國家的秘密。

(一)在整理檔案時(shí),嚴(yán)禁吸煙,以確保檔案的安全;

(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料;

(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。

整理中按規(guī)定剔出的檔案材料,須進(jìn)行登記,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。

(四)在整理檔案過程中,要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理,防止丟失檔案材料和泄露干部檔案內(nèi)容。

第九章附則

第二十四條本細(xì)則由中央組織部干部檔案工作部門負(fù)責(zé)解釋。