人事檔案借閱規(guī)定

一、檔案查閱

　　1、代理單位、托管人工作單位和公安、檢察、司-法-部門因工作需要，出具單位介紹信、個(gè)人存檔證明，可辦理檔案查閱手續(xù)。

　　2、屬單位代理人員，需經(jīng)中心單位人事代理主管簽字同意后方可辦理查閱手續(xù)。

　　3、查閱人事檔案的單位須派中共-黨員進(jìn)行查閱;查閱檔案時(shí)，必須到檔案室指定的區(qū)域并有檔案室工作人員陪同。

　　4、嚴(yán)禁查閱人抽取、撤換、增添、圈劃、涂改檔案內(nèi)材料或未經(jīng)批準(zhǔn)復(fù)制、拍攝檔案材料;查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

　　5、公安、檢察、司-法-部門因工作需要從檔案中取證的，必須經(jīng)中心負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制。

　　6、任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。代理人員需確認(rèn)本人檔案內(nèi)相關(guān)材料時(shí)，可由檔案室工作人員代為查閱檔案，為個(gè)人出具相關(guān)證明或復(fù)印相關(guān)材料。

二、檔案借閱

　　1、原則上所有檔案一律不得外借，有下列情形之一，在現(xiàn)場查閱或出具證明不能滿足需要的情況下，可辦理檔案或材料借出手續(xù)。

　　(1)代理人員考取公務(wù)員或事業(yè)單位正式職工，轉(zhuǎn)檔前需要審查檔案、政審資格的，由錄取單位所在地人事部門開具借檔介紹信，可辦理借檔手續(xù)。

　　(2)為代理人員辦理退休，需將檔案送退休主管部門審查時(shí)，可集中辦理檔案借出手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)及時(shí)歸還。

　　(3)大學(xué)畢業(yè)生辦理改派手續(xù)需要《報(bào)到證》時(shí)，可由本人辦理《報(bào)到證》借出手續(xù)。

　　2、屬單位代理人員，需經(jīng)中心單位人事代理主管同意后再辦理借閱手續(xù)。

　　3、檔案外借期限最長為15天。

篇2:資料檔案歸檔保管借閱保密登記銷毀制度

本單位實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理的原則,按檔案法的有關(guān)規(guī)定,由各部門科室收集齊全,并進(jìn)行整理、立卷,定期移交檔案室。由檔案人員負(fù)責(zé)審查把關(guān),分類排列,編制檢索工具,妥善保管。任何部門、個(gè)人不得將檔案材料據(jù)為己有長期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀必須遵循以下規(guī)定。

一、歸檔

凡屬本單位職能活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實(shí)物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應(yīng)列入歸檔范圍。

1、歸檔時(shí)間:各科室要按時(shí)收集、整理各類文件材料。各業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存、利用價(jià)值的文字材料和聲像資料,由兼職檔案員收集好,統(tǒng)一歸檔。文書檔案應(yīng)歸檔文件材料在每年底前收集齊全,整理歸檔完畢。科研檔案實(shí)行由項(xiàng)目主持人負(fù)責(zé)立卷提供資料,由相關(guān)科室業(yè)務(wù)人員歸檔的責(zé)任制。設(shè)備檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案隨時(shí)歸檔。

2、歸檔要求:檔案工作人員要認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作,做到文件材料齊全、完整,并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內(nèi)文件排列遵循正本在前定稿在后、結(jié)論在前調(diào)查材料在后、文字在前圖紙?jiān)诤蟮脑瓌t有序排列。一般要求歸檔原件,會(huì)計(jì)憑證、賬本、報(bào)表必須是原件。同時(shí)做到字跡清晰、內(nèi)容項(xiàng)目齊全、簽章手續(xù)完備、保管期限準(zhǔn)確。歸檔的照片要附簡要說明,錄像帶要附內(nèi)容提要。

3、歸檔份數(shù):本單位發(fā)文一般歸檔兩份,其中一份歸入相應(yīng)門類檔案,另一份編制“本單位發(fā)文匯編”。基建檔案本單位必須保存一套原件。

4、歸檔手續(xù):各科室整理歸檔后按規(guī)定移交檔案中心,并履行交接手續(xù)、填寫交接清單,交接雙方在清單上簽字,以備查考。

二、保管

1、資料檔案質(zhì)量符合完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求,分類編號(hào)保管;

2、資料檔案按檔號(hào)排放,檔案柜編順序號(hào),庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。

3、借出的檔案須按時(shí)歸還,利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。

4、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責(zé)任。

5、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

6、做好檔案室溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

7、每半年對(duì)檔案室進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

三、借閱

1、嚴(yán)格按玉華煤礦資料檔案借閱有關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。

2、查閱資料檔案,必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),由借閱人寫書面申請(qǐng)并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可準(zhǔn)予借閱。

3、申請(qǐng)單上必須寫明借閱目的、借閱時(shí)間及借閱人,同時(shí)有分管領(lǐng)導(dǎo)的同意簽字。

4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負(fù)責(zé)保管,不得隨意借與他人,文檔在使用時(shí)需愛護(hù),不得有破損、缺頁。

5、資料檔案使用完畢應(yīng)及時(shí)歸還,統(tǒng)一交回檔案室,由檔案室核銷該員工借閱記錄,如未能完整回收者,將按礦有關(guān)制度予以處罰。

四、保密

1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對(duì)外泄露資料檔案中的機(jī)密,對(duì)造成泄密事故者,應(yīng)追究其責(zé)任。

2、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自復(fù)印檔案。

3、認(rèn)真執(zhí)行《保密法》,嚴(yán)格遵守《保密守則》的規(guī)定,做好檔案保密工作。

五、登記

申請(qǐng)人借閱資料必須在資料本上登記,注明借閱、歸還時(shí)間及借閱人。同時(shí),檔案管理員必須借閱情況做好記錄。

六、銷毀

1、資料的鑒定銷毀工作,必須由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)。檔案鑒定小組要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定,對(duì)期滿資料檔案,認(rèn)真進(jìn)行鑒定。

2、銷毀檔案,必須編制清冊(cè),并經(jīng)檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。

3、銷毀檔案時(shí),必須派專人(兩人以上)監(jiān)督,并在銷毀清冊(cè)上簽字。

七、資料管理員崗位責(zé)任制

1、監(jiān)督指導(dǎo)本機(jī)關(guān)各科室有關(guān)資料檔案業(yè)務(wù)工作,貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的方針、政策,制定本機(jī)關(guān)檔案工作計(jì)劃和各項(xiàng)規(guī)章制度。

2、管理好檔案,定期或不定期檢查檔案保管情況,作好記錄。

3、熟悉檔案業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),積極熱情地為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各科室服務(wù)。

4、嚴(yán)格遵守保密制度,不得泄密。

5、認(rèn)真履行工作職責(zé),嚴(yán)格執(zhí)行資料檔案管理工作制度,確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失,視其情節(jié)論處。

篇3:檔案資料借閱制度范例

(1)借閱的檔案資料,無特殊情況,原則上不準(zhǔn)帶出,只準(zhǔn)在辦公室內(nèi)查閱。

(2)借閱的檔案、資料需摘錄時(shí),需經(jīng)管理人員允許,資料應(yīng)摘錄在工作手冊(cè)上。

(3)嚴(yán)禁在檔案、資料上圖點(diǎn)、劃道,注字、涂改和折頁等,嚴(yán)禁把檔案、資料弄臟損壞。

(4)借閱人員要愛護(hù)辦公室內(nèi)的物品,保持安靜,不隨地吐痰,嚴(yán)禁吸煙。

(5)如因特殊情況,借閱的檔案需要帶到單位外,應(yīng)妥為保管,不得損壞丟失。不準(zhǔn)私自轉(zhuǎn)借他人。借出檔案、資料要按時(shí)歸還,如因故不按時(shí)歸還,應(yīng)電話聯(lián)系延長時(shí)間,并在借出檔案、資料手續(xù)單上注明延期歸還時(shí)間。