醫(yī)院人事檔案保管辦法

　　1.目的

　　為規(guī)范醫(yī)院檔案管理，加強(qiáng)檔案控制，提高檔案利用率，并確保醫(yī)院機(jī)密，保障醫(yī)院的利益，特制定本辦法。

　　2.范圍

　　適用于與醫(yī)院資料管理有關(guān)的部門及人員。

　　3.職責(zé)

　　3.1行政人事部負(fù)責(zé)檔案室的管理。

　　3.2檔案室檔案管-理-員負(fù)責(zé)醫(yī)院行政人事資料管理，同時(shí)，對(duì)各涉及資料的人員進(jìn)行工作指導(dǎo)。

　　4.具體管理辦法

　　4.1 資料分類

　　4.1.1行政資料，包括各種證書資質(zhì)原件、報(bào)表、行政支出費(fèi)用統(tǒng)計(jì)、行政合同、房屋、車輛、固定資產(chǎn)資料、醫(yī)院規(guī)章制度、通知、會(huì)議紀(jì)要和其他行政資料。

　　4.1.2組織資料，包括醫(yī)院營業(yè)執(zhí)照、印章、醫(yī)院章程、會(huì)議決議，重要崗位責(zé)任書，法律訴訟資料等。

　　4.1.3各類管理、技術(shù)書籍、雜志、光盤等資料。

　　4.1.4其它資料。

　　4.2資料存檔

　　4.2.1各部門相關(guān)資料應(yīng)定期存檔，存檔文件一般為原文或原件。

　　4.2.2整理周期較長，使用頻繁的資料，可以以1年為周期存檔，但不得遲于次年第一季度末。

　　4.2.3整理周期較短，使用較為頻繁的資料，如固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)資料、醫(yī)院通知、會(huì)議紀(jì)要等資料，應(yīng)按季度進(jìn)行存檔，存檔時(shí)間不遲于次季度首月30日。

　　4.2.4按月進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的資料，如各種月報(bào)表、行政收支費(fèi)用等應(yīng)按月進(jìn)行存檔，存檔時(shí)間最遲于次月30日。

　　4.2.5絕密文件及其他臨時(shí)性資料應(yīng)隨時(shí)存檔，如資質(zhì)文件、對(duì)帳單、訴訟資料、固定資產(chǎn)附帶資料、重要行政合同、書籍等，應(yīng)隨時(shí)存檔，存檔時(shí)間不遲于15天。

　　4.2.6各部門應(yīng)自覺主動(dòng)按期將資料存檔，檔案室應(yīng)按部門建立《目錄臺(tái)帳》，按時(shí)催要各類資料;資料存檔時(shí)，管-理-員應(yīng)注意檢查資料真?zhèn)问欠颀R全，有無相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字。存檔時(shí)，檔案室應(yīng)開具《檔案室移交清單》，交存檔人留存。

　　4.3資料管理.

　　4.3.1檔案室內(nèi)應(yīng)保持干燥通風(fēng)，安全、消防設(shè)施齊備，一般人員不得隨意出入。檔案管-理-員應(yīng)定期對(duì)檔案室進(jìn)行整理，保持室內(nèi)整潔。

　　4.3.2檔案管-理-員應(yīng)將資料分類存放，進(jìn)行存檔編號(hào)，做好《目錄臺(tái)帳》，以方便查閱。

　　4.3.3公司資料應(yīng)分為”受控”和”非受控”兩大類，管-理-員應(yīng)嚴(yán)格“受控”文件管理。

　　4.3.4檔案室和各部門應(yīng)建立《管理臺(tái)帳》，各部門在存檔和借用時(shí)，應(yīng)持部門《管理臺(tái)帳》與檔案室《管理臺(tái)帳》相互簽字。

　　4.3.5檔案室每半年應(yīng)持《管理臺(tái)帳》對(duì)各部門資料借用、領(lǐng)用情況進(jìn)行核對(duì)，要每季度末核對(duì)一次。

　　4.4資料保密

　　4.4.1醫(yī)院資料按密級(jí)可分為絕密、機(jī)密、秘密和一般四個(gè)等級(jí);

　　A。屬醫(yī)院絕密資料的有：

　　a)。醫(yī)院的資金情況

　　b)。醫(yī)院的利潤率

　　c)。醫(yī)院的預(yù)算、決算

　　D。屬于公司機(jī)密資料的有

　　a)。醫(yī)療成本

　　b)。外購藥品進(jìn)貨渠道、價(jià)格

　　屬于醫(yī)院秘密資料的有

　　a)。醫(yī)院員工名單、家庭地址、電話

　　b)。未公開的人事安排

　　c)。醫(yī)院員工的收入

　　4.4.2絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)的資料限于總經(jīng)理、院長、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員使用。

　　4.4.3秘密級(jí)的資料限于總經(jīng)理、院長、行政人事部等相關(guān)人員使用。

　　4.4.4查閱人事檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)(總經(jīng)理不在時(shí)，可由院長代批)，在檔案室內(nèi)查閱，不得帶出室外。如確需帶出，須經(jīng)總經(jīng)理特別批準(zhǔn)，并查清外帶頁數(shù)，簽字備查。嚴(yán)禁涂改、勾劃、撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏檔案內(nèi)容。

　　4.4.5對(duì)借用的.檔案必須妥善保管，不得交無關(guān)人員翻閱。

　　4.4.6對(duì)從檔案中摘抄的材料，要進(jìn)行認(rèn)真的校對(duì)簽字，禁止往記錄本上摘抄或拍攝人事檔案材料。

　　4.4.7復(fù)制絕密、機(jī)密資料須經(jīng)董事長批準(zhǔn)，復(fù)印秘密級(jí)資料須經(jīng)人力資源部總監(jiān)批準(zhǔn)，檔案室掌握。

　　4.4.8升降密級(jí)、解除密級(jí)的工作每年進(jìn)行一次，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4.5資料領(lǐng)用發(fā)放及收回

　　4.5.1資料領(lǐng)用者應(yīng)經(jīng)相關(guān)主管部門負(fù)責(zé)人審批，持有關(guān)申請(qǐng)批復(fù)或通知到檔案室領(lǐng)取，領(lǐng)用時(shí)應(yīng)持部門《管理臺(tái)帳》。

　　4.5.2生產(chǎn)用圖和工藝文件的領(lǐng)用由技術(shù)部統(tǒng)一進(jìn)行，領(lǐng)用時(shí)應(yīng)持部門《管理臺(tái)帳》，技術(shù)部在發(fā)放圖紙時(shí)，也需辦理借用手續(xù)，并于每季度末對(duì)圖紙和工藝文件進(jìn)行整理。

　　4.5.3資料發(fā)放時(shí)，應(yīng)經(jīng)相關(guān)主管部門負(fù)責(zé)人審批或通知，同時(shí)在雙方《管理臺(tái)帳》上做好記錄。

　　4.5.4資料持有人在離職時(shí)、崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，管-理-員應(yīng)根據(jù)《管理臺(tái)帳》做好資料回收I作并進(jìn)簽回記錄。

　　4.5.5資料持有人因資料嚴(yán)重破損應(yīng)需更改時(shí)，應(yīng)填寫《資料作廢申請(qǐng)》、經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，持原資料到檔案室更換。更換時(shí)，應(yīng)在雙方《管理臺(tái)帳》上做好記錄。

　　4.6資料的借用、復(fù)制。

　　4.6.1任何人不得在借用資料上亂涂畫改，不準(zhǔn)將公司資料私自外借，不得私自復(fù)制醫(yī)院資料。

　　4.6.2各部門借用、復(fù)制資料應(yīng)由各部門負(fù)責(zé)人或負(fù)責(zé)人指定專人進(jìn)行，不得隨意調(diào)閱，借用醫(yī)院資料。

　　4.6.3任何人不得調(diào)閱、借用和復(fù)制非相關(guān)部門人員的人事檔案、薪資記錄;任何人不得調(diào)閱其本人的人事檔案。

　　4.6.4每年年底前，檔案室應(yīng)全部收回外借資料，包括各類資料、圖書。

　　4.6.5資料的作廢與銷毀

　　4.6.6檔案管-理-員應(yīng)定期清整所有失效或作廢資料，報(bào)行政人事部批準(zhǔn)后蓋”作廢”印章，單獨(dú)存放。

　　4.6.7需要銷毀的資料，應(yīng)由行政人事部或檔案室填寫。《資料銷毀申請(qǐng)》，經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)銷毀。

篇2:某食品公司人事檔案保管制度

食品公司人事檔案保管制度

□目的

第一,保守檔案機(jī)密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中,情報(bào)戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容,而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密

的一部分。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管,能有效地保守機(jī)密。

第二,維護(hù)人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務(wù)。

第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的,科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

□人事檔案保管制度的基本內(nèi)容

建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對(duì)制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔,歸檔的大體程序是:首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。

(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。

檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無霉?fàn)€,蟲蛀等,也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯(cuò)誤等。檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對(duì):

――突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:

――對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。

――發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等

原因

引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:

①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;

②在檔案底賬上注銷;

③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;

④按發(fā)文要求包裝、密封。

在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對(duì)無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時(shí)退回。

(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:

①對(duì)于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。

②庫房備有必要的防火、防潮器材。

③庫房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。

④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

⑤無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。

⑥離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗,鎖門。

(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng):

①人事檔案的數(shù)量。

②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。

③檔案整理情況。

④檔案保管情況。

⑤利用情況。

⑥庫房設(shè)備情況。

⑦人事檔案工作人員情況。

篇3:人事檔案保管制度范例

人事檔案保管制度

□目的

第一,保守檔案機(jī)密。現(xiàn)代企業(yè)競爭中,情報(bào)戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容,而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管,能有效地保守機(jī)密。

第二,維護(hù)人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務(wù)。

第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的,科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

□人事檔案保管制度的基本內(nèi)容

建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對(duì)制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔,歸檔的大體程序是:首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體

位置;再次,在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。

(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。

檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無霉?fàn)€,蟲蛀等,也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯(cuò)誤

等。

檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對(duì):

――突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:

――對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。

――發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:

①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;

②在檔案底賬上注銷;

③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;

④按發(fā)文要求包裝、密封。

在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對(duì)無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時(shí)退回。

(

4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:

①對(duì)于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。

②庫房備有必要的防火、防潮器材。

③庫房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。

④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

⑤無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。

⑥離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗,鎖門。

(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng):

①人事檔案的數(shù)量。

②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。

③檔案整理情況。

④檔案保管情況。

⑤利用情況。

⑥庫房設(shè)備情況。

⑦人事檔案工作人員情況。

二、人事檔案利用制度

□目的

第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù),這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事,這是對(duì)工作人員的基本要求。

□人事檔案利用的方式

人事檔案的利用有多種方式:

(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方,以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn),如便于查閱指導(dǎo),便于監(jiān)督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過長,到期未還者應(yīng)及時(shí)催還。

(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔

案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求

出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。

3.人事檔案利用的手續(xù)

在通過以上方式利用人事檔案時(shí),必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。

(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容:首先,由申請(qǐng)查閱者寫出查檔報(bào)告,在報(bào)告中寫明查閱的對(duì)象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核,若理由充分,手續(xù)齊全,則給予批準(zhǔn)。

(2)外借手續(xù)。

首先,借檔單位(部門)寫出借檔報(bào)告,內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。

其次,借檔單位(部門)蓋章,負(fù)責(zé)人簽字。

再次,人事檔案部門對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。

然后,進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間,材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚,并由借檔人員簽字。

最后,歸還時(shí),及時(shí)在外借登記上注銷。

(3)出具證明材料的手續(xù):單位、部門或個(gè)人需要由人事檔案部門出具證明材料時(shí),需履行以下手續(xù):

首先,由有關(guān)單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章;

其次,人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定,結(jié)合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部

門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出。