醫院人事檔案保管辦法

　　1.目的

　　為規范醫院檔案管理，加強檔案控制，提高檔案利用率，并確保醫院機密，保障醫院的利益，特制定本辦法。

　　2.范圍

　　適用于與醫院資料管理有關的部門及人員。

　　3.職責

　　3.1行政人事部負責檔案室的管理。

　　3.2檔案室檔案管-理-員負責醫院行政人事資料管理，同時，對各涉及資料的人員進行工作指導。

　　4.具體管理辦法

　　4.1 資料分類

　　4.1.1行政資料，包括各種證書資質原件、報表、行政支出費用統計、行政合同、房屋、車輛、固定資產資料、醫院規章制度、通知、會議紀要和其他行政資料。

　　4.1.2組織資料，包括醫院營業執照、印章、醫院章程、會議決議，重要崗位責任書，法律訴訟資料等。

　　4.1.3各類管理、技術書籍、雜志、光盤等資料。

　　4.1.4其它資料。

　　4.2資料存檔

　　4.2.1各部門相關資料應定期存檔，存檔文件一般為原文或原件。

　　4.2.2整理周期較長，使用頻繁的資料，可以以1年為周期存檔，但不得遲于次年第一季度末。

　　4.2.3整理周期較短，使用較為頻繁的資料，如固定資產統計資料、醫院通知、會議紀要等資料，應按季度進行存檔，存檔時間不遲于次季度首月30日。

　　4.2.4按月進行統計的資料，如各種月報表、行政收支費用等應按月進行存檔，存檔時間最遲于次月30日。

　　4.2.5絕密文件及其他臨時性資料應隨時存檔，如資質文件、對帳單、訴訟資料、固定資產附帶資料、重要行政合同、書籍等，應隨時存檔，存檔時間不遲于15天。

　　4.2.6各部門應自覺主動按期將資料存檔，檔案室應按部門建立《目錄臺帳》，按時催要各類資料;資料存檔時，管-理-員應注意檢查資料真偽是否齊全，有無相關部門負責人簽字。存檔時，檔案室應開具《檔案室移交清單》，交存檔人留存。

　　4.3資料管理.

　　4.3.1檔案室內應保持干燥通風，安全、消防設施齊備，一般人員不得隨意出入。檔案管-理-員應定期對檔案室進行整理，保持室內整潔。

　　4.3.2檔案管-理-員應將資料分類存放，進行存檔編號，做好《目錄臺帳》，以方便查閱。

　　4.3.3公司資料應分為”受控”和”非受控”兩大類，管-理-員應嚴格“受控”文件管理。

　　4.3.4檔案室和各部門應建立《管理臺帳》，各部門在存檔和借用時，應持部門《管理臺帳》與檔案室《管理臺帳》相互簽字。

　　4.3.5檔案室每半年應持《管理臺帳》對各部門資料借用、領用情況進行核對，要每季度末核對一次。

　　4.4資料保密

　　4.4.1醫院資料按密級可分為絕密、機密、秘密和一般四個等級;

　　A。屬醫院絕密資料的有：

　　a)。醫院的資金情況

　　b)。醫院的利潤率

　　c)。醫院的預算、決算

　　D。屬于公司機密資料的有

　　a)。醫療成本

　　b)。外購藥品進貨渠道、價格

　　屬于醫院秘密資料的有

　　a)。醫院員工名單、家庭地址、電話

　　b)。未公開的人事安排

　　c)。醫院員工的收入

　　4.4.2絕密級、機密級的資料限于總經理、院長、財務部門等相關人員使用。

　　4.4.3秘密級的資料限于總經理、院長、行政人事部等相關人員使用。

　　4.4.4查閱人事檔案，必須經總經理批準(總經理不在時，可由院長代批)，在檔案室內查閱，不得帶出室外。如確需帶出，須經總經理特別批準，并查清外帶頁數，簽字備查。嚴禁涂改、勾劃、撤換檔案材料，不得向無關人員泄漏檔案內容。

　　4.4.5對借用的.檔案必須妥善保管，不得交無關人員翻閱。

　　4.4.6對從檔案中摘抄的材料，要進行認真的校對簽字，禁止往記錄本上摘抄或拍攝人事檔案材料。

　　4.4.7復制絕密、機密資料須經董事長批準，復印秘密級資料須經人力資源部總監批準，檔案室掌握。

　　4.4.8升降密級、解除密級的工作每年進行一次，由總經理批準。

　　4.5資料領用發放及收回

　　4.5.1資料領用者應經相關主管部門負責人審批，持有關申請批復或通知到檔案室領取，領用時應持部門《管理臺帳》。

　　4.5.2生產用圖和工藝文件的領用由技術部統一進行，領用時應持部門《管理臺帳》，技術部在發放圖紙時，也需辦理借用手續，并于每季度末對圖紙和工藝文件進行整理。

　　4.5.3資料發放時，應經相關主管部門負責人審批或通知，同時在雙方《管理臺帳》上做好記錄。

　　4.5.4資料持有人在離職時、崗位調動時，管-理-員應根據《管理臺帳》做好資料回收I作并進簽回記錄。

　　4.5.5資料持有人因資料嚴重破損應需更改時，應填寫《資料作廢申請》、經相關部門領導人批準后，持原資料到檔案室更換。更換時，應在雙方《管理臺帳》上做好記錄。

　　4.6資料的借用、復制。

　　4.6.1任何人不得在借用資料上亂涂畫改，不準將公司資料私自外借，不得私自復制醫院資料。

　　4.6.2各部門借用、復制資料應由各部門負責人或負責人指定專人進行，不得隨意調閱，借用醫院資料。

　　4.6.3任何人不得調閱、借用和復制非相關部門人員的人事檔案、薪資記錄;任何人不得調閱其本人的人事檔案。

　　4.6.4每年年底前，檔案室應全部收回外借資料，包括各類資料、圖書。

　　4.6.5資料的作廢與銷毀

　　4.6.6檔案管-理-員應定期清整所有失效或作廢資料，報行政人事部批準后蓋”作廢”印章，單獨存放。

　　4.6.7需要銷毀的資料，應由行政人事部或檔案室填寫。《資料銷毀申請》，經相關部門確認后報總經理批準銷毀。

篇2:某食品公司人事檔案保管制度

食品公司人事檔案保管制度

□目的

第一,保守檔案機密。現代企業競爭中,情報戰是競爭的重要內容,而檔案機密便是企業機密

的一部分。對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。

第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務。

第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的,科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

□人事檔案保管制度的基本內容

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛保密制度;統計制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后,將新材料放入檔案。

(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。

檢查的內容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:

――突發事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后:

――對有些檔案發生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。

――發現某些損害之后,如發現材料變霉,發現了蟲蛀等。

(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等

原因

引起的,轉遞的大致程序如下:

①取出應轉走的檔案;

②在檔案底賬上注銷;

③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;

④按發文要求包裝、密封。

在轉遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應在回執上簽字蓋章,及時退回。

(4)保衛保密制度。具體要求如下:

①對于較大的企業,一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔設備。

②庫房備有必要的防火、防潮器材。

③庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關物品。

④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。

⑥離開時關燈關窗,鎖門。

(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項:

①人事檔案的數量。

②人事檔案材料收集補充情況。

③檔案整理情況。

④檔案保管情況。

⑤利用情況。

⑥庫房設備情況。

⑦人事檔案工作人員情況。

篇3:人事檔案保管制度范例

人事檔案保管制度

□目的

第一,保守檔案機密。現代企業競爭中,情報戰是競爭的重要內容,而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。

第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務。

第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的,科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

□人事檔案保管制度的基本內容

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛保密制度;統計制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的具體

位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后,將新材料放入檔案。

(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。

檢查的內容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤

等。

檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:

――突發事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后:

――對有些檔案發生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。

――發現某些損害之后,如發現材料變霉,發現了蟲蛀等。

(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的,轉遞的大致程序如下:

①取出應轉走的檔案;

②在檔案底賬上注銷;

③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;

④按發文要求包裝、密封。

在轉遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應在回執上簽字蓋章,及時退回。

(

4)保衛保密制度。具體要求如下:

①對于較大的企業,一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔設備。

②庫房備有必要的防火、防潮器材。

③庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關物品。

④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。

⑥離開時關燈關窗,鎖門。

(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項:

①人事檔案的數量。

②人事檔案材料收集補充情況。

③檔案整理情況。

④檔案保管情況。

⑤利用情況。

⑥庫房設備情況。

⑦人事檔案工作人員情況。

二、人事檔案利用制度

□目的

第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應遵循一定的程度和手續,這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按照這些制度行事,這是對工作人員的基本要求。

□人事檔案利用的方式

人事檔案的利用有多種方式:

(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方,以便調卷和管理。這種方式具有許多優點,如便于查閱指導,便于監督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機關領導需要查閱人事檔案;公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長,到期未還者應及時催還。

(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔

案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復制件。要求

出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

3.人事檔案利用的手續

在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。

(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容:首先,由申請查閱者寫出查檔報告,在報告中寫明查閱的對象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核,若理由充分,手續齊全,則給予批準。

(2)外借手續。

首先,借檔單位(部門)寫出借檔報告,內容與查檔報告相似。

其次,借檔單位(部門)蓋章,負責人簽字。

再次,人事檔案部門對其進行審核、批準。

然后,進行借檔登記。把借檔的時間,材料名稱、份數、理由等填清楚,并由借檔人員簽字。

最后,歸還時,及時在外借登記上注銷。

(3)出具證明材料的手續:單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下手續:

首先,由有關單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章;

其次,人事檔案部門按照有關規定,結合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部

門有關領導審閱,加蓋公章,然后登記、發出。