辦公室文件管理制度（一）

（一）總則

一、本管理制度旨在確保學校文件收發的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。

二、本制度涉及的文件是指以學院名義發布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。

三、文件收發要做到仔細、認真、及時、完整。

（二）收文制度：

1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

2、聯絡員在校團委領取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時將文件送達學院領導或有關部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。

3、傳閱文件應保持文件完整無缺，并在相應的時間內歸還辦公室。

4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考核制度上的有關規定扣分。

5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。

6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開并含有相關內容，做好相應的登記。

7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批準。

（三）、發文制度：

1、學院各類文件指在學校內部統一意見、發布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。

2、欲發放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關人員審定，審定合格后方可發放。

3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，并將文件按學院統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學院任何發送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。

4、文件發送之前應加蓋學院相應的公章。

5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，并經過相關領導審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。

土木工程與建筑學院分團委辦公室

辦公室文件管理制度（二）

一、目的

為規范文件資料的管理，防止文件治療的丟失，提高日常辦公效率，特制定本規定。

二、適用范圍

本企業個部門文件柜、資料柜、墻柜等。

三、細則

1、各部門辦公室必須按規定的流程申請、購買文件柜。

2、各部門辦公室必須充分利用文件柜的空間，現場不的擺放多余的和利用率低的文件柜，否則將強制收回。

3、文件柜必須定置擺放，文件柜內的物品也必須分類并定置擺放。

4、做好文件柜的標識，具體做到以下兩點。

（1）文件柜表面貼上標簽，且一律貼在門的右上角。

（2）文件柜內貼有“物品清單”，()且一律貼在右門的左上角。

5、文件柜物品必須按“物品清單”擺放整齊。

6、文件柜內資料必須編號，分類擺放。

7、文件必須裝在文件夾內，文件夾必須有文件目錄及編號。

8、文件柜表面及柜內保持干凈，無油污、無贓物、無垃圾等。

9、文件柜損壞或鑰匙丟失，按規定的程序申報維修，不得擅自撬文件柜。故意損壞者，照價賠償。

10、各部門辦公室必須建立文件柜管理臺賬。

11、各部門辦公室必須于每月月底自查文件柜，將自查結果報有關部門。

12、本規定由7S活動推行委員會辦公室起草。

13、本規定接受權屬于“7S檢查小組”

篇2:市人民防空辦公室規范性文件制定管理辦法

第一條為規范本辦規范性文件制定工作,提高規范性文件的質量,根據《中華人民共和國立法法》、《廣西壯族自治區規范性文件制定程序規定》的規定,結合實際,制定本辦法。

第二條本辦法所稱規范性文件,是指由本辦制定、頒布的,涉及不特定的公民、法人或者其他組織的權利、義務,在一定時期內反復適用,在全市具有普遍約束力的文件。

第三條制定規范性文件應當遵循以下原則:

(一)以憲法、法律、法規為依據;

(二)原則性與靈活性相結合;

(三)針對性與廣泛性相結合;

(四)穩定性與適時修改、廢止相結合;

(五)與其他規范性文件協調統一;

(六)具有前瞻性和可操作性。

第四條規范性文件的起草工作由業務主管科室負責,綜合科負責制定規范性文件的立項、協調、審查、提請審議及報送備案等工作。

第五條規范性文件的制定應當體現計劃性,應根據人民防空改革發展的需要和人民防空法規建設的實際情況確定中長期的規劃。

第六條每年年底前,辦機關各科室應向綜合科提交下一年度的規范性文件制定計劃。計劃應列明規范性文件的名稱、主要內容、擬提交審議時間、起草責任人及提交單位。

綜合科根據規范性文件制定的規劃和全辦工作安排,在綜合各科室意見的基礎上,于年初提出當年規范性文件制定工作方案,報主任辦公會議審定。

根據全區人防建設與管理的實際需要,經主任辦公會議研究確定,年中可對規范性文件制定計劃進行調整,并可視情增減規范性文件。

第七條制定規范性文件的內容應當包括:目的和依據、適用范圍、主管部門、權利義務關系、相關責任措施、施行日期等。

第八條規范性文件應當結構嚴謹、條理清晰、概念明確、文字簡練規范。

第九條規范性文件形成初稿后,負責起草的科室應當充分征求本業務系統及業務工作相關對象的意見。

負責起草的科室根據征求意見的情況,對規范性文件初稿進行修改,形成初審稿,送交綜合科。對有關單位提出的意見未采納的,應當在初審稿送交綜合科時,將主要不同意見一并提出,并說明不予采納的理由。

規范性文件初審稿應在計劃提交辦公會議審議前至少60日送交綜合科。送交的材料應當包括文件草案及起草說明、匯總的主要意見及采納情況(附電子文檔)。起草說明應當包括制定目的和依據、起草過程、需要說明的問題等內容。

第十條對符合本辦法第七、八、九條規定的規范性文件(初審稿),綜合科應當及時審查。審查時,對于規范性文件草案中涉及的重大問題,可根據需要組織調研、征求意見,必要時可組織論證。

在審查中發現有下列情況之一的,由綜合科牽頭,組織起草的科室進行修改:

(一)不符合本辦法第九條規定的程序要求的;

(二)意見分歧大,需作較大調整的;

(三)內容與法律、法規、規章相矛盾的;

(四)條文內容不明確,適用性、可操作性差的。

綜合科審查通過后,形成送審稿提交主任辦公會議審議。

第十一條規范性文件須經主任辦公會議審議通過。

主任辦公會議審議規范性文件時,由綜合科負責匯報文件制定相關情況,有關科室就文件涉及的專業問題予以說明。

第十二條規范性文件經主任辦公會議審議通過后,由綜合科按照公文辦理程序送分管副主任簽批后,報主任簽發。

第十三條規范性文件頒布后應當及時向社會公布。

綜合科應當自規范性文件發布之日起15日內將該規范性文件報市政府法制辦備案。

第十四條對各縣(市、區)人民防空主管部門在執行上級規范性文件時遇到具體問題的請示,需要由本辦批復的,由業務主管科室負責批復的起草,綜合科負責批復的法律審核。請示的問題涉及多個業務科的,應當由有關科室會簽。

對所請示的問題,解釋權屬上級的,由業務科室負責向上級請示,按照上級的復函精神予以回復。

第十五條綜合科應當會同有關科室對規范性文件的實施情況進行評估,認為規范性文件不應繼續執行的,應當及時提出予以修改或廢止的建議。

第十六條規范性文件有下列情形之一的,應當進行修訂:

(一)因政策調整或者現實的需要,有必要增減內容的;

(二)因有關法律、法規、規章的修正或者廢止而應做相應修正的;

(三)規定的主管機關或者執行機關發生變更的;

(四)同一事項在兩個以上規范性文件中規定不相一致的;

(五)其他需要修訂的情形。

規范性文件的修改程序與規范性文件制定程序相同。

第十七條規范性文件有下列情形之一的,應當予以廢止:

(一)規定的事項已經執行完畢,或者因情況變更,不必繼續施行的;

(二)因有關法律、行政法規的廢止或者修正,沒有法律依據的;

(三)同一事項有新規章、規范性文件規定,并發布施行的。

第十八條規范性文件的匯編工作,由綜合科負責組織,有關處室配合實施。

第十九條本辦制定的其他業務工作規范和制度由業務科室負責起草、征求意見和提交主任辦公會議審議。綜合科于年初和年末對當年其他業務工作規范和制度的制定計劃及實際出臺情況進行統計。其他業務工作規范和制度提交審議前可由綜合科參照本辦法規定進行審查。

第二十條本辦負責起草涉及人防工作的地方性法規草案、市政府規章草案以及由市政府、市政府辦公室頒布的規范性文件草案,參照本辦法執行。

篇3:辦公室文件管理制度(范文)

在辦公室文件使用中可是有很多注意事項,下面小編為大家整理了一篇關于辦公室文件的管理制度,大家一起來看看吧。

(一)總則

第一條為減少發文數量,提高辦文速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用,根據區建設局關于文書處理的有關規定,結合我單的實際情況,特制訂本制度。

第二條文件管理內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報下發的各種文件、資料。

第三條按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統一由辦公室歸口管理。

(二)收文的管理

第四條公文的簽收

1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時,收發員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

2.對上級部門發來的文件,要進行文件、文號、機要編號的核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級部門,并登記差錯文件的文號。

第五條公文的編號保管

1.收發員(文書)拆封和簽收后應及時附上"文件處理傳閱單",作分類登記編號、保管。

2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發員(文書)進行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復印或借用。

第六條公文的閱批與分轉

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后,由收發員(文書)分送領導和承辦部門閱辦,重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完。

2.一般禮儀性質的函、電、單據等,可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應同各單位聯系后再分轉處理。

3.為加速文件運轉,收發員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門,如關系到兩個以上部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2.閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交收發員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失泄密。

4.文件閱完后,應交收發員(文書),切忌橫傳。

5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。

6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關部門定期組織學習有關文件,或由辦公室通知到單位閱文。

(三)發文的管理

第八條發文的規定

1.單位上報下發正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨支部、行政辦公室提出發文申請,并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發文,方可按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、政×字發文。群眾團體文件由黨支部批轉。

3.對單位影響較大,涉及多個以上領導分管范圍的文件,須經領導班子研究決定后批準簽發。其余文件均由主要領導批準簽發。

第九條發文的范圍:

1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發文范圍。

2.黨支部、、行政辦公室下發文件主要用于:

(1)公布單位規章制度;

(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件;

(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項;

(4)公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

(5)發布有關獎懲決定和通報;

(6)其他有關重大事項;

3.黨支部、行政辦公室上行文、外發文主要用于:

(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

(2)同兄弟單位聯系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

4.日常生產、技術、管理、黨群工作中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經分管領導批準后,由各科室書面或口頭自行通知執行,一般不用發文。

5.各科室如會議所作的決定,一般都不應發文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

(四)發文程序與要求

第十條發文程序規定:

1.各科室需要發文,應事先向黨支部、行政辦公室提出申請;

2.黨支部、行政辦公室同意發文后,主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;

3.草擬文稿必須從本單位角度出發,做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;

4.文稿擬就后,擬搞人應填附發文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標定日期和密級;

5.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關指示精神,有關文件規定,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;

6.經辦公室審查修改后的文稿,送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責);

7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬搞部門重新整理寫清楚;

8.需經會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽;

9.文稿審核會簽后,按批準權限的規定分別呈送黨政領導審定批準簽發;

10.經領導批準簽發后的文稿交辦公室收發員(文書)統一編號送打字室打印;

11.文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發文稿上簽名;

12.文件打字后,由辦公室派專人按數印刷,再由收發員(文書)分發并檢查落實情況。

(五)文件的借閱和清退

第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需經本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。

第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續,就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條辦公室收發員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發現文件丟失,必須及時查明原因和責任者,并如實向領導報告。