公司人事檔案辦法

2024-07-26 閱讀 8809

公司人事檔案管理辦法

一、目的

　　為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密;同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

　　2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統(tǒng)計表。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關系，死亡等情形。

三、檔案相關規(guī)定

　　1、基礎管理

　　1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

　　1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二)，并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1.4當在職員工的基本資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等)，應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

　　1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。

　　1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的`，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

　　1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

　　1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三)，經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。

　　2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

　　2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2.4所有經(jīng)過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規(guī)定處理。

　　2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。

　　3、查、借閱檔案注意事項

　　3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

　　3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

　　4、檔案的銷毀

　　4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

　　4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五)，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。

　　4.3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

　　本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

　　人力資源部

篇2:油品調運分公司人事檔案管理辦法

工貿(mào)油品調運分公司人事檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了提高zz石油(集團)工貿(mào)有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)檔案管理水平,有效地保護和利用人事檔案,使其更好地為企業(yè)改革發(fā)展服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《z省檔案管理條例》、《干部檔案工作條例》和工貿(mào)公司有關規(guī)定,特制定本辦法。

第二條本辦法適用于公司機關各部門及各駐站。

第三條本辦法中的人事檔案指企業(yè)人力資源等有關部門在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內容的文件材料,是人力資源管理與開發(fā)、反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)。

第四條人事檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則,管理時要注意維護檔案完整與安全,便于企業(yè)各方面的利用。任何部門和個人不得私自保存、擅自銷毀或據(jù)為己有。

第二章組織機構及職責

第五條人事檔案是由公司綜合辦公室統(tǒng)一管理,業(yè)務工作接受上級有關業(yè)務部門的監(jiān)督。

第六條綜合辦公室的主要人事檔案管理職責是:

(一)貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策;

(二)建立健全公司人事檔案工作規(guī)章制度;

(三)負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供公司各級員工的人事檔案;

第三章歸檔

第七條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌,綜合辦公室應收集公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料,充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

第八條歸檔要求:

(一)收集的人事檔案材料,必須經(jīng)過認真的鑒別,做到真實準確,完整齊全,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備、具有保存價值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

(二)人事檔案歸檔材料必須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

(三)凡需銷毀的材料必須詳細登記,并經(jīng)人力資源部負責人和主管領導審查批準,由專人負責監(jiān)銷。

(四)不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔。

(五)檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格應按照統(tǒng)一的標準進行制作與裝訂,以便于查找。

第九條公司要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并由綜合辦公室人事干事、組織干事負責收集各部門的歸檔材料。

第四章管理和利用

第十條人事檔案管理人員對人事檔案材料按在職/退休、干部/職工檔案進行分類、編號、排架。對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管,并按規(guī)定收取管理費。

第十一條建立人事檔案登記和統(tǒng)計制度以及各類檔案名冊,每半年做一次檢查核對,做到檔案號與檔案名冊編號一致,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

第十二條根據(jù)安全保密,便于查找的原則,人事檔案應嚴密科學地保管;人事檔案管理人員應嚴格執(zhí)行保密制度,不得泄露檔案內容,確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十三條凡需利用本單位人事檔案的,必須由綜合辦公室上報主管領導,經(jīng)審批后方可進行;應妥善保存重要、珍貴的檔案,用復制品代替原件提供利用。

第五章檔案的傳遞

第十四條員工在公司工作期間形成的各類材料必須在調離公司前全部歸檔后再做檔案移交。

第十五條對人事檔案的接收、移交必須嚴格履行相關手續(xù),做好登記與審批工作,留存雙方交接單備查。

第十六條人事檔案應通過機要交通渠道傳遞或派專人傳送,不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,否則不予辦理。

第十七條收到接收單位調檔函后,必須經(jīng)綜合辦公室負責人同意簽署意見方可轉出。檔案轉出后,應聯(lián)系確認檔案是否轉到,并收取對方回執(zhí)以防丟失。

第六章附則

第十八條本辦法由綜合辦公室負責解釋和修訂。

第十九條本辦法未盡事宜,按國家相關法律法規(guī)和集團公司、工貿(mào)公司相關規(guī)定執(zhí)行。

第二十條本辦法自頒布之日起施行。

附件:

人事檔案材料收集歸檔范圍

1.員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊轉業(yè)部門審批表等。

2.錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續(xù)聘審批表,退職材料。

3.出國出境人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。

4.黨代會、人代會、政協(xié)會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

5.辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

6.評聘專業(yè)技術職務(職稱)工作中形成的專業(yè)技術人員任職資格申報表,專業(yè)技術職務考績材料以及聘任專業(yè)技術職務的審批表。

7.員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表,組織審查報告,上級批復以及所依據(jù)的證明材料。

8.黨團組織建設中形成的入黨志愿書(1-2份系統(tǒng)的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表,優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和審批材料,*材料,取消預備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。

9.干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據(jù)材料。

10.表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。

11.各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

12.員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

13.體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

14.辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。

15.高等教育

、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業(yè)登記表,授于學位的材料,學歷證明書,學習鑒定材料。

16.學生學籍變動記錄材料。

17.學生在校期間每學年的思想品德評定表。

18.畢業(yè)學生體檢表。

19.其他可供組織參考有保存價值的材料。

篇3:石油公司人事檔案管理辦法

石油銷售公司人事檔案管理暫行辦法